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Cómo habilitar complementos y conectores en Outlook

 logotipo de Outlook

Hay muchos complementos y conectores de terceros disponibles para Outlook. ¿Cuál es la diferencia entre complementos y conectores, cómo los usa y es seguro usarlos? Tenemos las respuestas para ti.

¿Qué son los complementos y los conectores?

Los complementos y conectores son formas de conectar Outlook a aplicaciones de terceros. Estas aplicaciones incluyen aquellas de las que la mayoría de la gente ha oído hablar (incluso si no las ha usado) como Dropbox, Trello y Slack. Hay complementos y conectores adicionales de los que probablemente nunca escuchará fuera de los entornos corporativos. Por lo general, facilitan actividades como gastos, CRM (gestión de relaciones con el cliente) y videoconferencias.

Sin embargo, el objetivo de todos ellos es el mismo: permitirle interactuar de alguna manera con otra aplicación desde Outlook.

La diferencia entre un complemento y un conector depende de la dirección de la integración. Un complemento permite a Outlook enviar algo a otra aplicación. Un conector permite que la otra aplicación envíe algo a Outlook.

Los complementos solo están disponibles para las cuentas de correo electrónico que usan Exchange, ya sea una cuenta gratuita Outlook.com/live.com/hotmail o una cuenta de pago de Microsoft para su propio dominio. Si está utilizando una cuenta que no es de Exchange, como Gmail o Yahoo! cuenta, la opción "Obtener complementos" estará deshabilitada.

Por ejemplo, hay un complemento de Trello y un conector de Trello. El complemento de Trello le permite crear o modificar una tarea de Trello directamente desde un correo electrónico. El conector de Trello permitirá a Trello enviar notificaciones y recordatorios directamente a Outlook.

Hay dos tipos principales de complementos: los que usan botones y los que resaltan partes del correo electrónico.

Los complementos que usan botones colocan un botón en la cinta en el que puede hacer clic al ver un correo electrónico. Al hacer clic en este botón, se activará la funcionalidad del complemento, como enviar el correo electrónico a Trello para crear una tarea o publicar el contenido del correo electrónico en un canal de Slack. En este punto, el contenido relevante del correo electrónico se envía al servicio de terceros.

Cuando se instala un complemento que resalta el contenido, le indica a Outlook qué tipo de información utiliza, como datos de ubicación para un complemento de mapa. Cuando abre un correo electrónico, Outlook busca ese tipo de información (una dirección, por ejemplo) y la resalta. Cuando haces clic en el contenido resaltado, la información relevante (la dirección, en este caso) se envía al servicio de terceros para que puedan mostrarla en un mapa.

Los conectores son ligeramente diferentes, ya que el trabajo que realizan todos se lleva a cabo en el servicio de terceros. No hay ningún botón o resaltado de contenido con un conector, solo la capacidad del servicio de terceros para enviar cosas a Outlook para que el usuario las vea.

¿Son seguros de instalar?

Sí, si los está instalando desde Microsoft Store. Solo los complementos tienen código (JavaScript) para hacer algo, y Microsoft valida todos los complementos antes de permitir que se carguen en la tienda. Puede ver las declaraciones de privacidad y los términos y condiciones de cualquier complemento en su formulario de consentimiento en la tienda de Microsoft.

Ya sea que el complemento use un botón o use resaltado de contenido, solo tiene acceso a los datos del mensaje de correo electrónico en el que está trabajando.

Si confía en que Microsoft validará el complemento, debería poder confiar en que el complemento no es malicioso. Si está interesado, Microsoft proporciona información detallada sobre la validación que realizan, lo que los desarrolladores pueden y no pueden hacer y el proceso de espacio aislado en el que se ejecutan todos los complementos.

Si bien los complementos hacen algo con la información dentro de Outlook, un conector es en realidad solo una forma de otorgar permiso a un servicio de terceros para mostrar notificaciones y alertas en Outlook. Microsoft valida los conectores, pero realmente debe confiar en el servicio de terceros. Sin embargo, si tiene una cuenta con ese servicio, presumiblemente ya se siente cómodo usándolos.

Como siempre, le recomendamos que solo instale complementos y conectores de Microsoft Store.

¿Cómo se agregan a Outlook?

El proceso para agregar un complemento o conector a Outlook es sencillo, ya sea que esté utilizando el cliente de Outlook o la aplicación web de Outlook. Si instala un complemento o conector en el cliente, se instalará automáticamente en la aplicación web de Outlook y viceversa.

La interfaz para agregar un complemento o conector es la misma en el cliente y la aplicación web, es solo el método para llegar allí que es ligeramente diferente.

El proceso del cliente de Outlook

Para encontrar un complemento o conector en el cliente, haga clic en el botón Inicio> Obtener complementos.

La pestaña Inicio con el botón "Obtener complementos" resaltado

El proceso de la aplicación web de Outlook

Para encontrar un complemento o conector en la aplicación web, haga clic en los tres puntos en la parte superior derecha mientras ve un correo.

