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Hoja de referencia de Outlook 2016 y 2019

 

Los expertos le harían creer que el correo electrónico está siendo reemplazado por mensajes de texto, redes sociales, aplicaciones de chat como Slack y software de comunicaciones directas como Skype y Google Hangouts Meet.

No les crea.

El correo electrónico sigue siendo importante, el pilar de las comunicaciones en el lugar de trabajo. Y para innumerables usuarios, correo electrónico significa Microsoft Outlook.

Microsoft vende su paquete Office de aplicaciones de productividad bajo dos modelos: las personas y las empresas pueden pagar por la licencia del software por adelantado y poseerlo para siempre (lo que la compañía llama la versión "perpetua" del paquete), o pueden comprar un Office 365 o Suscripción a Microsoft 365, lo que significa que tienen acceso al software solo mientras sigan pagando la tarifa de suscripción.

Esta hoja de trucos lo pone al día con las funciones que se introdujeron en Outlook 2016 y Outlook 2019, las versiones de licencia perpetua de Outlook incluidas con Office 2016 y Office 2019, respectivamente. En Microsoft 365, Outlook tiene todas esas características, además de varias más. Pronto publicaremos una hoja de trucos separada de Outlook para Microsoft 365 que cubre todas sus funciones más recientes.

La mayoría de los consejos de este artículo se aplican tanto a Outlook 2016 como a Outlook 2019 para Windows. Cerca del final hay sugerencias solo para Outlook 2019, y luego terminamos con prácticos atajos de teclado para ambas versiones.

    Tenga en cuenta que las capturas de pantalla que se muestran en este artículo se tomaron en Outlook 2019. Si está usando Outlook 2016, algunas pantallas pueden verse ligeramente diferentes.

    Comparta esta historia: Gente de TI, esperamos que les pase esta guía a sus usuarios para ayudarlos a aprender a aprovechar al máximo Outlook 2016 y 2019.

    Usa la cinta

    La interfaz Ribbon en Outlook 2016 no ha cambiado mucho en comparación con versiones anteriores. Debido a que la cinta se ha incluido en las aplicaciones de la suite de Office desde Office 2007, asumimos que está familiarizado con su funcionamiento. Si necesita un repaso, consulte nuestra hoja de trucos de Outlook 2010 .

    La cinta de opciones de Outlook 2016 tiene un aspecto aplanado que es más limpio y menos desordenado que en Outlook 2010 y 2013. La cinta de opciones más nueva es más pequeña que en Outlook 2013, la barra de título ahora es azul en lugar del blanco anterior, y el texto de la Las pestañas de la cinta (Archivo, Inicio, Enviar / Recibir, etc.) son una combinación de mayúsculas y minúsculas en lugar de mayúsculas. Pero todavía funciona de la misma manera, y encontrará la mayoría de los comandos en las mismas ubicaciones que en Outlook 2013.

    pestaña de inicio de la cinta de Outlook 2019
    IDG

    La cinta de opciones no ha cambiado mucho desde Outlook 2013. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

    Para saber qué comandos se encuentran en qué pestañas de la cinta, descargue nuestra referencia rápida de la cinta de Outlook 2016 y 2019 . Vea también la nueva e ingeniosa función Tell Me que se describe a continuación.

    Como en versiones anteriores de Outlook, si desea que los comandos de la cinta de opciones desaparezcan, presione Ctrl-F1. (Las pestañas sobre la cinta de opciones permanecen visibles). Para que vuelvan a aparecer, presione Ctrl-F1 nuevamente.

    También tiene otras opciones para mostrar la cinta. Para acceder a ellos, haga clic en el icono Opciones de visualización de la cinta en la parte superior derecha de la pantalla, justo a la izquierda de los iconos para minimizar y maximizar Outlook. En el menú desplegable, puede elegir Ocultar automáticamente la cinta (ocultar toda la cinta, tanto las pestañas como los comandos debajo de ellas), Mostrar pestañas (mostrar las pestañas pero ocultar los comandos debajo de ellas, como cuando presiona Ctrl-F1) , o Mostrar pestañas y comandos (mostrar toda la cinta).

    Y si por alguna razón el color azul en la barra de título es demasiado para usted, puede convertirlo en blanco o gris. (En Outlook 2019, también hay una opción negra). Para hacerlo, seleccione Archivo> Opciones> General . En la sección "Personalizar su copia de Microsoft Office", haga clic en la flecha hacia abajo junto a Tema de Office y seleccione Gris oscuro o Blanco (o Negro ) en el menú desplegable. Para que la barra de título vuelva a ser azul, elija la opción Colorido de la lista desplegable. Justo encima del menú Tema de Office hay un menú desplegable Fondo de Office: aquí puede elegir mostrar un patrón como una placa de circuito o círculos y rayas en la barra de título.

    opciones de Outlook 2019
    IDG

    Para cambiar la barra de título azul de Outlook: En la sección "Personalizar su copia de Microsoft Office", haga clic en la flecha hacia abajo junto a Tema de Office y elija gris oscuro, blanco o (en Outlook 2019) negro. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

    Prueba Tell Me para una mayor eficiencia

    Outlook está tan lleno de funciones que puede ser difícil recordar dónde encontrar los comandos que no ha usado por un tiempo. Microsoft lo ha facilitado con una nueva función en Outlook 2016 y 2019 llamada Tell Me, que pone a su alcance incluso las herramientas ocultas que rara vez usa.

