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Análisis de colaboración: sí, puede realizar un seguimiento de los empleados. ¿Deberías?

 Las herramientas de análisis proporcionadas por Microsoft, Slack y otros proveedores de aplicaciones de colaboración ofrecen información sobre los patrones de comunicación y otros hábitos de trabajo de los empleados. Pero las empresas deben tener cuidado de no leer demasiado los datos o abusar de la confianza de los trabajadores.


Desde el correo electrónico hasta las videoconferencias y el chat en equipo, las aplicaciones de colaboración se han convertido en herramientas vitales para conectar a los trabajadores. Y al brindarles a las empresas las herramientas para rastrear el uso de estas aplicaciones por parte de los empleados, los proveedores de software pueden brindar información sobre los patrones de trabajo y ayudar a las organizaciones a comprender mejor cómo operan.

La capacidad de ver datos analíticos en software de colaboración y productividad no es nueva; Durante mucho tiempo, estos productos han proporcionado a los administradores una instantánea de la utilización de la aplicación. Por lo general, con el objetivo de medir la aceptación de los usuarios y el seguimiento del progreso de la implementación, estas métricas estaban limitadas en su uso comercial más amplio.

Recientemente, sin embargo, los proveedores de software han comenzado a agregar análisis más sofisticados que arrojan luz sobre patrones y tendencias de trabajo organizacionales más amplios.

“El gran cambio que está ocurriendo ahora es de la analítica de adopción a pensar en la experiencia de los empleados de manera más amplia”, dijo Angela Ashenden, analista principal de CCS Insight. “Empieza a incorporar métricas organizativas y de RR.HH. en el marco de análisis; va más allá de la mera adopción y se centra más en la habilitación empresarial ".

Aunque algunos observadores de la industria cuestionan la utilidad de las métricas de colaboración de los empleados, señalando las limitaciones relacionadas con el seguimiento de los productos de un solo proveedor o la aplicación de las mismas medidas en diferentes equipos, el atractivo de las herramientas de análisis es fuerte. Eso es especialmente cierto porque normalmente se incluyen en los planes comerciales y empresariales de los proveedores.

Esto es lo que necesita saber sobre lo que los análisis proporcionados con las aplicaciones de colaboración y productividad pueden medir de manera efectiva, sus limitaciones y lo que debe tener en cuenta al usarlas.

¿Qué pueden aprender las empresas del análisis de aplicaciones de colaboración?

Los análisis dentro de las aplicaciones de colaboración y productividad varían en alcance. Están surgiendo dos categorías amplias: análisis orientados a la productividad personal que brindan a un usuario individual información sobre su propio comportamiento, como las horas dedicadas a las reuniones, el tiempo de concentración y con quién interactúan; y análisis de alto nivel dirigidos a gerentes y líderes empresariales para rastrear una variedad de patrones de trabajo.

“Ahora hay un derivado de los análisis que estaban dirigidos principalmente a los administradores y en dos direcciones: productividad individual y luego productividad de la fuerza laboral”, dijo Raul Castanon, analista senior de 451 Research, una parte de S&P Global Market Intelligence. "La evolución se extiende a lo largo de los últimos dos años, y solo ahora estamos viendo una oferta de productos más formal".

Si bien los trabajadores individuales pueden ver análisis personales relacionados con el uso de un conjunto específico de aplicaciones, los datos analíticos que se muestran a nivel de equipo u organización suelen ser anónimos y proporcionan información sobre la forma en que los equipos o divisiones interactúan.

Microsoft tiene varias capacidades de análisis disponibles para los clientes del paquete de aplicaciones Microsoft 365, que incluye aplicaciones de oficina como Word y Excel, así como herramientas de colaboración que incluyen Teams y SharePoint. Además de sus análisis de productividad personal MyAnalytics para empleados individuales, Microsoft proporciona Workplace Analytics, cuyo objetivo es ayudar a los líderes empresariales a comprender las tendencias dentro de su fuerza laboral a nivel de grupo o departamento utilizando datos anonimizados y desagregados.

Lanzado en 2017 , Workplace Analytics proporciona "conocimientos de comportamiento sin precedentes" que se pueden utilizar para impulsar la productividad, así como aumentar el bienestar de los empleados y contrarrestar el riesgo de agotamiento, según Microsoft.

análisis de colaboración análisis del lugar de trabajo de microsoft
Microsoft

Microsoft Workplace Analytics proporciona una instantánea de los hábitos de colaboración de los empleados, así como la capacidad de comparar grupos de empleados e identificar las mejores prácticas. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

Las métricas disponibles dentro de Workplace Analytics van desde las horas de llamada de los equipos y la cantidad de mensajes instantáneos enviados hasta la cantidad de tiempo que los gerentes dedican a los informes directos y la cantidad de conexiones entre departamentos que tienen los miembros del equipo ( consulte la lista completa de métricas ) . Un panel de " información del administrador " lanzado recientemente permite a los administradores realizar un seguimiento de las métricas anónimas en relación con su propio equipo, así como la capacidad de establecer "planes" que aparecen en el panel de MyAnalytics individual de un trabajador, con el fin de fomentar más tiempo de concentración, por ejemplo, o reducir la cantidad de reuniones que ocurren fuera del horario laboral.

