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8 capacidades que deberían estar entre sus resoluciones de intranet de SharePoint


Aquí hay algunas características y capacidades simples, pero importantes, que todos deberíamos resolver para implementar:

  • Crear un sitio de activos de la organización
  • Utilice títulos en todas las páginas largas
  • Asegúrese de que la biblioteca de páginas del sitio en cada sitio muestre la versión y el estado promocionado
  • Implementar un sitio de inicio (cuando esté disponible para su inquilino)
  • Inspírate con el lookbook de SharePoint
  • Personalice y oriente el contenido
  • Haga que sus páginas sean accesibles para todos los públicos
  • Continuar aprendiendo en 2020

Decidirse a crear un sitio de Activos de la organización

La función Activos de la organización le permite registrar una o más bibliotecas de documentos a través de PowerShell como una fuente especial para imágenes como fotos y logotipos en todos los sitios. Las bibliotecas de activos de la organización están disponibles cuando agrega imágenes a encabezados de página, galerías u otros elementos web. (Figura 1.) Puede tener hasta 30 bibliotecas en una sola organización y todas las bibliotecas deben estar en la misma colección de sitios.

biblioteca de activos de la organización
Microsoft

Figura 1. Cómo los usuarios experimentan la biblioteca de Activos de la organización.

Cuando tiene una biblioteca de activos de la organización, está creando un lugar único para almacenar y mantener activos de marca importantes que se pueden usar en cualquier lugar de su inquilino. Esta es una excelente manera de brindar acceso a imágenes y logotipos aprobados por la marca, y mantenerlos actualizados en un solo lugar. Mi superpoder favorito para los activos de la organización es que cuando actualiza una imagen o logotipo, se actualiza automáticamente en cada sitio y página que usa la imagen. Aprenda a crear una biblioteca de activos de la organización .

  • Llame a la colección de sitios Activos de organización (o Activos de organización). Parece obvio, ¿verdad? Asegúrese de que el grupo "Todos" tenga acceso de lectura al sitio.
  • Cree una biblioteca separada para logotipos . Esto los hará más fáciles de administrar y los mantendrá separados de otras imágenes.
  • Considere agregar una biblioteca para fotografías de líderes y fotografías aprobadas . Si tiene una organización grande y global, encontrar fotos de líderes para artículos de noticias y páginas web puede ser un verdadero desafío. ¿No sería mucho más fácil si todas las fotos estuvieran almacenadas (y actualizadas) en un solo lugar?
  • Utilice carpetas para organizar las fotos en la biblioteca de activos de cada organización . Actualmente, cuando selecciona fotos de la biblioteca de activos de una organización, solo puede ver el nombre o la imagen de la foto, no los metadatos asociados a ella. Si desea organizar las fotos aquí, deberá utilizar carpetas.
  • No olvide brindar capacitación y orientación para usar el contenido en el sitio de activos de su organización . Cuando selecciona una imagen o logotipo de una biblioteca de activos de la organización, la imagen en sí no se carga en el sitio. Si todas las imágenes del sitio provienen de activos de la organización, la biblioteca de Activos del sitio no se crea para el sitio.

Decide utilizar títulos en todas las páginas largas

Como regla general, no desea crear páginas largas en su sitio de SharePoint. La mayoría de las personas no leen sus páginas largas, las escanean . Para que sus páginas sean más fáciles de escanear, debe dividir el contenido en partes. Si bien es posible que tenga la tentación de usar texto en negrita para separar párrafos, es mejor usar los estilos de encabezado integrados en su lugar. Este es el por qué:

  • SharePoint agrega automáticamente enlaces de anclaje a todos los encabezados de primer, segundo y tercer nivel de su página . Una vez que haya creado una página con títulos, simplemente coloque el cursor sobre los títulos y verá un símbolo de enlace. Cuando haces clic en el enlace, obtienes la URL completa, incluido el ancla. Si hace clic en el símbolo, el encabezado se agregará a la barra de URL o puede hacer clic con el botón derecho para guardarlo en el bloc de notas o en otra pestaña.
  • Utilice los enlaces de anclaje para crear una tabla de contenido para sus páginas largas . Una vez que tenga una colección de enlaces de anclaje en su página, puede agregarlos a un texto o elemento web de Enlaces rápidos para crear una tabla de contenido para su página. Consejo: cree una sección separada en la parte superior de su página utilizando el formato de columna de un tercio a la derecha o un tercio a la izquierda. Coloque la tabla de contenido en la columna estrecha. Esto asegurará que su tabla de contenido esté en la parte superior de las páginas móviles. Tenga en cuenta que, si bien las URL con vínculos de anclaje se pueden usar en los elementos web Texto y Vínculos rápidos, la URL del vínculo de anclaje no funcionará en los vínculos de navegación.
  • El uso de encabezados ayuda a que su página sea más accesible . Las personas que utilizan un lector de pantalla o un teclado pueden saltar fácilmente al texto del encabezado con los comandos del teclado.

