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La guía del usuario empresarial de Gmail

 

Vaya, Gmail no es como la mayoría de los otros servicios de correo electrónico.

Es fácil de olvidar, ya que para muchos de nosotros en este momento, moverse por el entorno de correo electrónico de Google se ha convertido básicamente en una segunda naturaleza. Pero si recién está comenzando, especialmente si proviene de un programa de correo electrónico más tradicional como Outlook, acostumbrarse a Gmail puede ser un ajuste descomunal.

Y no es de extrañar: Google tiene algunas ideas realmente inusuales sobre cómo debería funcionar el correo electrónico. Y ya sea que su empresa lo haya trasladado a una configuración de Gmail asociada Google Workspace o haya optado por utilizar Gmail para su propia cuenta individual, puede ser mucho para entender.

Bueno, mi buscador de respuestas con aroma a Google, has venido al lugar correcto. Esta guía le brindará una hoja de ruta detallada de los entresijos de Gmail y lo ayudará a aprender todo lo que necesita saber sobre la oferta actual de correo electrónico de Google. Es esencialmente un lenguaje de administración de correo electrónico completamente nuevo, pero una vez que domines el dialecto, te estarás comunicando con tus colegas y transmitiendo mensajes como nadie.

Conoce tu bandeja de entrada de Gmail

Lo primero que debe tener en cuenta al iniciar sesión en el sitio web de Gmail es el diseño de su bandeja de entrada. Google ahora ofrece seis estilos diferentes de bandeja de entrada de Gmail , y puede moverse entre ellos haciendo clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha del sitio web y mirando el área "Tipo de bandeja de entrada" del panel que aparece.

De forma predeterminada, Gmail le brinda una bandeja de entrada con pestañas, con secciones en pantalla que clasifican automáticamente su correo electrónico como Principal (mensajes dirigidos personalmente a usted y otras misivas igualmente importantes), Social (mensajes de redes sociales y otros sitios para compartir), Promociones (uh , ya sabes, promociones de marketing), Actualizaciones (confirmaciones, facturas, estados de cuenta y otros elementos interesantes) o Foros (mensajes de listas de correo y sitios de discusión).

    01 bandeja de entrada con pestañas de gmail para empresas
    JR Raphael / IDG

    El sistema de bandeja de entrada con pestañas predeterminado de Gmail clasifica automáticamente el correo entrante por usted. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

    Puede activar o desactivar cualquiera de esas pestañas, si lo desea, haciendo clic en el enlace "Personalizar" debajo de la palabra "Predeterminado" en el mismo panel emergente que acabamos de ver. Y si realmente quieres ser ambicioso, incluso puedes controlar cómo funcionan exactamente esas pestañas y entrenar a Gmail para reutilizar una o más de ellas para algunos tipos de categorización altamente personalizados.

    Para la mayoría de las personas, la configuración básica de cinco pestañas funcionará lo suficientemente bien, pero si se siente más cómodo con una vista de mensajes más simple y directa similar a Outlook, puede cambiar al estilo de bandeja de entrada "No leídos primero", que funcionará mostrarle solo una lista de correos electrónicos con elementos no leídos en la parte superior.

    Ese panel de configuración emergente tiene otra opción de emulación de Outlook digna de mención: una palanca para activar un panel de lectura, que le permite ver una vista previa de cualquier mensaje seleccionado dentro de su bandeja de entrada, sin tener que hacer clic.

    02 panel de vista previa de gmail para empresas
    JR Raphael / IDG

    El panel de lectura opcional de Gmail trae una vista previa del mensaje que recuerda a Outlook directamente en el entorno de la bandeja de entrada. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

    Hay muchos otros ajustes que puede hacer para optimizar la interfaz de la bandeja de entrada de Gmail, reducir el desorden y mejorar la eficiencia de la gestión de mensajes. Pero por ahora, pasemos al área importante de comprender cómo Gmail organiza sus mensajes y cómo puede encontrar los correos electrónicos que necesita, porque esa es un área en la que las cosas son bastante diferentes de lo que podría estar acostumbrado en otros sistemas de correo electrónico.

    El método de organización de Gmail

    En mi experiencia, la parte más confusa de Gmail para los recién llegados es el enfoque del servicio para etiquetar y archivar. Entonces, amigos de Outlook, olvídense de lo que saben acerca de las carpetas. Este es un juego completamente nuevo.

    Lo primero es lo primero: en Gmail, cada correo electrónico existe solo una vez. Sin embargo, ese mismo correo electrónico podría aparecer en varios lugares, dependiendo de cómo lo organice. En lugar de pensar en un correo electrónico que se archiva en una carpeta y luego vive únicamente en esa ubicación virtual, piense en sus correos electrónicos que existen en una pila gigante y que tienen múltiples etiquetas tipo Post-It-Note pegadas encima.

