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Cómo hacer que el correo de Apple ofrezca más productividad


Apple le dio a su aplicación Mail una pequeña renovación en 2020, pero sigue siendo bastante limitada en comparación con otros rivales de correo electrónico disponibles. Pero puedes sacar un poco más de Mail con un poco de perseverancia gracias a Rules.

A continuación, le mostramos cómo hacer que Mail entregue más.

¿Qué son las reglas en Apple Mail?
El correo admite reglas que se aplican automáticamente a los mensajes entrantes. Estas reglas pueden automatizar funciones como el reenvío de mensajes, el archivo y más.

Sin embargo, existen algunas limitaciones importantes:

No puede crear reglas en dispositivos iOS.
Si bien puede crear reglas en Mac, solo se aplicarán en esa Mac.
Para crear una regla que funcione y se sincronice en sus Mac y dispositivos iOS, debe hacerlo en iCloud.com. Desafortunadamente, esto solo funcionará con tu correo de iCloud.
Ninguna de estas restricciones es ideal, pero si usa el correo de iCloud en su negocio (o simplemente desea crear un sistema automatizado para capturar cualquier mensaje relacionado con el negocio que pueda pasar por su cuenta de casa en esta era de la FMH), las reglas pueden ayudar.

Alternativas al correo
Existen muchas alternativas más sofisticadas a Mail que logran combinar seguridad y privacidad con funcionalidades útiles; tres que pueden satisfacer mejor las necesidades de un trabajador empresarial incluyen:

Outlook : Microsoft continúa haciendo de Outlook una poderosa herramienta de productividad, que integra calendario, listas de tareas, cifrado de datos e integración con todas sus aplicaciones de Office. También hay soporte para complementos de terceros.

Spark : ofrece una interfaz de usuario limpia y herramientas poderosas, incluida una bandeja de entrada inteligente que reúne correos electrónicos en categorías útiles, buzones de correo inteligentes, integraciones con herramientas geniales como OmniFocus y la capacidad de enviar mensajes más tarde (con recordatorios de seguimiento). una buena solución para muchos.

AirMail : esta es otra opción poderosa que ofrece muchas de las mismas funciones que Spark y muchas más que Mail. AirMail incluye funciones de repetición y envío posterior, un modo de privacidad útil y compatibilidad con la integración de terceros con aplicaciones como Notes, Dropbox y Evernote.

Cómo crear reglas en el correo
Hay dos formas de crear reglas en Mail, en tu Mac y en línea en iCloud.com.

En su Mac, abra Correo> Preferencias y toque Reglas, luego toque Agregar regla .

Reglas de correo de macOS


En iCloud.com, inicie sesión en su cuenta, abra Mail online y busque el icono de engranajes en la parte inferior izquierda de la ventana del navegador. Toque aquí y verá un elemento de Reglas , que debe seleccionar. Luego, toca el botón Agregar regla .

Verá que la interfaz de usuario para las versiones en línea y para Mac de las Reglas es un poco diferente, pero lo que hacen es similar, aunque la iteración de Mac es mucho más configurable con más opciones. En su forma más simple, le permiten definir una condición que se aplica al mensaje entrante, es decir. 'Si un mensaje ”… y elige lo que se hace con algo que cumpla la condición.

Puede crear reglas al contenido de su corazón , pero aquí hay tres que pueden ser útiles si está tratando desesperadamente de hacer las cosas a pesar de una fecha límite apremiante.

Cómo automatizar el reenvío de correo electrónico
Si trabaja en proyectos, es posible que deba asegurarse de que todo el correo electrónico relacionado con esa tarea se envíe por correo electrónico a las personas con las que está trabajando o se envíe a algún tipo de archivo de mensajes. Si bien esta regla requiere cierta disciplina, debería facilitar mucho ese proceso.

En el primer criterio, elija: Tiene asunto que contiene

En el segundo criterio, elija: Reenviar ay establecer la (s) dirección (es) de correo electrónico a las que desea que vayan estos mensajes.

Cómo configurar el color del mensaje
Parece bastante molesto que no pueda configurar esta automatización en iCloud en línea, pero en una Mac puede crear una regla para configurar automáticamente el color del mensaje, lo que debería facilitar su seguimiento.

Por lo tanto, si desea asegurarse de que todos los mensajes de un pequeño grupo de colegas sean de color amarillo, establecerá la condición " Si el remitente contiene [direcciones de correo electrónico] ". Realice las siguientes acciones: Establezca el color del mensaje en el color que elija.

Cómo mover mensajes a carpetas específicas
Puede configurar los mensajes para que lleguen a subcarpetas específicas. Esto es útil cuando se intenta mantenerse al día con correos específicos sobre temas y proyectos específicos. Sin embargo, es molesto que cuando creas esta regla en iCloud, la subcarpeta resultante aparece como una colección fácil de olvidar en tu cuenta de Mail, en lugar de en el nivel superior de Mail; debe abrir su correo de iCloud en el menú de la izquierda y desplazarse hacia abajo para encontrar esa carpeta.

Sin embargo, no todo está completamente perdido, ya que luego puede arrastrar y soltar esa subcarpeta para que aparezca justo debajo de su elemento "Todas las bandejas de entrada".

En una Mac: cree una carpeta en la barra lateral de correo ( elija Buzón> Nuevo buzón , asigne un nombre a la carpeta y elija dónde desea almacenarla).

Luego, creará una regla, o un conjunto de reglas, para recopilar los mensajes relevantes. Es posible que desee configurar esto para que los mensajes de un determinado grupo de personas, o que contengan palabras de activación específicas, se recopilen en esta carpeta.

En iCloud : elija "si un mensaje es de" y agregue las direcciones de correo electrónico relevantes, después de lo cual debe configurar la instrucción Luego para Mover a la carpeta y tocar el elemento Elegir una carpeta para seleccionar una carpeta existente, o configurar una para almacenarlas mensajes.

Limitaciones del correo
Si soy sincero, reunir este informe ha expuesto las desventajas de Mail con mayor claridad. Si bien aprecio que sea posible usar Automator y Apple Script para crear automatizaciones para Mail , esto agrega un grado de complejidad para el que la mayoría de las personas no tienen tiempo cuando se enfrentan a niveles peligrosos.

¿Por qué, por ejemplo, las reglas de correo no se pueden sincronizar en todas sus Mac y dispositivos cuando están integradas en su Mac? ¿Por qué la interfaz de usuario es diferente y por qué no es posible crear o incluso editar reglas en un dispositivo iOS, a menos que estén almacenadas en iCloud? ¿Y Siri? Sabemos que Siri y Spotlight son bastante capaces de proporcionar información útil sobre nuestro correo, entonces, ¿por qué no es posible pedirle a Siri que cree nuevos buzones de correo, los reúna en carpetas o defina colores en los correos?

Si bien creo que los accesos directos y las carpetas inteligentes pueden ayudar con algunos de estos problemas, esto, en combinación con la falta de herramientas de colaboración multiplataforma en iMessage y FaceTime, muestra una brecha en la percepción de Apple de este aspecto de la tecnología de la información y la comunicación.

El correo debería ser al menos tan bueno como Outlook y debería beneficiarse del rico ecosistema de Apple de desarrolladores externos e integraciones de aplicaciones. En un mundo cada vez más digital, todos necesitamos herramientas de mensajería que nos permitan mantenernos productivos mientras automatizamos las tareas que decidimos dejar atrás, y realmente no veo que Mail cumpla con esa necesidad en este momento. Aún así, estos consejos y atajos deberían ayudarlo a hacer un poco más.

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