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Cómo combinar la gestión de proyectos y la colaboración

 

El mercado del software de colaboración se ha llenado un poco, con docenas de espacios de trabajo virtuales ofrecidos, cada herramienta adopta un enfoque ligeramente diferente para atraer las necesidades comerciales. En estos días, cualquier gerente de oficina o administrador que busque elegir uno puede sentirse abrumado fácilmente. 

Mejorar la línea de visión desde la estrategia hasta la ejecución de los empleados es una de las principales prioridades para los responsables de la toma de decisiones de TI. Hay buenos ejemplos de cómo este enfoque puede ser efectivo, específicamente dentro de los entornos de DevOps y TI.
Muchas de estas herramientas de colaboración en el espacio de trabajo van más allá del simple chat, las reuniones en línea y el intercambio de archivos. Estos caballos de batalla de la colaboración convierten las conversaciones en acción, lo que le permite crear y asignar nuevas tareas rápidamente, al tiempo que se asegura de que varios proyectos simultáneos cumplan con sus plazos. 

Aquí echaremos un vistazo a las formas en que las herramientas de colaboración incorporan la gestión de proyectos, o cómo equipar su herramienta existente para hacer el trabajo. 


Tres opciones de colaboración
Puede adoptar uno de los tres enfoques diferentes para usar el chat en el lugar de trabajo y las herramientas de gestión de proyectos en un entorno de oficina: un enfoque de múltiples herramientas, aplicaciones de terceros o una herramienta híbrida de chat y planificación. 

En el primer escenario, una organización podría decidir utilizar una aplicación para la colaboración y otra herramienta para la gestión de proyectos. El software de colaboración se utiliza para enviar mensajes instantáneos a compañeros de trabajo, remotos y en el sitio, compartir documentos y otros archivos, iniciar llamadas de audio y video y compartir información en toda la organización. Se utiliza una segunda aplicación separada para mantener los proyectos en marcha, con funciones para asignar tareas, desarrollar calendarios y crear diagramas de Gantt u otras líneas de tiempo. 

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Un enfoque alternativo es utilizar software de colaboración que permita a los usuarios o administradores instalar aplicaciones de terceros, a veces llamadas integraciones. Una integración de gestión de proyectos podría permitir a los compañeros de trabajo crear y asignar tareas dentro de su herramienta de colaboración, reduciendo la necesidad de abrir otro programa. Dentro de su herramienta de chat, los miembros del equipo pueden cambiar a quién se asignan las tareas, proporcionar comentarios sobre la tarea o cambiar una fecha de vencimiento, todo sin salir de una sola interfaz.

Slack o Microsoft Teams, las herramientas de colaboración más utilizadas en la empresa, se integran con cientos de aplicaciones, incluidas herramientas de gestión de proyectos como Trello y Asana. Este método no es tan completo como trabajar activamente en dos aplicaciones independientes. En algunos casos, los empleados deberán abrir el software de gestión de proyectos para manejar tareas complejas. Pero para la asignación y edición diaria de elementos de acción, una integración puede ahorrar tiempo.

En cambio, un tercer enfoque incorpora la colaboración y la gestión de proyectos en una sola herramienta. Algunos ejemplos son Ryver, Quip o Atlassian, que ofrecen funciones tanto de productividad como de chat. 

Considere cómo podrían verse en el lugar de trabajo: dentro de cualquier organización, puede haber varias herramientas de colaboración en uso por diferentes departamentos, cada uno con un enfoque diferente que se adapta a sus necesidades comerciales. Y esos departamentos pueden configurar otras herramientas de colaboración según sea necesario, por ejemplo, para trabajar con proveedores externos.  

Los administradores de proyectos o los desarrolladores de productos de software pueden favorecer las funciones de seguimiento de errores en Atlassian, que tiene un chat incorporado. Una división empresarial que depende de Office 365 puede preferir Microsoft Teams, que puede integrarse con una herramienta de gestión de proyectos, como Trello o Asana. Y el personal de la oficina puede ver los beneficios de una combinación de chat y herramienta de gestión de proyectos, como Ryver.


Integraciones
La integración de una aplicación de gestión de proyectos en su software de colaboración existente es rápida y sencilla, con algunas advertencias. Aquí hay una descripción general de cómo agregar aplicaciones a las herramientas de colaboración ampliamente utilizadas Slack y Microsoft Teams.

