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Cómo Asana ayudó al equipo de marketing de CityFibre a impulsar la productividad


A diferencia de las empresas que se vieron obligadas a reducir su tamaño durante la pandemia de COVID-19,  CityFibre se  encontró creciendo exponencialmente. A principios de 2020, ya había ampliado su red a 12 ciudades con planes de construir otras 30 más durante el próximo año.

Este nivel de crecimiento significó que pronto quedó claro para Victoria Sanches , gerente de operaciones de marketing de CityFibre , y Liz Dean , gerente senior de marketing, que el equipo necesitaba una mejor manera de administrar las comunicaciones entre equipos y garantizar la escalabilidad de sus actividades de marketing.

Encontrar la solución adecuada


Sanches lideró la búsqueda de una nueva plataforma, hablando con los diferentes equipos para comprender mejor sus necesidades y desafíos. Habiendo reducido las herramientas potenciales a seis opciones, comparó lo que ofrecía cada una con la lista de requisitos de la empresa y eligió Asana . (Los otros CityFibre considerados fueron Trello , Breeze, Meistertask, Microsoft Planner , Monday.com y Basecamp ya en uso).

Citó dos características que fueron clave para tomar esa decisión: la integración con Office 365, que ya está siendo utilizada por todos los trabajadores de CityFibre, y la capacidad de las personas para administrar sus propias tareas.

En enero de 2020, los miembros de los equipos de marketing corporativo y de consumo comenzaron una prueba de la plataforma durante un mes. Una vez satisfecha con la funcionalidad que ofrecía Asana, la empresa decidió trasladar todos los proyectos existentes de las plataformas heredadas de CityFibre y el equipo pronto comenzó a probar Asana con algunas de las agencias de relaciones públicas externas con las que trabajan.

Según Dean, trabajar con agencias, como colaborar sobre qué canales sociales debían compartir los comunicados de prensa, había involucrado en el pasado muchos procesos manuales.

"Asana ha permitido que suceda ese flujo de proceso", dijo. "Todo lo que alguien debe hacer es asignar [un proyecto] como 'publicado' y luego, una vez que haya pasado por la agencia de relaciones públicas, se enviará una notificación a la agencia de redes sociales para diga: 'Esto se ha puesto en marcha, sáquelo.

"Nos ha brindado una mejor colaboración entre nuestras agencias y simplemente ha unido a todos", dijo.

La visibilidad es igual a la productividad

El flujo mejorado de información entre equipos también benefició a CityFibre internamente, mejorando la visibilidad en un equipo en crecimiento que se estaba volviendo cada vez más remoto, incluso antes de que ocurriera la pandemia.

"Mi equipo tiene empleados tan al norte como Inverness y tan al sur como Bournemouth, por lo que ya estábamos en esta forma semi-remota de trabajar antes de COVID", dijo Dean. “[Anteriormente], era un caso de tener charlas de Teams donde la gente decía, '¿Qué está pasando con esto, qué está pasando con eso?' pero luego revisa sus correos electrónicos y descubre que alguien se perdió de la cadena [y] no recibió la actualización ".

A medida que más empresas comienzan a abrirse nuevamente, más colegas de Dean CityFibre están de regreso en el campo y pueden continuar manteniéndose al día con el trabajo usando la aplicación móvil de Asana. (Dado que el equipo de marketing continúa creciendo, Asana ahora también es parte del proceso de incorporación; los nuevos empleados están capacitando al respecto y se les anima a participar en el programa de embajadores).

Para Sanches, no poder llamar a alguien en la oficina para obtener una actualización del proyecto ha reforzado la importancia de contar con las herramientas de colaboración adecuadas. Debido a que su equipo es multifuncional, la visibilidad mejorada de las etapas de un proyecto y una forma de trabajo más estructurada han generado beneficios.

"Creo que, en general, nos ha permitido dejar de trabajar sobre el trabajo y simplemente centrarnos en entregar cosas en lugar de tratar de encontrar información y ponerla manualmente en algún tipo de estructura", dijo.

También permite a los nuevos empleados comenzar a trabajar, ya que pueden ver de inmediato en qué equipos están trabajando y en qué etapa se encuentran los proyectos.

CityFibre ahora tiene licencias para unos 70 empleados, y aunque Asana se ha utilizado principalmente para los esfuerzos de marketing de CityFibre, Sanches planea promocionar sus beneficios a toda la empresa.

"No estamos diciendo que Asana sea la opción adecuada para todos los departamentos, porque nuestros requisitos son definitivamente diferentes a los demás", dijo. "Nuestro plan es asegurarnos de que la empresa comprenda los beneficios de tener este tipo de estructura en los equipos.

 

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