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20 formas de maximizar la colaboración con la nueva interfaz de Gmail

La interfaz recién ampliada de Gmail tiene toneladas de opciones avanzadas y elementos que mejoran el trabajo. Esta es su guía para aprovechar al máximo las novedades.

Seguro que la bandeja de entrada ya no es lo que solía ser.

Es difícil de recordar ahora, pero en la era prehistórica de Internet de principios de la década de 2000, una bandeja de entrada era literalmente solo una bandeja de entrada, un lugar donde su correo electrónico entrante aterrizaba y esperaba que respondiera (o, quizás más probablemente, ignorar ) eso.

Ahora, tras el reciente reposicionamiento de Gmail por parte de Google como un centro de productividad compatible con la colaboración, el correo electrónico es solo una pequeña parte de lo que representa la bandeja de entrada. La nueva configuración de Gmail es una combinación de correo electrónico, mensajería uno a uno, chat de equipo dirigido por canales, videoconferencias individuales y grupales e incluso trabajo de documentos entre varias personas. Es un "nuevo hogar para el trabajo", como dice Google , y realmente no hay un único punto de enfoque, como lo hace evidente de inmediato la barra lateral izquierda de la pantalla recientemente ampliada del sitio web.

00 interfaz de colaboración de gmail
JR Raphael / IDG

La nueva interfaz de Gmail, con Mail, Chat, Rooms y Meet en la barra lateral y una conversación de equipo en el área principal de la pantalla. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

Si bien la nueva interfaz de Gmail puede ser increíblemente poderosa, también puede ser mucho para entender, con numerosos paneles, subventanas y capas sobre capas de menús superpuestos. Y eso significa que seguramente pasará por alto algunas cosas útiles.

(Tenga en cuenta que los consejos aquí se aplican principalmente al sitio web de Gmail para computadoras de escritorio, excepto donde se indique lo contrario. Además, los nuevos elementos de la interfaz de Gmail están disponibles actualmente solo para los suscriptores de pago de Google Workspace , anteriormente conocido como G Suite, pero Google dice que se implementarán también a los consumidores habituales en algún momento de los próximos meses).

Colaborar con Chat en la nueva interfaz de Gmail

La función de chat de texto de Google se ha integrado en Gmail desde hace más tiempo, con muchos nombres diferentes a lo largo de los años. Ahora simplemente llamado Chat, está más integrado que nunca en la experiencia, pero aún hace exactamente lo que esperarías: te permite tener chats basados ​​en texto con una o más personas.

    1. Puede iniciar un nuevo chat individual o grupal en cualquier momento haciendo clic en el ícono más dentro de la sección Chat de la barra lateral izquierda de la pantalla en el sitio web de Gmail. Un punto importante para recordar al comenzar una nueva conversación: los chats uno a uno pueden incluir a cualquier persona con una cuenta de Google válida, mientras que los chats grupales están limitados solo a personas dentro de su organización (para suscriptores de pago de Workspace), aunque si necesita una sala con miembros internos y externos, hay una función separada para eso, como exploraremos más en la siguiente sección.

    2. Una vez que haya iniciado un nuevo chat, aparecerá como una pequeña ventana en la parte inferior de su bandeja de entrada en el sitio web de Gmail. Preste mucha atención a los tres íconos en la esquina superior derecha de la ventana: el guión bajo minimizará la ventana y mostrará solo la barra de título, mientras que la flecha diagonal de doble cara maximizará la ventana y hará que ocupe toda la interfaz de la bandeja de entrada. Mientras tanto, la "x" cerrará la ventana por completo, aunque siempre puede volver a abrirla buscando y haciendo clic en el chat dentro de la barra lateral izquierda.

    02 ventana de chat de colaboración de gmail
    JR Raphael / IDG

    Los chats en Gmail se muestran como pequeñas ventanas para comenzar, pero se pueden minimizar o maximizar desde allí. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

    3. No puede agregar más personas a un chat una vez que ha comenzado, pero puede crear un nuevo chat con el mismo grupo de personas y luego agregar más personas a esa combinación. Simplemente haz clic en el ícono de menú de tres puntos en la esquina superior derecha de la ventana de chat, selecciona "Iniciar un nuevo chat" y luego escribe el nombre o la dirección de correo electrónico de cualquier persona a la que quieras agregar. Cuando hayas terminado la alineación , haga clic en el botón azul Crear en la parte inferior del cuadro.

    4. También en el ícono de menú de tres puntos de cada ventana de chat hay una opción intrigante para agregar un bot a su conversación actual. Algunos de los bots disponibles son distracciones tontas, pero investigue y encontrará algunas posibilidades potencialmente útiles, como bots que traen funciones de Asana, Atlas, Salesforce, Trello y Zapier al entorno. Incluso hay bots oficiales para Google Meet y Zoom que le permitirán programar fácilmente reuniones de video mientras se comunica con colegas.

