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Hoja de referencia de SharePoint Online


Si nunca ha oído hablar de SharePoint, probablemente haya estado viviendo bajo una roca. La plataforma de colaboración empresarial de Microsoft está integrada en casi todas las organizaciones medianas y grandes de alguna manera o forma, y ​​SharePoint Online es parte del servicio de suscripción de Office 365, lo que significa que cientos de miles de usuarios tienen acceso al software. Como parte de la suscripción a Office 365, obtiene automáticamente la última versión del software.

Pero SharePoint es tan complejo como siempre, y si ha utilizado versiones anteriores de SharePoint, encontrará que en las versiones de 2016 y Office 365 de la "próxima ola", Microsoft definitivamente ha movido el queso. La interfaz es diferente a la de versiones anteriores de SharePoint y algunas formas de interactuar con el software han cambiado. O quizás es nuevo en SharePoint o está interesado en probar el poder de SharePoint Online mientras trabaja con su equipo.

Para eso es esta hoja de trucos. En el interior, aprenderá todos los conceptos básicos de la navegación y el uso de un sitio de SharePoint, y también a dónde ir para acceder a algunas de las opciones de personalización.

Si recién está comenzando...

Cuando inicie sesión por primera vez en un nuevo sitio de SharePoint, verá una pantalla similar a esta:

SharePoint Online: lista frecuente
Jonathan Hassell / IDG

Las nuevas funciones en esa pantalla incluyen lo siguiente:

  • La sección Frecuente le muestra una fuente de elementos en los que ha trabajado recientemente y elementos en los que están trabajando las personas que están en su equipo o con las que interactúa con frecuencia.
  • Para un fácil acceso, puede hacer clic en el ícono de estrella en la esquina superior derecha de cualquier sitio para seguir el sitio y hacer que aparezca en la sección Siguiente cuando inicie sesión en SharePoint.
  • La sección Vínculos destacados es donde sus administradores pueden mostrar vínculos importantes a áreas del sitio que pueda necesitar, como vínculos a sitios de recursos humanos, solicitudes de vacaciones, la red social de su organización y más. Piense en ello como una barra de inicio rápido, pero que está seleccionada por su departamento de TI. Si tiene derechos de administrador sobre un sitio, que suele ser el caso si usted mismo creó un sitio, también tendrá un enlace Editar que puede usar para completar esta lista.
  • Puede crear un nuevo sitio , simplemente haga clic en el icono + en el menú superior. (Sí, puede tener varios sitios dentro de su sitio principal de SharePoint. Más sobre eso un poco más adelante en la historia).

Una vez que haga clic en un sitio, verá la siguiente pantalla. En esta pantalla, al menos, SharePoint Online se parece mucho a SharePoint 2013. Eche un vistazo:

    SharePoint Online: ejemplo de sitio de grupo
    Jonathan Hassell / IDG

    Algunas cosas a tener en cuenta aquí:

    El área de credenciales . Este menú, al que se accede cuando hace clic en su nombre para mostrar en la esquina superior derecha de la página web, es donde puede iniciar sesión o salir de un sitio, y donde puede cambiar cualquier sección modificable por el usuario de la página web (conocida como elementos web, o pequeños fragmentos de código que a veces se instalan en páginas de SharePoint para realizar funciones específicas).

    La cinta . SharePoint Online incluye la cinta, un panel en la parte superior de la ventana donde se agrupan y muestran casi todas las funciones posibles en una página determinada. Al igual que la cinta que se encuentra en otras aplicaciones de Office como Word, la cinta en SharePoint Online está dividida en pestañas, cada una de las cuales incluye un conjunto de comandos relacionados. Se muestra contraído en la captura de pantalla anterior, pero simplemente haga clic en las palabras en el menú de la pestaña (Examinar o Página en este ejemplo) para expandirlo. Esto es lo que verá:

    SharePoint Online: cinta
    Jonathan Hassell / IDG

    La mayoría de las páginas de SharePoint tienen la pestaña Examinar activada de forma predeterminada, lo que le brinda una jerarquía de estilo de ruta de navegación que lo ayuda a navegar entre las páginas del sitio y ver cómo llegó a la página actual. Si está en una biblioteca de documentos, aparecerá la pestaña Cinta de herramientas de la biblioteca; si está en diferentes tipos de listas, las herramientas serán diferentes en la cinta.

    Debajo de la cinta a la derecha, encontrará el cuadro de búsqueda , donde puede escribir cualquier tipo de consulta de búsqueda, hacer clic en el icono de la lupa a la derecha y luego aprovechar el motor de indexación en el sitio para obtener resultados completos de cualquier archivo que incluya su término de búsqueda.