En Slack , los empleados pueden instalar de forma predeterminada cualquier aplicación que elijan. Sin embargo, el propietario o administrador del espacio de trabajo de Slack puede establecer permisos que bloqueen todas las instalaciones de aplicaciones que no hayan sido aprobadas por el administrador. O el administrador puede bloquear ciertas aplicaciones o crear una lista de aplicaciones que están todas preaprobadas.   

Durante la instalación, cada aplicación solicitará permiso para acceder a cierta información, por ejemplo, su dirección de correo electrónico, o solicitará permiso para publicar automáticamente un mensaje con su nombre, entre otros derechos. Dependiendo de los derechos solicitados, su administrador puede encontrarlos demasiado amplios. Si posee un espacio de trabajo, querrá considerar cuidadosamente a qué le permite acceder a una aplicación de terceros y qué acciones puede realizar en su espacio de trabajo virtual.

En Microsoft Teams , los administradores pueden "anclar" ciertas aplicaciones aprobadas al espacio de trabajo, que los usuarios pueden instalar. Los administradores pueden anclar aplicaciones que se utilizan ampliamente en la organización (por ejemplo, Trello o Jira Cloud). Los administradores también pueden configurar el espacio de trabajo para restringir, o permitir, la instalación de aplicaciones por usuario o grupos, por ejemplo, estableciendo derechos globalmente para todos los usuarios o por departamento. 

Aplicaciones independientes
Si usted y sus compañeros de trabajo deciden que dos herramientas son demasiadas, considere el software diseñado para satisfacer las necesidades de comunicación y gestión de proyectos de una oficina en una sola interfaz. Aquí hay una descripción general rápida de algunas de las herramientas multitarea más notables en este mercado.  

Ryver es una opción interesante porque, donde algunas herramientas se centran principalmente en la colaboración o la gestión de proyectos, esta herramienta adopta un enfoque igual para ambos. Ryver utiliza una interfaz de chat similar a Slack, que también le permite convertir una conversación en tareas, manteniendo todos los chats asociados juntos en un hilo. Luego, puede programar esas tareas, realizar un seguimiento de ellas y, al final del proyecto, marcarlas como completadas. Ryver también ofrece integraciones con software comercial y de comunicación común, incluidos Gmail, Dropbox y Salesforce.  

El pilar de la gestión de proyectos Basecamp tiene su propia bandeja de entrada para mensajes y avisos sobre nuevas tareas, así como una herramienta de chat llamada Campfire. Los usuarios pueden enviarse mensajes de forma privada, usar el chat en vivo, publicar enlaces o compartir archivos en Campfire. Basecamp tiene como objetivo mantener los mensajes de chat conectados a los proyectos para que la comunicación en torno a ese proyecto sea centralizada y fácil de encontrar. 

Los equipos de ventas en particular pueden querer investigar Quip , una herramienta de colaboración que fue comprada por la empresa de software CRM Salesforce. Quip permite a los usuarios editar de forma colaborativa documentos, presentaciones y hojas de cálculo en la interfaz de Salesforce. La integración también permite que las hojas de cálculo de Quip obtengan datos de Salesforce, por ejemplo, hojas de cálculo que se mantienen actualizadas a medida que se actualiza la información.

Al igual que Basecamp, Asansa es un producto de gestión de proyectos que incluye una función de comentarios en torno a los equipos que funciona de manera similar al chat y conecta esas conversaciones con las tareas. Sin embargo, también puede integrar Asana directamente en más herramientas de chat, como Slack o Microsoft Teams, si lo prefiere, y muchos equipos lo harán, ya que son herramientas de comunicación con más funciones. 

Siguiendo
La elección de aplicaciones de comunicación en el lugar de trabajo que aumenten la productividad es una prioridad para quienes toman decisiones de compra sobre software empresarial, dijo Raul Castanon, analista senior de 451 Research. 

“La incorporación de funciones de productividad tiene sentido porque los trabajadores del conocimiento las utilizan a diario y son fundamentales para planificar y ejecutar el trabajo”, dice Castanon. “Mejorar la línea de visión desde la estrategia hasta la ejecución de los empleados es una de las principales prioridades para los responsables de la toma de decisiones de TI. Hay buenos ejemplos de cómo este enfoque puede ser efectivo, específicamente dentro de los entornos de TI y devops, por ejemplo, herramientas de Atlassian, o incluso Slack thar tiene una base sólida de clientes centrales en esas áreas. Estamos viendo un creciente interés en extender este modo de trabajo a otras áreas de las organizaciones, aunque todavía está en las primeras etapas ".

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