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Cómo Microsoft Teams mantiene conectados a los trabajadores de la construcción de Suffolk

 Suffolk Construction, con sede en Boston, utilizó Teams para mantener el avance de las operaciones, ya que, al igual que las empresas de todo el mundo, se apresuró a lidiar con un cierre relacionado con la pandemia este año. Ahora, algunos trabajadores están esencialmente "viviendo de ello", dice un funcionario de la empresa.



Para una gran empresa de construcción como Suffolk Construction, la gestión de las comunicaciones entre 2.500 trabajadores en la oficina y en el lugar es un desafío, incluso en el mejor de los casos. Pero mantener a todos conectados en medio de la pandemia de COVID-19 de este año requirió que el equipo de TI de la compañía se esforzara más de lo habitual.

Para mantener la empresa en funcionamiento y los trabajadores seguros, Suffolk se apoyó en su implementación de Microsoft Teams. Según Doug Myers, vicepresidente ejecutivo y CIO de la empresa con sede en Boston, la plataforma de colaboración ayudó al personal de Suffolk a superar los efectos disruptivos de la pandemia.

“En medio de los primeros días de la pandemia, cuando la conciencia de la situación es un desafío real, pudimos hacer que un canal de Teams se pusiera en marcha muy rápidamente donde pudiéramos hacer llegar la información a los trabajadores”, dijo Myers. “Reconocimos desde el principio que teníamos que cambiar nuestros procedimientos estándar si queríamos mantener seguros a nuestros trabajadores, mantenerlos trabajando y asegurarnos de que podíamos continuar haciendo lo que hacemos de manera segura”.

Un ejemplo: la empresa creó un canal Teams dedicado para recopilar los resultados de los controles de temperatura in situ para los trabajadores. Se instalaron setenta cámaras termográficas y se vincularon al canal para registrar los resultados. “Usted está tomando la temperatura de cientos de empleados diariamente en cualquier sitio de trabajo cuando ingresan”, dijo Myers. "Ese fue un gran ejemplo de algo que pudimos desarrollar rápidamente que satisfacía las necesidades de las personas en el campo".



Construcción de Suffolk
Se conectaron cámaras termográficas a un canal de Teams para monitorear la salud de los trabajadores mientras el personal regresaba al trabajo durante la pandemia.
Además, los trabajadores que llegan al sitio ahora pueden escanear un código QR vinculado a un formulario de Microsoft que incluye las preguntas de diagnóstico de COVID-19 recomendadas por los Centros para el Control de Enfermedades (CDC). Luego, las respuestas pueden aparecer en un panel de Power BI para que el personal las vea.

"Queremos asegurarnos de que puedan ir a trabajar y hacer [su trabajo]", dijo Myers. "Pero lo primero que tuvimos que hacer fue asegurarnos de que pudieran hacerlo de manera segura".

El 'trabajo del conocimiento' no es solo para el personal de oficina
Los equipos de proyecto de Suffolk usan Teams para una variedad de propósitos, que incluyen organizar reuniones y presentar documentos de diseño y construcción a los arquitectos, todo lo cual se puede hacer de forma remota en lugar de en persona en tráileres. Los trabajadores también utilizan Teams para comunicarse en tiempo real entre los lugares de trabajo y el resto del personal.

“Es utilizado por todo el mundo: las personas que son trabajadores funcionales, la mayoría de los cuales todavía trabajan de forma remota, viven en él. Así es como pueden mantenerse comprometidos con sus equipos. Pero también lo utilizan nuestros trabajadores en el campo, para sus tareas administrativas y para sus reuniones ”, dijo Myers.

Suffolk ya había visto una aceptación constante de Teams antes de la pandemia, pero el uso se disparó ya que se requirió que muchos trabajadores trabajaran de forma remota. 

“Lo implementamos antes de la pandemia; ha funcionado mucho a nuestro favor por haber hecho eso ”, dijo. "Ya estábamos obteniendo una buena adopción y luego se fue por las nubes una vez que la gente vio que eso se convirtió en una parte fundamental de su día".

El uso de Teams ha sido bienvenido por los trabajadores de primera línea, dijo Myers, que representan alrededor del 70% de la fuerza laboral de la empresa. Suffolk tiene una combinación de licencias E5 y E1 de Microsoft 365; no utiliza las licencias F1 o F3 destinadas a los trabajadores de primera línea. Microsoft realizó  cambios en esas licencias a principios de este año .

“Semanalmente, escucho a la gente de operaciones decir: 'Nunca creí que pudiéramos haber hecho todo esto de forma remota, no puedo creer lo efectivo que es Teams para ayudarme a administrar lo que tengo que hacer'”, dijo Myers. . “Tenga en cuenta que la gente de operaciones no suele ser muy efusiva en sus elogios, suele ser muy directa sobre lo que funciona y lo que no. ... Realmente hicieron todo lo posible para [decir] que estaban sorprendidos de lo efectivos que podíamos ser en este nuevo entorno, y todos recurren a Teams y las Power Apps asociadas que están implementadas ".

Aunque Teams, que se lanzó en 2017, está dirigido principalmente a trabajadores de oficina, Microsoft ha desarrollado varias capacidades para trabajadores de primera línea en las industrias minorista, hotelera y de la construcción, que a menudo se pasan por alto en lo que respecta al gasto en TI.

Brindar herramientas digitales a los trabajadores de primera línea ha sido una “tendencia creciente” en los últimos dos años, dijo Angela Ashenden, analista principal para la transformación del lugar de trabajo en CCS Insight. Eso refleja un reconocimiento de la importancia de conectar a los trabajadores que no trabajan en la oficina entre sí y con el resto del negocio.