La opción de los tres puntos en un correo electrónico

En el menú contextual que aparece, desplácese hasta la parte inferior y haga clic en "Obtener complementos".

El menú contextual con la opción "Obtener complementos" resaltada

Desde este punto, el proceso de buscar e instalar un complemento o conector es el mismo tanto en el cliente como en la aplicación web. Entonces, no importa cuál esté usando, se abrirá el panel Complementos y conectores.

El panel "Complementos y conectores"

El panel se abre en la pestaña Complementos. Si desea agregar un conector en su lugar, haga clic en la pestaña "Conectores".

El panel "Complementos y conectores" con la pestaña Conectores resaltada

El proceso es el mismo para complementos y conectores, por lo que nos centraremos en agregar un complemento. Los complementos se muestran alfabéticamente, o puede usar el cuadro de búsqueda en la parte superior derecha para encontrar rápidamente cualquier servicio que esté buscando. A medida que escribe, la búsqueda encontrará servicios coincidentes, en este caso, Trello. Haga clic en el complemento cuando aparezca en la lista.

El cuadro de búsqueda con el resultado de Trello resaltado

Haga clic en el botón Agregar y se instalará el complemento.

El botón Agregar del complemento

Cierre el panel de complementos y conectores con la "x" en la parte superior derecha. Ahora se mostrarán dos botones de Trello en la pestaña Inicio de la cinta cada vez que haya seleccionado un correo electrónico.

Los botones de Trello que se muestran en la cinta

La instalación de un complemento tendrá diferentes efectos según lo que haga el complemento. Por ejemplo, el complemento Giphy agrega un botón Giphy a los nuevos correos electrónicos que le permite insertar fácilmente gifs en un correo electrónico. El complemento Bing Maps resaltará las direcciones en el contenido del correo electrónico y le permitirá hacer clic en ellas para abrir Bing Maps.

Instalamos el complemento de Trello usando el cliente de Outlook. Cuando abrimos la aplicación web de Outlook, el complemento de Trello se ha agregado automáticamente.

El menú contextual del cliente web con la opción Trello resaltada

Acceder a sus complementos en la aplicación web haciendo clic en los tres puntos y desplazándose hacia abajo es un poco de esfuerzo, por lo que puede anclar complementos para que estén más fácilmente disponibles. Haga clic en Configuración> Ver todas las configuraciones de Outlook.

El panel "Configuración rápida" de Outlook con la opción "Ver todas las configuraciones de Outlook" resaltada

Abra Correo electrónico> Personalizar acciones.

El menú Correo electrónico con la acción "Personalizar acciones" resaltada

En la sección "Superficie de mensaje", active la casilla de verificación del complemento que desea anclar.

Las casillas de verificación de acción con el complemento de Trello resaltado

Esto agregará un botón de Trello a los íconos que se muestran cuando lee los correos electrónicos entrantes.

Si, en cambio, usa su complemento cuando redacta un mensaje, desplácese hacia abajo hasta la siguiente sección, llamada "Barra de herramientas", y actívela en esa sección.

Una vez que haya activado su complemento, haga clic en Guardar en la esquina superior derecha y el icono del complemento será visible en su correo electrónico.

Un correo electrónico con la acción de Trello visible

¿Cómo se eliminan de Outlook?

Eliminar un complemento o conector es muy sencillo. Abra el panel Complementos y conectores, ya sea desde el cliente (Inicio> Obtener complementos) o desde la aplicación web (tres puntos> Obtener complementos) y haga clic en "Mis complementos" (si está en la pestaña Conectores, esta opción está en el mismo lugar, pero se llama "Configurado").

La opción "Mis complementos"

Busque el complemento que desea desconectar, haga clic en los tres puntos y, en el menú que aparece, elija "Eliminar".

El complemento de Trello, con la opción Eliminar resaltada

Cierre el panel de complementos y conectores con la "x" en la parte superior derecha. El complemento se eliminará de inmediato, tanto en el cliente como en la aplicación web.

¿Vale la pena usarlos?

Si usa un servicio que ofrece un complemento o conector, pueden ser útiles. Poder enviar un archivo adjunto directamente a Dropbox, o enviar un correo electrónico a un canal de Slack, o convertir un correo directamente en una tarea de Trello o Jira es un gran ahorro de tiempo. Si bien muchos de los complementos se pagan, especialmente los diseñados para uso empresarial, muchos son gratuitos para instalar.

Además de los diseñados para su uso con un servicio específico, hay complementos gratuitos para herramientas independientes como Giphy y Boomerang que agregan funcionalidad a Outlook. No hay un solo complemento o conector que deba usar, pero sí hay muchos que podría usar.

Como se explicó anteriormente, Microsoft valida todos los complementos y conectores. Además, la compañía hace que los detalles de privacidad y los términos y condiciones sean visibles en la tienda para que pueda tener la confianza de que son seguros.

Considerándolo todo, es un sistema fácil e intuitivo que agrega funcionalidad, generalmente sin que le cueste nada.

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