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¿Es Hora De Cambiar Al Correo Electrónico Alojado?

 El correo electrónico es una herramienta comercial indispensable, pero eso no significa que su oficina necesite su propio servidor de correo electrónico. El correo electrónico alojado puede proporcionar una alternativa confiable y rentable, ya sea que su empresa sea una pequeña empresa nueva o una empresa de mil puestos. Office 365 de Microsoft es el servicio más popular disponible, aunque existen alternativas, como Google Apps for Work.

¿Es hora de cambiar al correo electrónico alojado?

La ventaja del correo electrónico alojado

Si ya tiene un sistema de correo electrónico en funcionamiento, es posible que no vea la necesidad urgente de realizar un cambio. Pero el correo electrónico no es un servicio en el que deba esperar hasta que algo salga mal para tomar medidas.

"Un día, su servidor Exchange deja de funcionar y, si no tiene redundancia, su correo electrónico desaparece".

“Es fácil configurar un servidor Exchange”, nos dijo Craig Cotter, director de marca de Heart Internet. “Y es simple dejarlo funcionando. Pero un día su servidor Exchange deja de funcionar y, si no tiene redundancia, su correo electrónico se ha ido. Incluso si tiene redundancia, puede terminar con un problema de Active Directory. Estos son problemas que requieren un administrador del sistema de Windows a tiempo completo o un experto en Exchange para solucionarlos ".

Es un problema que los profesionales de TI conocen bien. Joseph Woodhouse, gerente de TI de Redgate, una casa de desarrollo que crea software para profesionales de TI que trabajan con SQL Server, .NET y Oracle, explicó que su empresa había optado por hacer el cambio para liberar ese requisito de personal.

“Tenemos un pequeño equipo de TI”, explicó. “Con el correo electrónico alojado no tenemos que administrar y mantener la infraestructura, por lo que es una cosa menos de la que preocuparse. Libera a nuestros administradores de sistemas para trabajar en cosas más valiosas que pueden contribuir al negocio ".

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Esto no significa que el cambio al correo electrónico alojado solo beneficie al departamento de TI. Por el contrario, la mayor ventaja puede ser para las pequeñas empresas que carecen de dicha función interna. "Las pequeñas empresas, en particular, tienden a no tener un experto en Exchange a tiempo completo", señaló Cotter. “Entonces, cuando algo sale mal, tienen que contratar a alguien por unos cientos de libras la hora, por incidente. Para cuando se solucione el problema, habrán gastado más de su presupuesto anual de TI en correo electrónico ".

Mark Gardner, consultor de TI de Ffestiniog Railway Company, explicó que el ferrocarril del patrimonio galés había elegido el correo electrónico alojado específicamente para evitar ese escenario.

“La nuestra es una empresa muy pequeña”, explicó. “Nuestro negocio no es TI y tenemos recursos de TI limitados. Hasta hace poco, estábamos ejecutando una instalación fallida de Exchange 2003, por lo que necesitábamos cambiarnos a algo más estable. El cambio al correo electrónico alojado en Office 365 nos permitió hacer eso y, al mismo tiempo, nos permitió reducir el impacto en nuestros recursos ".

"Otro beneficio de los servicios de suscripción: ya no necesita preocuparse por mantener el software actualizado".

La mención de Exchange 2003 por parte de Gardner trae a colación otro beneficio de los servicios de suscripción: ya no necesita preocuparse por mantener el software actualizado. “Las actualizaciones son un desafío, por lo que en muchos casos las organizaciones simplemente no actualizan”, dijo Cotter. “Y así, tarde o temprano, estas piezas de software llegan al final de su vida útil. En julio, Windows Server 2003 llegará al final de su vida útil, y muchas organizaciones seguirán ejecutándolo ". Desde el punto de vista empresarial, ese es un riesgo de seguridad inaceptable.

Haciendo el cambio

Es de esperar que la migración de un servicio tan fundamental como el correo electrónico sea un proyecto importante. En la práctica, puede resultar sorprendentemente sencillo.

