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3 formas de programar una reunión de Zoom

Muchas personas confían en el uso de plataformas móviles para trabajar y comunicarse con compañeros de trabajo, socios comerciales o seres queridos. Incluso si ha tenido su parte de fallas de seguridad, Zoom demostró ser uno de los mejores servicios de reuniones en línea. ¿Lo usa para el trabajo o tal vez para mantenerse en contacto con su familia o amigos? ¿Sabía que Zoom le permite programar reuniones para que todos puedan asistir a ellas en la fecha y hora en que planean estar en línea? A continuación, se explica cómo programar reuniones de Zoom en Windows, macOS, Android e iOS:

1. Cómo programar una reunión de Zoom usando la aplicación de escritorio para Windows o Mac

Si ha instalado la aplicación de escritorio Zoom en su PC o dispositivo con Windows 10, o en su Mac, la aplicación le ofrece la forma más fácil de programar una reunión. En primer lugar, abra la aplicación Zoom e inicie sesión .

Inicie sesión en Zoom con la aplicación de escritorio Zoom
Inicie sesión en Zoom con la aplicación de escritorio Zoom

En su panel de Zoom Home , haga clic o toque el botón Programar .

El botón Programar de la aplicación Zoom
El botón Programar de la aplicación Zoom

Esto abre una ventana llamada "Programar reunión", llena de detalles y configuraciones.

La ventana Programar reunión
La ventana Programar reunión

Repasemos las opciones disponibles y veamos de qué se trata cada una de ellas:

Tema le permite elegir un nombre para la reunión de Zoom para que usted y las otras personas que se unan sepan de qué se trata.

El nombre de la reunión de Zoom programada

Inicio es la fecha y hora en que programa la reunión de Zoom para que tenga lugar.

Cuándo comienza la reunión de Zoom programada
Cuándo comienza la reunión de Zoom programada

Utilice el campo Duración para especificar una duración aproximada de la reunión de Zoom, para ayudar a las personas que invite a tener una idea de cuánto durará la reunión.

La duración de la reunión de Zoom programada
La duración de la reunión de Zoom programada

Marque la opción Reunión recurrente si tiene la intención de programar la reunión para que comience de forma periódica, diaria, semanal, etc. Si establece una reunión de Zoom programada recurrente, el ID, la contraseña y la configuración siguen siendo los mismos para todas las reuniones futuras.

También tenga en cuenta que, si elige repetir la reunión de Zoom en un horario, Zoom le pide que abra su aplicación o servicio de calendario predeterminado y elija cuándo programar las reuniones.

Configurar una reunión de Zoom programada para que se repita
Configurar una reunión de Zoom programada para que se repita

Aunque la aplicación de escritorio Zoom selecciona automáticamente su zona horaria predeterminada , puede cambiarla manualmente seleccionándola en esta lista.

Establecer la zona horaria para una reunión de Zoom programada
Establecer la zona horaria para una reunión de Zoom programada

El ID de la reunión puede ser generado automáticamente por Zoom, o puede utilizar su propio “Personal ID de la reunión.” A menos que esté programando una reunión de Zoom con familiares o amigos cercanos, le recomendamos que utilice la opción "Generar automáticamente".

Elegir generar automáticamente una ID de reunión
Elegir generar automáticamente una ID de reunión

La contraseña le permite elegir si la reunión de Zoom programada está protegida por una contraseña o no. Esta configuración está activada de forma predeterminada y la aplicación genera automáticamente una contraseña. Si desea cambiarlo, escriba una contraseña personalizada de su elección. Como nota al margen, le recomendamos que utilice una contraseña para proteger su reunión de bombarderos de Zoom no deseados.

Establecer la contraseña para una reunión de Zoom programada
Establecer la contraseña para una reunión de Zoom programada

En la sección Video , puede seleccionar si desea que el anfitrión (es decir, usted) y / o los participantes usen video durante la reunión de Zoom programada. Tenga en cuenta que esto es solo una invitación para usar o no usar video. Independientemente de si ha marcado Activado o Desactivado , tanto el anfitrión como los participantes pueden optar por activar o desactivar el video durante la reunión real.

