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¿Cómo Pueden Las Empresas Colaborar De Forma Más Eficaz?

 A medida que una empresa crece, las personas tienden a desarrollar roles y conocimientos especializados. El resultado puede ser que los datos vitales y la experiencia terminen encerrados en dispositivos individuales y en cabezas individuales. Un enfoque inteligente de la colaboración puede reducir los cuellos de botella del conocimiento y la experiencia en su negocio y ayudar a su personal a trabajar de manera más eficaz.

¿Cómo pueden las empresas colaborar de forma más eficaz?

Los beneficios de la colaboración

“Cuando se cambia a formas de trabajo más colaborativas, lo más importante que se gana es tiempo”, explicó Pete Tomlinson, director de producto de Eclipse Internet, uno de los pocos socios de Office 365. “Los empleados pierden tiempo reinventando la rueda, porque no saben que alguien más ya tiene la solución.

“Lo segundo es la capacidad de respuesta del cliente. Cuando un cliente llama, puede darles una respuesta mejor y más rápida si tiene acceso a toda la información, en lugar de tener que buscarla en un colega ".

"Cuando cambia a formas de trabajo más colaborativas, lo más importante que gana es tiempo".

Chris Martin, director de tecnología del especialista en conferencias Powwownow, está de acuerdo. “Si los empleados pueden aprender de la experiencia de los demás, hace que su trabajo y sus pensamientos sean más completos”, dijo. "Las campañas pueden comenzar a integrarse de forma más natural en toda la empresa".

En empresas más grandes, la colaboración puede ayudar con la coordinación del equipo. “Trabajamos mucho en el sector minorista”, explicó Tristan Rogers, director ejecutivo de la consultora de colaboración y desarrollador Concrete. “Por lo tanto, un cliente puede tener personal de la oficina central y personal de la tienda, y no saben lo que están haciendo los demás. Si tuvieran visibilidad de los requisitos de los demás, podrían organizarse mejor ".

Sin una bala mágica

“La colaboración es una palabra de moda”, señaló Rogers, “pero no es una solución en sí misma. Para beneficiarse, debe identificar el problema específico que desea resolver. No existe un super software que haga que todo el mundo sea telepático ".

"Es difícil entrar en un mundo en el que todo el mundo lo sabe todo".

En realidad, la colaboración exige cambios culturales tanto como nuevas tecnologías. “Existe una gran brecha entre creer intelectualmente en la colaboración y querer genuinamente cambiar la forma de trabajar de las personas”, dijo Tomlinson. “La colaboración significa que tienes que renunciar a la idea de ser quien tiene esta información en particular, o que conoce a este cliente en particular. El conocimiento que las personas acumulan a lo largo de los años pasa a formar parte de su identidad en el ámbito laboral. Es difícil entrar en un mundo donde todo el mundo lo sabe todo ".

Sin embargo, si se hace bien, la colaboración puede alinearse con los propios intereses de los empleados. “En los negocios, somos juzgados por nuestra producción personal”, observó Rogers. “Si quiero obtener un aumento de sueldo o un ascenso, eso se reduce a mi propio desempeño. Entonces, si estoy muy ocupado y llego tarde, no perderé tiempo contándoselo a todos, estaré ocupado apagando incendios. El truco consiste en apelar a motivos egoístas: si tengo una herramienta que mejorará mi vida y resulta que es una plataforma en línea, sabrá que llego tarde y podrá adaptar sus planes en consecuencia. . Cuando todo el mundo utiliza la plataforma para su propio beneficio, ha creado una red de colaboración de forma predeterminada ".

Empezando a colaborar

Si su empresa está realmente preparada para colaborar, el primer paso es comenzar a sacar información importante de los silos en los que recopila de forma natural.

"Archivos de Word, archivos de PowerPoint, archivos de Excel: todos estos son inventos anteriores a Internet", señaló Rogers. “El contenido que creamos se guarda en estas pequeñas maletas en nuestros discos duros, donde nadie más puede verlo. Compara eso con algo como Twitter: en las redes sociales, escribes algo y todos lo ven de inmediato ".

Tomlinson estuvo de acuerdo: “En una pequeña empresa normal, normalmente el 80% de los datos de la empresa residen en dispositivos individuales a los que solo ellos tienen acceso. De hecho, hoy en día a menudo hay dos o tres silos por persona: es posible que tengan notas en su teléfono, pero otra información en una computadora portátil y un archivo de correo electrónico en su escritorio ".

“Office 365 se ha convertido en una forma muy fácil de reunir todos sus datos en un solo lugar. Con SharePoint, obtiene control de versiones y se puede acceder a sus archivos desde cualquier dispositivo ".

