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Más de 10 consejos de Microsoft Teams para usuarios de Mac

 


Nadie puede negar que Zoom  ha ascendido a la colaboración en este mundo centrado en el video, pero Microsoft Teams sigue siendo una herramienta de referencia para muchas empresas, lo que significa que un ejército creciente de usuarios de Mac puede necesitar aprender a hacer más cosas. usándolo.

Estos consejos deberían ayudar a los usuarios a obtener más de Teams.

Definir un mensaje urgente

Cuando esté dentro de un chat, haga clic en el signo de exclamación debajo de "Escribir mensaje nuevo" y seleccione "Urgente" en el menú de opciones del mensaje. Es mejor usarlo con moderación, ya que una vez que cree un mensaje urgente, sus destinatarios recibirán una notificación de que existe cada dos minutos durante 20 minutos; que puede volverse molesto si se abusa.

Otra forma de hacer que los mensajes se destaquen es convertirlos en anuncios. Toque el icono Formato (lápiz) y seleccione Anuncio en el menú desplegable de la nueva conversación que verá. Podrá escribir un título y agregar una imagen de fondo o un fondo de color para que el anuncio se destaque.

Etiqueta de equipo para ahorrar tiempo

Los jefes de equipo pueden permitir que los miembros del equipo asignen etiquetas específicas a otros miembros. Por lo tanto, es posible que tenga un equipo de 100 personas, con cinco gerentes, cada uno de los cuales puede estar etiquetado con @manager; o puede tener 24 personas que trabajan en dos turnos separados (@dayshift, @nightshift). Una vez etiquetado, usted, y cualquier otra persona del equipo, puede enviar un mensaje o publicación de canal a todos los miembros de esos grupos mediante las etiquetas.

Usa títulos, para eso sirven

Cuando las cosas se complican, es fácil perder conversaciones importantes en un mar de chat. Con frecuencia, los canales transmiten miles de conversaciones, por lo que vale la pena tomarse el tiempo para hacer que cada chat sea más fácil de encontrar dándole a cada uno un nombre específico: Proyecto X , Agilidad empresarial, Estrategia de trabajo remoto o Aumento salarial bien merecido , por ejemplo. Los títulos no solo hacen que las conversaciones sean un poco más fáciles de encontrar, sino que también se pueden buscar.

Para nombrar un chat:

    • Seleccione el chat que desea cambiar de nombre / nombre de la lista;
    • Seleccione el ícono de lápiz y escriba el nuevo nombre del chat.

    Fijar esos chats

    Organícese tocando los puntos suspensivos junto a los nombres de sus canales más importantes y seleccione Pin. Esos canales ahora aparecerán en la sección anclada en la parte superior de su lista, en lugar del orden predeterminado en el que aparecen los canales (según cuándo los agregó o creó).

    Los canales anclados también se pueden barajar: haga clic y mantenga presionado el nombre del canal en la lista y arrástrelo por esa sección hasta que esté donde lo desee. (También puede ocultar canales sin importancia tocando los puntos suspensivos y eligiendo Ocultar).

    Reenviar correo electrónico a Teams

    Teams funciona bien con el correo electrónico, con herramientas para reenviar cualquier correo electrónico a un canal de Teams. Abra Teams, toque los puntos suspensivos a la derecha del nombre de un canal y elija "Obtener dirección de correo electrónico". Esto creará una dirección de correo electrónico para ese canal que puede usar para reenviarle elementos. Esto es tan fácil como usar el botón Compartir con Teams en Outlook o crear un acceso directo a Zapier en Gmail, pero Mail te permite automatizarlo.

    Si usa el correo de Apple, puede crear una regla para enviar conversaciones automáticamente a su chat de Teams: Abra Preferencias de correo > Reglas, Agregar regla y asígnele un nombre. Puede configurar una regla con varios requisitos, por lo que si un mensaje entrante es de una persona específica y también tiene una línea de Asunto específica, o implica una combinación de otros requisitos, el mensaje se reenviará automáticamente al chat de Teams. O simplemente configure ese chat como un contacto y reenvíe el correo electrónico manualmente. Esto debería ser muy útil si desea mantener informado a todo su equipo.

    Traiga socios externos a su equipo

    COVID-19 ha demostrado la importancia de trabajar en estrecha colaboración con otros: empleados, empleados externos, proveedores, socios, logística y clientes, todos tienen algo que aportar. Por lo tanto, tiene sentido invitarlos a unirse a usted en Teams. Puede proporcionar a cualquier persona (interna o externa) acceso de invitado que le permite incluirlos en chats específicos sobre proyectos y etiquetarlos en canales relevantes para asegurarse de que todos estén al día.

    Grabar reuniones y llamadas de Teams

    Microsoft permite a los usuarios comerciales grabar reuniones de Teams y llamadas grupales en la nube mediante Microsoft Stream. Esto es útil durante conversaciones importantes o presentaciones largas, aunque existen algunos requisitos y limitaciones, como se  explica aquí .

    Aprenda los atajos de teclado

    Siempre es útil aprender los atajos de teclado. Los tres primeros que necesitará incluyen: Toque R para responder a un chat, Opción-A para adjuntar un archivo a un mensaje y Opción- / para ver todos los atajos de teclado disponibles para usted. Puede explorar todos los accesos directos de Teams disponibles  aquí .

    Usar no molestar

    Toque su perfil en Teams para establecer su estado en No molestar para que pueda concentrarse y trabajar. Hacerlo siempre es muy satisfactorio. El trabajo asincrónico significa que la mayoría de las cosas pueden esperar un poco.

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