    Para usarlo, haga clic en el texto Dime qué desea hacer a la derecha de las pestañas de la cinta de opciones. (Si prefieres los atajos de teclado, presiona Alt-Q .) Luego escribe una tarea que quieras hacer y obtendrás un menú que muestra posibles coincidencias para la tarea.

    Por ejemplo, si desea filtrar su correo para ver solo los mensajes con archivos adjuntos, escriba filtro de correo electrónico . En este caso, el resultado superior es una lista de correo electrónico de filtro con una flecha a la derecha, lo que indica que tiene muchas opciones. Pase el mouse sobre él y obtendrá múltiples opciones para filtrar su correo, incluso por No leído, Tiene archivos adjuntos, Esta semana y otros.

    Outlook2016 dime
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    La función Tell Me en Outlook 2016 y 2019 facilita la realización de casi cualquier tarea. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

    Elija la opción que desee y la tarea se realizará al instante. Si desea obtener más información sobre su tarea, los dos últimos elementos que aparecen en el menú Dígame le permiten seleccionar entre los temas de ayuda relacionados o buscar su frase con Smart Lookup. (Más sobre Smart Lookup a continuación).

    Para las tareas básicas más comunes, no necesitará Tell Me. Pero para los más complejos, vale la pena usarlos, porque es mucho más eficiente que buscar en la cinta de opciones para encontrar un comando. También recuerda las funciones en las que ha hecho clic anteriormente en el cuadro, por lo que cuando hace clic en él, primero ve una lista de las tareas anteriores que ha buscado. Eso asegura que las tareas que realiza con frecuencia estén siempre al alcance de la mano, mientras que al mismo tiempo hace que las tareas que rara vez realiza sean fácilmente accesibles.

    Utilice Smart Lookup para realizar búsquedas en línea

    A veces, los correos electrónicos son solo notas rápidas que no requieren mucha investigación, y puede deshacerse de ellas con poco o ningún pensamiento. Otras veces, sin embargo, querrá incluir información relevante antes de enviarlos. Esos son los momentos en los que apreciará la nueva función de búsqueda inteligente. Le permite investigar directamente desde Outlook mientras crea un correo electrónico, por lo que no tendrá que iniciar su navegador, buscar en la web y luego copiar la información o las imágenes en su mensaje.

    Para usar la Búsqueda inteligente, haga clic con el botón derecho en una palabra o grupo de palabras en un correo electrónico (puede ser un nuevo borrador, un mensaje que recibió o uno que ya envió) y seleccione Búsqueda inteligente en el menú que aparece. Outlook luego usa Bing para hacer una búsqueda web en la palabra o palabras, mostrando definiciones, entradas de Wikipedia relacionadas, imágenes y otros resultados de la web en el panel que aparece a la derecha. Si solo desea una definición de la palabra, haga clic en la pestaña Definir en el panel.

    Outlook 2019 búsqueda inteligente
    IDG

    Smart Lookup le permite realizar búsquedas web directamente desde Outlook. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

    Para usar Búsqueda inteligente en Outlook o cualquier otra aplicación de Office, es posible que primero deba habilitar la función de servicios inteligentes de Microsoft, que recopila los términos de búsqueda y parte del contenido de sus presentaciones y otros documentos. (Si le preocupa la privacidad, deberá decidir si el impacto de la privacidad merece la conveniencia de realizar una investigación directamente desde la aplicación). Si no lo ha habilitado, verá una pantalla cuando haga clic en Inteligente. Búsqueda pidiéndole que la encienda. Una vez que lo haga, se activará en todas sus aplicaciones de Office.

    Encuentre archivos adjuntos más fácilmente y comparta 'archivos adjuntos en la nube'

    Todos hemos estado allí: queremos adjuntar un archivo en el que estuvimos trabajando recientemente, pero no recordamos su ubicación precisa, o incluso su nombre, y pasamos demasiado tiempo navegando y buscándolo.

    Outlook 2016 y 2019 resuelven el problema perfectamente. Cuando hace clic en el icono Adjuntar archivo , aparece una lista de los doce archivos más recientes que ha estado usando. La lista incluye todos los archivos que ha estado usando en cualquier dispositivo, siempre que haya iniciado sesión en su cuenta de Microsoft. Entonces, si estuviera trabajando en un archivo en su escritorio, más tarde en el día llevó su computadora portátil a trabajar fuera de su oficina, Outlook le mostraría los archivos que había abierto en ambos dispositivos. Si un archivo está almacenado en OneDrive, OneDrive para la Empresa o SharePoint, verá una nube en su icono.

    Si el archivo que desea no está en la lista, haga clic en Examinar esta PC en la parte inferior del menú para examinar su disco duro local, o Examinar ubicaciones web para examinar OneDrive, OneDrive para la empresa o SharePoint.

