Header Ads Widget

Ticker

6/recent/ticker-posts

Resolver Problemas De Hojas De Cálculo A Través Del Poder De Una Base De Datos

 Si necesita hacer una lista de algo, es tentador ver Excel como el repositorio predeterminado: después de todo, es solo una pequeña lista de elementos para usted o algunos colegas cercanos.

Resolver problemas de hojas de cálculo a través del poder de una base de datos

Quizás necesite algo más sofisticado: fórmulas para algunos cálculos o programación de macros para automatizar la recopilación y el procesamiento de datos. No hay problema: simplemente escriba “=” para comenzar a escribir una fórmula y Excel será su guía.

Desafortunadamente, la facilidad con la que puede comenzar a trabajar en Excel o en un programa de hoja de cálculo rival es también uno de sus problemas. Lo que comienza como un pequeño proyecto en Excel crece y crece, hasta que se queda con un gigante, momento en el que también podría estar enfrentando problemas de velocidad y estabilidad, o incluso un problema de desarrollo que simplemente no puede resolver.

Aquí, examinamos los problemas con los que se puede encontrar a menudo con las hojas de cálculo, cómo podría abordarlos en Excel y cuándo sería mejor dar el paso y cambiar a una base de datos.

1. Edición multiusuario

Resolución de problemas de hojas de cálculo con bases de datos: edición multiusuario

Cuando los sistemas de Excel crecen orgánicamente, rápidamente se encuentra con el problema de que solo un usuario puede abrir un libro a la vez. A la segunda persona que intenta abrir el archivo se le dice que ya está abierto y que puede cancelar, esperar o ver una versión de solo lectura. La promesa de Excel de avisarle cuando la otra persona cierra el libro de trabajo es bastante vacía, ya que no verifica el estado con mucha frecuencia y, de hecho, es posible que nunca le aclare. Incluso si lo hace, alguien más podría entrar y abrir el archivo antes que usted.

Hay tres formas de evitar esto: puede usar Excel Online, la versión reducida y basada en la web de Excel; puede activar la función Libros compartidos; o puede dividir los datos en varios libros de trabajo para que una persona diferente pueda usar cada libro de trabajo sin que todos se pisen los dedos de los pies.

2. Libros de trabajo compartidos

Excel Online permite múltiples editores de forma predeterminada, pero le falta tanta funcionalidad que en realidad no es un competidor para nada más que las tareas más simples. Aunque su función de libros de trabajo compartidos parece que debería hacer el trabajo, está cargada de restricciones. No puede crear una tabla o eliminar un bloque de celdas si el libro de trabajo se comparte, por ejemplo.

Existen soluciones para algunas restricciones; para otras, se trata de cambiar la estructura del libro de trabajo, en lugar de usar un libro de trabajo que ya se ha configurado, pero pueden interferir. Como resultado, puede ser imposible utilizar un libro de trabajo compartido de la misma manera que lo haría con un libro de trabajo ordinario de un solo usuario.

"Cuando los sistemas de Excel crecen orgánicamente, se encuentra con el problema de que solo un usuario puede abrir un libro a la vez"

Los cambios en los libros de trabajo compartidos se sincronizan entre los usuarios cada vez que se guarda el libro de trabajo; esto puede ser en un horario programado, obligando a guardar cada cinco minutos, por ejemplo. Sin embargo, la sobrecarga de guardar y rastrear regularmente los cambios de cada usuario es bastante grande: los libros de trabajo pueden aumentar de tamaño fácilmente y ejercer presión sobre su red, ralentizando otros sistemas.

Los libros de trabajo compartidos también son frágiles y propensos a la corrupción. Microsoft es consciente del problema, pero no parece estar haciendo mucho al respecto. Parece que espera que el método de autoría múltiple de Excel Online sustituya a la antigua tecnología de libros de trabajo compartidos, pero esta no será una propuesta realista hasta que la empresa elimine todas las restricciones y amplíe la tecnología de autoría múltiple a la aplicación de escritorio de Excel completa. , como lo ha hecho con Word, PowerPoint y OneNote.

