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Lo que necesita saber sobre la vinculación a archivos y páginas en SharePoint

 


Recientemente, un cliente me dijo que, aunque le había pedido que usara "Copiar vínculo" con "Personas con acceso existente" para crear un vínculo a un documento en un sitio de comunicación de SharePoint, había determinado que seleccionar la Ruta al documento era mejor - porque los enlaces no se rompieron cuando se cambió el nombre de los documentos. Hice algunas pruebas, vi algo diferente de lo que ella estaba viendo y concluí ... ¡que ambos teníamos razón!

Cuando nos reunimos para comparar por qué vimos resultados diferentes, como esperaba, había algo diferente en lo que estábamos haciendo. Resulta que no estábamos probando con el mismo tipo de documento o navegador. Me sorprendió conocer algunos superpoderes de enlaces de SharePoint nuevos, pero me preocupó porque, como resulta, elegir la forma correcta de obtener un enlace a un documento depende de varias cosas. Afortunadamente, no es necesario que recuerde todos los casos de uso que probamos, porque existe un enfoque simple que funcionará de manera consistente para brindar las mejores experiencias de usuario.

Específicamente, encontramos que el comportamiento de los enlaces se basa en:

  • Navegador (Edge vs. Chrome)
  • Elemento web (vínculos rápidos frente a hipervínculo de texto)
  • Tipo de documento (PDF frente a archivo nativo de Office)
  • Ubicación (sitio donde reside el documento y donde está haciendo el enlace)

Los escenarios son complejos y matizados, pero aquí está el resultado final.

Archivos

En su sitio, utilice el elemento web Vínculos rápidos si puede. Para cualquier tipo de archivo, use el elemento web Vínculos rápidos para navegar hasta el archivo y agregar un vínculo al archivo si se encuentra en su sitio. (Tenga cuidado cuando utilice el elemento web Vínculos rápidos. Si carga un documento desde ese elemento web, es posible que no pueda volver a encontrarlo fácilmente porque se almacenará en Activos del sitio, en una carpeta con el mismo nombre que el título de la página. No "estará" en la biblioteca de Documentos, que es donde los editores y otras personas pueden esperar encontrarlo. Siempre recomiendo que suba sus documentos a la biblioteca o carpeta donde desea mantenerlos primero. Después de cargue el archivo, utilice el elemento web Vínculos rápidos para navegar hasta el archivo).

¿Por qué utilizar este enfoque? Si mueve o cambia el nombre del archivo, ¡sus enlaces no se romperán!

Para archivos nativos de Office , use Copiar vínculo> las personas con acceso existente pueden usar el vínculo  para copiar un vínculo a un documento y agregarlo a un hipervínculo de texto o al elemento web Vínculos rápidos. No importa si usa Compartir o Copiar enlace; ambos métodos le brindan exactamente la misma experiencia. Pero es un poco más complicado usar Compartir a menos que esté intentando enviar un enlace a un archivo por correo electrónico. Si solo desea crear un vínculo a un archivo, use Copiar vínculo. Si desea enviar un enlace por correo electrónico , Compartir guarda algunos pasos.

¿Por qué utilizar este enfoque? Si mueve o cambia el nombre de un documento y ha utilizado este tipo de vínculo, los vínculos de su documento no se romperán. (¡Lo mismo es cierto si está enlazando a los documentos de otro sitio!)

Para archivos PDF , copie la ruta al documento y agréguela a un hipervínculo de texto o al elemento web Vínculos rápidos. Puede encontrar el vínculo Ruta haciendo clic en el panel de información del documento, desplazándose hacia la parte inferior de los atributos y haciendo clic en el icono junto a la Ruta.

¿Por qué utilizar este enfoque? Si mueve o cambia el nombre del archivo, su enlace no se romperá si está en el mismo sitio, pero se romperá si está enlazando desde otro sitio.

Paginas

Para las páginas, la experiencia es la misma tanto en Chrome como en Edge. Cambiar el nombre del título de una página no afecta la URL de la página. Por lo tanto, las actualizaciones de títulos no afectarán los enlaces a la página. La única acción que afecta a los enlaces es cambiar el nombre del archivo de la página. Puede cambiar el nombre del título de una página sin cambiar el nombre de la URL de la página. A menos que haya una gran desconexión entre el título y el nombre de archivo de la página, es posible que desee limitar los cambios en el nombre de archivo de las páginas.

Para las páginas , use la Ruta para crear enlaces . La forma más rápida de obtener la ruta es abrir la página y tomar la URL. Sin embargo, también puede obtener la ruta de la biblioteca de Páginas del sitio utilizando el mismo método que si estuviera obteniendo la ruta a un archivo.

¿Por qué utilizar este enfoque? Los enlaces a la página en la navegación o los elementos web de su sitio no se romperán si se cambia el nombre del archivo. Sin embargo, todos los enlaces de otros sitios a la página se romperán si se cambia el nombre del archivo.

Otros elementos web

Estas experiencias no dependen del navegador. Explicaré las implicaciones en las recomendaciones a continuación:

Vincular a un archivo mediante el elemento web Visor de archivos

  • Seleccione el archivo del elemento web si el archivo se encuentra en su sitio. Si elige un archivo de Office o PDF del elemento web, puede cambiar el nombre y mover el archivo dentro del sitio y su vínculo seguirá funcionando.
  • Si está mostrando un archivo en otro sitio, puede elegir la Ruta o Copiar enlace para cualquier tipo de documento. Ambos enlaces se resolverán con el nuevo nombre o ubicación si cambia el nombre o mueve el documento dentro del sitio de origen.

Enlace a una vista de una biblioteca de documentos

  • Elemento web Biblioteca de documentos en su sitio. Puede cambiar el nombre de la URL de la vista o el título de la vista y su elemento web seguirá funcionando.
  • Elemento web Vínculos rápidos. Puede cambiar el nombre de la URL de la vista o el título de la vista y su elemento web seguirá funcionando.
  • Vínculos a una vista en otro sitio . Cambiar el título de su vista no afectará el enlace. Si cambia la URL de la vista, el enlace se romperá.


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