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7 consejos para ayudar a crear y administrar sitios de comunicación de SharePoint multilingües

 

Microsoft 365 ahora admite la capacidad de crear sitios de intranet en varios idiomas. Puede crear páginas y noticias en el idioma preferido de un usuario y puede mostrar la navegación del sitio, el título del sitio y la descripción del sitio en el idioma preferido. El proceso es relativamente fácil, pero hay algunas cosas que querrá asegurarse de que los propietarios del sitio y los autores de contenido sepan antes de lanzar esta gran capacidad en su entorno.

Cómo crear un sitio multilingüe

Revise la documentación de Microsoft y el video breve sobre cómo crear sitios multilingües para aprender cómo funciona esta función y cómo habilitarla para su sitio. La documentación es muy completa y lo guía a través de la información básica de "cómo hacer" para los propietarios de sitios y editores de contenido.

Consejos y mejores prácticas

Aunque la documentación es útil, hay algunas cosas que querrá que sus propietarios y autores sepan que no están documentadas o que deben enfatizarse. Seguramente querrá seguir los pasos del Consejo 4, que recomienda una vista simple para ayudarlo a administrar sus páginas multilingües.

Cada sitio de comunicación tiene un idioma predeterminado. El idioma predeterminado se selecciona cuando crea el sitio y no se puede cambiar . Tendrá la oportunidad de seleccionar el idioma del sitio después de haber ingresado el nombre del sitio. (Figura 1 a continuación).

seleccionar el idioma del sitio
Microsoft

Figura 1. Seleccione un idioma predeterminado cuando cree el sitio.

Piense detenidamente en la audiencia del sitio, así como en el idioma principal de los autores del contenido. Si su sitio es para una audiencia global, elija el inglés como idioma predeterminado. Si su sitio es principalmente para una audiencia local, es posible que desee elegir un idioma predeterminado alternativo si sus políticas de gobierno lo permiten. Aprenda a crear un sitio de comunicación y seleccione el idioma predeterminado .

2. Todas las páginas deben crearse en el idioma principal o predeterminado.

El idioma predeterminado es especialmente importante para los sitios multilingües porque cada página debe crearse en el idioma predeterminado. En otras palabras, si el idioma de su sitio es inglés y desea que las páginas también estén disponibles en francés, primero debe crear cada página en inglés y luego hacer una traducción al francés. No puede tener una página en francés que no tenga una página correspondiente en inglés.

3. No vaya demasiado rápido al crear páginas.

Cuando esté creando páginas en su sitio, espere para asegurarse de que el título de la página se haya agregado como URL antes de hacer clic en el botón Traducción. Cuando cree una página por primera vez, obtendrá un nombre temporal creado por SharePoint. Verifique que la URL de su página coincida con el título de la página antes de continuar para crear traducciones de la página.

4. Cree una vista personalizada para facilitar la administración de sus páginas multilingües.

Esta vista es fundamental para ayudarlo a monitorear las posibles "trampas" que se enumeran a continuación en su sitio multilingüe. Esto es lo que debe comprender: sus páginas en el idioma principal o predeterminado se almacenan en la "raíz" de la biblioteca de páginas del sitio. Sus páginas de idiomas alternativos se almacenan en una carpeta en la biblioteca de Páginas del sitio con un nombre de 2 letras para el idioma. Las carpetas se crean automáticamente para usted mediante la función multilingüe. No les cambie el nombre. Por ejemplo, las páginas en francés están en la carpeta "fr" y las páginas en japonés están en la carpeta "ja" (Figura 2).

carpetas de idioma
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Figura 2. Carpetas de idiomas en la biblioteca de Páginas del sitio.

Las carpetas de idiomas son útiles para los traductores porque facilitan la búsqueda y el trabajo en páginas específicas de idiomas. Sin embargo, las carpetas dificultan la visualización de las páginas relacionadas en una sola vista, y la identificación de las páginas que se publican en cada idioma y las páginas que todavía están en modo borrador y si las páginas se han creado o no con estados promocionados consistentes (consulte la siguiente inclinar). Siga estos pasos para crear la vista para administrar sus páginas multilingües:

  • Asegúrese de haber habilitado su sitio para páginas multilingües.
  • Navegue a la vista Todas las páginas en la biblioteca de Páginas del sitio.
  • Cree una copia seleccionando Guardar vista como en el menú desplegable de vista. Cree un nombre para la vista, como Administración de páginas o Todas las páginas-Sin carpetas
  • Haga clic en + Agregar columna en el encabezado de la vista y seleccione Mostrar / ocultar columnas . Marque las casillas junto a:
    • Estado promocionado: le indicará si una página es Noticias (2) o una Página del sitio (0) o una página de Noticias que nunca se ha publicado (1).
    • Título: querrá que esta columna aparezca después del Nombre para poder arrastrarla a esa posición.
    • Idiomas de traducción: esto se completará solo en la página principal y le mostrará las páginas de idiomas alternativos creadas para esta página.
    • Idioma del elemento: esto le mostrará el idioma de cada página. Estará en blanco para las páginas en el idioma principal o predeterminado.
  • Opcionalmente, desmarque Creado por y Creado.
  • Mover Modificado por y Modificado después del idioma del elemento.
  • Haga clic en Aplicar .
  • Seleccione Editar vista actual en el menú desplegable de vista.
    • Marque la casilla frente a Versión . Querrá agregar esto a la posición antes de Modificado por.
    • También puede agregar cualquier columna de metadatos personalizada que esté utilizando en su sitio a esta vista.
    • Cambie el Orden a crear , descendente . Se recomienda esta clasificación porque las páginas creadas más recientemente aparecerán en la parte superior y la página principal de cada "familia" de páginas siempre aparecerá en primer lugar, ya que debe crearse antes que cualquiera de las páginas alternativas.
    • Expanda el grupo Carpetas y cambie la selección Carpetas de plano a Mostrar todos los elementos sin carpetas .
    • Opcionalmente, cambie el límite de artículos a un número mayor que el predeterminado de 30.
    • Haga clic en Aceptar para guardar sus cambios.