“Experimentamos muy poca conmoción”, dijo Gardner. “El correo electrónico alojado es un servicio completamente diferente, completamente paralelo, por lo que no hay ningún problema. El único problema fue que cambiamos nuestro nombre de dominio en ese momento, esa fue la mayor molestia que enfrentamos. Sin embargo, eso fue culpa nuestra ".

Mientras tanto, Redgate eligió una migración por etapas para garantizar una transición sin problemas. “Creamos un grupo apodado 'pioneros'”, nos dijo Woodhouse. “Eso fue alrededor de 30 personas, de todo el negocio. Los migramos primero y los recopilamos basándonos en su experiencia, luego comenzamos a programar la migración de pequeños grupos de personas ".

De hecho, los pocos problemas que tuvo la empresa fueron principalmente relacionados con la administración. “Definitivamente hubo algunos desafíos en términos de comprender el modelo de licencia renovado”, dijo Woodhouse. "No es una transición sencilla de la licencia a la suscripción". También surgieron algunos problemas de limpieza: "Tuvimos que reescribir algunos de nuestros scripts para manejar cosas que se habían automatizado anteriormente, como cuando alguien inicia o deja la empresa", reveló el administrador senior de sistemas Jonathan Masefield. "Pero no es un trabajo importante".

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"También hay un poco más de latencia que con algo alojado en las instalaciones", agregó Woodhouse. "No es una gran diferencia, pero el personal como los asistentes personales y los recepcionistas, que dependen en gran medida del calendario, lo notan".

Otra diferencia a tener en cuenta es la naturaleza de actualización constante de los servicios en la nube. “El portal cambia de vez en cuando”, dijo Gardner. “Ha habido una o dos sorpresas, y con una base de usuarios que no siempre está muy familiarizada con las computadoras, ese tipo de cambio simple es difícil de manejar, particularmente cuando es una sorpresa, como ha sido el caso con cada actualización. lejos."

Riesgos y advertencias

““ Investigue de antemano. No vayas con un vendedor ambulante ".

Cuando se confía un servicio crítico para el negocio a un tercero, las cuestiones de soporte y confiabilidad inevitablemente cobrarán importancia. “Investigue de antemano”, advirtió Cotter. "No vayas con un vendedor ambulante".

Aquellos que han hecho el cambio, sin embargo, no se arrepienten. “Office 365 tiene un acuerdo de nivel de servicio de 'tres nueves'”, dijo Woodhouse. "Y hemos invertido en un servicio de conmutación por error a través de Mimecast, por lo que si perdiéramos la plataforma de Microsoft durante un período de tiempo, podríamos seguir enviando y recibiendo correos electrónicos a través de un servicio diferente".

También vale la pena considerar la legalidad de permitir que un tercero maneje su correo electrónico. “Algunas empresas pueden estar preocupadas por que un servicio alojado maneje el correo electrónico confidencial”, señaló Woodhouse. "Es posible que deban tener en cuenta la ubicación de los datos". Gardner está de acuerdo: “Al final del día, no estamos contentos con la idea de que los datos estén fuera del país”, nos dijo. "Pero los beneficios superan a todo lo demás en ese sentido para nosotros".

Una preocupación que puede disiparse es el temor de perder sus archivos si su servicio se interrumpe por cualquier motivo. "Si está utilizando Exchange, puede tener copias de seguridad locales de su buzón", explicó Cotter. “Incluso cuando utiliza una solución alojada, se pueden cargar en otro sistema Exchange. Entonces, si, por cualquier motivo, un proveedor opta por la opción nuclear, entonces, siempre que haya mantenido una copia de seguridad local, las cosas nunca estarán completamente fuera de sus manos ".

¿Es hora de cambiar?google-apps-for-work

"Si tuviera que iniciar una empresa ahora, probablemente optaría por Google Apps o Exchange alojado desde el principio".

Entonces, ¿es hora de que su empresa se aleje del correo electrónico local? Todos nuestros expertos estuvieron de acuerdo: a menos que haya algo excepcional en su organización, la respuesta es casi seguro que sí. "Si tuviera que iniciar un negocio ahora, probablemente optaría por Google Apps o Exchange alojado desde el principio", comentó Cotter. "Es un riesgo mucho menor, por un desembolso inicial mucho menor, y me da libertad para moverme con facilidad".

