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Hoja de referencia de Excel para Office 365

 

Microsoft Windows puede obtener toda la cobertura de prensa, pero cuando desea realizar un trabajo real, debe prestar atención a las aplicaciones que se ejecutan en él. Y si usa hojas de cálculo, eso generalmente significa Excel.

Excel es, por supuesto, parte del conjunto de herramientas de productividad de Office de Microsoft. Microsoft vende Office bajo dos modelos: las personas y las empresas pueden pagar por la licencia de software por adelantado y poseerla para siempre (lo que la empresa llama la versión "perpetua" de la suite), o pueden comprar una suscripción a Office 365, lo que significa que tienen acceso al software solo mientras sigan pagando la tarifa de suscripción.

Cuando compra una versión perpetua de la suite, por ejemplo, Office 2016 u Office 2019 , sus aplicaciones nunca obtendrán nuevas funciones, mientras que las aplicaciones de Office 365 se actualizan continuamente con nuevas funciones. Para obtener más detalles, consulte “ ¿Cuáles son las diferencias entre Microsoft Office 2019 y Office 365? "

Esta hoja de trucos lo pone al día sobre las características que se han introducido en el cliente de escritorio Excel para Windows de Office 365 desde 2015. Actualizaremos esta historia periódicamente a medida que se implementen nuevas características. (Si está utilizando la licencia perpetua Excel 2016 o 2019, consulte nuestra hoja de referencia separada de Excel 2016 y 2019 ).

Usa la cinta

La interfaz Ribbon que llegó a conocer y amar (o quizás odiar) en versiones anteriores de Excel sigue viva y coleando. Dado que la cinta de opciones se ha incluido en las aplicaciones de Office desde Office 2007, suponemos que ya está familiarizado con su funcionamiento. Si necesita un repaso, consulte nuestra hoja de referencia de Excel 2010 .

En septiembre de 2018, Microsoft revisó el aspecto de Ribbon. Ahora tiene un aspecto más plano, con colores de alto contraste, lo que hace que los iconos y el texto de la cinta sean más fáciles de ver. La barra verde en la parte superior también se ha reducido, y los nombres de las pestañas ahora aparecen sobre un fondo gris. Pero todavía funciona de la misma manera y encontrará la mayoría de los comandos en las mismas ubicaciones que en versiones anteriores.

pestaña de inicio de cinta de Excel office365
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La cinta de opciones en Excel para Office 365 se ha limpiado un poco con iconos y texto más fáciles de ver. (Haga clic en la imagen para ampliar).

Un pequeño cambio en el diseño de la cinta es que ahora hay una pestaña de Ayuda a la derecha de la pestaña Ver. Para saber qué comandos residen en qué pestañas de la cinta, descargue nuestra referencia rápida de la cinta de Excel para Office 365 . También tenga en cuenta que puede usar la barra de búsqueda en la cinta de opciones para buscar comandos.

Al igual que en versiones anteriores de Excel, si desea que los comandos de la cinta de opciones desaparezcan, presione Ctrl-F1. (Tenga en cuenta que las pestañas sobre la cinta de opciones - Archivo, Inicio, Insertar, etc. - permanecen visibles). Para que aparezcan nuevamente, presione Ctrl-F1.

También tiene otras opciones para mostrar la cinta. Para acceder a ellos, haga clic en el icono Opciones de visualización de la cinta en la parte superior derecha de la pantalla, justo a la izquierda de los iconos para minimizar y maximizar PowerPoint. Aparece un menú desplegable con estas tres opciones:

  • Ocultar automáticamente la cinta: oculta toda la cinta, tanto las pestañas como los comandos que se encuentran debajo. Para volver a mostrar la cinta, haga clic en en la parte superior de Excel.
  • Mostrar pestañas: muestra las pestañas pero oculta los comandos debajo de ellas. Es lo mismo que presionar Ctrl-F1. Para mostrar los comandos debajo de las pestañas cuando están ocultas, presione Ctrl-F1, haga clic en una pestaña o haga clic en el icono de visualización de la cinta y seleccione "Mostrar pestañas y comandos".
  • Mostrar pestañas y comandos: al seleccionar esta opción, se muestran tanto las pestañas como los comandos.