    04 bots de chat de colaboración de gmail
    JR Raphael / IDG

    La selección de bots de Google Chat dentro de Gmail varía desde genuinamente útiles hasta súper específicos y, a veces, incluso caprichosos.

    5. Cuando alguien le envía un mensaje de chat que desea recordar, o tal vez dividirlo en un hilo más largo para una discusión más detallada, coloque el mouse sobre ese mensaje específico en la conversación y busque el ícono del sobre que aparece. Haga clic en eso y el mensaje se reenviará a su bandeja de entrada como un correo electrónico.

    6. Si desea crear una transcripción de una conversación de chat completa (o una gran parte de una), primero ingrese a la configuración principal de Gmail; haga clic en el ícono de ajustes en la esquina superior derecha del sitio web y seleccione "Ver todo settings "- y asegúrese de que la opción" Métodos abreviados de teclado "en la primera pestaña esté configurada en la posición de encendido. (Si no es así, enciéndalo y haga clic en el botón Guardar cambios en la parte inferior de la pantalla).

    Luego, resalte los mensajes que desea guardar con el mouse y presione Ctrl (o ⌘), Shift y la tecla de punto al mismo tiempo. Vaya a cualquier campo de texto en blanco, en Gmail o en cualquier otra aplicación, y presione Ctrl-V (o ⌘-V), y verá un registro bien formateado de todos los mensajes, cualquier enlace o archivo adjunto dentro de ellos, y cuándo exactamente fueron enviados.

    7. De forma predeterminada, todos los chats se guardan en Gmail y son fáciles de recuperar más tarde. Si desea dejar el registro y no tener una conversación guardada, haga clic en el ícono más en la esquina inferior izquierda de una ventana de chat en el sitio web de Gmail, luego haga clic en el interruptor a la izquierda de la barra de herramientas que aparece para cambiar eso. historial de la conversación desactivado. Siempre que el historial esté desactivado, todos los mensajes se eliminarán después de 24 horas (aunque tenga en cuenta que eso solo afecta al final de la conversación; cualquier otra persona en el chat aún podría tener habilitado su historial).

    8. Nunca lo sabría, pero puede usar algunos comandos de formato básicos mientras escribe mensajes en los chats de Gmail:

    • Para negrita, presione Ctrl-B (o ⌘-B), o rodee su texto con asteriscos, * así *.
    • Para cursiva, presione Ctrl-I (o ⌘-I) - o rodee su texto con guiones bajos, _como este_.
    • Para tachar, presione Alt-Shift-5 (u Opción-Shift-5) - o rodee su texto con tildes, ~ así ~.

    9. ¿Siente la necesidad de ser aún más expresivo? Simplemente pulse la tecla de dos puntos ( : ) mientras se escribe un mensaje en cualquier ventana de chat. Eso abrirá el selector de emoji oculto de Gmail Chat. Luego, puede desplazarse hacia abajo para encontrar lo que desea o seguir escribiendo para buscar símbolos específicos (aplaudir, pulgar hacia arriba, llorar o lo que sea que tenga en mente).

    09 emojis de colaboración de gmail
    JR Raphael / IDG

    Puede encontrar cualquier emoji que necesite presionando la tecla de dos puntos mientras escribe en un chat de Gmail.

    Colaboración con Rooms en la nueva interfaz de Gmail

    La distinción entre Chat y Salas es un poco confusa; diablos, Google tuvo que crear una tabla completa para explicar las diferencias, pero la idea básica es que los chats son para conversaciones individuales o para conversaciones grupales rápidas, mientras que las salas son para más colaboración elaborada y continua entre varios miembros del equipo sobre un tema específico (con funcionalidad incorporada para trabajar en tareas, archivos y diferentes tipos de documentos). Las salas son mucho más robustas que las ventanas de chat, en otras palabras, y están diseñadas para usarse más como canales en Slack o equipos en Microsoft Teams.

    10. Con ese fin, puede incluir una combinación de personas dentro de su organización y fuera de su organización dentro de una sala (en un escenario de suscriptor de Workspace de pago), pero debe tomar esa decisión al principio, cuando crea por primera vez el cuarto. Para hacerlo, haga clic en el ícono de más dentro de la sección Salas de la barra lateral izquierda en el sitio web de Gmail, luego seleccione "Crear sala" y asegúrese de marcar la casilla junto a "Permitir que personas ajenas a su organización se unan".

    11. Las salas pueden contener varios hilos para una organización de la conversación aún más sencilla. Cada vez que inicie un tema nuevo y desee dividirlo en su propio hilo independiente, simplemente haga clic o toque el botón "Nuevo hilo" en la parte inferior de la ventana de la sala.

    11 hilos de la sala de colaboración de Gmail
    JR Raphael / IDG

    Las salas de Gmail pueden contener varios hilos para conversaciones más organizadas, ya sea que acceda a ellos desde su teléfono o desde una computadora.