Usar video para la reunión de Zoom programada
Usar video para la reunión de Zoom programada

La configuración de audio controla cómo usted y los demás participantes de la reunión de Zoom programada pueden hablar: mediante el teléfono , el "audio de la computadora" o ambos. También puede hacer clic o tocar el enlace Editar junto a "Marcar desde" para elegir los países desde los cuales los participantes pueden unirse a su reunión a través de una llamada telefónica. En este caso, Zoom incluye una serie de números de teléfono en la invitación a su reunión, para que los participantes sepan a dónde llamar. Tenga en cuenta que esta función solo está disponible para los suscriptores de Zoom, pero no para los usuarios gratuitos.

Opciones de audio para la reunión de Zoom programada
Opciones de audio para la reunión de Zoom programada

Calendar le permite elegir entre programar la reunión de Zoom con Outlook o Google Calendar , o con "Otros calendarios". Mientras programa una reunión, es evidente que debe utilizar un servicio de calendario para crear la reunión de Zoom y también para invitar a los participantes.

The calendar service used to schedule the Zoom meeting
El servicio de calendario utilizado para programar la reunión de Zoom

Al final de la configuración de la reunión desde la aplicación Zoom, hay algunas "Opciones avanzadas", que puede personalizar si lo desea:

  • "Habilitar sala de espera" mantiene a los participantes en modo de espera antes del inicio de la reunión de Zoom programada hasta que los acepte para unirse.
  • "Habilitar unirse antes que el anfitrión" permite a los participantes unirse a la reunión sin usted, antes de que usted se una.
  • "Silenciar participantes al entrar" silencia automáticamente a los participantes que se unen a la reunión. Sin embargo, pueden habilitar el sonido después de unirse a la reunión.
  • "Grabar reunión automáticamente en la computadora local" hace lo que dice: si marca esta opción, Zoom graba automáticamente la reunión programada en su PC o dispositivo con Windows, o en su Mac.
Advanced options for the scheduled Zoom meeting
Opciones avanzadas para la reunión de Zoom programada

Una vez que termine de configurar la reunión programada, haga clic o toque Programar . Luego, la aplicación Zoom intenta acceder automáticamente al servicio de calendario que seleccionó anteriormente:

  • Si elige Outlook , Zoom intenta iniciar la aplicación Microsoft Outlook para agregar la reunión programada.
  • Si elige Google Calendar , Zoom inicia su navegador web predeterminado y lo lleva a su Google Calendar , donde puede personalizar los detalles de la reunión de Zoom programada.
  • Si elige "Otros calendarios", Zoom le permite copiar los detalles de la reunión programada (fecha, hora, enlace, etc.) para pegarlos en cualquier servicio de calendario que pueda usar.

Somos usuarios de Google Calendar , por lo que le mostraremos el siguiente paso para usarlo. Debería tener opciones similares, incluso si usa otro servicio de calendario. Básicamente, después de que Zoom abre su servicio de calendario preferido, crea automáticamente un nuevo evento para la reunión programada, utilizando los detalles que ha configurado para ello. Personalice aún más el evento si lo necesita o lo desea, según las opciones que le ofrece su calendario.

Adding the scheduled Zoom meeting in Google Calendar
Agregar la reunión de Zoom programada en Google Calendar

Sin embargo, solo hay una cosa esencial a tener en cuenta: invite a los participantes a la reunión programada de Zoom. En Google Calendar , busque la sección Invitados y agregue las personas a las que desea unirse a la reunión. Para agregar participantes, comience a escribir sus nombres y selecciónelos de la lista de resultados que se muestra. Si nadie aparece en la lista que coincide con los criterios, significa que no tiene a esa persona en sus Contactos de Google . En tal situación, debe escribir la dirección de correo electrónico completa de la persona a la que desea invitar.

Invitar a personas a la reunión de Zoom programada
Invitar a personas a la reunión de Zoom programada

Cuando haya terminado de invitar a personas a la reunión de Zoom programada, guarde el evento en su calendario.

2. Cómo programar una reunión de Zoom desde un navegador web

Si no tiene instalada la aplicación de escritorio Zoom o si prefiere usar un navegador web para programar una reunión, puede hacerlo. Comience abriendo su navegador web favorito e inicie sesión en su cuenta en el sitio web de Zoom .

Inicie sesión en el sitio web de Zoom
Inicie sesión en el sitio web de Zoom

Luego, haga clic o toque el enlace "Programar una reunión" en la parte superior de la página.