Tanto MyAnalytics como Workplace Analytics se están integrando en Viva Insights, el componente de análisis de la plataforma de experiencia de empleados Viva para Teams recientemente anunciada por Microsoft Microsoft también planea integrar sus análisis con la plataforma de comentarios de los empleados Glint para resaltar los vínculos potenciales entre los patrones de colaboración y la satisfacción de los empleados.

Otra herramienta de análisis incluida en Microsoft 365 es Productivity Score, que proporciona una variedad de "puntuaciones" para las organizaciones en categorías como comunicación, trabajo en equipo y movilidad. Por ejemplo, una puntuación de "colaboración de contenido" se basa en la frecuencia con la que el personal crea contenido, lee contenido o colabora con otros utilizando las herramientas de Microsoft 365. Sin embargo, Microsoft dice que Productivity Score está diseñado para que lo utilicen administradores de TI en lugar de líderes o gerentes comerciales.

“Creemos que los conocimientos basados ​​en datos pueden ayudar a las personas, los equipos y las organizaciones de diversas formas, desde solucionar problemas en los tiempos de arranque hasta fomentar el bienestar”, dijo un portavoz de Microsoft. "Sin embargo, nos oponemos a la vigilancia de la fuerza laboral".

En el conjunto de aplicaciones de colaboración y productividad Workspace de Google, los usuarios individuales tienen acceso a los análisis de productividad personal de Time Insights. Y los análisis organizativos están disponibles en la herramienta Work Insights de Google, que muestra "información de nivel ejecutivo" relacionada con aplicaciones como Gmail, Docs y Meet.

Las métricas de Work Insights, disponibles de forma generalizada en 2019, incluyen información sobre la adopción, que muestra un desglose porcentual de los usuarios activos diarios por aplicación; Actividad, que revela cómo los usuarios dividen su tiempo en Workspace, con el porcentaje de tiempo dedicado a Gmail, Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones; y Colaboración, que destaca las tendencias de colaboración por tipo, como la cantidad de archivos compartidos, coeditados y co-leídos. 

"Work Insights muestra a los clientes cómo Google Workspace impacta en su negocio", dijo un portavoz de Google. Las métricas se centran en el análisis de adopción de productos, así como en los patrones de trabajo y la colaboración de equipo a equipo "para que los clientes de Workspace puedan acelerar su transformación digital", dijo el portavoz.

Los administradores de Google Workspace pueden acceder a Work Insights, así como los "usuarios administradores delegados" autorizados por un administrador existente, como gerentes, ejecutivos y personal de recursos humanos. Google también proporciona informes separados de la Consola de administración que están específicamente dirigidos a las funciones de TI y, a diferencia de Work Insights, muestran datos relacionados con las personas.

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Google

Work Insights de Google se puede utilizar para resaltar la colaboración entre varios equipos en una organización, ayudando a identificar patrones como reuniones y co-creación de documentos. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

Más recientemente, Cisco presentó en marzo el  análisis  de People Insights para su plataforma de colaboración y reuniones en línea Webex, con tres conjuntos de métricas orientadas a las personas, los equipos y las vistas organizativas accesibles a todos los empleados. Los componentes de la nueva plataforma de análisis se implementarán gradualmente para los clientes a partir de unos meses.

Los datos de análisis personales solo serán visibles para los individuos, mientras que los análisis de equipo y organizacionales no identificados también serán visibles para los gerentes y líderes empresariales. La función Team Insights, que rastrea la actividad del equipo dentro de Webex, está dirigida tanto a los gerentes como a los miembros del equipo.

El análisis de nivel organizacional proporcionará a los clientes de Webex "una vista panorámica de las tendencias y patrones de colaboración para ayudar a detectar silos e identificar equipos que pueden beneficiarse de soporte adicional o un mayor enfoque en la inclusión", dijo un portavoz de Cisco. La herramienta ayudará a los clientes a cambiar a nuevas formas de trabajar, dijo el vocero.

Slack proporciona varias métricas destinadas a brindar a los clientes transparencia sobre la forma en que se usa la aplicación de colaboración basada en chat dentro de su organización, dijo la compañía. La analítica dentro de Slack se enfoca principalmente en la utilización de aplicaciones, en lugar de patrones de comunicación entre equipos, por ejemplo. En este sentido, los análisis son de menor alcance que las herramientas centradas en el negocio que ofrecen los proveedores de conjuntos de aplicaciones.