Resuelva asegurarse de que la biblioteca de páginas del sitio en cada sitio muestre la versión y el estado promocionado

He escrito en un blog sobre esto antes, pero vale la pena mencionarlo nuevamente, ya que sé que muchas personas todavía quedan atrapadas cuando no pueden encontrar contenido porque una página no está publicada, o no pueden averiguar qué páginas son artículos de noticias. . Siempre cambio la vista predeterminada de la biblioteca de páginas del sitio para que sea la vista Todas las páginas y siempre agrego el estado y la versión promocionados a esa vista. Desearía que este fuera el predeterminado integrado en el producto, pero hasta que eso suceda, debería realizar esta actualización en todos los sitios. Para obtener detalles sobre cómo agregar estos campos, consulte Una vista simple para mejorar la administración de sitios y páginas de SharePoint .

Resuelva implementar un sitio de inicio (cuando esté disponible para su inquilino)

Un sitio de inicio es un sitio de comunicación diseñado para ser la página de inicio principal de la intranet de su organización. Los sitios de inicio se anunciaron en la Conferencia de SharePoint 2019, pero no se habilitaron para la versión dirigida hasta noviembre. Aunque técnicamente puede convertir cualquier sitio de comunicación en un sitio de inicio, probablemente desee convertir el sitio "raíz" de su inquilino en un sitio de inicio. El sitio de inicio se configura con un comando de PowerShell: Set-SPOHomeSite -HomeSiteUrl <URL del sitio>. Está previsto que los sitios de inicio se desplieguen a nivel mundial a finales de este mes. Por ahora, solo puede tener un sitio residencial por inquilino.


    Habilitar un sitio de inicio no crea un sitio que se vea mágico como por arte de magia (consulte la siguiente resolución). De hecho, ejecutar el script de PowerShell no cambiará nada sobre el diseño del sitio. Sin embargo, su nuevo sitio de inicio obtendrá algunos superpoderes especiales:

    • Noticias de la organización. El sitio de inicio se convertirá automáticamente en un sitio de noticias de la organización . El sitio de inicio no tiene por qué ser el único sitio de noticias de la organización. Puede especificar varios sitios como sitios de noticias "oficiales" o "autorizados". Al hacer esto, los artículos de noticias publicados en estos sitios obtienen un bloque de color de tratamiento visual especial en el elemento web Noticias, en la aplicación móvil y en la página de inicio de SharePoint. (Ver Figura 2.) Tenía un cliente que quería un sitio de inicio pero no quería el bloque de color de las noticias de la organización. Si ese es el caso de su organización, puede usar PowerShell para eliminar la función de noticias de la organización del sitio de inicio.
    noticias de la organización
    Microsoft

    Figura 2. Ejemplo de noticias de la organización

    • Alcance de búsqueda de todo el inquilino . De forma predeterminada, la búsqueda en un sitio de SharePoint tiene como ámbito el sitio en sí. Por lo tanto, cuando busca en un sitio individual, el contenido devuelto es solo contenido en el sitio en sí, a menos que use la ruta de navegación "organización" en la página de resultados de búsqueda para expandir el alcance de su búsqueda. La búsqueda en el sitio de inicio será predeterminada para todo el inquilino. (Tenga en cuenta que puede usar PowerShell para agregar un alcance de búsqueda para todo el inquilino a cualquier sitio, pero cuando habilita el sitio de inicio, obtiene este alcance automáticamente).
    • Integración con la página de inicio de SharePoint.
      • Enlace de navegación. El único cambio visible que se producirá en su sitio cuando lo convierta en un sitio de inicio es que se agregará un nuevo vínculo al final de la navegación superior llamado Mi SharePoint. Este vínculo lleva a cada usuario a su página de inicio de SharePoint personalizada. Esta es la misma página que ve en cualquier lugar del inquilino cuando hace clic en SharePoint en la barra de la suite o en el iniciador de aplicaciones.
      • Integración del menú. Esta es mi característica favorita absoluta del sitio de inicio de SharePoint y una que no está disponible para ningún otro sitio. De forma predeterminada, el megamenú de su sitio de inicio se incluye en la página de inicio de SharePoint. Esto hace posible utilizar el sitio de inicio como un sitio de "navegador" global y significa que todos los sitios de su inquilino pueden estar "a un clic de distancia" de la navegación global simplemente haciendo clic en el enlace de SharePoint en la barra de la suite.
      • Integración temática. El tema que ha habilitado en su sitio de inicio también se traslada a la página de inicio de SharePoint, creando una experiencia más coherente con la marca en su portal de intranet.
    • Botón de inicio de la aplicación móvil. Habilitar el sitio de inicio también agrega un icono de inicio a su aplicación móvil de SharePoint. Esto asegura que sus usuarios puedan encontrar fácilmente el camino de regreso a casa en la aplicación móvil.