    Así es como funcionan las etiquetas de Gmail : son como carpetas, en cierto sentido, pero puede aplicar tantas como desee en cualquier mensaje. Eso significa, por ejemplo, que un solo correo electrónico podría etiquetarse como "Gastos", "Q2" y "Servicios del sitio web". Todas esas etiquetas aparecerían en la parte superior del mensaje cuando lo abres, así como junto a él en tu bandeja de entrada. Y cuando navega a través de cualquiera de esas etiquetas directamente, al pasar el mouse sobre el área más a la izquierda de la interfaz web de Gmail y luego hacer clic en la etiqueta en la lista dentro de ese menú principal, verá el correo electrónico en todos esos lugares.

    03 gmail para etiquetas comerciales
    JR Raphael / IDG

    Las etiquetas de Gmail se parecen más a categorías que a carpetas, y puede tener tantas como desee asociadas con cualquier correo electrónico. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

    Para etiquetar un mensaje, busque el ícono de etiqueta cerca del extremo derecho de la barra de herramientas encima de cualquier correo electrónico mientras lo está viendo o en la parte superior de la pantalla después de haber seleccionado uno o más mensajes de la vista principal de la bandeja de entrada. De cualquier manera, puede elegir entre cualquier etiqueta existente o crear una nueva etiqueta en el acto.

    Mientras tanto, su bandeja de entrada está destinada a contener mensajes que requieren activamente su atención. Una vez que haya terminado de lidiar con algo, puede archivarlo, haciendo clic en el ícono que parece un cuadro con una flecha hacia abajo dentro cerca del extremo izquierdo de esa misma barra de herramientas. Eso lo saca de su bandeja de entrada y lo pone a disposición en la sección "Todos los correos" del sitio web (accesible en el mismo menú de la izquierda de la pantalla; si no lo ve de inmediato, haga clic en la palabra "Más" para revelar la lista completa de opciones), así como dentro de las secciones para cualquier etiqueta aplicable.

    Dicho todo esto, nueve de cada diez veces, la forma más fácil de encontrar un mensaje es simplemente buscarlo utilizando el cuadro de búsqueda grande en la parte superior del sitio web de Gmail. Simplemente escriba el nombre del remitente, la dirección de correo electrónico o la palabra clave del propio mensaje o del asunto, y podrá encontrar todo lo que necesite en cuestión de segundos. También puede hacer clic en la flecha que apunta hacia abajo dentro de ese cuadro de búsqueda para revelar opciones adicionales para métodos de búsqueda más avanzados.

    Y cuando esté realmente listo para volverse loco, puede explorar los filtros de Gmail como una forma de automatizar la organización de su bandeja de entrada y hacer que Gmail haga todo, desde aplicar etiquetas a los mensajes hasta archivar e incluso reenviar correos electrónicos tan pronto como lleguen si cumplen con ciertos requisitos predefinidos. condiciones.

    La experiencia de redacción de Gmail

    De acuerdo, ¿Qué tal escribir mensajes? Bueno, redactar un correo electrónico dentro de Gmail puede ser de diferentes maneras, dependiendo de la circunstancia específica y también de sus preferencias.

    Para los correos electrónicos nuevos que está comenzando desde cero, haga clic en el botón Redactar con el ícono de lápiz en la esquina superior izquierda del sitio web de Gmail y, de manera predeterminada, verá aparecer una ventana emergente de redacción de correo electrónico en la parte inferior. esquina derecha de la pantalla. Eso le permite seguir viendo su bandeja de entrada o cualquier otra área de Gmail mientras trabaja activamente en su mensaje.

    04 ventana de redacción de gmail para empresas
    JR Raphael / IDG

    La ventana de redacción emergente de Gmail le permite ver su bandeja de entrada mientras escribe un nuevo correo electrónico. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

    Si prefiere tener una experiencia de composición en pantalla completa, haga clic en el icono que muestra una línea diagonal con flechas en cada extremo en la esquina superior derecha de esa ventana de redacción. También puedes decirle a Gmail que use esa vista de pantalla completa de forma predeterminada haciendo clic en el ícono de menú de tres puntos en la esquina inferior derecha de la ventana de redacción y buscando la opción "Predeterminado a pantalla completa".

    Y si alguna vez desea mostrar su mensaje en una ventana del navegador completamente separada , mantenga presionada la tecla Shift en su teclado y luego haga clic en el ícono de línea diagonal con flechas.

    Hay una configuración más de escritura de correo electrónico con la que se encontrará dentro de Gmail, y es la interfaz que aparece cuando responde a un mensaje que otra persona le ha enviado. En ese escenario, verá que la ventana de redacción se muestra en línea, directamente debajo del correo electrónico original y como parte de la conversación. Puede cambiar de eso a la interfaz de la ventana emergente haciendo clic en el icono en la esquina superior derecha de la herramienta de redacción de respuestas (el que parece un cuadro con una línea diagonal que lo atraviesa).