El panel de análisis de Slack muestra datos de uso a nivel de empresa e individual, con métricas que van desde el total de usuarios activos hasta la cantidad de mensajes enviados en canales públicos y privados, incluida la cantidad de mensajes enviados en Slack por cada usuario individual ( ver lista completa ). Todos los usuarios de Slack pueden acceder a estas estadísticas de forma predeterminada.

Slack también ha agregado análisis de actividad de mensajes que pueden ayudar a los equipos de comunicaciones internas a rastrear el alcance de los mensajes de toda la empresa enviados en la plataforma, como la cantidad de vistas y reacciones.

"Creemos que parte de garantizar que aproveches al máximo Slack es asegurarte de que comprendes el impacto general y el alcance de tu actividad para que puedas optimizar y lograr una participación más sólida", dijo un portavoz. "Las capacidades de análisis disponibles ahora son solo los primeros pasos para ayudar a los líderes de la organización a comprender el impacto de Slack en su organización".

¿Qué significa el análisis de colaboración para la privacidad de los empleados?

A medida que los empleadores obtienen nuevas formas de rastrear el comportamiento de la fuerza laboral, se han planteado preocupaciones sobre el impacto potencial en la privacidad de los empleados. Un informe de la encuesta de empleados de CCS Insight   de enero indicó que casi la mitad de los trabajadores (46%) en los EE. UU. Y Europa se sienten incómodos con la perspectiva de que un empleador controle su productividad a través de herramientas digitales cuando trabaja desde casa.

Es un tema que ha pasado a primer plano durante la pandemia, ya que las empresas han pasado al trabajo remoto, desconectando a los trabajadores de los gerentes en la oficina. En el extremo de esto se ha reportado un aumento en el interés en torno a las controvertidas aplicaciones "bossware" que permiten a los gerentes rastrear la actividad de los empleados a un nivel granular, generando críticas de grupos de derechos de los trabajadores y destacando sensibilidades en torno al monitoreo de la productividad digital.

Los análisis disponibles en las aplicaciones de colaboración y productividad son mucho menos intrusivos, y los datos suelen desidentificarse para evitar el uso indebido por parte de quienes se inclinan por la microgestión. Los proveedores de software son muy conscientes del potencial de daño a la reputación si logran el equilibrio entre sacar a la luz información empresarial y proteger la privacidad de los empleados de forma incorrecta en sus productos.

Después de que Microsoft lanzó su análisis de Productivity Score el otoño pasado, por ejemplo, la compañía fue criticada por proporcionar datos de aplicaciones que destacaban métricas relacionadas con individuos. La empresa respondió realizando cambios en la herramienta para garantizar que los datos sean anónimos a nivel individual.

Todos los proveedores de software están bajo presión para garantizar que los datos de la fuerza laboral no infrinjan la privacidad de los trabajadores, dijo Ashenden, y aunque puede haber errores, mantener la confianza es una prioridad. “Todo su negocio depende de la confianza en todos los niveles: confianza de TI, confianza de los usuarios finales y confianza de los responsables de la toma de decisiones empresariales. Tienen que mantener el equilibrio entre todos, por lo que son muy cautelosos al respecto ".

Un portavoz de Microsoft dijo: “En Microsoft, creemos que los conocimientos basados ​​en datos son cruciales para capacitar a las personas y las organizaciones para que logren más. También creemos que la privacidad es un derecho humano y estamos profundamente comprometidos con la privacidad de cada persona que usa nuestros productos ...

"Tomamos una serie de pasos en nuestras herramientas, en algunos casos haciendo cumplir el acceso basado en roles y registros de auditoría, en algunos casos solo informando datos agregados, que ayudan a las organizaciones a evitar el uso indebido o la divulgación accidental".

Google también ha tomado medidas para evitar que sus métricas de Work Insights se utilicen como una herramienta de monitoreo agregando análisis a nivel de equipo. “Los datos que aparecen en Work Insights solo están disponibles a nivel agregado; no incluyen la capacidad de profundizar y ver las actividades de cualquier individuo ”, dijo un portavoz. "Con el fin de proteger la privacidad de los usuarios empresariales individuales, los informes de equipo y la información de la organización solo están disponibles para equipos de 10 personas o más". 

Cisco dijo que su herramienta de análisis tiene como objetivo "permitir que los equipos y las personas utilicen los datos para ver cómo están gastando el tiempo y garantizar que tengan las relaciones que necesitan para tener éxito" y no pretende ser una medida de productividad o rendimiento.