    La barra de inicio rápido , que se encuentra a lo largo del lado izquierdo de su página web de SharePoint, lo ayuda a saltar entre las diversas partes de su sitio, incluidas las diferentes listas, bibliotecas, áreas de discusión, colecciones de imágenes, la Papelera de reciclaje del sitio (que funciona exactamente como la Papelera de reciclaje de Windows, excepto que contiene elementos del sitio de SharePoint únicamente) y una vista completa en forma de árbol de todos los lugares de su sitio.

    Tipos de contenido del sitio de SharePoint Online

    El objetivo de SharePoint es ser un lugar donde se puedan compartir cosas. Todo, desde documentos hasta calendarios, listas, imágenes, foros de discusión y más, todo puede ser parte de un sitio de SharePoint y cualquier usuario dentro de la red de su organización (y en algunos casos, incluso usuarios fuera de su red, como socios o proveedores) pueden acceder a esas piezas y colaborar con usted.

    SharePoint Online tiene una lista definida de tipos de contenido que puede crear en un sitio determinado. SharePoint llama a estas aplicaciones y puede agregarlas haciendo clic en el tercer botón de la izquierda en el panel grande en el medio de su sitio: dice "Agregar listas, bibliotecas y otras aplicaciones". Incluyen:

    Una página. Una página es exactamente lo que parece: una página que se edita dentro del navegador utilizando la funcionalidad del editor en SharePoint. Estas páginas contienen principalmente texto, pero puede incrustar imágenes, enlaces, listas y otras aplicaciones dentro de ellas.

    Una biblioteca de documentos. Puede crear una biblioteca de documentos que le permita cargar archivos de Word y otros archivos para compartir. Estas bibliotecas de documentos ofrecen la posibilidad de desproteger archivos para asegurarse de que solo una persona los edite en un momento dado, para mantener las versiones archivadas para que pueda ver el historial de revisión y la actividad de un documento determinado, y para crear carpetas para estructurar documentos lógicamente dentro de la biblioteca.

    Otro tipo de bibliotecas. Existen bibliotecas de formularios, que almacenan formularios XML que su empresa puede utilizar para enrutar información a través de Microsoft InfoPath; bibliotecas de imágenes, que solo almacenan archivos de imágenes; y bibliotecas de páginas wiki, que básicamente crean una forma rápida de editar texto y hacer que permanezca en la web, así como vincular ese texto a otras páginas; se podría decir que un editor de texto que puede compartir un hombre pobre.

    Una lista. Las listas son colecciones de elementos similares. Puede elegir entre una lista de enlaces, anuncios, un calendario, una lista de contactos, un sitio sugerido de enlaces, una lista personalizada tanto en forma de lista como en forma de hoja de datos editable, un panel de discusión, una lista de seguimiento de problemas, una lista de enlaces, una lista de tareas del proyecto (con un diagrama similar a Gantt), una encuesta, una lista de tareas o una hoja de cálculo importada.

    Un sitio en sí mismo. Los sitios son básicamente colecciones de contenido, por lo que puede crear sitios debajo de su sitio principal de SharePoint (como carpetas grandes en su sistema de archivos) para recopilar materiales relacionados que merecen su propio enfoque. Las reuniones, blogs, documentos y equipos pueden tener sus propios sitios. Si la jerarquía es confusa, piénselo así: un sitio es un cajón de archivos en un archivador, y las páginas, bibliotecas, listas y otros tipos de contenido son las carpetas individuales dentro de ese cajón de archivos. La siguiente captura de pantalla muestra los diversos contenidos de un sitio de SharePoint:

    SharePoint Online: contenido del sitio
    Jonathan Hassell / IDG

    Compartir y administrar documentos

    El uso más común de SharePoint es como repositorio de documentos. Usted y otros miembros del equipo y colegas pueden colocar documentos y archivos en un lugar específico, accesible para todos, y luego evitar las explosiones de correos electrónicos demasiado familiares con documentos de Word adjuntos. (Apuesto a que si nunca ve otro mensaje "por favor ignore el mensaje anterior; he adjuntado la versión más reciente correcta del archivo aquí" en su bandeja de entrada, no sería demasiado pronto).

    Luego, simplemente puede enviar por correo electrónico hipervínculos a documentos en el sitio de SharePoint cuando sea necesario colaborar y, a medida que los usuarios modifican y actualizan archivos, la última versión, así como las versiones anteriores, si lo desea, se almacenan en un solo lugar, junto con el historia de quién revisó qué, cuándo.

    Crear una biblioteca de documentos

    Para comenzar a compartir documentos y archivos, probablemente necesitará crear su propia biblioteca de documentos. Esto es bastante sencillo.

