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Comprensión de Zapier, la plataforma de automatización del flujo de trabajo para empresas

Zapier ayuda a las empresas a crear procesos automatizados para ayudar a impulsar la productividad de los trabajadores y ahorrar tiempo y dinero.


A medida que se digitalizan cada vez más procesos de trabajo mediante el uso de aplicaciones en la nube, a las empresas les resulta más fácil automatizar tareas mundanas y repetitivas. Cargar archivos, crear eventos en el calendario y enviar mensajes de texto a colegas puede parecer trivial de forma aislada, pero pueden sumar, lo que quita tiempo y atención a tareas más útiles.

"Una de las mayores ventajas de la automatización en el lugar de trabajo es el ahorro de tiempo", dijo Wade Foster, director ejecutivo de la plataforma de automatización del flujo de trabajo Zapier. La empresa de software con sede en Sunnyvale, CA, ha atraído a unos 1,8 millones de usuarios gratuitos y de pago desde su lanzamiento en 2011, y afirma que sus herramientas les ahorran a los usuarios un promedio de 10 horas a la semana.

Wade Foster, director ejecutivo de Zapier
Zapier

Wade Foster, director ejecutivo de Zapier.

Los usuarios de Zapier pueden conectar flujos de trabajo en más de 2000 aplicaciones, que van desde Microsoft Outlook, Excel y Dynamics CRM hasta las diversas herramientas de colaboración y productividad de Google, y otras como Slack, Trello y Dropbox. También hay varias aplicaciones de línea de negocio, en particular, plataformas de ventas y marketing como Salesforce, Zoho CRM y HubSpot.  

“Las ventajas de las herramientas de integración ciudadana / automatización del flujo de trabajo personal son la mejora de la productividad de los empleados y la reducción de la carga de TI central para proyectos de integración / automatización relativamente triviales”, dijo Keith Guttridge, analista director senior que cubre la arquitectura de aplicaciones, la infraestructura y la integración en Gartner.

¿Cómo actúa Zapier?

Zapier se basa en una interfaz intuitiva que permite a los usuarios configurar reglas "si esto, entonces aquello" (IFTTT) que gobiernan cómo funcionan sus automatizaciones. Estos se denominan "zaps" y consisten en un "disparador", un evento como recibir un correo electrónico o un cliente potencial de ventas, y una o más "acciones", que podrían ser la creación de un contacto en una hoja de cálculo.

Los usuarios de Zapier pueden, por ejemplo:

    • Actualizar Salesforce cuando se agregan nuevos clientes potenciales a una hoja de cálculo de Google Sheets;
    • Crea una tarea en la aplicación de gestión de proyectos Asana guardando un mensaje en Slack;
    • Agrega suscriptores a una lista de correo de Mailchimp cuando se suscriben a un boletín.

    Crear un flujo de trabajo es sencillo. La opción más fácil es elegir entre las plantillas disponibles en la sección Dashboard and Explore de la aplicación Zapier, que permiten a los usuarios comenzar con automatizaciones populares como "Agregar nuevos clientes potenciales a mi CRM o plataforma de soporte" y "Compartir contenido en las redes sociales".

    Los usuarios también pueden crear zaps personalizados. Para hacerlo, primero seleccione una aplicación que funcionará como desencadenante del flujo de trabajo, conéctese a la cuenta de la aplicación y luego elija un “evento” desencadenante: lo que se supone que debe ocurrir en la aplicación seleccionada para ejecutar el zap. A continuación, seleccione la aplicación para realizar la acción y el evento que se activará.

    disparadores zapier
    Zapier

    Los activadores se pueden configurar para reaccionar a eventos, como la adición de nuevas filas a una hoja de cálculo de Google Sheets.

    También es posible crear zaps de varios pasos que realizan varias acciones, todas unidas en una cadena de activadores y acciones. Esa flexibilidad abre la puerta a una variedad de automatizaciones (aunque muchos de los casos de uso más populares de Zapier ahora se centran en ventas y marketing).

    acciones zapier
    Zapier

    Cada desencadenante conduce a una o más acciones, como notificar a los miembros del equipo en Slack sobre cambios en una hoja de cálculo.

    Antes de que se active un zap, se puede personalizar aún más con la adición de pasos adicionales como acciones, filtros para restringir la ejecución de zaps bajo ciertas condiciones, retrasos entre pasos y más. Luego, los flujos de trabajo se pueden probar para asegurarse de que funcionen como se espera antes de implementarlos.

    Una vez en vivo, la actividad de zap se puede rastrear en el Historial de tareas en la aplicación Zapier.

    ¿Cómo utilizan las empresas Zapier?

    Además de utilizar Zapier para conectar los flujos de trabajo, las empresas lo han recurrido en busca de ayuda durante la pandemia de COVID-19. Foster dijo que su compañía ha ayudado a firmas más pequeñas a mover sus negocios en línea rápidamente, conectando y actualizando varias aplicaciones como registros CRM. (La propia fuerza laboral de Zapier ya es completamente remota , es anterior a la pandemia de COVID-19 y le brinda información sobre cómo las herramientas de automatización pueden conectar múltiples aplicaciones en la nube).

    “Muchos propietarios de pequeñas empresas no tienen la experiencia técnica o alguien en el personal que pueda construir estos sitios para ellos”, dijo. "Por eso, recurrieron a herramientas sin código para crear sitios web profesionales y crearon automatizaciones con Zapier para llegar a nuevos clientes, administrar el inventario y asegurarse de que los clientes potenciales no se escabullen". 