“Es en parte una necesidad operativa, con la demanda de digitalización de procesos que a menudo han sido muy manuales y basados ​​en papel”, dijo. "Pero también estamos viendo un interés creciente en términos de mejorar el compromiso de los empleados entre esta audiencia, particularmente entre la fuerza laboral más joven".

La pandemia solo ha servido para amplificar la necesidad “con herramientas de colaboración y comunicación que se enfocan claramente en términos de su importancia estratégica, y las empresas desean cada vez más tener una única solución en todo su negocio”, dijo Ashenden.

Walkie-talkie de Microsoft Teams
Una de las características de Teams dirigida a los trabajadores de primera línea es un walkie-talkie digital presentado a principios de este año. La sencilla función pulsar para hablar permite conversaciones encriptadas a través de redes Wi-Fi y móviles con solo hacer clic en un botón.  

La función se está probando actualmente en Suffolk utilizando los teléfonos inteligentes Galaxy XCover Pro de Samsung, que incluyen un botón de pulsar para hablar dedicado diseñado para hacer uso de la funcionalidad de walkie-talkie de Teams.

El proyecto piloto está destinado a abordar una serie de problemas de comunicación para el personal.

Suffolk está probando actualmente la funcionalidad walkie-talkie de Teams anunciada a principios de este año para su fuerza laboral.

A menudo, los trabajadores llevarán varios dispositivos para conversar en diferentes canales de radio, mientras que el rango de comunicación es limitado. Además, los walkie-talkies pueden estar compartiendo bandas de radio con los servicios de emergencia. "La policía podría estar en una banda similar, por lo que tiene el potencial de conversaciones superpuestas", dijo.

"La creencia es que esta es en realidad una mejor alternativa a la radio porque es un dispositivo único, una comunicación más segura y no tiene los canales superpuestos".

En un sitio de construcción, una buena comunicación es más que solo eficiencia, dijo Myers.

“Una de las mejores formas de asegurarse de que sus trabajadores regresen a casa de manera segura es que la comunicación sea clara”, dijo. “Si tiene una tarea peligrosa, debe asegurarse de explicar cómo la abordará. A lo largo del día, debes asegurarte de que las personas estén en la misma página en términos de lo que estamos haciendo y por qué lo estamos haciendo ".

También sería bienvenida la compatibilidad con la función walkie-talkie con dispositivos Apple. "Obviamente, estamos muy interesados ​​en lo que Microsoft podría hacer con una versión de iOS".

Existen varias ventajas de usar aplicaciones comerciales como Teams para la comunicación, particularmente en comparación con las aplicaciones de mensajería para el consumidor, especialmente para la seguridad y el cumplimiento, dijo Ashenden. Las aplicaciones de nivel empresarial también permiten a las empresas mantener el control total sobre los datos del usuario por motivos de privacidad y GDPR.

“Y aunque los walkie-talkies han desempeñado un papel fundamental durante muchos años, son una solución puntual, mientras que las herramientas de colaboración en equipo proporcionan una plataforma mucho más rica para compartir información, respaldar y habilitar procesos comerciales y crear una comunidad que conecte todo el negocio. ," ella dijo.

Aunque a algunas empresas con trabajadores de primera línea les preocupa que pasen más tiempo con los teléfonos móviles que ayudando a los clientes, muchas están “reconociendo cada vez más que las ventajas de una fuerza laboral más conectada y comprometida superan estas preocupaciones”, dijo Ashenden.

Mejorar el flujo de información en toda la organización.
En el futuro, hay planes en Suffolk para crear acceso basado en roles para el personal que usa Active Directory de Microsoft.

“En lugar de decir: 'Aquí están todas nuestras aplicaciones disponibles para usted, elija las que necesita', queremos poder brindarles a las personas una experiencia que diga: 'Sé quién es usted, sé cuál es su función, así que aquí están las aplicaciones a las que tiene acceso cuando las necesita, y aquí están los datos que necesita, para que la gente obtenga una experiencia más personalizada ”, dijo Myers.

“Nos permite estandarizar la experiencia para las personas y tener la experiencia del consumidor que podrían estar teniendo en su teléfono personal, donde los dispositivos en Suffolk, que brinda TI, pueden saber quién es usted y saber lo que usa, y asegurarse que estamos facilitando eso para la gente ".

Myers también está investigando la integración de un directorio de empleados mejorado con la pila de Microsoft para mejorar el intercambio de información. Eso significa ir más allá del directorio de empleados estándar que incluye solo información básica como la dirección de correo electrónico, el número de teléfono y fotos desactualizadas en lugar de ayudar a los empleados a encontrar fácilmente a la persona que necesitan. 

“[Podría significar] que encuentras a alguien que se ha enfrentado a un desafío con un estacionamiento subterráneo y navegas en función de su experiencia pasada y los trabajos en los que han trabajado, para poder llegar a todo el país aprovechar la sabiduría colectiva de la empresa ," él dijo.  

“Cuando usted es un proveedor de servicios profesionales como Suffolk, somos la suma de nuestro conocimiento y experiencia. Si podemos utilizar la tecnología para conectar a las personas en red y compartir conocimientos y experiencias, obtendrá una mejor participación de los empleados en todo el país ".

Añadió: “Hay información estructurada, hay información no estructurada y luego hay información en la cabeza de la gente. Si puedes usar la tecnología para poder llegar a esas respuestas, para mí es una gran victoria ".

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