    1. Abra SharePoint en su navegador web.
    2. Desde el menú Configuración del sitio (este es el ícono de la rueda dentada en la parte superior derecha de su ventana), haga clic en Agregar una aplicación.
    SharePoint Online: menú de configuración del sitio
    Jonathan Hassell / IDG
    1. En la pantalla Contenido del sitio> Sus aplicaciones, haga clic en Biblioteca de documentos en la sección Destacadas o en la sección Aplicaciones que puede agregar. Ambos apuntan al mismo lugar.
    SharePoint Online: aplicaciones de contenido del sitio
    Jonathan Hassell / IDG
    1. Aparece la ventana emergente Agregar biblioteca de documentos, donde puede dar un nombre a la biblioteca y hacer clic en Crear.
    SharePoint Online: agregar biblioteca de documentos
    Jonathan Hassell / IDG

    Si lo desea, puede personalizar un poco la biblioteca al mismo tiempo que la crea haciendo clic en el enlace Opciones avanzadas, que abre la pantalla Contenido del sitio> Nueva.

    SharePoint Online: contenido del sitio nuevo
    Jonathan Hassell / IDG

    Aquí puedes:

    • Ingrese un nombre descriptivo y una descripción útil para su nueva biblioteca.
    • Elija si se crea o no una versión del archivo cada vez que alguien edita un archivo en esta biblioteca. En caso de duda, elija sí; se sorprenderá de la frecuencia con la que este historial de versiones es útil.
    • Seleccione un tipo de plantilla que se convertirá en la plantilla predeterminada para la biblioteca si alguien elige la opción Nuevo archivo en la cinta. Esta no es una opción importante, ya que una biblioteca de documentos puede contener casi cualquier tipo de archivo.

    Haga clic en Crear para cerrar y ser llevado directamente a su nueva biblioteca.

    Cargar e interactuar con documentos

    Una vez que esté en la biblioteca de documentos, verá un menú principal que se ejecuta horizontalmente en la parte superior de la página donde puede crear o cargar archivos, iniciar el proceso de sincronización con OneDrive para empresas o realizar otras acciones. Por ejemplo, puede agregar muy fácilmente contenido nuevo a la biblioteca haciendo clic en el vínculo "+ Nuevo" para crear contenido nuevo, como un archivo de Word o Excel, directamente en el sistema, o hacer clic en el botón Cargar para colocar un documento existente en el sistema.

    SharePoint Online: nuevo menú
    Jonathan Hassell / IDG

    El menú principal cambiará en función de cuándo seleccione una carpeta o archivo individualmente en lugar de simplemente mirar una lista de elementos, y reflejará todas las acciones que puede realizar con una carpeta o archivo, como compartirlo, obtener un enlace , descargarlo, eliminarlo, moverlo o copiarlo, etc. También puede hacer clic con el botón derecho en el archivo o pasar el cursor sobre el archivo en la lista y presionar el menú de puntos suspensivos (...) junto al nombre del archivo para obtener una lista más ordenada y ajustada de las acciones que puede realizar.

    En la parte superior derecha, puede cambiar su vista de Todos los documentos a una lista de elementos, una cuadrícula llena de elementos (útil para obtener una vista previa de fotos y otros elementos visuales) o la vista Todos los documentos. También puede guardar vistas personalizadas aquí y administrarlas, pero debe ser administrador para hacerlo. Si está navegando con Internet Explorer, puede hacer clic para ver la biblioteca en el Explorador de archivos o el Explorador de Windows. En la vista de lista o cuadrícula, puede agregar y reorganizar columnas haciendo clic en los botones + y Organizar.

    El panel de detalles, que se muestra a la derecha en la captura de pantalla a continuación, es parte del intento de Microsoft de inscribirnos a todos en el proceso de mantener limpios los metadatos sobre archivos y otros elementos. Esto hace que sea mucho más fácil para SharePoint aprender en qué trabajamos y completar sugerencias sobre contenido relacionado, para que los administradores puedan aplicar políticas de retención de registros y administración del ciclo de vida de los documentos, y para que la búsqueda arroje resultados mejores y más relevantes, entre otros beneficios. . Puede seleccionar cualquier elemento y luego hacer clic en la i a la derecha del menú; esto abrirá el panel de detalles donde puede editar nombres, títulos, autores de documentos y mucho más.

    SharePoint Online: panel de detalles
    Jonathan Hassell / IDG

    Si pasa el cursor sobre el nombre del archivo en la lista y luego hace clic en los tres puntos (los puntos suspensivos) al lado del archivo, obtendrá un menú completo de opciones.

