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Cómo crear fórmulas condicionales en Adobe Acrobat

 

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Hay varias formas de crear cálculos complejos en un archivo PDF limpio y elegante. A continuación, le mostramos cómo integrar fórmulas condicionales en su próximo documento.

Fórmulas condicionales en Acrobat

Anteriormente cubrimos los conceptos básicos de  los cálculos automáticos en Adobe AcrobatLas fórmulas condicionales le permiten ir más allá de lo básico, creando fórmulas más complejas en un PDF.

Si usa fórmulas en Excel o Google Sheets, probablemente ya sepa qué son las fórmulas condicionales. También llamadas fórmulas lógicas, muestran un valor particular o activan un cálculo si se cumple una determinada condición, como si un número es negativo o si una puntuación está por encima de la calificación aprobatoria. Algunas de las fórmulas condicionales más comunes en Excel incluyen el estándar "IF", así como "SUMIF" y COUNTIF ". También existe el formato condicional, donde se realizan cambios en el formato si una celda cumple una determinada condición.

Con campos calculados, este tipo de fórmulas también se pueden aplicar en archivos PDF de Adobe. Puede mostrar un número, texto o ejecutar un cálculo basado en los resultados de otro cuadro de entrada. También puede utilizarlos junto con otros campos calculados. Las fórmulas condicionales son útiles para muchos tipos de formularios PDF, como:

  • Documentos financieros:  por ejemplo, si el capital determina la tasa de interés de alguien, se puede usar una fórmula condicional para mostrar el precio correspondiente según la cantidad que ingresa.
  • Pruebas y exámenes:  puede realizar una evaluación que muestre automáticamente "aprobado" o "reprobado" al final según la puntuación total del examinado.
  • Ventas:  si está usando esto para transacciones, puede hacer una caja que recomiende productos dependiendo de las respuestas de un posible comprador a preguntas específicas.

Tenga en cuenta que, si bien los campos calculados solo se pueden realizar en Adobe Acrobat, los cálculos reales se mostrarán en cualquier lector de PDF.

Creación de declaraciones condicionales simples

Los campos calculados personalizados de Adobe Acrobat utilizan javascript como lenguaje de programación. Afortunadamente, no necesita saber cómo programar en javascript para crear un campo condicional simple; solo necesitas un patrón básico a seguir.

En el siguiente ejemplo, usaremos este sencillo formulario de pedido de empresa. Actualmente tiene siete campos: uno para las cantidades de cada uno de los cinco productos, la cantidad total y el precio total.

Formulario simple de Adobe Acrobat

Una declaración condicional en Adobe javascript sigue esta sintaxis básica:

var variable name = this.getField("name of field").value;
if( variable name condition) event.value = true result
else event.value = false result

La primera línea define el valor que se utilizará para su fórmula condicional. En este caso particular, usamos "this.getField" para obtener el valor de uno de los otros campos en el documento. En la segunda línea, definimos la condición. Similar a Excel, especificamos la condición como mayor, menor o igual a un valor particular.

Por último, definimos los resultados. El resultado verdadero  es el valor que se mostrará si se cumple la condición. En la siguiente línea, usamos "else" para generar el  resultado falso, que es el valor que se mostrará si no se cumple la condición.

Para poner esto en práctica, hemos creado un campo calculado llamado "Pedido masivo". Para ingresar una secuencia de comandos calculada personalizada, haga clic con el botón derecho en el campo elegido en Acrobat y seleccione "Propiedades". Desde aquí, vaya a "Calcular> Secuencia de comandos de cálculo personalizado> Editar".

Cálculo personalizado de Adobe Acrobat

Este campo determinará si un pedido cuenta como volumen. La casilla mostrará “Sí” si la cantidad total es mayor a 20 artículos y “No” si es menor a 20. Teniendo en cuenta estas condiciones, tenemos la fórmula:

var TQ = this.getField("Total Quantity").value;
if( TQ > 20) event.value = "Yes"
else event.value = "No"

En la imagen de arriba, puede ver que configuramos el nombre de la variable en "TQ" y extrajimos el valor de TQ del campo "Cantidad total". Tenga en cuenta que estos campos distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Luego, establecemos nuestra condición, que es que TQ debe ser mayor que 20. Si cumple con esta condición, mostrará "Sí". De lo contrario, el cuadro generará "No."

Adobe Acrobat Javascript

Si pedimos un total de 11 cables Lightning y 10 bancos de baterías, por ejemplo, tendríamos un total de 21 artículos. Entonces se consideraría un pedido en bloque y generaría el siguiente resultado:

Resultado del pedido de Adobe Acrobat

Varias condiciones

Hay casos en los que es posible que desee que se cumplan varias condiciones en lugar de solo una. Afortunadamente, existe una forma de crear un campo condicional que genera valores basados ​​en múltiples condiciones.

Condiciones múltiples de Adobe Acrobat

Digamos que en tu tienda, todos los pedidos que alcancen al menos 20 productos y tengan un precio total de 150 son elegibles para un descuento del 10%. El monto final aparecerá en un campo llamado "Total con descuento". En ese caso, tendríamos que especificar dos variables y dos condiciones. Tendríamos el siguiente campo:

var Price = this.getField("Initial Price").value;
var TQ = this.getField("Total Quantity").value;
if( Price > 150 && TQ > 20 ) event.value = Price*0.9;
else event.value = Price;

Como puede ver, definimos dos variables en dos líneas separadas. También tendrá que usar la notación "&&" para combinar las dos condiciones diferentes. Tenga en cuenta que el valor final también es un cálculo que tiene en cuenta el descuento.

Por lo tanto, si usamos el mismo total que en el ejemplo anterior, generaríamos el siguiente resultado:

Resultado de múltiples condiciones de Adobe Acrobat

Órdenes de cálculo

Una consideración importante que debe hacer es el orden de cálculo. A diferencia de Excel, que procesa los cálculos simultáneamente, Acrobat depende del usuario para determinar qué fórmulas vienen primero.

Para establecer el orden de cálculo, vaya a la barra lateral "Editar formulario" y vaya a Más> Establecer orden de cálculo de campo. En el ejemplo anterior, debido a que las fórmulas de Pedido a granel y Total con descuento dependen de la Cantidad total y el Precio total, queremos asegurarnos de que TQ y TP se calculen primero.

Cálculos de campo de Adobe Acrobat

Asegúrese de revisar el orden de cálculo antes de publicar su formulario. Es una buena idea probar algunas entradas de muestra en su formulario para asegurarse de que todo funcione correctamente.

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