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Cómo Hacer Que Sus Reuniones Sean Más Productivas

Piense en la última reunión a la que asistió. ¿Estuvo bien organizado? ¿Empezó a tiempo? ¿Quizás terminó con acciones claras para que todos trabajen? Si niega con la cabeza, no está solo.

Cómo hacer que sus reuniones sean más productivas

Según una investigación de eShare, el trabajador de oficina promedio pasa más de diez horas a la semana preparándose y asistiendo a 4.4 reuniones, el 59% de las cuales se consideran innecesarias.

Esa cifra se vuelve aún más condenatoria cuando se da cuenta de que el 24% de los encuestados dijo que a menudo se podrían lograr los mismos resultados con unos pocos correos electrónicos rápidos. La investigación de Microsoft Training reveló que el empleado medio de una PYME asiste a 207 reuniones al año, el 67% de las cuales se consideran improductivas.

Claramente, las reuniones deben cambiar. Sin embargo, comprender esa necesidad e instigarla son dos cosas diferentes.

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¿Esto necesita una reunión?

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"Las reuniones excesivas son la plaga de las grandes empresas y casi siempre empeoran con el tiempo" escribió el director ejecutivo de Tesla , Elon Musk, en un correo electrónico a sus empleados . “Deshágase de las reuniones frecuentes, a menos que se trate de un asunto de extrema urgencia”.

El consejo de Musk es que el número de reuniones debería "disminuir rápidamente una vez que se resuelva el asunto urgente".

“Salga de una reunión o deje una llamada tan pronto como sea obvio que no está agregando valor. No es de mala educación irse, es de mala educación hacer que alguien se quede y pierda el tiempo ".

"Es de mala educación hacer que alguien se quede y pierda el tiempo"

Musk puede haberlo expresado con fuerza, pero da en un punto clave. Las reuniones agotan los recursos empresariales, agotan la energía de los trabajadores y consumen tiempo que podría aprovecharse mejor en otros lugares.

Eso no quiere decir que las reuniones todavía no tengan un lugar. Sin embargo, deben estructurarse cuidadosamente para que sigan siendo útiles. Una reunión que no genera acciones tangibles es una pérdida de tiempo y energía.

“Muchas pequeñas empresas esperan que los resultados surjan de manera orgánica de la discusión”, dice Nigel Davies, fundador del lugar de trabajo digital Claromentis. "Si se anima a las personas a desarrollar sus pensamientos e ideas antes de la reunión y se presentan preparadas, es posible sacar mucho más provecho de una reunión en un espacio de tiempo más corto".

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La empresa de colaboración en el lugar de trabajo Asana llega incluso a no tener "los miércoles sin reuniones". El cofundador de la empresa, Justin Rosenstein, explica la decisión como un medio para ayudar a las personas a comprender la mejor manera de comunicarse. “La primera pregunta que debe hacerse es: '¿una reunión para hablar sobre esto realmente va a ser un uso productivo del tiempo de todos?'

"La mayor parte de la información que solemos cubrir en las reuniones no necesita comunicarse en una sala o en una sala llena de personas".

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Cómo mejorar sus reuniones

Si su empresa está sufriendo de reuniones holgadas, ¿qué puede hacer para asegurarse de que sean lo más eficientes y efectivas posible?

Pregunte si realmente necesita una reunión

Antes de convocar una reunión, tómese el tiempo para pensar para qué es realmente la reunión. ¿Podría lograrse sin una reunión? Si es así, no tenga uno.

Invita a las personas adecuadas

Invite solo a personas que necesiten asistir a la reunión. Al igual que la CC de correo electrónico fuera de control, las reuniones pueden llenarse de asistentes que tienen poca o ninguna contribución que hacer.

Mira el reloj

Las reuniones nunca deben durar horas. La concentración comienza a disminuir después de una hora. Depende de la persona que dirige la reunión ceñirse a la agenda y evitar que la conversación se desvíe por la tangente, una forma segura de perder productividad durante toda la reunión. Establezca horarios de inicio y finalización estrictos para cumplir.

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Capture los objetivos con anticipación

Como explica Justin Rosenstein de Asana: “Comience a agregar cosas a su agenda de reuniones a medida que surjan en lugar de crear una agenda de reuniones sobre la marcha.

“Para cuando comience la reunión, sabrá lo que quiere cubrir y lo que espera lograr en la reunión en sí. Bonificación: recuperarás los primeros diez minutos de la reunión, que normalmente se dedican a averiguar de qué hablarás ".

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Resultados garantizados

Las reuniones siempre deben tener una agenda que resulte en un conjunto de acciones claramente definidas que se puedan asignar a individuos o grupos. Estas acciones también deben tener resultados establecidos y plazos para su finalización. Puede hacer un seguimiento de estos en la próxima reunión para asegurarse de que los objetivos se hayan logrado o estén bien encaminados.

¿Necesitas sentarte?

Una tendencia reciente son las reuniones de pie, con la idea de que es más difícil para los asistentes distraerse y, por lo tanto, la conversación será rápida y dinámica.

Existe evidencia que respalda la idea de que estar de pie durante un período de tiempo en la jornada laboral puede mejorar su salud y, por lo tanto, una reunión de pie también se considera beneficiosa para la salud. No todas las reuniones pueden, o deben, estar de pie, pero cuando se necesitan conferencias rápidas, es una forma eficiente de hablar con grupos más pequeños.

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Utilice la tecnología para conectar a sus trabajadores

Además de simplemente hacer que la gente se levante de sus sillas, la cultura de las reuniones está cambiando para adoptar nuevas tecnologías para mejorar la comunicación. Con el auge del trabajo flexible, la tecnología ha evolucionado rápidamente para satisfacer las necesidades de equipos geográficamente remotos.

"Ya estamos viendo cómo las plataformas virtuales se están convirtiendo en la norma en la forma en que celebramos reuniones", dice Prajit Nanu, director ejecutivo y cofundador de la empresa de pagos transfronterizos InstaReM. "Con regularidad participo en videollamadas en plataformas como Zoom o GoToMeeting, o incluso Slack y WhatsApp ".

No reemplace una docena de reuniones físicas ineficaces con una docena de reuniones virtuales ineficaces

No desea pasar la mitad del tiempo de su reunión luchando con tecnología que se niega a funcionar, pero use las plataformas digitales de manera efectiva y puede ser una excelente manera de reunir a los equipos para reuniones rápidas y eficientes. Esto se está convirtiendo cada vez más en la norma, a medida que las empresas cambian hacia el trabajo remoto.

Sin embargo, recuerde que no desea reemplazar una docena de reuniones físicas ineficaces con una docena de reuniones virtuales ineficaces. Como dice Davies, “la tecnología de reuniones continuará evolucionando para brindar un mejor soporte a las prácticas de trabajo remoto, pero reemplazar las reuniones con salas de discusión asincrónicas no será suficiente; también podría comenzar un hilo de correo electrónico.

“La razón principal por la que las reuniones ganan es porque es la oportunidad de concentrar sus mentes más brillantes en una cosa, al mismo tiempo, y hacer que reboten entre sí. Así es como puede florecer el genio creativo y cómo puede suceder la innovación ". 

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