    Abrió. Aquí puede abrir documentos en las versiones en línea de Office 365 de sus respectivas aplicaciones o en las versiones de escritorio: documentos de Word para Word, Excel para hojas de cálculo, etc.

    Cuota. Compartir le permite agregar a otras personas a un documento. En Office 365, obtiene una selección mucho más rica de opciones para compartir que en SharePoint basado en las instalaciones.

    Cuando haces clic en Compartir en el menú, aparece una pequeña ventana llamada "Enviar enlace". Esto le permite enviar un enlace directo al documento que está compartiendo con otra persona. Pero, ¿cómo se controla quién tiene acceso a ese archivo? Haga clic en ese pequeño menú desplegable en la parte superior y obtendrá la siguiente lista de opciones:

    SharePoint Online: configuración de vínculo para compartir
    Jonathan Hassell / IDG

    Tu puedes elegir:

    • Cualquiera que haga público el documento y cualquiera que obtenga una copia del enlace (por ejemplo, de un mensaje reenviado o de un recurso compartido en las redes sociales) puede acceder al archivo.
    • Personas en [nombre de la empresa]. Esto hace que el documento esté disponible para cualquier persona que tenga acceso a su sitio de SharePoint, incluso si aún no tiene acceso; evita que cualquier persona externa pueda ver el documento.
    • Personas con acceso existente. Esto no cambia los permisos en absoluto, sino que simplemente genera un enlace para su conveniencia y facilidad para compartir.
    • Gente especifica. Esto le permite invitar a personas individuales, incluidas las externas a su empresa, para ver (y, si lo desea, editar) el archivo.

    También puede, en la parte inferior de la lista, optar por permitir que los "recursos compartidos" editen el archivo, en lugar de solo ver una versión de solo lectura. Además, puede optar por caducar este acceso después de una fecha determinada, una opción que recomiendo encarecidamente por razones de seguridad.

    Una vez que haga clic en Aplicar, puede agregar los nombres y direcciones de correo electrónico de las personas con las que compartir, y puede crear un mensaje opcional para incluir en el correo electrónico que recibirán estas personas que contiene el enlace.

    Algunas de las otras opciones:

    SharePoint Online: opciones de clic derecho
    Jonathan Hassell / IDG
    • Descargar. Esto le indica que debe guardar una copia del documento en su computadora local.
    • Borrar. Esto simplemente elimina el archivo, después de un mensaje de confirmación, de la biblioteca de documentos. Se almacena una copia en la Papelera de reciclaje del sitio (accesible de forma predeterminada, a menos que su administrador haya desactivado esta función) en caso de que elimine algo por error.
    • Pin en la parte superior. Esto fija un enlace al documento en cuestión en la parte superior de la ventana.
    • Para mover y copiar Para le permiten poner documentos en diferentes bibliotecas u otros lugares en su sitio.
    • Renombrar cambia el nombre.
    • El Historial de versiones le permite acceder a guardados anteriores de un documento siempre que el control de versiones esté habilitado en su biblioteca de documentos (es de forma predeterminada, por lo que usted o un administrador habrían tenido que cambiar esta configuración para que esta característica no funcione). Puede ver las fechas y horas de cada guardado individual, ver quién realizó el guardado y ver los comentarios que hizo el autor en el momento del guardado.
    • Alertame. Esto le permite configurar notificaciones por correo electrónico cada vez que se realizan acciones en un archivo, lo que resulta útil si desea mantenerse actualizado cuando las personas están editando un determinado documento, hoja de cálculo, presentación u otro elemento.

    En el menú Más, tiene:

    • Propiedades. Al seleccionar esta opción, se abre la página de propiedades del documento, donde puede ajustar el nombre y el título del documento.
    • Flujo de trabajo. La opción de flujo de trabajo le permite configurar acciones automatizadas para que ocurran cuando los usuarios guardan o editan un documento. Esta es una opción avanzada con mucho alcance más allá de esta hoja de trucos. Pregúntele a su administrador si tiene curiosidad.
    • Detalles de cumplimiento. La opción de detalles de cumplimiento le permite administrar el ciclo de vida del documento y cuánto tiempo se almacenará antes de ser archivado, entre otras cosas. Su administrador generalmente configura esto.
    • Verificar. La opción Desproteger bloquea un archivo para que lo edite un solo usuario. Si otros usuarios intentan volver a guardar en el archivo, se les notificará que no pueden hacerlo hasta que el usuario que haya desprotegido el archivo en ese momento lo vuelva a registrar y lo ponga a disposición para su edición.
    SharePoint Online: consultar cuadro de diálogo

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