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Microsoft Teams: cómo usarlo y cómo se compara con Slack y Zoom

La visión de Microsoft sobre colaboración, mensajería grupal y video continúa evolucionando. Así es como Microsoft Teams encaja en el floreciente mercado del software de colaboración y lo que necesita saber para evaluarlo frente a rivales como Slack, Zoom y otros.


Microsoft Teams es un espacio de trabajo colaborativo dentro de Microsoft 365 / Office 365 que actúa como un centro central para conversaciones en el lugar de trabajo, trabajo en equipo colaborativo, videochats y uso compartido de documentos, todo diseñado para ayudar a la productividad de los trabajadores en un conjunto unificado de herramientas.

Lanzado en 2017 como rival del pionero de la colaboración Slack, Microsoft vio el uso de Teams como un cohete a 75 millones de usuarios activos diarios a medida que empeoraba la pandemia de COVID-19, según las estadísticas publicadas por Microsoft en abril. La compañía calificó a Teams como la aplicación empresarial de más rápido crecimiento en su historia.

Desde su lanzamiento, y estimulado por el impulso de la conectividad del trabajo desde el hogar, Teams ha pasado a ser el centro de atención como una parte clave de la estrategia de colaboración y productividad en el lugar de trabajo de Microsoft.

“Teams ha surgido como un producto estrella en lugar de un complemento que se incluye dentro de una suite de productividad más grande”, dijo Raul Castanon, analista senior de 451 Research / S&P Global Market Intelligence.

Los equipos pueden servir como una alternativa, o incluso reemplazar, las comunicaciones por correo electrónico por completo, pero también actúa de manera más amplia para conectar a los trabajadores y sus aplicaciones, particularmente para los trabajadores remotos. Piense en ello como una "traducción digital de un espacio de oficina abierto", como lo expresó un portavoz de Microsoft.

El espacio de trabajo colaborativo sirve como tejido conectivo que se une a las aplicaciones de Microsoft 365 llenando un "vacío crítico" para Microsoft, dijo Dux Raymond Sy, director de marca, Microsoft MVP y director regional del socio de Microsoft AvePoint. “Microsoft vio desde el principio que un centro integrado que reuniera chat persistente, archivos y videoconferencias iba a ser el futuro de la colaboración empresarial”, dijo Sy.

Cada equipo consta de “canales” individuales que tienden a tener un enfoque más definido, como un proyecto de trabajo o un tema. Los canales son salas de chat grupales que se adaptan mejor a las conversaciones de ritmo rápido que las comunicaciones asincrónicas como el correo electrónico.

Hay dos tipos principales de canales: los canales privados son adecuados para conversaciones confidenciales, que pueden ser particularmente útiles para los equipos legales o financieros, mientras que los canales "estándar" permiten que cualquier persona dentro de un espacio de trabajo vea lo que se ha escrito y acceda a archivos compartidos.

Un canal "general" está habilitado de forma predeterminada y los administradores pueden agregar más para adaptarse a los requisitos de su equipo. Cada canal contiene pestañas con archivos y aplicaciones compartidos para realizar el trabajo sin cambiar de pantalla. Los equipos pueden reducir significativamente el cambio de aplicaciones, según un informe de Forrester, ahorrando a cada trabajador un estimado de 15 a 25 minutos por día.

Además de usar chats grupales dentro de un canal, los trabajadores pueden enviar mensajes directos a colegas en privado o agregar a otros a una conversación grupal ad-hoc.

Teams contiene las funciones habituales de mensajería instantánea que se esperan de una aplicación de chat empresarial, incluidos emojis, GIF, edición de texto enriquecido, @menciones, conversaciones en cadena, bots y la capacidad de compartir archivos. Cuando sea necesario, los usuarios pueden pasar de la mensajería a una videollamada con solo hacer clic en un botón. Las discusiones se pueden silenciar para detener las notificaciones, o se puede anclar una conversación importante en la parte superior de la lista de chat.
Teams está disponible como aplicación de escritorio, a través del navegador web y como aplicación móvil. Es compatible con todos los principales sistemas operativos, como Windows, macOS, iOS y Android.

La navegación debería resultarle familiar a cualquiera que haya utilizado previamente una herramienta de colaboración, aunque los usuarios que cambian del correo electrónico por primera vez pueden necesitar algo de tiempo para acostumbrarse a la interfaz de usuario.

La barra superior contiene flechas de navegación, una herramienta de búsqueda para encontrar mensajes, archivos y personas dentro de una organización y una forma de iniciar aplicaciones. El menú en la esquina superior derecha brinda acceso a varias configuraciones, incluido el estado de disponibilidad.