El enlace Programar una reunión
El enlace Programar una reunión

Zoom carga una nueva página donde puede ingresar los detalles de la reunión que desea programar:

La página web Programar una reunión
La página web Programar una reunión
  • Tema le permite elegir un nombre para la reunión de Zoom para que usted y las otras personas que se unan sepan de qué se trata.
  • La descripción es opcional, pero puede usarla para ingresar detalles sobre la reunión programada para brindarles a los participantes una idea aún mejor sobre el tema.
  • Cuando le permite elegir la fecha y la hora de la reunión de Zoom programada.
  • La duración es una estimación de cuánto dura la reunión de Zoom programada.
  • Zona horaria le permite seleccionar la zona horaria utilizada para la reunión de Zoom programada.
  • La reunión periódica le permite programar la reunión de Zoom para que comience diariamente, semanalmente, etc. Las reuniones periódicas programadas de Zoom tienen la misma ID, contraseña y configuración.
  • Zoom genera automáticamente la ID de la reunión . Sin embargo, también puede optar por utilizar su propia "ID de reunión personal". A menos que se reúna con familiares o amigos cercanos, le recomendamos que utilice la opción "Generar automáticamente" .
  • La contraseña de la reunión le permite solicitar una contraseña a los participantes para unirse a la reunión. De forma predeterminada, Zoom genera uno para usted, pero también puede cambiarlo a algo personalizado si lo desea.
  • El video le permite elegir si prefiere que las personas usen video durante la reunión programada de Zoom. Sin embargo, la configuración que realice aquí no es obligatoria, ya que tanto el anfitrión como los participantes pueden habilitar o deshabilitar sus transmisiones de video una vez que la reunión realmente comience.
  • Audio le permite elegir si los participantes pueden marcar por teléfono , conectarse con "Computer Audio" o ambos. El enlace Editar le permite seleccionar los países desde los cuales los participantes pueden unirse a su reunión mediante una llamada telefónica. Sin embargo, esta función solo está disponible para los suscriptores de Zoom, no para los usuarios gratuitos.
  • Las opciones de la reunión incluyen cuatro configuraciones: "Habilitar unirse antes que el anfitrión" (las personas a las que invitó pueden unirse a la reunión antes que usted) , "Silenciar a los participantes al entrar" (las personas que se unen a la reunión se silencian inicialmente, pero pueden dejar de silenciarlas ellas mismas) , "Habilitar espera habitación” (hay que aceptar a las personas a unirse a la reunión antes de que puedan entrar) , y ‘Grabar la reunión de forma automática en el equipo local’ (registros de la reunión en su PC o Mac).
Configuración disponible para la reunión de Zoom programada
Configuración disponible para la reunión de Zoom programada

Una vez que haya terminado de ajustar las opciones para la reunión de Zoom programada, haga clic o toque en Guardar . Luego, el sitio web carga una nueva página donde le muestra todas las configuraciones que ha realizado, los detalles para conectarse a la reunión y también los enlaces para agregar la reunión a su calendario.

Para agregar la reunión a su calendario, haga clic o toque el enlace correspondiente al servicio de calendario que está utilizando: Calendario de Google, Calendario de Outlook o Calendario de Yahoo . Luego, puede usar la configuración de eventos en su servicio de calendario para invitar a otras personas a su reunión programada de Zoom.

El servicio de calendario que se utilizará para la reunión de Zoom programada
El servicio de calendario que se utilizará para la reunión de Zoom programada

Si desea enviar invitaciones a la reunión directamente, haga clic o toque el enlace "Copiar invitación" en la parte inferior de la página web. Eso abre una ventana emergente con la invitación formal a la reunión, que puede copiar y pegar en cualquier correo electrónico, aplicación de chat, mensaje de texto, etc.

El enlace Copiar la invitación
El enlace Copiar la invitación

3. Cómo programar una reunión de Zoom desde un teléfono inteligente Android o desde un iPhone

Independientemente de si usa un teléfono inteligente Android o un iPhone, programar una reunión de Zoom es lo mismo. Tanto las imágenes como las opciones son similares, por lo que las siguientes imágenes contienen capturas de pantalla tomadas tanto de Android (a la izquierda) como de iOS (a la derecha).

Inicie la aplicación Zoom en su teléfono y toque el botón Programar en la parte superior de la pestaña "Meet & Chat" .