3. Libros de trabajo vinculados

Dividir sus datos en varios libros de trabajo puede proporcionar una solución al problema de la edición multiusuario. Pero es probable que estos libros de trabajo necesiten tener vínculos entre ellos para que los valores ingresados ​​en uno puedan usarse en otro. Los vínculos entre libros de trabajo también son útiles para mantener datos separados lógicamente en archivos separados, en lugar de solo hojas separadas en un libro de trabajo.

Es molesto que estos vínculos sean otra fuente de frustración e inestabilidad. Pueden ser absolutos, incluida la ruta completa al libro de trabajo de origen, o relativos, incluida solo la diferencia entre las rutas de origen y destino. Aunque esto suena sensato, Excel emplea reglas arcanas para decidir cuándo usar cada tipo de enlace y cuándo cambiarlos.

Resolviendo problemas de hojas de cálculo con bases de datos - workflow woman

Las reglas se rigen por una variedad de opciones, algunas de las cuales no son del todo obvias, y por si los libros de trabajo se guardaron y dónde se guardaron antes de insertar los enlaces. Los enlaces también pueden cambiar cuando guarda el libro de trabajo o abre y usa Guardar como para hacer una copia, en lugar de copiar el archivo usando el Explorador de archivos. El resultado de toda esta confusión e incertidumbre es que los enlaces entre los libros de trabajo pueden romperse fácilmente, y la recuperación de enlaces rotos puede ser un proceso que requiere mucho tiempo, durante el cual nadie puede usar los archivos afectados.

Los datos vinculados solo se actualizan cuando se abren los archivos, a menos que haga clic específicamente en Datos | Conexiones | Editar enlaces | Actualizar valores. Debido a esto, si sus enlaces no están entre dos libros de trabajo, pero cubren tres o más, debe abrir todos los libros de trabajo en el orden correcto para garantizar que los datos actualizados fluyan en orden, del primero al segundo y al tercero. Si cambió un valor en el primer libro de trabajo y luego abrió el tercero, no vería ningún cambio porque el segundo libro de trabajo no había actualizado sus valores.

Este encadenamiento de datos es lógico, pero aumenta la probabilidad de que los datos sean incorrectos o de que intente abrir un libro de trabajo que otra persona ya está editando.

Por supuesto, puede intentar evitar los libros de trabajo vinculados por completo, pero existe la posibilidad de que termine ingresando los mismos datos en más de un libro de trabajo, y con eso viene el peligro de escribirlos de manera ligeramente diferente cada vez.

4. Validación de datos

Los errores pueden infiltrarse en los datos de cualquier sistema informático: la gente escribe mal las palabras o transpone dígitos en números con monótona regularidad. Si sus datos no se verifican cuando se ingresan, tendrá un problema.

De forma predeterminada, Excel acepta lo que escriba el usuario. Es posible configurar la validación en las listas de búsqueda, pero estas pueden ser difíciles de mantener, especialmente si se usa el mismo campo en más de un lugar. Si los usuarios tienen que ingresar números de identificación del documento o números de referencia del cliente sin ninguna verificación, es fácil unir los registros incorrectos sin darse cuenta. La integridad de los datos del sistema se ve gravemente comprometida y cualquier análisis de los datos es sospechoso.

Es posible que ya esté sufriendo el efecto de este problema sin darse cuenta de la causa raíz. Considere una situación en la que tiene una lista de facturas en Excel donde el usuario ha escrito el nombre del cliente de manera ligeramente diferente en cada factura. Tiene facturas a "Jones Ltd", "Jones Limited", "Jonse Ltd" y "joness". Es posible que sepa que todos se refieren a la misma empresa, pero Excel no. Cualquier análisis de los datos de la factura, como una tabla dinámica por cliente por mes, dará múltiples resultados donde solo debería haber uno.

5. Problemas de navegación

Los libros de trabajo grandes son difíciles de navegar. La fila de pestañas de la hoja en la parte inferior de la ventana es un mecanismo terrible para orientarse si hay más de un puñado de pestañas; cuando hay más pestañas de las que se pueden mostrar en la pantalla, se vuelve aún más difícil encontrar lo que está buscando. Puede hacer clic con el botón derecho en las flechas a la izquierda de los nombres de las hojas para abrir el cuadro de diálogo Activar hoja, pero incluso eso solo enumera las primeras 20 hojas antes de tener que desplazarse por la lista, y no hay forma de ordenar, agrupar o buscar para la hoja que desee.