Woodhouse estuvo de acuerdo: “Si estuviera empezando desde cero, creando un negocio o un servicio de TI, aquí es donde empezaría. La nube es exactamente donde deberían estar el correo electrónico y el calendario. No veo ninguna ventaja en ejecutarlo localmente ".

"No veo el sentido de mantener su propio sistema de correo electrónico local, independientemente del tamaño de su negocio", se hizo eco de Mark Gardner. “Los beneficios son probablemente mayores para una empresa más pequeña que para una más grande, pero ahora que hemos migrado, obtenemos simplicidad y confiabilidad, y ya no necesitamos emplear ese recurso calificado. Ha sido una buena noticia para todos nosotros ”.

El punto de vista experto de Steve Cassidy

nube en el cielo con flechas que simbolizan la eterna emoción del correo electrónico alojado

Está claro que mover servicios a la nube puede hacer maravillas para una empresa. Si se ajusta a las expectativas del mercado, la migración es un proceso hábil y fluido que ofrece muchos beneficios.

“Tanto Microsoft como VMware han dejado de hablar recientemente de recursos de nube puros fuera de las instalaciones y en su lugar están hablando de nube“ híbrida ””.

Sin embargo, ayuda ser una empresa emergente sin historial. Si tiene mucho equipaje o muchos procedimientos internos basados ​​en estructuras que están en desgracia, mudarse puede ser un problema mayor. Es por eso que las grandes marcas ya no están impulsando una mentalidad de nube. Tanto Microsoft como VMware han dejado de hablar recientemente de recursos de nube puros fuera de las instalaciones y, en su lugar, están hablando de nube "híbrida".

Si no lo ha encontrado, este es un término bastante flexible para un sistema que une su antiguo kit en el sitio con su nuevo portafolio en la nube fuera del sitio. Si no está seguro de si necesita pensar en una solución híbrida, un buen lugar para comenzar es determinar la cantidad de correo electrónico que necesita almacenar. Ignore los límites superiores anunciados para el almacenamiento de correo electrónico en línea basado en la nube: los proveedores citarán felizmente el cielo como el límite, sin abordar la cuestión de cuánto tiempo podría llevar realmente cargar todos sus datos. Uno de mis clientes pagó generosamente por uno de los principales servicios en la nube. Luego comenzaron a tratar de calcular cuánto tiempo tardaría su archivo de correo electrónico de 23 TB en transferirse a una velocidad de aproximadamente seis mensajes por minuto. Un bromista estimó el tiempo de finalización en unos 30.000 años.

De hecho, diría que el punto de interrupción parece ser de unos 10 GB. Si bien esto puede parecer mucho, si ha estado en el negocio durante algún tiempo, es posible que haya llegado allí sin esforzarse mucho. Por mi cuenta, tengo unos 6 GB, que se remontan al año 2000. Una vez que alcanzas ese tipo de nivel, el híbrido comienza a verse bastante atractivo, especialmente si se tiene en cuenta el enorme colapso de los costos de hardware desde los días en que Exchange 2003 gobernó el gallinero.

"También es una buena idea no apostar todo a un proveedor de alojamiento sin escrúpulos".

También es una buena idea no apostar todo a un proveedor de alojamiento sin escrúpulos que podría estar dispuesto a llevarlo a una posición de la que es difícil salir. Mire el mercado de habilidades hoy en día: la demanda no es para administradores de Exchange de la vieja escuela; es para administradores de presencia digital, capacitados en los aspectos técnicos y contractuales de alejarse de un proveedor inestable o difícil. He tenido clientes que han probado y abandonado tres empresas diferentes de correo electrónico alojado.

Para ser claros, ahora que el negocio del alojamiento se ha asentado en un patrón observable y comprensible con fortalezas y debilidades conocidas, mi consejo es sin duda adoptar el correo electrónico alojado. Simplemente no lo dejes como tu única opción. Invierta en otro dominio o configure una división más complicada entre servicios dentro y fuera de las instalaciones. No permita que la nube sea su única canasta para correos electrónicos cada vez más importantes.

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