Una barra lateral a la izquierda (de la aplicación de escritorio) contiene accesos directos a elementos de Teams con los que los usuarios interactúan con más frecuencia. Las aplicaciones de chat, llamadas, equipos y archivos se encuentran junto a un servicio de noticias de actividad para recibir menciones, respuestas y otras notificaciones. También hay un acceso directo a la tienda de aplicaciones de Teams, donde el software aprobado de Microsoft y de terceros se puede leer y agregar a la barra lateral para un acceso rápido. También se pueden agregar aplicaciones de terceros y de Microsoft 365 para personalizar la barra de la izquierda.


Cómo usar Microsoft Teams: canales, equipos y mensajería
Los equipos constan de uno o más, bueno, "equipos", esencialmente grupos de empleados dentro de una organización, como el personal del departamento de marketing o diseño. Los equipos pueden variar en tamaño y alcance desde una empresa completa hasta un grupo de interés compartido más centrado.

Cuando se configura un equipo por primera vez, se crea automáticamente un grupo de Microsoft 365, junto con los servicios relacionados, como un sitio de SharePoint y acceso a OneNote. En cierto sentido, Teams va un paso más allá que los grupos, actuando como un hilo más tangible que conecta a los usuarios y las aplicaciones en toda la organización. “Sigue siendo la columna vertebral detrás de escena de Office 365. Pero ahora, Microsoft puede centrar su historia de productividad e integración en Teams en lugar de Grupos”, dijo Sy.

Mensajes de equipos de MicrosoftMicrosoft
Los usuarios pueden interactuar con aplicaciones en el flujo de mensajes de Teams, agregando encuestas o saltando directamente a una videoconferencia.
Cada equipo consta de “canales” individuales que tienden a tener un enfoque más definido, como un proyecto de trabajo o un tema. Los canales son salas de chat grupales que se adaptan mejor a las conversaciones de ritmo rápido que las comunicaciones asincrónicas como el correo electrónico.

Hay dos tipos principales de canales: los canales privados son adecuados para conversaciones confidenciales, que pueden ser particularmente útiles para los equipos legales o financieros, mientras que los canales "estándar" permiten que cualquier persona dentro de un espacio de trabajo vea lo que se ha escrito y acceda a archivos compartidos.

Un canal "general" está habilitado de forma predeterminada y los administradores pueden agregar más para adaptarse a los requisitos de su equipo. Cada canal contiene pestañas con archivos y aplicaciones compartidos para realizar el trabajo sin cambiar de pantalla. Los equipos pueden reducir significativamente el cambio de aplicaciones, según un informe de Forrester, ahorrando a cada trabajador un estimado de 15 a 25 minutos por día.

Además de usar chats grupales dentro de un canal, los trabajadores pueden enviar mensajes directos a colegas en privado o agregar a otros a una conversación grupal ad-hoc.

Teams contiene las funciones habituales de mensajería instantánea que se esperan de una aplicación de chat empresarial, incluidos emojis, GIF, edición de texto enriquecido, @menciones, conversaciones en cadena, bots y la capacidad de compartir archivos. Cuando sea necesario, los usuarios pueden pasar de la mensajería a una videollamada con solo hacer clic en un botón. Las discusiones se pueden silenciar para detener las notificaciones, o se puede anclar una conversación importante en la parte superior de la lista de chat.

Buscar en TeamsMicrosoft
La búsqueda de equipos permite a los usuarios localizar mensajes, archivos y personas.
La navegación debería resultarle familiar a cualquiera que haya utilizado previamente una herramienta de colaboración, aunque los usuarios que cambian del correo electrónico por primera vez pueden necesitar algo de tiempo para acostumbrarse a la interfaz de usuario.

La barra superior contiene flechas de navegación, una herramienta de búsqueda para encontrar mensajes, archivos y personas dentro de una organización y una forma de iniciar aplicaciones. El menú en la esquina superior derecha brinda acceso a varias configuraciones, incluido el estado de disponibilidad.

Una barra lateral a la izquierda (de la aplicación de escritorio) contiene accesos directos a elementos de Teams con los que los usuarios interactúan con más frecuencia. Las aplicaciones de chat, llamadas, equipos y archivos se encuentran junto a un servicio de noticias de actividad para recibir menciones, respuestas y otras notificaciones. También hay un acceso directo a la tienda de aplicaciones de Teams, donde el software aprobado de Microsoft y de terceros se puede leer y agregar a la barra lateral para un acceso rápido. También se pueden agregar aplicaciones de terceros y de Microsoft 365 para personalizar la barra de la izquierda.

Cómo usar Microsoft Teams: productividad
Teams no solo se centra en la mensajería en tiempo real; los usuarios pueden trabajar de forma colaborativa en documentos dentro de la aplicación. Aquí es donde la fuerza del conjunto de aplicaciones de productividad de Microsoft proporciona una ventaja clave sobre sus rivales, sirviendo como un centro o conector para la cartera más amplia de herramientas de Microsoft 365.


