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Las claves para una estrategia exitosa de trabajo a distancia

 

El trabajo remoto puede ser una oportunidad beneficiosa para los empleadores y los empleados por igual. Los beneficios para el compromiso , la retención  y la moral de sus  empleados ,  así como su capacidad para  expandir su grupo de talentos  y atraer y contratar candidatos más fuertes, son bien conocidos.

Pero el trabajo a distancia ofrece desafíos únicos que las empresas deben abordar para aprovechar al máximo sus estrategias de trabajo a distancia. Mantener un sentido de conexión con los empleados remotos, garantizar que la tecnología ayude en lugar de obstaculizar la colaboración y la innovación, y  superar el potencial de que los empleados se sientan aislados y excluidos  son áreas en las que la mayoría de las empresas luchan.

Hay cuatro “pilares” principales necesarios para respaldar una estrategia de trabajo remoto exitosa, dice Andrew Hewitt, analista que trabaja con profesionales de infraestructura y operaciones en Forrester Research. Sin esos cuatro apoyos principales, una estrategia de trabajo remoto no tendrá éxito, ya sea que su organización esté planificando capacidades de trabajo remoto a largo plazo en toda su fuerza de trabajo o se enfrente repentinamente a una necesidad sustancial de habilitar el trabajo remoto debido a una crisis mayor como la pandemia de COVID-19.

Estructura

Uno de los principales beneficios de una estrategia de trabajo remoto es la flexibilidad, pero paradójicamente, sin una estructura sólida que lo respalde, no hay forma de obtener ese beneficio. Eso significa que los líderes deben planificar cuidadosamente todos los aspectos de una estrategia de trabajo remoto y poder comunicar a sus informes cómo se ve en la práctica, día a día.

Debe establecer estándares sobre los tipos de roles que se pueden realizar de forma remota, cómo el desempeño pasado influye en la capacidad de una persona para trabajar de forma remota, cuáles son las expectativas para marcar la entrada y salida, la comunicación, los registros, los descansos y las comidas, los plazos, reuniones: todas las cosas de las que la gente sigue siendo responsable, dice Jayne Mattson, fundadora de CareerEngage y autora de You, You, Me, You: The Art of Talking to People .

“Esto es algo básico. ¿Cuándo se espera que su gente "se ponga a trabajar"? ¿Cómo sucederá la comunicación general? ¿Qué rutinas puede continuar o configurar? " Dice Mattson. “El desarrollo de esas rutinas es uno de los elementos más importantes de las estrategias de trabajo remoto exitosas. Levántate a la misma hora, prepárate y vístete como si fueras a la oficina. Designe horarios para los descansos, para las comidas y asegúrese absolutamente de que haya una hora de inicio y una hora de finalización para su día; es especialmente importante delinear el 'tiempo libre' del 'tiempo de trabajo' ”.

Pero recuerde que cada persona tendrá su propio giro en el trabajo remoto en función de su situación, por lo que la transparencia es fundamental, dice Scott Bales, vicepresidente de ingeniería de soluciones y entrega de Replicon.

“Debe establecer expectativas con anticipación y con frecuencia”, dice Bales. “Proporcionar pautas, establecer límites y revisar los conceptos básicos se encuentran entre los pasos más importantes a seguir. Habrá preguntas: sea accesible y brinde claridad sobre las prioridades, los hitos, los objetivos de desempeño y más. Describa la disponibilidad de cada miembro del equipo y asegúrese de poder comunicarse con ellos cuando sea necesario ".

Por ejemplo, Bales sugiere averiguar qué miembros de su equipo son madrugadores. ¿Cuáles son los noctámbulos? ¿Cuáles tienen hijos o están cuidando a familiares mayores? ¿Cómo podría eso afectar sus horarios de trabajo y cómo puede adaptarse a ellos?

“Siempre debe conocer las personalidades y circunstancias únicas de su gente, pero en una situación de trabajo remoto puede ser aún más importante”, dice Mattson. “¿Qué los está motivando? ¿Cuáles son sus limitaciones? ¿Necesitan recoger a los niños de la escuela y dejar sus tardes abiertas, pero luego iniciar sesión más tarde en la noche? Las estrategias de trabajo remoto exitosas requieren un cambio de mentalidad, además de uno práctico, siempre que su trabajo se realice y siga cumpliendo con los estándares de desempeño, cuando el trabajo esté terminado no debería ser tan importante ".

La capacitación puede ser una parte invaluable de su estrategia de trabajo remoto, para establecer las reglas y expectativas y para mejorar las habilidades sociales, dice Christy Pambianchi, directora de recursos humanos de Verizon. Aproveche su organización de aprendizaje y desarrollo existente para brindar capacitación sobre la gestión de equipos remotos, así como comunicación, colaboración e incluso capacitación en empatía y liderazgo efectivas, dice ella.

“Algunas personas necesitarán recibir capacitación para que esto sea exitoso, así que trate de ver cómo puede impartir esta capacitación de manera virtual”, dice ella.

Cultura

El segundo pilar importante de una estrategia de trabajo remoto exitosa es la cultura, dice Hewitt de Forrester. Una cultura de “primero remoto” está firmemente arraigada en la estructura que estableces, y tiene que ser intencional y deliberada, dice. “Primero el control remoto significa que está pensando intencionalmente en los trabajadores remotos, solicitando su opinión sobre lo que necesitan para tener éxito y haciendo lo que sea necesario para satisfacer esas necesidades”, dice Hewitt.

Es mucho más difícil cultivar y mantener la cultura en situaciones de trabajo remoto, dice Sheryl Haislet, CIO de Vertiv, por lo que se debe realizar un esfuerzo adicional para garantizar que la cultura siga siendo una prioridad.