    Decídase a inspirarse en el lookbook de SharePoint

    El lookbook de SharePoint obtuvo algunas características sorprendentes en 2019. ¿Alguna vez vio una publicación de blog de Microsoft o vio una demostración de Ignite u otro evento de Microsoft y se preguntó: "¿Cómo lo hicieron?" ¿O simplemente ha querido poder mostrar un ejemplo del "arte de lo posible" en SharePoint Online? O, tal vez como yo, solo desea obtener algunas ideas de presentación para su contenido. Si es así, ¡el lookbook de SharePoint es para usted! El libro de apariencia incluye hermosos ejemplos visuales de todo tipo de sitios diferentes configurados por los diseñadores de Microsoft UX. Pero lo que es más importante, si tiene los permisos adecuados, ¡puede aprovisionar cada uno de los ejemplos en su inquilino! (Figura 3)

    mira el ejemplo del libro
    Microsoft

    Figura 3. Captura de pantalla de lookbook.microsoft.com

    Resuelva personalizar y orientar el contenido

    La personalización en la navegación le permite adaptar las experiencias en intranets complejas para reducir la cantidad de navegación que necesitan los usuarios para encontrar lo que necesitan. La personalización en forma de segmentación le permite minimizar el "ruido" para los lectores de la intranet: mostrar contenido a las personas que probablemente estén interesadas en él y ocultarlo a quienes no lo estén. La segmentación por audiencia para las páginas y noticias de SharePoint se está implementando ahora; La segmentación por audiencia para la navegación llegará pronto.

    • Segmentación por audiencia para páginas y noticias . La segmentación por audiencia le permite adjuntar una audiencia para una página de sitio de SharePoint o una página de noticias y luego usar esa audiencia en elementos web "acumulados": noticias y contenido destacado. Laura Rogers escribió un excelente resumen sobre cómo habilitar la segmentación por audiencia para páginas y elementos web . Cuando habilita la segmentación por audiencia en la biblioteca de Páginas del sitio Y en los elementos web donde desea usarla Y agrega una audiencia a una página o artículo de noticias, puede seleccionar experiencias personalizadas para los lectores. Dado que agregar una audiencia no aseguracontenido, puede usar la segmentación por audiencia en un elemento web para ayudar a los usuarios a enfocar el contenido en algunas páginas y no en otras simplemente activando el interruptor "Segmentación por audiencia" en el elemento web Noticias o Contenido destacado. Solo tenga cuidado con la forma en que aplica la orientación. Como ejemplo, creé un artículo de noticias y lo orienté a una audiencia de ubicación de la que no era miembro. Cuando fui a la página de inicio de mi sitio, no vi el artículo que acababa de crear en el elemento web Noticias, y por un minuto pensé que tal vez me olvidé de presionar el botón de publicar. No, ¡fue dirigido a la audiencia trabajando exactamente como debería! Por lo tanto, piense en los escenarios en los que el uso de la segmentación por audiencia tiene sentido y recuerde que las audiencias son respetadas en el área "Noticias de los sitios" en la página de inicio de SharePoint. Si utiliza un público objetivo en una página de noticias,
    • Orientación por público para navegación (próximamente) . La segmentación por audiencia en la navegación se puede usar para cambiar las experiencias de navegación en función de la membresía en una comunidad de ubicación u organización, por ejemplo, para mostrar enlaces a Ventas de la Costa Este para los vendedores que están asignados a la Costa Este, o para mostrar enlaces a sitios privados únicamente. a las personas que tienen acceso a estos sitios. Al igual que con la segmentación por página, la segmentación por navegación no es lo mismo que la seguridad. Sin embargo, puede usar un grupo de Office 365 existente, un grupo de seguridad habilitado para correo o un grupo de seguridad como audiencia. Y si estos grupos también se utilizan para proteger el sitio al que está enlazando, puede utilizar la segmentación por audiencia para ocultar enlaces a sitios para personas que no tendrán acceso al sitio.

    Tome la determinación de hacer que sus páginas sean accesibles para todos los públicos

    Un objetivo importante para mí en 2020 es asegurarme de que pienso en la accesibilidad en cada página que creo en SharePoint. Durante los últimos tres años, he intentado tejer mi mantra de "no más clic aquí " en casi todas las presentaciones de capacitación y conferencia que imparto. Los hipervínculos siempre deben estar en el destino , no en la palabra aquí . Una razón es que hace que la página sea más escaneable: los lectores pueden escanear y encontrar hipervínculos rápidamente sin tener que detenerse y leer el texto antes y después de la palabra "aquí" para averiguar qué están haciendo clic para encontrar. Otra razón es que "hacer clic aquí" es aún más molesto para las personas que usan un lector de pantalla.

    El uso de títulos en su texto también ayuda a que sus páginas sean más accesibles. Los estilos de encabezado se pueden "escanear" haciendo clic en el teclado, por lo que para las personas que usan un lector de pantalla o no pueden usar un mouse, es mucho mejor separar las páginas de texto largo con encabezados en lugar de usar una indicación visual como el texto en negrita.

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