6. Problemas de seguridad

Puede agregar seguridad a los libros de Excel, pero está plagado de problemas. La protección está mucho más orientada a proteger la estructura del libro de trabajo que a los datos. Puede intentar bloquear algunas hojas y celdas para evitar que los usuarios cambien la estructura y las fórmulas, pero si pueden ver los datos, generalmente pueden cambiar algunos o todos (a menos que realice una programación de macros inteligente).

7. Problemas de velocidad

Excel no es la aplicación más rápida del mundo y su lenguaje de programación, VBA, es lento en comparación con lenguajes de programación más profesionales como C #. Todo esto se debe al uso previsto y la naturaleza flexible de Excel. Después de todo, es un motor de hojas de cálculo. Sí, se puede poner en servicio para administrar listas de datos, pero eso no significa que sea la mejor opción para este tipo de trabajo. De hecho, existen otras aplicaciones que se adaptan mejor a estas tareas, porque fueron diseñadas para realizarlas.

resolución de problemas de hojas de cálculo con bases de datos - Problemas de velocidad

Introduciendo la idea de la base de datos:

"Solo necesita ingresar los datos de un cliente una vez para crear un registro, luego puede usarlo en tantas facturas como necesite"

Si tiene alguno de los problemas descritos anteriormente, no los ignore: existe una respuesta profesional para almacenar "datos estructurados", y es nuestro viejo amigo la base de datos. No tiene por qué ser atemorizante o costoso, y debería darte la oportunidad de pensar de manera lógica sobre tus datos, cómo se vinculan y cómo interactúas con ellos.

Sin embargo, preste atención: si está pasando de una solución de hoja de cálculo a una base de datos, no duplique servilmente el diseño de la hoja de cálculo: aproveche la oportunidad para mejorarlo.

Hay disponibles aplicaciones de bases de datos de uso general con las que puede construir una solución a medida. Alternativamente, puede encontrar que una aplicación de base de datos especializada, una que ya ha sido diseñada para el propósito que necesita, es más barata, más rápida de implementar y se adapta mejor.

Por ejemplo, si tiene una lista de clientes y detalles de todas sus interacciones con estos clientes, eso podría considerarse un sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM). A pesar de su nombre elegante, un sistema CRM es simplemente una base de datos especializada. Del mismo modo, los paquetes de cuentas como QuickBooks y Sage son bases de datos especializadas. Si no puede encontrar una aplicación prediseñada que se adapte a sus necesidades particulares, probablemente pueda crear una usted mismo o hacer que su departamento de TI o un consultor la construya para usted.

El tipo de base de datos más común es una base de datos relacional. Esto almacena sus datos en tablas, que constan de filas y columnas de datos. Cada fila contiene los datos de un artículo separado, por ejemplo, un cliente en particular, y cada columna describe un atributo diferente del artículo, como el nombre del cliente o el límite de crédito.

resolución de problemas de hojas de cálculo con bases de datos - Sobrecarga de datos

Las tablas tienen relaciones definidas entre ellas para que, digamos, una factura lleve el ID de cliente. Esto significa que puede encontrar fácilmente todas las facturas de un cliente en particular o, de una factura en particular, recuperar el número de teléfono del cliente. Solo necesita ingresar los datos del cliente una vez para crear el registro del cliente, y luego puede usarlo en tantas facturas como necesite sin tener que ingresarlo nuevamente. Para crear una base de datos, debe definir estas tablas y relaciones y luego definir el diseño de las pantallas que desea usar para listar y editar estos datos.

Existen docenas de aplicaciones de bases de datos. Algunos son fáciles de usar y hacen todo el trabajo, lo que le permite definir las tablas, las pantallas de entrada de datos y los informes; otros tienen más funciones en áreas específicas, pero requieren otras herramientas para hacer el trabajo completo.

Por ejemplo, un programa puede ser muy poderoso cuando se trata de definir las tablas y las relaciones, e incluso tener potentes funciones de análisis e informes, pero carece por completo de herramientas para definir las pantallas de entrada de datos. Microsoft SQL Server es el ejemplo obvio aquí. Al igual que con otros grandes sistemas de bases de datos, SQL Server se encarga del back-end y espera que utilice otra herramienta, como Visual Studio, para desarrollar el front-end.

Publicar un comentario

0 Comentarios