Pizarra de Microsoft Teams
Microsoft
Los usuarios de Teams pueden colaborar en tiempo real utilizando aplicaciones como las herramientas de Microsoft Office o intercambiar ideas en Microsoft Whiteboard sin cambiar de pantalla.
Sin salir de Teams, los usuarios pueden coeditar Word, Excel, PowerPoint y otros tipos de archivos en tiempo real. Los documentos de la sección "archivos" se almacenan en OneDrive con la capacidad de almacenar y acceder a archivos. (También hay opciones para usar Box y Egnyte).

Teams se sincroniza con los calendarios de Outlook para proporcionar acceso inmediato a los horarios y configurar reuniones. También hay una integración profunda con la aplicación de redes sociales empresariales Yammer gracias a la aplicación Comunidades para Teams y acceso al contenido de SharePoint dentro de Teams.

Este año, Microsoft también ha introducido nuevas aplicaciones diseñadas para su uso dentro de Teams.

"Tasks" se lanzó a principios de este año como un reemplazo dedicado a Teams para Planner dentro de Teams, que combina la funcionalidad de las aplicaciones Planner y To Do. Tasks (que todavía se llama Planner por ahora) ayuda a los usuarios a rastrear el trabajo individual y en equipo, con la capacidad de asignar tareas y monitorear el progreso usando una variedad de vistas, incluidas las tarjetas de estilo Kanban.

Otra adición reciente es Lists, que combina funciones de base de datos y hojas de cálculo para administrar información para planificar eventos, rastrear el reclutamiento o ayudar a incorporar nuevos empleados.

Teams no es solo para trabajadores de oficina. Los llamados "trabajadores de primera línea", como los técnicos de campo, el personal minorista y los trabajadores de hospitales, se han convertido en un foco de atención creciente para Microsoft en los últimos dos años.

Desgaste real de Microsoft Teams
Microsoft
Microsoft Teams está integrado con las gafas inteligentes Real Wear para conectar a los técnicos de campo con el personal de asistencia remota a través de la aplicación de colaboración.

Se ha introducido una variedad de capacidades para los trabajadores que tienden a depender de un dispositivo móvil en lugar de sentarse en un escritorio. Estos incluyen Shifts, una aplicación de administración de horarios para administrar los turnos de los trabajadores, y Kaizala, que proporciona una aplicación de mensajería simple similar a WhatsApp, aunque con características de seguridad empresarial.   

Cómo usar Microsoft Teams: reuniones de voz y video
Las conferencias de video y audio son una parte cada vez más importante de Teams, que ha reemplazado de manera efectiva a la aplicación Skype for Business Online, ampliamente utilizada por Microsoft.

Esto ha sido particularmente cierto durante la pandemia cuando las empresas se apresuraron a facilitar las reuniones virtuales entre el personal que trabaja de forma remota. Microsoft informó un aumento del 1000% en las videoconferencias durante marzo, ya que las empresas cerraron y enviaron a los trabajadores a casa, junto con un gran aumento en el total de usuarios activos diarios de Teams, de 32 millones a principios de marzo a 75 millones a finales de abril.

“El beneficio más relevante de Microsoft Teams hoy en día es que básicamente permite trabajar desde casa”, dijo Sy. "Las funciones como la videoconferencia, el uso compartido de la pantalla y la colaboración y el trabajo conjunto fáciles en archivos están ayudando a las empresas y los empleados a ser incluso más productivos de lo que eran antes de la pandemia de muchas maneras".

Video de Microsoft TeamsMicrosoft
Teams permite que hasta 59 participantes se unan a una videollamada a la vez.
Para aprovechar el cambio rápido en el comportamiento laboral y ayudar a aliviar la fatiga de las videoconferencias, Microsoft ha agregado rápidamente nuevas funciones para mejorar las capacidades de trabajo remoto, con las videollamadas como un enfoque clave.

Una de las principales innovaciones fue la introducción del modo Juntos este verano; crea un entorno virtual como una sala de conferencias o un café, recortando los videos de los usuarios y reuniéndolos en un entorno más realista (al menos, en comparación con los cuadrados estilo Brady Bunch ) para crear un espacio compartido que sea más propicio para las conversaciones. Microsoft agregó más escenas de este tipo y diseños personalizados en septiembre.

Cafetería en modo conjunto en Teams

El modo Juntos tiene numerosas “escenas” virtuales para crear una sensación más natural en las videoconferencias.
Para ayudar a reducir las distracciones, se ha agregado la supresión de ruido en tiempo real. Utiliza algoritmos de aprendizaje profundo para filtrar el ruido de fondo no deseado y retener solo la señal de voz.

