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Un sitio con cualquier otro nombre: cambiar el nombre de la dirección del sitio en SharePoint Online

 

Recientemente tuve la oportunidad de probar una nueva característica que aterrizó en mi inquilino de Office 365: el tan esperado cambio de nombre de la dirección del sitio. Funcionó muy bien en mi cuenta de prueba, así que me preparé para probarlo en un inquilino cliente. También funcionó muy bien allí, pero aprendí algunas cosas que quería compartir.

Por qué es posible que desee cambiar el nombre de una dirección de sitio
Hay muchas razones por las que es posible que deba cambiar el nombre de la dirección de un sitio. Cuando crea un sitio en Office 365 (sitio de grupo o sitio de comunicación), efectivamente está haciendo un acaparamiento de tierras para el nombre de la URL. Por orden de llegada, el nombre no puede ser utilizado por otro sitio. Eso puede estar bien, ¡pero a veces no!

Vaya, un equipo tomó una URL que necesita una función organizacional. Si alguien crea un equipo o un sitio de grupo llamado TI, esa misma URL (sitios / TI) no está disponible para el sitio de comunicación de intranet que TI querrá crear para compartir contenido con el resto de la organización. Este es uno de los escenarios más comunes que veo, especialmente en organizaciones que implementan Office 365 para la colaboración en equipo antes de llegar a su nueva intranet. Si el equipo está utilizando activamente su sitio, mi recomendación es buscar otro nombre para el sitio de comunicación de TI (por ejemplo, sitios / Tecnología de la información) . Existen algunas implicaciones para el acceso a archivos si cambia el nombre de una dirección de sitio para un sitio de grupo que está conectado a un equipo de Microsoft. Revise las advertencias en la documentación de Microsoft.. Aquí está la parte que podría darle una razón para hacer una pausa:
"Teams (para sitios conectados a grupos de Office 365) Una vez que se cambia la dirección del sitio, los usuarios no podrán ver los archivos del equipo dentro de la aplicación Teams, pero pueden acceder a ellos desde Teams seleccionando  Abrir en SharePoint ".
Creó un sitio de comunicación para un propósito y ahora desea extender ese propósito, y la dirección del sitio no coincide con el título o la intención del nuevo sitio . Esto es lo que le sucedió a mi cliente. Creamos un sitio que pensamos que albergaría solo políticas de calidad, por lo que lo llamamos sitios / QualitySys (para sistemas de calidad). El concepto de un Centro de políticas organizacional no estaba en el alcance de nuestro proyecto inicial, pero una vez creado, por supuesto, estaba claro que el sitio podría albergar fácilmente todos(Sí, traté de convencer al cliente de que hiciera esto desde el principio, pero… pequeños pasos). Podríamos haber hecho varias cosas, incluida la copia de la estructura relativamente compleja del sitio a un nuevo sitio utilizando una herramienta de migración. Como sabíamos que la función de cambio de nombre de la dirección del sitio llegaría con el tiempo (¡resulta que esperamos casi un año!), Cambiamos solo el título del sitio a Centro de políticas y decidimos esperar a que se lanzara la función de cambio de nombre de la dirección del sitio para limpiar la URL. .
La función cambió de nombre y la dirección del sitio no coincide . Yo también veo esto mucho. Un departamento cambia la marca con un nuevo nombre y quieren que la URL de su sitio coincida con el nuevo nombre.
Cómo cambiar el nombre
El cambio de nombre del sitio se puede realizar en PowerShell, pero es algo sencillo en el centro de administración. Busque el sitio al que desea cambiarle el nombre en la lista de sitios activos y haga clic en el icono de información. Verá el botón Editar junto al nombre del sitio. Simplemente haga clic en editar e ingrese el nuevo nombre, siga las instrucciones y espere a que suceda la magia. Puede llevar un tiempo para un sitio con mucho contenido. Para el Centro de políticas bastante grande, verifiqué después de aproximadamente una hora y todo había terminado (pero no sé exactamente cuánto tiempo tomó).

Que aprendí
Cuando cambia el nombre de un sitio de comunicación, hay algunas implicaciones en las que pensar, especialmente si cambia el nombre de un sitio como nuestro Centro de políticas que tiene muchos otros sitios vinculados a él.

  • Ninguno de sus enlaces se romperá, pero tampoco se cambiará ninguno de sus enlaces . Teníamos enlaces al Centro de políticas en nuestra navegación central, así como en todos los sitios funcionales. Cada función apunta a una vista específica de la función de las políticas para esa función. Ninguno de los enlaces se rompiódespués del cambio de dirección. Todo siguió funcionando porque el cambio de nombre crea una redirección permanente para el nombre del sitio heredado. Sin embargo, todos los enlaces al sitio que habíamos creado manualmente todavía tenían / ​​sites / QualitySys en ellos. En otras palabras, aunque la etiqueta dice Políticas de RR.HH. y apunta al Centro de políticas, cuando pasa el cursor sobre el enlace, la URL sigue diciendo / sites / QualitySys /…. Como había creado la mayoría de los enlaces, sabía dónde estaban la mayoría y los actualicé manualmente. Esta es una organización pequeña con solo entre 15 y 20 colecciones de sitios. Esto no sería factible en una organización grande con cientos de colecciones de sitios. Pasé unos 45 minutos buscando todos los lugares donde tenía enlaces al Centro de políticas y actualicé todos los que pude encontrar. Estoy seguro de que me perdí algunos, pero acerté los principales. Ahora, los usuarios verán sitios / PolicyCentre ... en lugar de sitios / QualitySys ... cuando pasen el cursor sobre un enlace. Estaba anticipando algunas preguntas del tipo “por qué la etiqueta dice Centro de políticas pero la URL todavía dice QualitySys”, así que decidí arreglar todos los enlaces que pude antes de que la gente llegara a la oficina por la mañana.
  • Realmente no puede reutilizar la URL del sitio si necesita que las redirecciones continúen funcionando . Si no tenía ningún contenido en el sitio, solo necesita eliminar completamente la colección de sitios de la papelera de reciclaje del inquilino y el nombre estará disponible para usar en otro sitio. Pero, si necesita que las redirecciones continúen funcionando, ¡no obtendrá el nombre del sitio para que lo use otro sitio!

Línea de fondo
¡Esta es una capacidad fantástica y hará muy felices a muchos administradores de intranet! Pero comprenda las implicaciones y utilice la superpotencia con prudencia. Sé que esto es doloroso para muchos de mis colegas, pero este es un escenario en el que debería leer la documentación de Microsoft muy bien escrita sobre los entresijos de cambiar la dirección del sitio antes de cambiar el nombre de su primer sitio. Un sitio con cualquier otro nombre puede oler aún más dulce, ¡pero comprenda las implicaciones antes de cambiar el nombre!

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