Y si por alguna razón ese bonito color verde en la barra de título es demasiado para usted, puede convertirlo en negro, blanco o gris oscuro. Primero seleccione Archivo> Opciones y, en la pantalla que aparece, seleccione General. En la sección "Personalizar su copia de Microsoft Office", haga clic en la flecha hacia abajo junto a Tema de Office y seleccione Gris oscuro, Negro o Blanco en el menú desplegable. Para que la barra de título vuelva a ser verde, elija la opción "Colorido" de la lista desplegable. Justo encima del menú Tema de Office hay un menú desplegable Fondo de Office: aquí puede elegir mostrar un patrón como una placa de circuito o círculos y rayas en la barra de título.

excel office365 color de la cinta
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Puede cambiar la barra de título verde de Excel: haga clic en la flecha hacia abajo junto a Tema de Office y elija un color. (Haga clic en la imagen para ampliar).

Hay una característica útil en lo que Microsoft llama el área entre bastidores que aparece cuando hace clic en la pestaña Archivo en la cinta. Si hace clic en Abrir o Guardar una copia en el menú de la izquierda, puede ver los servicios basados ​​en la nube que ha conectado a su cuenta de Office, como SharePoint y OneDrive. Cada ubicación ahora muestra su dirección de correo electrónico asociada debajo. Esto es muy útil si usa un servicio en la nube con más de una cuenta, como si tiene una cuenta de OneDrive para uso personal y otra para negocios. Podrás ver de un vistazo cuál es cuál.

Excel Office365 archivo abierto
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El área entre bastidores muestra qué servicios basados ​​en la nube ha conectado a su cuenta de Office. (Haga clic en la imagen para ampliar).

En las obras: una cinta simplificada

Microsoft también está trabajando en una versión simplificada de Ribbon para todas las aplicaciones de Office. Al igual que la cinta de opciones existente, tendrá pestañas en la parte superior y cada pestaña tendrá comandos. Pero es más optimizado y utiliza menos espacio que la cinta de opciones existente.

Por ahora, solo Outlook para Windows usa la cinta simplificada en Office 365. Sin embargo, algunos usuarios pueden obtener una vista previa de cómo se verá en Excel yendo a la versión en línea de Excel. Utilice el control deslizante junto a "Cinta simplificada" en la parte superior derecha de la pantalla para activar y desactivar la cinta simplificada. (No todos los usuarios tienen esta opción todavía).

Excel cinta simplificada en línea
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Aquí está la cinta simplificada en la versión en línea de Excel. (Haga clic en la imagen para ampliar).

En la cinta simplificada, todos los comandos siguen estando allí para cada pestaña, pero solo están visibles los más utilizados. Haga clic en el icono de tres puntos en el extremo derecho de la cinta para mostrar el resto de los comandos en un menú desplegable.

En Outlook, puede alternar entre la cinta simplificada y tradicional haciendo clic en un pequeño icono de intercalación en el borde derecho de la cinta. Suponemos que esto funcionará de la misma manera en Excel, pero en este punto no tenemos detalles. Actualizaremos esta sección cuando la cinta simplificada se implemente en Excel para Windows.

Realice búsquedas para realizar las tareas rápidamente

Excel nunca ha sido la aplicación más fácil de usar y tiene tantas funciones poderosas que puede ser difícil hacer un seguimiento de todas ellas. En Excel 2016, Microsoft lo hizo más fácil con una función de búsqueda mejorada llamada Tell Me, que puso al alcance de la mano incluso las herramientas ocultas. Ahora Microsoft ha cambiado el nombre de la función de búsqueda, pero funciona de la misma manera. 

Para usarlo, haga clic en el cuadro de búsqueda a la derecha de todos los encabezados de las pestañas en la cinta. (Los fanáticos del teclado pueden presionar Alt-Q). Luego, escriba una tarea que desee hacer, como "crear una tabla dinámica". Obtendrá un menú que muestra posibles coincidencias para la tarea. En este caso, el resultado superior es un enlace directo al formulario para crear una tabla dinámica; selecciónelo y comenzará a crear la tabla dinámica de inmediato, sin tener que ir primero a la pestaña Insertar de la cinta.

búsqueda de excel office365
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El cuadro de búsqueda facilita la realización de casi cualquier tarea en Excel. (Haga clic en la imagen para ampliar).