Con este fin, solo los datos agregados estarán disponibles para los equipos, incluido el gerente del equipo. “Esta no es una herramienta para los gerentes, sino más bien una herramienta para TODOS los empleados individuales”, dijo un portavoz. “Ni los gerentes ni los compañeros de trabajo podrán ver datos sobre ningún individuo, aunque los individuos podrán ver sus propios datos. Los gerentes solo podrán ver datos de tendencias agregados de alto nivel ".

Slack permite a todos los usuarios ver un pequeño conjunto de análisis relacionados con usuarios individuales nombrados, incluida la capacidad de clasificar a los colegas por la cantidad de mensajes enviados y días activos, aunque sugiere en el sitio web de su centro de ayuda  que tales métricas no deben usarse para evaluar el desempeño de un individuo. La compañía dijo que el alcance de los análisis ofrecidos restringe cualquier potencial para la microgestión o el monitoreo de la productividad.

"Dado que estas métricas no brindan información sobre con quién se comunican las personas, si estaban activas o qué tan activas estaban en una fecha específica (solo los últimos 30 días en conjunto), creemos firmemente que la oportunidad de uso indebido está mitigada". dijo un portavoz.

Cualquier empresa que utilice análisis que rastrean el uso de las herramientas de colaboración y productividad de los empleados debe ser consciente del impacto potencial en la confianza, dijo Ashenden. Un fracaso aquí podría deshacer los esfuerzos por mejorar la cultura de la empresa y la satisfacción laboral. "Todo lo que se pierde por un solo paso en falso ... no quieres que te asocien con actividades que rompen la confianza", dijo.

¿Pueden las empresas confiar en la analítica de colaboración?

Los análisis dentro de las aplicaciones de colaboración y productividad pueden proporcionar una variedad de conocimientos a las empresas. Es posible, por ejemplo, utilizar los datos para comparar equipos a fin de detectar y replicar los hábitos de colaboración de equipos de alto rendimiento. Los datos podrían mostrar, por ejemplo, que un equipo de ventas exitoso tiene altos niveles de comunicación, no solo externamente con los clientes, sino también internamente con colegas de diferentes departamentos.

"Si tiene algunos desafíos comerciales reales, como organizativamente, está demasiado aislado y las personas no comparten información de manera efectiva en toda la empresa, o si tiene bloqueadores en alguna parte, entonces puede usar la herramienta para evidenciar las partes de la empresa en las que ese es el caso y donde hay colaboración entre organizaciones ”, dijo Ashenden.

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Microsoft

Con el panel de información del administrador de Microsoft, los líderes de equipo pueden identificar áreas de mejora y comparar métricas como el tiempo dedicado al correo electrónico con otros grupos. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

Sin embargo, existen limitaciones sobre lo que se puede derivar de los datos y preguntas sobre el grado en que se pueden utilizar los análisis para medir la productividad. Lo que funciona para un equipo puede no funcionar para otro y existe el peligro de sobreinterpretar las estadísticas de colaboración.

"Existe un riesgo al tratar de correlacionar el resultado de las herramientas con los KPI", dijo Castanon. “No creo que se pueda decir, por ejemplo, que si un equipo o grupo de personas pasa muchas más horas en reuniones, o menos en correo electrónico, eso significa que están haciendo su trabajo mejor que otros equipos. "La suma de todo eso no le dará un indicador de productividad del equipo".

La variedad de datos accesibles es otro problema. Cuando los análisis se limitan a un producto de un solo proveedor, puede resultar difícil proporcionar una imagen amplia de los patrones de trabajo. Muchas empresas confían en las herramientas de productividad y colaboración de varios proveedores, lo que puede significar que los análisis que rastrean los patrones de trabajo para una única aplicación o plataforma revelan solo una parte de la imagen.

"Se plantea la cuestión de si necesita que la funcionalidad sea independiente o parte de otro sistema", dijo Castanon.

Con ese fin, Viva Insights de Microsoft incorporará datos de algunas aplicaciones de terceros, incluidas aplicaciones de videoconferencia como Zoom y plataformas de recursos humanos como Workday.

Para las empresas que buscan una visión integral de los datos de la fuerza laboral en todas sus operaciones, los análisis disponibles en las herramientas de colaboración y productividad pueden ser solo un punto de partida. Los datos de estas herramientas también se pueden integrar con otras fuentes de información empresarial, como los datos de CRM, por ejemplo. También existe una creciente demanda de análisis de desempeño y compromiso de los empleados, parte del impulso más amplio para cuantificar la experiencia de los empleados dentro de las organizaciones.  

Sin embargo, como las herramientas con las que los empleados interactúan a lo largo del día, es probable que los análisis de las aplicaciones de colaboración y productividad desempeñen un papel más importante para ayudar a las empresas a comprender a su fuerza laboral en el futuro.

“Cada proveedor tiene su propia forma de mostrar cómo su solución ayuda a mejorar la experiencia de los empleados”, dijo Ashenden. "Creo que será un enfoque clave en los próximos años".

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