“Naturalmente, hay mucha interacción cuando estás en persona que no ocurre en una situación remota”, dice Haislet. “Por lo tanto, debe asegurarse de tener la intención de crear esas oportunidades en lugar de dejarlas al azar. Tenemos reuniones con todos los empleados cada dos semanas para mantener ese contacto, estamos organizando conversaciones individuales, videochats y otras formas tecnológicas para mantenerse conectados, no solo sobre el trabajo, sino también sobre la vida personal; compartir fotos, videos e historias sobre mascotas y niños. Tener happy hours virtuales, seguir a colegas en las redes sociales, compartir artículos e historias relevantes ". 

La desventaja de una estrategia remota es que puede alterar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal y difuminar la línea entre los dos. Es importante asegurarse de que los trabajadores y equipos remotos tengan tiempo para alejarse del trabajo y concentrarse también en sus vidas personales, dice Haislet. “Creo que ya hay menos equilibrio entre el trabajo y la vida, con tantas capacidades de trabajo remoto en todas partes y más como una combinación. A veces tienes que hacer tiempo para esas otras responsabilidades y saber cuándo debes alejarte ”, dice.

Uno de los mayores ajustes que deben hacer los trabajadores remotos es la falta de transporte, que muchas personas utilizan como un amortiguador que delimita la vida hogareña de la vida laboral. Cuando su viaje se reduce a un viaje por el pasillo, las cosas pueden complicarse, dice Fran Berrick, fundador y entrenador de carrera de Spearmint Coaching.

“El viaje diario al trabajo es a menudo una parte fundamental de la rutina de las personas y les da una separación entre el trabajo y el tiempo libre”, dice Berrick. “Eso puede ser un gran cambio, por lo que los líderes deben difundir buena información y mejores prácticas para crear nuevos rituales y hábitos. Requiere que los líderes y los trabajadores realicen una mejor gestión del calendario y del tiempo para que no se sientan abrumados y haya un comienzo y un final claros para el día ". 

Tecnología

Sin tecnología, el trabajo remoto sería casi imposible. Pero las necesidades de tecnología van mucho más allá de las aplicaciones de comunicación como el correo electrónico o las soluciones de colaboración y chat como Zoom o Slack, dice Hewitt. Si bien las organizaciones deben asegurarse de tener plataformas para eso, también necesitan lo que Hewitt denomina tecnologías de “sistemas de trabajo”.

“Sabemos por nuestra investigación que hasta el 30 por ciento de lo que constituye el compromiso de los empleados es tecnología”, dice Hewitt. “Lo que conduce al compromiso es su capacidad para progresar en su trabajo todos los días, y la tecnología que utiliza está directamente relacionada con eso. ¿Cómo la tecnología permite u obstaculiza ese progreso? " No se trata solo de cómo los trabajadores interactúan entre sí a través de Slack, Zoom, Microsoft Teams, dice Hewitt, sino de qué tan bien funciona la tecnología de acceso remoto como las VPN. Se trata de su capacidad para utilizar la infraestructura de escritorio virtual (VDI) para acceder a los sistemas de la oficina. Incluso identifique y acceda a la tecnología de administración que puede permitir a los trabajadores utilizar sistemas seguros y servicios de soporte y centro de llamadas que permiten a los trabajadores remotos guardar contraseñas y otras tareas.

“Esto afecta la experiencia y el compromiso de los empleados, porque en realidad es la capa de acceso básica que le permite hacer su trabajo”, dice Hewitt. "Hay que ver esto de manera integral, porque son todas estas tecnologías juntas las que realmente hacen o deshacen la experiencia de trabajo remoto".

Y si bien puede parecer tentador implementar una de las innumerables tecnologías de monitoreo de productividad de seguimiento remoto disponibles, sepa esto: es un gran desmotivador y habla de una mentalidad de liderazgo que es más de comando y control que de confianza y respeto, dice Berrick.

“No hay nada más desmotivador que tener a sus empleados obligados a rendir cuentas por cada minuto de cada día. O, por ejemplo, usando keyloggers para capturar su actividad; o la tecnología que les toma fotografías cada cinco minutos para asegurarse de que estén sentados frente a su computadora ”, dice Berrick. Si sospecha y está paranoico de que sus empleados solo estén perdiendo el tiempo, eso dice mucho más sobre usted y su capacidad de liderazgo.

“Los resultados son, en última instancia, lo que importa: ¿están cumpliendo los plazos y están a la altura de las expectativas en torno al trabajo remoto? Entonces eso es sobre lo que deberían ser juzgados ”, dice Berrick.

Legal y cumplimiento

Finalmente, tómese el tiempo para comprender las implicaciones legales y de cumplimiento de una estrategia de trabajo remoto, dice Hewitt. En los EE. UU., Hay diferentes implicaciones fiscales que deberán abordarse según la región geográfica donde vivan y trabajen sus empleados. Cada estado, región y localidad tendrá diferentes regulaciones de salud, seguridad y financieras que deberá cumplir, dice.

“En el Reino Unido, por ejemplo, debe someter su oficina central a una inspección formal para asegurarse de que la empresa o el gobierno no sean responsables de los problemas de salud o seguridad que puedan ocurrir. Y, en la UE, las empresas deben tener en cuenta el cumplimiento del RGPD ”, dice. Además, la prestación de atención médica patrocinada por los empleados puede diferir según los proveedores disponibles.

Una estrategia de trabajo remoto exitosa no solo requiere estas soluciones concretas, sino también la voluntad de los líderes de pensar y trabajar de manera diferente. En última instancia, muchas de las mismas consideraciones que se aplican en un entorno de trabajo local también se aplican a un entorno remoto, es solo una cuestión de implementación.

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