Si desea obtener más información sobre su tarea, los dos últimos elementos que aparecen en el menú le permiten seleccionar entre los temas de ayuda relacionados o buscar su frase con Smart Lookup. (Más sobre Smart Lookup a continuación).

Incluso si se considera un experto en hojas de cálculo, valdrá la pena probar la función de búsqueda mejorada. Es un gran ahorro de tiempo y mucho más eficiente que buscar en la cinta de opciones para encontrar un comando. También es útil que recuerda las funciones en las que ha hecho clic anteriormente en el cuadro, por lo que cuando hace clic en él, primero ve una lista de las tareas anteriores que ha buscado. Eso asegura que las tareas que realiza con frecuencia estén siempre al alcance de la mano. Y también pone a su alcance las tareas que rara vez hace.

Una última nota: el cuadro de búsqueda no se limita a buscar tareas. También puede usarlo para buscar definiciones de palabras con Bing, y los usuarios con cuentas comerciales de Office 365 pueden usarlo para buscar contactos de la empresa o archivos almacenados en OneDrive o SharePoint.

Utilice Smart Lookup para realizar búsquedas en línea

Otra función, Smart Lookup, le permite investigar mientras trabaja en una hoja de cálculo. Haga clic con el botón derecho en una celda que contenga una palabra o un grupo de palabras y, en el menú que aparece, seleccione Búsqueda inteligente.

Cuando hace eso, Excel usa el motor de búsqueda Bing de Microsoft para hacer una búsqueda web en la palabra o palabras, luego muestra definiciones, cualquier entrada de Wikipedia relacionada y otros resultados de la web en el panel de Búsqueda inteligente que aparece a la derecha. Haga clic en cualquier enlace de resultado para abrir la página completa en un navegador. Si solo desea una definición de la palabra, haga clic en la pestaña Definir en el panel. Si desea más información, haga clic en la pestaña Explorar en el panel.

Excel Office365 búsqueda inteligente
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Smart Lookup es útil para encontrar información general, como definiciones de términos financieros. (Haga clic en la imagen para ampliar).

Para términos genéricos, como "período de recuperación" o "ROI", funciona bien. Pero no espere que Smart Lookup siempre haga un trabajo estelar al investigar la información financiera que podría querer incluir en su hoja de cálculo. Cuando hice una búsqueda inteligente sobre "Tasa de inflación en Francia 2018", por ejemplo, el primer resultado fue la entrada de Wikipedia para Francia, y no fue hasta el tercer enlace que obtuve la información específica sobre la tasa de inflación de Francia para 2018.

Por otro lado, cuando busqué "Salida de acero de Estados Unidos", Smart Lookup encontró exactamente lo que quería. Por lo tanto, vale la pena intentar usarlo para encontrar datos financieros, incluso si no siempre da en el blanco. Y también tenga en cuenta que Microsoft está mejorando constantemente sus capacidades de inteligencia artificial en Office, por lo que Smart Lookup ha mejorado con el tiempo.

Tenga en cuenta que para utilizar Smart Lookup en Excel o cualquier otra aplicación de Office, es posible que primero deba habilitar la función de servicios inteligentes de Microsoft, que recopila los términos de búsqueda y parte del contenido de sus hojas de cálculo y otros documentos. (Si le preocupa la privacidad, deberá sopesar si el impacto de la privacidad merece la conveniencia de investigar directamente desde la aplicación). Si no lo ha habilitado, verá una pantalla cuando haga clic en Búsqueda inteligente que le pide que la encienda. Una vez que lo haga, se activará en todas sus aplicaciones de Office.

Trace los nuevos tipos de gráficos

Las hojas de cálculo no se tratan solo de datos sin procesar, también se tratan de gráficos. Los gráficos son excelentes para visualizar y presentar datos y para obtener información a partir de ellos. Con ese fin, Excel para Office 365 tiene varios tipos de gráficos nuevos, que incluyen principalmente un histograma (que se usa con frecuencia en estadísticas), una "cascada" que es eficaz para mostrar los totales financieros en ejecución y un mapa de árbol jerárquico que lo ayuda a encontrar patrones en los datos. Tenga en cuenta que los nuevos gráficos están disponibles solo si está trabajando en un documento .xlsx. Si usa el formato .xls anterior, no los encontrará.