Esta vista le mostrará la página principal seguida de las páginas traducidas. Todas las páginas relacionadas tendrán el mismo nombre, pero el título de las páginas estará en el idioma local una vez que se hayan traducido. Esta vista ayuda con lo siguiente:

  • Encuentra páginas inéditas. Si la versión de una página no termina en .0, puede saber fácilmente que no está publicada. Podrá saber si algunos miembros de la “familia” de una página están publicados y otros no.
  • Busque páginas en las que el estado promovido no sea coherente dentro del "grupo ". (Consulte el consejo a continuación para obtener consejos sobre cómo solucionar los problemas del estado promocionado.
  • Ver quién actualizó una página por última vez .
  • Publica páginas simultáneamente . Si tiene el requisito de que todas las páginas se publiquen al mismo tiempo, puede configurar un flujo de trabajo, asignar fechas y horas de publicación de páginas similares o publicar manualmente todas las páginas relacionadas juntas seleccionando las páginas y haciendo clic en Publicar en la barra de comandos ( Figura 3). Tenga en cuenta que también puede crear un flujo de trabajo de aprobación de páginas utilizando Power Automate para hacer esto, pero este enfoque es relativamente simple y funcionaría bien si tiene traducciones listas para usar cuando crea contenido.
publicar varias páginas de ml
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Figura 3. Puede seleccionar varias páginas para publicar al mismo tiempo.

5.Asegúrate de que todas las páginas conectadas sean del mismo tipo: Noticias o Página del sitio.

Tenga cuidado al publicar páginas para asegurarse de que toda su "familia" de páginas se publique con el mismo tipo o estado promocionado. Actualmente no hay ninguna advertencia si publica la página en francés y selecciona "Promocionar como noticia" (estado promocionado = 2) y publica la página en inglés como una página del sitio (estado promocionado = 0). Esto podría crear una experiencia de usuario confusa en sus elementos web de Noticias porque la misma página podría aparecer como Noticias en un idioma y como una página "normal" en otro. Una forma de minimizar el riesgo de que esto suceda es crear páginas de noticias desde el elemento web Noticias. Esto garantizará que su página en el idioma principal se cree como una página de noticias y, por lo tanto, sus páginas traducidas también se tratarán como páginas de noticias.

Si crea sus páginas a partir de la nueva experiencia de la página y luego decide promoverlas como Noticias, podría terminar con una experiencia de "página Franken" en la que los miembros de la misma "familia" de la página son de diferentes tipos.

  • Si creó accidentalmente una página (página principal o página alternativa) como Página del sitio y desea promoverla como Noticias, navegue hasta la página y seleccione Promocionar en la barra de comandos. Aparecerá la ventana emergente "Ayude a otros a encontrar su página" y, si selecciona Promocionar como noticias , su página se promocionará automáticamente como noticias. Asegúrese de hacer esto para todas las páginas de la misma "familia".
  • Si accidentalmente creó una página como Noticias y desea que sea una página del sitio, no hay una manera fácil de solucionar este problema en la interfaz de usuario sin volver a crear las páginas. Es posible que pueda usar PowerShell para cambiar el estado promocionado o probar uno de los "trucos" hacia el final de este hilo en Microsoft TechCommunity .

6. Tenga cuidado al eliminar la página del idioma principal.

Si elimina la página del idioma principal, romperá la conexión con las páginas traducidas. Actualmente, no se proporciona ninguna advertencia al hacer esto. Si elimina la página del idioma principal, también deberá eliminar manualmente las páginas del idioma alternativo . Eliminar la página principal romperá todos los enlaces a las páginas traducidas. Eliminar una página de idioma alternativo requiere algunos pasos adicionales . Aprenda a eliminar una página de traducción .

7. Agregue solo las URL de la página principal a la navegación.

La URL de la página principal siempre redirigirá a los usuarios con una configuración de idioma alternativo a la página correspondiente en su idioma. Por lo tanto, siempre debe usar solo las URL de la página en el idioma principal en la navegación de su sitio. Sin embargo, puede editar los nombres de visualización de navegación para que estén en cualquier idioma. Aprenda a configurar un nombre de sitio, navegación y pie de página en varios idiomas .

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