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Kanban: ¿Qué Es El Sistema Kanban Y Cómo Empezar Con Un Tablero Kanban?

 Los gerentes pueden susurrar entre dientes la palabra 'Kanban' para sí mismos en sus momentos privados, pero ¿qué significa y qué tiene que ver con las pegatinas de colores brillantes?

En resumen, Kanban se trata de mantener un lugar de trabajo eficiente. La palabra Kanban en sí significa "firmar tarjeta" en japonés y se relaciona con un sistema de gestión de flujo de trabajo visual, orientado a crear el mejor flujo de tareas posible. Es un sistema en el que las tareas se representan visualmente como tarjetas y un trabajador las toma y las coloca entre alguna variación de las categorías "nuevo", "en curso" y "completo".

Si alguna vez se ha sentido abrumado por hacer malabarismos con docenas de recados, o ha sudado por un trabajo solo para descubrir que su colega ha estado haciendo el mismo trabajo, Kanban podría ser una solución. 

Kanban: ¿Qué es el sistema Kanban? 

 Kanban fue utilizado por primera vez como un sistema de programación por Toyota a fines de la década de 1940. La empresa japonesa utilizó las técnicas de almacenamiento en los estantes de los supermercados, en las que las tiendas solo almacenan lo que se necesita en un momento determinado. Traducido a una línea de ingeniería, esto significó cambiar la producción de un pronóstico de demanda a la demanda real de los clientes. Esto se conoce como un sistema de "extracción".

En el núcleo de este sistema había tarjetas físicas que podían señalar la demanda a través de la cadena de suministro. La naturaleza visual de este sistema ayudó a estandarizar las señales de suministro, mientras que la minimización del número de tarjetas procesadas en un momento dado limitó la cantidad de trabajo sin terminar en proceso, aclarando lo que se necesitaba hacer y aumentando el flujo.

Avance rápido hasta el día de hoy, y la esencia de ese sistema se ha convertido en un sistema popular para el trabajo "ágil".

Tablero Kanban: ¿físico o digital?

En general, un sistema Kanban implicará un tablero Kanban, segmentado en categorías a lo largo de un flujo de trabajo, y una gran cantidad de notas Post-it codificadas por colores que detallan tareas específicas. Esto podría ser una placa física o digital a través de un software como Trello.

En Trello, crea columnas, asigna tarjetas digitales a cada columna y agrega miembros a estas tarjetas. La vista se puede filtrar, por lo que solo ve su carga de trabajo, o se puede expandir, lo que significa que puede ver en qué están trabajando todos los demás. Esto último hace que sea más fácil ver dónde hay cuellos de botella o problemas, o quién no se está desempeñando al mismo nivel que los demás. 

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Un tablero Kanban físico puede ser tan elaborado como una pizarra inteligente o tan simple como una pared en blanco. Todo lo que necesita hacer es dividir el área en columnas y pegar notas adhesivas con los nombres de los trabajos y los detalles de los miembros en los espacios correspondientes. A continuación se muestra un ejemplo, aunque un poco complejo. Su tablero Kanban puede ser mucho más básico y puede crecer con su equipo y trabajos. 

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¿Cómo funciona Kanban?

El funcionamiento exacto de su sistema Kanban dependerá en gran medida de las necesidades de su equipo. En el fondo, es una forma de crear un modelo visual del flujo de trabajo en su oficina. En lugar de equilibrar una serie de tareas en su cabeza, puede ver la cantidad de cosas que deben hacerse y dónde están en contexto entre sí en la línea de producción.

Otro aspecto clave de Kanban es que impone un límite de trabajo en progreso (límite WIP). Si bien esto puede parecer contraproducente, si se usa correctamente, está diseñado para concentrar los esfuerzos en una tarea determinada, asegurando que se complete, no se pierda entre un montón de trabajos a medio terminar.

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Esto también tiene la ventaja de indicar visualmente cuándo comienza a formarse un cuello de botella. Si, por ejemplo, una etapa en su categoría 'en progreso' está limitada a cinco tarjetas Kanban, y su equipo se encuentra con ocho tarjetas apiladas, todos pueden concentrarse en volver a controlar esa etapa. Le anima a terminar lo que ha comenzado, en lugar de comenzar nuevas tareas y obstruir el flujo de trabajo.

Una vez que esas tareas "en proceso" se colocan en la categoría "terminadas", otro trabajo puede ocupar su lugar. Esto divide un proceso en tareas comprensibles y del tamaño de un bocado, y debería ayudar a mantener un buen flujo de trabajo.

Kanban vs Scrum

El clip de Silicon Valley anterior se centra en Scrum, que se parece mucho a Kanban pero con algunas diferencias cruciales. El más importante de ellos es que Kanban es un proceso continuo, con tarjetas que se abren paso en todos los ámbitos a medida que los trabajadores las recogen. En el sistema Scrum, el trabajo se centra en 'sprints'; un período de tiempo que normalmente dura dos semanas en el que se concentran tareas específicas.

Scrum también tiende a abarcar más en la forma de roles fijos, con un "scrum master" a cargo de asegurarse de que el equipo siga el marco.

Dependiendo del tipo de trabajo que realice, puede encontrar que el sistema Kanban, el sistema Scrum o alguna combinación de los dos funcionan mejor en su oficina. Lo importante que debe recordar es que, si bien cada uno de estos fomenta un cierto tipo de flujo de trabajo, se pueden modificar y adaptar para que se adapten a su equipo.  

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Introducción a Kanban

Scrum: una introducción asombrosamente breve y ágil

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