Para ver todos los gráficos nuevos, coloque el cursor en una celda o grupo de celdas que contenga datos, seleccione Insertar> Gráficos recomendados y haga clic en la pestaña Todos los gráficos. Encontrarás los nuevos gráficos mezclados con los más antiguos. Seleccione cualquiera para crear el gráfico.

excel office365 insertar gráfico
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Excel para Office 365 incluye varios tipos de gráficos nuevos, incluida la cascada. (Haga clic en la imagen para ampliar).

Estos son los nuevos tipos de gráficos:

Mapa de árbol. Este tipo de gráfico crea una vista jerárquica de sus datos, con categorías de nivel superior (o ramas de árboles) mostradas como rectángulos, y con subcategorías (o sub-ramas) mostradas como rectángulos más pequeños agrupados dentro de los más grandes. Por lo tanto, puede comparar fácilmente los tamaños de las categorías y subcategorías de nivel superior en una sola vista. Por ejemplo, una librería puede ver de un vistazo que genera más ingresos de los primeros lectores, una subcategoría de libros para niños, que de toda la categoría de nivel superior de no ficción.

Gráfico de mapa de árbol de Excel 2016
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Un gráfico de mapa de árbol le permite comparar fácilmente categorías y subcategorías de nivel superior en una sola vista. (Haga clic en la imagen para ampliar).

Sunburst. Este tipo de gráfico también muestra datos jerárquicos, pero en un gráfico circular de varios niveles. Cada nivel de la jerarquía está representado por un círculo. El círculo más interno contiene las categorías de nivel superior, el siguiente círculo muestra las subcategorías, el círculo después de esa subcategoría y así sucesivamente.

Los rayos solares son mejores para mostrar las relaciones entre categorías y subcategorías, mientras que los mapas de árbol son mejores para mostrar los tamaños relativos de categorías y subcategorías.

Gráfico de resplandor solar de Excel 2016
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Un gráfico de rayos de sol muestra datos jerárquicos, como categorías y subcategorías de libros, como un gráfico circular de varios niveles. (Haga clic en la imagen para ampliar).

Cascada. Este tipo de gráfico es adecuado para visualizar estados financieros. Muestra un total acumulado de las contribuciones positivas y negativas hacia un valor neto final.

Gráfico de cascada de Excel 2016
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Un gráfico en cascada muestra un total acumulado de contribuciones positivas y negativas, como ingresos y gastos, hacia un valor neto final. (Haga clic en la imagen para ampliar).

Histograma. Este tipo de gráfico muestra frecuencias dentro de un conjunto de datos. Podría, por ejemplo, mostrar la cantidad de libros vendidos en rangos de precios específicos en una librería.

Gráfico de histograma de Excel 2016
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Los histogramas son buenos para mostrar frecuencias, como la cantidad de libros vendidos a varios precios. (Haga clic en la imagen para ampliar).

Pareto. Este gráfico, también conocido como histograma ordenado, contiene barras y un gráfico de líneas. Los valores se representan en orden descendente mediante barras. El porcentaje total acumulado de cada barra está representado por una línea ascendente. En el ejemplo de la librería, cada barra podría mostrar el motivo de la devolución de un libro (defectuoso, con un precio incorrecto, etc.). El cuadro mostraría, de un vistazo, las principales razones de las devoluciones, de modo que el propietario de una librería podría centrarse en esos problemas.

Tenga en cuenta que el gráfico de Pareto no aparece cuando selecciona Insertar> Gráficos recomendados> Todos los gráficos . Para usarlo, primero seleccione los datos que desea graficar, luego seleccione Insertar> Insertar gráfico estadístico y, en Histograma, elija Pareto.

Gráfico de Pareto de Excel 2016
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En un gráfico de Pareto o histograma ordenado, una línea ascendente representa el porcentaje total acumulado de los elementos que se miden. En este ejemplo, es fácil ver que más del 80% de las devoluciones de una librería se pueden atribuir a tres problemas. (Haga clic en la imagen para ampliar).