    Ahorrar a los empleados el tiempo que dedican a tareas repetitivas es un beneficio común, dijo Andrew Davison, fundador de Luhhu, una consultora de automatización de flujo de trabajo con sede en el Reino Unido y experto en Zapier. Señaló la cantidad de tiempo perdido cuando los trabajadores tienen que introducir los mismos datos en diferentes sistemas; esa situación solo está empeorando a medida que las empresas dependen cada vez más de aplicaciones.

    “Zapier puede eliminar esto, lo que significa que los costos de personal se pueden reducir por completo o se puede reasignar al personal a un trabajo más significativo y orientado al crecimiento”, dijo. "Y se evitan los errores humanos en la entrada de datos, lo que definitivamente puede ser algo importante para algunas empresas en áreas sensibles, como legal, por ejemplo".

    zaps
    Zapier

    Los Zaps están disponibles para una variedad de propósitos, desde automatizar los flujos de trabajo de productividad personal hasta publicaciones en las redes sociales.

    Precios de Zapier

    Hay cinco niveles de precios de Zapier, que ofrecen acceso a varias funciones en diferentes niveles. Los niveles más costosos eliminan las restricciones de uso y aumentan los límites en la cantidad de zaps y "tareas" que se pueden realizar (tareas significa la cantidad de veces que se completa una acción, por lo que un solo zap con tres acciones usa tres tareas de la cuota mensual cada vez). corre). 

    Los usuarios pueden crear cinco Zaps de un solo paso de forma gratuita, con un límite de 100 tareas y acceso limitado a zaps de un solo paso. Los Zaps más complejos requieren una  tarifa mensual . Por $ 19,99, los usuarios pueden conectar 20 Zaps de varios pasos y realizar 750 "tareas" de acción cada mes. 

    El nivel Professional de $ 49 elimina el límite de zap y aumenta el límite de tareas mensuales a 2,000. Los clientes profesionales también obtienen acceso a funciones como filtros y “rutas” lógicas personalizadas para flujos de trabajo ramificados más avanzados. El plan Team de $ 299 / mes proporciona un espacio de trabajo compartido, soporte para usuarios ilimitados y soporte dedicado. 

    Ese nivel de empresa agrega acceso a todas las funciones premium, 100,000 tareas y funciones de administración de nivel empresarial, como configuraciones de permisos avanzados, inicio de sesión único y aprovisionamiento de usuarios. El precio de este nivel depende de las necesidades específicas de cada empresa y de los precios negociados con Zapier.

    Zapier y sus rivales de automatización

    El interés en la automatización del lugar de trabajo ha aumentado drásticamente en los últimos años, dijo Guttridge, con un aumento vertiginoso de la demanda de herramientas de automatización de procesos robóticos, por ejemplo, y flujos de trabajo de productividad personal.

    Numerosos proveedores de software ya están enfocados en los objetivos de mercado de Zapier. IFTTT, por ejemplo, ayudó a popularizar las automatizaciones sin código , aunque se inclina más hacia los usos del consumidor, como la automatización de dispositivos domésticos inteligentes. Dicho esto, recientemente presentó una opción IFTTT Pro para los usuarios, lo que indica que quiere una huella más grande en el mundo de la automatización.

    integraciones zapier
    Zapier

    Se pueden conectar más de 2000 aplicaciones en Zapier a flujos de trabajo automatizados.

    Microsoft Power Automate  (anteriormente Microsoft Flow ) también conecta varias aplicaciones comerciales y de productividad para crear automatizaciones, llamadas "flujos", con énfasis en su propia gama de herramientas de software. 

    Si bien Zapier está dirigido principalmente a pequeñas empresas que buscan conectar una variedad de aplicaciones, las opciones de automatización están disponibles para flujos de trabajo empresariales más grandes: Workato y Mulesoft de Salesforce han sido citados en el Cuadrante Mágico de Gartner para plataformas de integración como servicio. Y Tray.io y Azuqua de Okta también ofrecen una inclinación empresarial más fuerte.

    Además, la popularidad de la automatización ha llevado a empresas de software de colaboración y productividad como Slack, Trello y Airtable a crear automatización basada en reglas de forma nativa en sus plataformas. Si bien hacerlo proporciona las ventajas de la automatización del flujo de trabajo, en gran medida están dirigidas a procesos dentro de una sola aplicación.  

    Una fortaleza clave para Zapier son sus automatizaciones sin código. “Zapier es uno de los proveedores más conocidos en automatización de flujo de trabajo personal / herramientas de integración ciudadana y proporciona capacidades útiles para sus muchos usuarios”, dijo Guttridge. 

    “En pocas palabras, Zapier [fue] el primero ... en hacer esto (aparte de IFTTT, pero hace bastante tiempo que perdieron el rumbo y pasaron de moda), así que cuando la gente busca en Google" cómo automatizar X "," Normalmente encontraré a Zapier ”, dijo Davison de Luhhu. “Dicho esto, otras herramientas como Integromat y n8n se están poniendo al día. El dominio [de Zapier] podría no durar para siempre ".

    Foster argumentó que las opciones de integración de Zapier lo colocaban por delante de sus rivales. “Independientemente de si confía en aplicaciones conocidas como QuickBooks o MailChimp, o en aplicaciones de nicho más pequeñas para administrar su negocio, es probable que Zapier las conecte”, dijo.

    Si bien Zapier se enfoca en conectar aplicaciones en la nube, también existe un interés comercial significativo en conectar aplicaciones locales más antiguas. Ampliar su enfoque en este sentido podría beneficiar a Zapier, dijo Guttridge.

    “Los clientes de Gartner solicitan regularmente herramientas similares a Zapier para ayudar a crear flujos de trabajo que involucren aplicaciones heredadas, por lo que les espera una oportunidad”, dijo.


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