La ejecución de una reunión virtual requiere un enfoque diferente al de las reuniones en persona. Debe averiguar cómo moderar la discusión, asegurarse de que todos tengan voz y se sientan escuchados y asegurarse de que todos sus empleados estén debidamente equipados para participar. Pero las reuniones virtuales no tienen por qué ser estresantes; de hecho, llevar las reuniones de manera virtual puede incluso ayudarlo a quitarse el trabajo de encima si aprovecha las herramientas de manera eficaz.
Aquí hay cinco consejos sobre cómo llevar a cabo una reunión virtual exitosa, ya sea en el ayuntamiento de su empresa o en una hora feliz virtual después del trabajo.
Las reuniones virtuales pueden salirse rápidamente de los rieles si no se organizan con anticipación, así que trate de enviar una agenda y regístrese cinco minutos antes para asegurarse de que todo funcione sin problemas, dice Tim Ihlefeld, CEO de la plataforma de entrevistas remotas Harqen. Incluso si tiene a todos configurados en la misma plataforma, pueden surgir fallas técnicas, ya que no puede controlar la conectividad Wi-Fi de los miembros individuales de la reunión y los errores de software o fallas de hardware en sus dispositivos. Tener un plan y establecer las mejores prácticas con anticipación puede evitarle un dolor de cabeza de TI durante la reunión.
Establezca quién será responsable de responder preguntas, solucionar problemas de conectividad y tomar o distribuir notas de reuniones. También debe decidir si necesitará silenciar a los participantes, quién moderará la reunión, qué participantes necesitarán compartir la pantalla y cómo los oyentes pueden hacer preguntas. Para reuniones más pequeñas, estos problemas pueden ser menos urgentes y estresantes, pero para reuniones más grandes es una buena idea establecer pautas para que todos conozcan su función y lo que se espera de ellos.
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