    Outlook 2016 2019 adjuntar archivo
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    Outlook le muestra una lista de los archivos que ha utilizado recientemente, lo que facilita su búsqueda y adjunta a un correo electrónico saliente. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

    Haga clic en el archivo que desea adjuntar. Lo que sucede a continuación depende de dónde esté almacenado el archivo. Si elige un archivo que está almacenado en su disco duro local, se adjuntará una copia al correo electrónico de la forma habitual.

    En Office 2019, si hace clic en un archivo que está almacenado en OneDrive, OneDrive para la Empresa o SharePoint, se le dará una opción: puede elegir Adjuntar como copia para enviar el archivo como un archivo adjunto normal o Compartir vínculo para enviar un enlace al archivo en su ubicación en la nube, algo que Microsoft llama informalmente un "archivo adjunto en la nube". (En Office 2016, los archivos almacenados en la nube se envían automáticamente como archivos adjuntos en la nube).

    Outlook 2019 nube adjunta
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    Compartir un vínculo a un archivo almacenado en OneDrive, OneDrive for Business o SharePoint le permite colaborar en el archivo con otras personas. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

    Compartir un archivo como vínculo garantiza que las personas vean la versión más reciente del archivo y les permite colaborar en él. Por ejemplo, si envía un enlace a un archivo de Word a varias personas, cuando hagan clic en el enlace, abrirán el archivo y podrán colaborar en él en vivo utilizando las funciones de colaboración de Word . 

    Para las personas, el valor predeterminado es que cualquiera puede editar el archivo. Si se encuentra en un entorno empresarial, de forma predeterminada, cualquier persona de su organización puede editar el archivo. Pero puede cambiar los permisos de colaboración. Una vez que haya adjuntado el enlace al mensaje de correo electrónico, haga clic en la flecha hacia abajo junto al icono del archivo adjunto y seleccione Cambiar permisos en el menú desplegable. Los usuarios individuales podrán elegir entre Cualquiera puede editar o Cualquiera puede ver . Los usuarios comerciales tienen algunas otras opciones: la organización puede editar , la organización puede ver , los destinatarios pueden editar (es decir, solo aquellos a los que ha enviado el correo electrónico pueden editar el archivo) y los destinatarios pueden verHaga su selección y luego envíe el archivo en su camino.

    permisos de conexión en la nube de Outlook 2019
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    Elección de permisos de colaboración para un enlace de archivo compartido. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

    Nota: Los siguientes consejos son solo para usuarios de Office 2019. Si usa Office 2016, puede pasar a la práctica tabla de métodos abreviados de teclado al final del artículo.

    Obtenga una bandeja de entrada más enfocada en Outlook 2019

    Si es como el resto del mundo, sufre de sobrecarga de correo electrónico. Sus mensajes más importantes se mezclan con la escoria de la vida cotidiana del correo electrónico: ofertas de venta minorista, grupos que piden donaciones, boletines informativos sin sentido y más.

    La bandeja de entrada enfocada ayuda a resolver el problema. Usando inteligencia artificial, determina qué mensajes son más importantes para usted y los coloca en una pestaña Centrados, mientras que coloca todo lo demás en una pestaña Otros. De esa manera, puede pasar la mayor parte de su tiempo manejando mensajes importantes en la pestaña Enfocados, y solo ocasionalmente revisando la pestaña Otros.  

    Tenga en cuenta que la Bandeja de entrada prioritaria está disponible solo para los usuarios de Outlook 2019 que tienen una cuenta de Exchange o Outlook.com. (También está disponible para usuarios con suscripciones a Microsoft 365 / Office 365).

    Para activar la Bandeja de entrada enfocada, seleccione la pestaña Ver de la cinta de opciones, luego haga clic en el icono Mostrar bandeja de entrada enfocada . A partir de ahora, tendrá dos pestañas en su Bandeja de entrada, Enfocado y Otro. La pestaña Centrados debe tener los mensajes más importantes y la pestaña Otros debe tener los mensajes menos importantes. Si ese no es el caso, puede mover mensajes manualmente de una carpeta a otra y decirle a Focused Inbox que los filtre automáticamente de esa manera en el futuro.

    bandeja de entrada enfocada en Outlook 2019
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    Activación de la bandeja de entrada enfocada en Office 2019 (haga clic en la imagen para ampliarla).

    Para mover un mensaje de una pestaña a otra, haga clic con el botón derecho en el mensaje que desea mover, luego seleccione Mover a Otro o Mover a Prioritarios , dependiendo de dónde desee mover el mensaje. Eso moverá el mensaje solo por esta vez. Si desea enrutar permanentemente todos los mensajes de ese remitente a la otra pestaña, elija Mover siempre a otro o Mover siempre a prioritarios .

    La Bandeja de entrada enfocada no es para todos. Si encuentra que la Bandeja de entrada enfocada obstaculiza más de lo que ayuda, puede desactivarla seleccionando Ver> Mostrar bandeja de entrada enfocada .

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