    Independientemente de la interfaz de redacción que esté utilizando, siempre encontrará un conjunto completo de opciones de formato de texto en la parte inferior de la ventana, escondido dentro del icono "A" (directamente a la derecha del botón Enviar). También puede acceder al sistema de plantillas que ahorra tiempo de Gmail haciendo clic en el icono de menú de tres puntos en la esquina inferior derecha de la herramienta y buscando la opción "Plantillas".

    Contactos, calendario y chat (¡oh!)

    Si viene de Outlook, probablemente se esté preguntando: ¿En qué lugar del mundo están mis contactos y mi calendario? Google no adopta el mismo enfoque de concentrador todo en uno para la bandeja de entrada que hace Microsoft, pero cada vez más incorpora toques de sus diversos productos de productividad relacionados al entorno de Gmail.

    Para acceder a Google Calendar junto con Contactos de Google, Tareas de Google y también Google Keep , la aplicación para tomar notas, busque la franja delgada de íconos en el lado derecho del sitio web de Gmail. (Si no lo ve, haga clic en la pequeña flecha que apunta hacia la izquierda en la esquina inferior derecha de la pantalla). Haga clic en cualquiera de estos íconos y aparecerá un panel a la derecha de su bandeja de entrada con una vista de su calendario. , contactos, notas o tareas.

    06 calendario de google de gmail para empresas
    JR Raphael / IDG

    La función Google Calendar dentro de Gmail facilita la interacción con su agenda sin tener que salir de su bandeja de entrada. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

    Sin embargo, la integración de Gmail más destacada es con Google Chat and Meet, los servicios de comunicación confusos de la empresa (La versión corta: en este punto, Chat y Meet son las principales herramientas de comunicación de texto y video de Google para usuarios comerciales, y ahora también están disponibles para usuarios consumidores habituales junto con otros equivalentes superpuestos ).

    Puede encontrar Chat and Meet colocando el mouse sobre el área más a la izquierda del sitio web de Gmail. También puede ver Salas, que es el elemento de chat grupal de Chat, en esa área a la izquierda; Inicialmente estaba disponible solo en configuraciones de equipos conectados a Google Workspace, pero ahora también se está implementando para individuos.

    05 gmail para empresas chat de google
    JR Raphael / IDG

    Google Chat, Meet y, a veces, Rooms tienen un hogar en la barra lateral de Gmail. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

    Si no ve esos elementos allí, puede agregarlos en el área de configuración principal del sitio web de Gmail: haga clic en el ícono en forma de engranaje en la esquina superior derecha del sitio, seleccione "Ver todas las configuraciones", luego haga clic en el botón "Chat y Meet "en la parte superior de la pantalla de configuración. Asegúrate de que la configuración de "Chat" esté configurada en "Google Chat" y la configuración de "Meet" esté configurada en "Mostrar la sección Meet en el menú principal", luego haz clic en el botón Guardar cambios en la parte inferior de la pantalla.

    Puede encontrar toneladas de consejos para aprovechar al máximo Chat, Meet y otras funciones de colaboración integradas en Gmail en esta guía de colaboración de Gmail .

    Otros comandos de Gmail que vale la pena conocer

    Dios mío, Gmail tiene muchas cosas en marcha, ¿no es así? Avancemos a través de un puñado de conceptos básicos que podría estar buscando, especialmente si está haciendo la transición a Gmail desde Outlook u otro programa de correo electrónico más tradicional:

    • Para bloquear a alguien en Gmail , haz clic en el ícono de menú de tres puntos en la esquina superior derecha del mensaje mientras lo estás viendo, luego selecciona la opción "Bloquear [nombre del remitente]". Cualquier mensaje futuro de ese remitente se enviará automáticamente a su sección de correo no deseado. Y si alguna vez necesita eliminar una dirección de su lista bloqueada más adelante, simplemente busque en el área "Filtros y direcciones bloqueadas" de la configuración del sitio web de Gmail.
    • Para cambiar su firma en Gmail , busque en la pestaña "General" de la configuración del sitio web de Gmail y desplácese hacia abajo hasta que vea "Firma". Allí, encontrará la opción de crear y editar una o más firmas y especificar cuándo, exactamente, debe usarse cada firma.
    • Para configurar una respuesta automática fuera de la oficina en Gmail , busque en la misma pestaña "General" de la configuración del sitio web de Gmail para encontrar la opción "Respuesta automática ".
    • Para cambiar el fondo y el tema de Gmail , haga clic en el icono con forma de engranaje en la esquina superior derecha del sitio web de Gmail y busque la sección "Tema" en el panel que aparece.
    • Para configurar Gmail para su uso sin conexión , busque la pestaña "Sin conexión" en la configuración del sitio web.

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