Teams también tiene funciones básicas de videollamadas, como fondos personalizados, pantalla compartida, levantamiento de la mano, grabación y subtítulos en vivo. Otra característica muy solicitada, las salas para grupos pequeños, llegará a finales de 2020.

Además de las videollamadas grupales, los clientes pueden usar Teams para transmisiones en toda la empresa, transmisión de video en vivo para hasta 10,000 empleados (o 20,000 con el complemento de licencia de Comunicaciones Avanzadas).

La funcionalidad de llamadas de audio incluye correo de voz en la nube, colas de llamadas, enrutamiento directo a proveedores de telecomunicaciones existentes y conferencias de audio.

Microsoft Teams: integraciones y automatizaciones
El enfoque principal de Microsoft está en la integración con sus propias aplicaciones; no es de extrañar que se quede atrás de Slack en términos de la gran variedad de integraciones de aplicaciones externas. Dicho esto, Microsoft también ha creado una impresionante gama de integraciones de terceros y  lanzó su directorio de aplicaciones  en 2018.

La tienda de aplicaciones presenta una variedad de opciones: aplicaciones personales, bots, pestañas, conectores y mensajería. Estos se implementan e interactúan de diferentes maneras. Por ejemplo, las aplicaciones de "pestañas" se instalan en los canales, mientras que los conectores publican información de un servicio externo en un canal.  

Las aplicaciones populares incluyen herramientas de gestión de proyectos como Trello , Smartsheet y Wrike ; aplicaciones de planificación creativa y mapas mentales como Mindmeister y Mural ; y herramientas de TI y centradas en el desarrollador, como ServiceDesk, Bitbucket y PagerDuty.

Los desarrolladores también pueden crear e integrar sus propias aplicaciones internas, bots y pestañas, utilizando la plataforma para desarrolladores de Teams. Microsoft también permite que los desarrolladores de aplicaciones de terceros integren su propio software en la experiencia de reunión de Teams antes, durante y después de una videollamada. 

También hay formas más sencillas de crear aplicaciones y flujos de trabajo personalizados en Teams, con opciones de código bajo y sin código.

Las aplicaciones comerciales personalizadas creadas con la herramienta Power Apps de código bajo de Microsoft se pueden incorporar a Teams, mientras que Project Oakdale permite a los usuarios "crear, implementar, compartir, usar y administrar soluciones Power Apps", sin salir de Teams. Y Power Virtual Agents permite a los usuarios crear chatbots sin código.

Power Automate permite la creación de capacidades de automatización del flujo de trabajo, lo que permite a los usuarios crear "flujos" para automatizar tareas, como aprobaciones, desde dentro de Teams.

Automatizar el poder en TeamsMicrosoft
Los usuarios pueden crear una serie de activadores y acciones para automatizar los flujos de trabajo dentro de Teams.
Cómo deshabilitar el inicio automático de Microsoft Teams
¿Quiere deshabilitar Teams en lugar de eliminarlo por completo? Muchos trabajadores confían en ciertas herramientas de Office 365, pero no quieren que la aplicación Teams se inicie automáticamente cuando encienden su computadora.

Para realizar este cambio, inicie la aplicación Teams, haga clic en el icono en la esquina superior derecha con sus iniciales y vaya a la configuración. En la sección Configuración general, quite la marca de verificación junto a "Aplicación de inicio automático", "Abrir aplicación en segundo plano" y "Al cerrar, mantener la aplicación en ejecución".

Para los usuarios de Windows 10, también es posible detener el inicio automático a través del menú Inicio. Busque Aplicaciones de inicio, que presenta una lista de todas las aplicaciones que se abren cuando inicia sesión en un dispositivo, luego localice la aplicación Teams y simplemente apague la aplicación.

Alternativamente, para aquellos que simplemente desean menos distracciones de la aplicación, es posible reducir la cantidad de notificaciones que recibe en Teams. Vaya a la configuración y seleccione Notificaciones. Desde aquí, tiene una variedad de opciones, como la capacidad de desactivar los sonidos de notificación y elegir si desea recibir notificaciones para ciertas acciones, como respuestas de chat, menciones y reacciones, o recordatorios de reuniones.

Cómo desinstalar Microsoft Teams por completo
Muchos usuarios de Windows 10 se han quejado de que Teams ha reaparecido misteriosamente después de pensar que se había eliminado. Aparentemente, esto se debe a que los usuarios no eliminaron completamente la aplicación.

En realidad, hay dos piezas de software que deben eliminarse para desinstalar Teams por completo; la propia aplicación de Teams y el instalador de Teams Machine-Wide. Es la segunda pieza de software que restaurará Teams automáticamente una vez que se reinicie Windows.

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