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Una vista simple para mejorar la administración de sitios y páginas de SharePoint

 


En los últimos dos meses, varias personas me hicieron muchas preguntas diferentes sobre los problemas que tenían en los sitios en línea de SharePoint. ¿Ha tenido estos problemas?

  • Páginas que no aparecen en la búsqueda;
  • Artículos de noticias visibles para algunos usuarios, pero no para otros;
  • Confusión sobre qué páginas son noticias frente a páginas normales.

Resolver estos problemas es relativamente fácil; casi siempre lo son porque alguien se ha olvidado de publicar las páginas que ha editado. Es un poco más fácil recordar volver a publicar cuando estás en las ediciones de creación de páginas. Pero no olvide que si cambia los metadatos de una página desde la vista Páginas del sitio, también anulará la publicación de la página. Por lo tanto, debe recordar volver a publicar las páginas cada vez que realice una actualización.

Aquí está el resumen de lo que debe hacer:

  1. Establezca la vista Todas las páginas en la biblioteca de Páginas del sitio para que sea la vista predeterminada.
  2. Agregue el estado promocionado a la vista.
  3. Agregue la versión a la vista.
  4. Opcional: Ocultar Creado y Creado por y también agregar Desprotegido a.
  5. Agrupar por estado promocionado.
  6. Guarde la vista.

¿Por qué molestarse? El estado y la versión promocionados proporcionan información crítica

Estos dos campos le dicen mucho sobre el contenido de su sitio y ayudan a explicar por qué es posible que el contenido no se muestre en la búsqueda o que los metadatos no estén disponibles para usar en un filtro.

  • El estado promocionado le indica el tipo de página. Ser capaz de distinguir las páginas de sitios de noticias y "normales" puede ayudar con la gestión de contenido. Por eso me gusta Agrupar por Estado Promocionado.
    • Estado promocionado = 0 es una página del sitio
    • Promoted State = 2 es una página de noticias
  • La versión le indica si una página no está publicada o está extraída. Si el número de versión termina en .0, la página se publica. Si el número de versión termina en algo distinto de .0, la página no se publica. 1.0 se publica; 1.2 no lo es. Solo los editores pueden ver las actualizaciones realizadas en una página no publicada. Los visitantes solo pueden ver la última página publicada. La búsqueda solo encuentra contenido en las páginas publicadas, por lo que hasta que publique su página, no podrá usar los metadatos de la página en Contenido destacado o en un elemento web basado en búsquedas . ¡Escanear la vista Todas las páginas en busca de páginas no publicadas es la forma más rápida de resolver la mayoría de los problemas del sitio relacionados con la búsqueda!
  • Una página con una versión de 0.x nunca se ha publicado . Esto significa que nadie más que los propietarios y miembros pueden ver la página, los visitantes no pueden. Las únicas páginas que deben permanecer permanentemente con una versión de 0.x son las páginas de la carpeta Plantillas.

Pasos prácticos para el éxito

  • Cómo agregar un estado promocionado. Agregue esta columna seleccionando el signo + junto a la última columna que se muestra en el encabezado de la vista. Luego seleccione Mostrar / ocultar columnas. Desplácese hacia abajo hasta Promoted State, marque la casilla y haga clic en Aplicar. Luego, asegúrese de usar Guardar como para guardar esta columna en la vista Todas las páginas. Esta es una columna "moderna", por lo que la forma de agregarla a la vista no es la misma que la de las columnas "clásicas". Mientras esté allí, es posible que vea algunas otras columnas que desee mostrar en su vista.
  • Cómo agregar una versión. Agregue esta columna seleccionando Editar vista actual en el menú desplegable de vistas. Desplácese hacia abajo hasta Versión y haga clic en el cuadro de selección. Guarde la vista. Esta es una columna "clásica" que se agrega a la vista desde la selección Editar vista actual. Si agrega Estado promocionado primero, lo verá en el modo de edición "clásico". Sin embargo, no aparecerá hasta que lo agregue desde la interfaz moderna.
  • Cómo agrupar por estado promocionado. Antes de realizar este paso, agregue algunas páginas de contenido. Luego, en la vista Todas las páginas, haga clic en el menú desplegable junto a Estado promocionado y seleccione Agrupar por estado promocionado. Asegúrese de guardar como la vista Todas las páginas. Nota: si agrega campos adicionales o realiza otras ediciones en la vista, deberá realizar el Grupo por paso nuevamente.

¿Busca más consejos?

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