Cambiar a una nueva forma de trabajar puede implicar cierto grado de compromiso. "Depende de la cantidad de procesos existentes que tenga que hacer", señaló Rogers. “En Concrete, cuando trasladamos a un nuevo cliente a nuestra plataforma, gran parte de su conocimiento e información se empaqueta en esas 'maletas', y no se puede decir 'simplemente vuelva a ingresar todo'; ellos tienen trabajo que hacer. Entonces, podríamos comenzar tomando todos esos archivos y configurándolos en Box o Dropbox. “Luego, una vez que haya identificado el problema, estará en una posición mucho mejor para establecer cómo es la solución. Puede preguntar: ¿lo que tenemos está bien o hay una oportunidad para avanzar hacia un futuro mejor? "

Como señala Pete Tomlinson, las herramientas estándar están evolucionando de manera que la colaboración sea menos dolorosa. “Office 365 se ha convertido en una forma muy fácil de reunir todos sus datos en un solo lugar. Con SharePoint, obtiene el control de versiones y se puede acceder a sus archivos desde cualquier dispositivo. Es relativamente fácil de adoptar y tiene suficiente familiaridad como para que culturalmente los usuarios lo acepten. Por supuesto, hay muchas formas diferentes de colaborar; alternativamente, podría estar buscando en AWS o Azure, pero Office 365 es probablemente la forma más fácil de hacerlo ".

En última instancia, dado que el objetivo del ejercicio es empoderar a los empleados, la solución debe ser patrocinada por quienes la utilizarán. “La tecnología disponible para nosotros ahora está tan disponible y es tan fácil de usar que ya no es una decisión de TI, es una decisión comercial”, dijo Rogers. “En el Reino Unido, el personal a veces no reconoce el poder que tiene en decisiones como esta. El departamento de TI puede ayudar con la implementación, pero cuando hablamos de cambios en el comportamiento empresarial, eso tiene que estar impulsado por el negocio ".

Los costos de colaborar

La migración a una nueva plataforma puede implicar algunos costos de configuración, pero una vez que esté en funcionamiento, el trabajo colaborativo no debería aumentar sus costos de administración. “No debería necesitar un administrador para ejecutar su sistema de colaboración”, nos aseguró Rogers. "Naturalmente, nos organizamos de la manera que nos sentimos bien, y la idea es apuntalar eso".

"Muchas pequeñas empresas pasan por etapas en las que necesitan más mano de obra, pero no necesitan contratar a una persona adicional completa".

De hecho, el trabajo colaborativo debería pagarse por sí solo, sobre todo a través de una mayor eficiencia. “Muchas pequeñas empresas pasan por etapas en las que necesitan más mano de obra, pero no necesitan contratar a una persona adicional completa”, señaló Tomlinson. La adopción de métodos de trabajo colaborativos pospone el día en que necesita ampliar su plantilla.

El trabajo colaborativo también se adapta perfectamente a los servicios flexibles basados ​​en suscripción. “Solía ​​gastarse unos cientos de libras comprando una copia de Office para todos”, dijo Tomlinson. “Luego, unos años más tarde, Microsoft lanzaría una nueva versión y la suya estaría desactualizada. Pero Microsoft ha dicho que en los próximos 12 a 18 meses espera que el 50% del gasto de las pymes se mueva hacia un modelo de ingresos recurrentes. Lo que eso significa es que la necesidad de presupuestar capital para los sistemas disminuirá ". “Estas ofertas basadas en la nube son las herramientas de colaboración más flexibles y rentables”, coincidió Chris Martin. “Permiten a las empresas la flexibilidad de poner en marcha y desmantelar equipos de proyectos según sea necesario”.

Por último, debido a que el trabajo colaborativo se basa en la idea de que la información debe estar disponible en cualquier momento, desde cualquier dispositivo, es un socio natural para el trabajo remoto y los modelos BYOD. Esto crea una oportunidad para ahorrar dinero. “La mayoría de las personas tienen un teléfono inteligente o una tableta y tienden a descargar aplicaciones de trabajo sin preocuparse realmente por eso”, observó Tomlinson. "Desde el punto de vista empresarial, es una gran noticia, porque no tiene que pagar por esos dispositivos".

Mantenerse enfocado

Como hemos señalado, la colaboración se trata de mejorar la eficacia de los empleados, una implementación que hace la vida más fácil, en lugar de crear una capa adicional de burocracia para que el personal se ocupe. “Identifique qué es lo que desea mejorar, luego averigüe cómo el ser colaborativo lo va a lograr”, reiteró Rogers. “No se vuelva demasiado inteligente”, añadió Tomlinson. “Hemos visto empresas que desarrollan sitios de intranet y SharePoint colaborativos que nadie usa, porque son demasiado complicados. No se obsesione tanto con cosas como la seguridad que termine con algo que es prácticamente inutilizable como plataforma de colaboración. Sí, sé seguro, pero también sé sensato ".

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