El botón Programar de las aplicaciones Zoom de Android e iOS
El botón Programar de las aplicaciones Zoom de Android e iOS

Luego, ingrese los detalles de la reunión programada de Zoom:

  • En el primer campo de la parte superior, que de forma predeterminada lleva su nombre y el sufijo "Reunión de Zoom", ingrese el nombre que desea dar a la reunión de Zoom para que usted y las otras personas que se unan sepan de qué se trata.
  • A continuación, elija la fecha, la hora y la duración de la reunión de Zoom programada. En Android, obtienes tres campos para esto: Fecha, Desde y Hasta . En un iPhone, las mismas configuraciones se denominan inicios y duración .
  • Seleccione la zona horaria utilizada para la reunión de Zoom programada.
  • Repetir le permite programar la reunión de Zoom para que comience periódicamente, todos los días, semanas, etc. Las reuniones periódicas de Zoom conservan su ID, contraseña y configuración originales de la reunión.
  • El interruptor Usar ID de reunión personal (PMI) está desactivado de forma predeterminada, lo que significa que la reunión programada obtiene un ID generado automáticamente. Sin embargo, si desea mantener una reunión de Zoom personal planificada con familiares o amigos cercanos, puede habilitar este interruptor. Para el trabajo u otro tipo de reuniones, debe utilizar una identificación automática.
  • Meeting Password en Android y Require Meeting Password en iOS configuran la reunión programada de Zoom para requerir una contraseña de los participantes para unirse a la reunión. De forma predeterminada, Zoom genera uno para usted, pero también puede cambiarlo a algo personalizado si lo desea.
  • Host Video On le permite elegir si prefiere iniciar la reunión programada de Zoom con su video encendido. Video del participante activado le dice a las personas que se unen si desea que usen video o no. Aún así, la configuración que establezca aquí no es obligatoria, ya que tanto usted como los asistentes a la reunión pueden activar o desactivar sus transmisiones de video una vez que la reunión realmente comience.
  • La opción de audio le permite elegir si los participantes pueden marcar por teléfono , conectarse con "Audio del dispositivo" o ambos.
  • Opciones avanzadas incluye tres ajustes: “Permitir que se unen antes de host” (personas que ha invitado puede unirse a la reunión antes) , “Activar sala de espera” (hay que aceptar a las personas a unirse a la reunión antes de que puedan entrar) , y “automáticamente Grabar reunión ” (Graba la reunión en su PC o Mac si se une a la reunión desde uno, o en la nube si está usando un teléfono inteligente Android o iPhone y es un usuario con licencia ).
  • Agregar a Calendario en Android o Calendario en iOS agregue un evento para la reunión programada de Zoom en la aplicación de calendario de su dispositivo. Esta configuración se encuentra al final de la lista de configuraciones Programar reunión en Android y en el medio de la lista en iOS.

Una vez que haya editado todas las configuraciones para la reunión de Zoom programada, toque el botón Listo en la esquina superior derecha de la pantalla.

Configuración disponible para la reunión programada en las aplicaciones de Zoom para Android e iOS
Configuración disponible para la reunión programada en las aplicaciones de Zoom para Android e iOS

Después de guardar la reunión planificada, la aplicación Zoom agrega automáticamente su nueva reunión de Zoom programada a su aplicación de calendario. De forma predeterminada, es Google Calendar en los teléfonos inteligentes Android e iCalendar en los iPhones. Este es también el paso en el que puede invitar personas a su reunión de Zoom programada.

En Android, se abre su aplicación de correo predeterminada y se crea un mensaje de invitación generado automáticamente. Para invitar a personas a su reunión programada de Zoom, simplemente envíeles el correo electrónico.

Envío de invitaciones a la reunión de Zoom programada desde Android
Envío de invitaciones a la reunión de Zoom programada desde Android

En un iPhone, debe tocar el botón Invitados y agregar las personas a las que desea unirse a la reunión programada de Zoom, ya sea desde su lista de contactos o ingresando manualmente sus direcciones de correo electrónico. Una vez hecho esto, se les envía automáticamente un correo electrónico con la invitación a la reunión; no se requiere ningún aporte adicional de su parte.

Envío de invitaciones a la reunión de Zoom programada desde un iPhone
Envío de invitaciones a la reunión de Zoom programada desde un iPhone

¡Eso es!

¿Cuál es su forma favorita de programar reuniones de Zoom?

Programar reuniones de Zoom es fácil independientemente de la plataforma que esté utilizando, ya sea una PC con Windows 10, una Mac, un teléfono móvil o incluso un navegador web. ¿Cuál de estos métodos prefieres? ¿Ha tenido problemas para programar reuniones de Zoom o tiene algo que agregar a nuestra guía? Escriba un comentario a continuación y háganoslo saber.

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