Caja y bigote. Este gráfico, como un histograma, muestra frecuencias dentro de un conjunto de datos, pero proporciona un análisis más profundo que un histograma. Por ejemplo, en una librería podría mostrar la distribución de precios de diferentes géneros de libros. En el ejemplo que se muestra aquí, cada "caja" representa del primer al tercer cuartil de los precios de los libros de ese género, mientras que los "bigotes" (las líneas que se extienden hacia arriba y hacia abajo desde la caja) muestran el rango superior e inferior de precios. Los valores atípicos cuyo precio está fuera de los bigotes se muestran como puntos, el precio medio de cada género se muestra con una línea horizontal en el cuadro y el precio medio se muestra con una x.

Cuadro de Excel 2016 y gráfico de bigotes
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Los gráficos de cajas y bigotes pueden mostrar detalles sobre los rangos de datos, como el primer al tercer cuartil en las "cajas", la mediana y la media dentro de las cajas, el rango superior e inferior con los "bigotes" y los valores atípicos con puntos. (Haga clic en la imagen para ampliar).

Embudo. Este tipo de gráfico es útil cuando desea mostrar valores en varias etapas de un proceso. Un gráfico de embudo puede mostrar el número de prospectos de ventas en cada etapa de un proceso de ventas, por ejemplo, con prospectos en la parte superior para la primera etapa, prospectos calificados debajo para la segunda etapa, y así sucesivamente, hasta llegar a la final. etapa, ventas cerradas. Generalmente, los valores en los gráficos de embudo disminuyen con cada etapa, por lo que las barras del gráfico se ven como un embudo.

excel 2016 2019 gráfico de embudo
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Los gráficos de embudo le permiten mostrar valores en varias etapas de un proceso. (Haga clic en la imagen para ampliar).

Al crear los datos para un gráfico de embudo, use una columna para las etapas del proceso que está trazando y una segunda columna para los valores de cada etapa. Una vez que haya hecho eso, para crear el gráfico, seleccione los datos, luego seleccione Insertar> Gráficos recomendados> Todos los gráficos> Embudo .

Mapa. Los gráficos de mapas hacen exactamente lo que usted cree que deberían: le permiten comparar datos en diferentes regiones geográficas, como países, regiones, estados, condados o códigos postales. Excel reconocerá automáticamente las regiones y creará un mapa que visualiza los datos.

Excel 2016 2019 mapa gráfico
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Para crear una carta de mapa, seleccione los datos que desea trazar, luego seleccione Insertar> Mapas, luego seleccione la carta de mapa. Tenga en cuenta que, en algunos casos, Excel puede tener problemas para crear el mapa, por ejemplo, si hay varias ubicaciones con el mismo nombre que una que está asignando. Si eso ocurre, tendrá que agregar una o más columnas con detalles sobre las ubicaciones. Si, por ejemplo, está trazando ciudades en el Reino Unido, tendría que incluir columnas para el condado y el país en el que se encuentra cada ciudad.

Revisar o restaurar versiones anteriores de una hoja de cálculo.

Hay una característica extremadamente útil escondida en la barra de título en Excel para Office 365: puede usar el Historial de versiones para volver a versiones anteriores de un archivo, revisarlas, compararlas lado a lado con su versión existente y copiar y pegar de un archivo anterior al existente. También puede restaurar una versión anterior completa.

Para hacerlo, haga clic en el nombre del archivo en la parte superior de la pantalla en un archivo abierto. Aparece un menú desplegable. Haga clic en Historial de versiones y aparecerá el panel Historial de versiones en el lado derecho de la pantalla con una lista de las versiones anteriores del archivo, incluida la hora y la fecha en que se guardaron. (Alternativamente, puede seleccionar la pestaña Archivo en la cinta, hacer clic en Información en el menú de la izquierda y luego hacer clic en el botón Historial de versiones).

En el panel Historial de versiones, haga clic en "Abrir versión" debajo de cualquier versión anterior, y esa versión aparecerá como una versión de solo lectura en una nueva ventana. Desplácese por la versión y copie el contenido que desee, luego péguelo en la última versión del archivo. Para restaurar la versión anterior, sobrescribiendo la actual, haga clic en el botón Restaurar.

historial de versiones de excel office365
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Use el Historial de versiones para ver todas las versiones anteriores de una hoja de cálculo, copie y pegue de un archivo anterior al existente o restaure una versión anterior completa. (Haga clic en la imagen para ampliar).

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