    12. Al igual que el chat, la configuración de las salas de Gmail le permite reenviar cualquier mensaje específico a su bandeja de entrada para referencia o discusión ampliada. Coloca el cursor sobre el mensaje y busca el ícono del sobre para que eso suceda.

    13. Una de las partes más útiles de la nueva interfaz de Gmail es la forma en que le permite trabajar en documentos, hojas de cálculo y presentaciones directamente dentro de una habitación, al menos en el escritorio, sin tener que salir de su bandeja de entrada. Simplemente comience a escribir un mensaje nuevo, luego haga clic en el ícono de Google Drive y busque el archivo de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones que desee. El sistema de Gmail Rooms le pedirá que actualice los permisos del archivo, según sea necesario, para permitir que todos en la sala accedan a él ...

    13un documento de uso compartido de la sala de colaboración de gmail
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    Cuando agrega un documento a una sala en Gmail, el sistema le pedirá automáticamente que actualice sus permisos. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

    ... y luego, aparecerá como una miniatura grande dentro de la habitación.

    13b miniatura del documento de la sala de colaboración de gmail
    JR Raphael / IDG

    Un documento de Google Docs dentro de una sala en Gmail. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

    Al hacer clic en la miniatura del sitio web de Gmail, se abrirá un nuevo panel en ese mismo momento, donde podrá ver y editar el archivo como si estuviera en la aplicación nativa completa de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones.

    13c edición de documentos de la sala de colaboración de gmail
    JR Raphael / IDG

    Puede editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones compartidos sin tener que salir de Gmail. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

    14. La configuración de las salas de Gmail proporciona una pestaña de archivos dedicada en la que puede encontrar todos los archivos, ya sean asociados a Drive o simplemente una carga local normal, que se hayan compartido con una sala. Solo asegúrese de tener la sala en cuestión maximizada, luego busque la pestaña Archivos en la parte superior. Si hace clic en el nombre de un archivo, se abrirá en una nueva pestaña del navegador. Y si miras a la derecha del nombre de un archivo, encontrarás opciones para ver el archivo dentro de Drive y saltar al área exacta del hilo donde apareció el archivo por primera vez.

    15. La pestaña Tareas en ese mismo menú superior de la sala le permite agregar tareas específicas para el propósito de esa sala e incluso asignarlas a otra persona en la sala. Suponiendo que tiene activados los atajos de teclado de Gmail (consulte el consejo 7, más arriba), esa sección también tiene su propia colección especial de atajos ocultos:

    • Para agregar una nueva tarea, presione Entrar.
    • Para alternar una tarea entre completa e incompleta, presione la barra espaciadora.
    • Para editar una tarea, presione Entrar mientras esa tarea está resaltada.
    • Para dejar de editar una tarea, presione Esc.
    • Para eliminar una tarea, presione Retroceso.
    • Para mover una tarea hacia arriba o hacia abajo en la lista, mantenga presionada la tecla Alt y luego presione las flechas hacia arriba o hacia abajo.

    16. Toma nota: los mismos consejos sobre el formato de texto, la selección de emojis y la adición de bots mencionados para el área de Chat de la nueva interfaz de Gmail también se aplican a las salas.

    Colaborar con Meet en la nueva interfaz de Gmail

    La videoconferencia es una parte cada vez más importante de la jornada laboral, por lo que Google ha facilitado el inicio y unirse a reuniones de Meet desde Gmail.

    17. No pase por alto la opción "Mis reuniones" dentro del área Meet del menú de la izquierda del sitio web de Gmail. Eso le mostrará automáticamente todas las reuniones de video basadas en Meet que haya programado en Google Calendar y también le brindará una forma rápida y sencilla de iniciar una nueva reunión o unirse a una reunión existente escribiendo su código o apodo (incluso si no está en su agenda).

    17 colaboración de gmail mis reuniones
    JR Raphael / IDG

    Puede editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones compartidos sin tener que salir de Gmail. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

    18. Cuando abra por primera vez una nueva reunión de video, mientras todavía está viendo la vista previa de su propia cámara, haga clic en el ícono de menú de tres puntos en la esquina superior derecha del cuadro de video. Allí, encontrarás una opción ingeniosa para difuminar la habitación detrás de ti y hacerte lucir al menos un poco más nítido y más profesional. (Oye, hay muchos efectos especiales que pueden hacer).

    19. Una vez que se haya unido a una reunión activa, haga clic en el ícono de menú de tres puntos en la esquina inferior derecha de la pantalla para encontrar la misma opción de desenfoque de fondo junto con los comandos para activar la cancelación de ruido, grabar la reunión, activar en pantalla subtítulos de texto y cambiar a un teléfono para audio (en caso de que su micrófono no funcione).

    20. Por último, pero no menos importante, haga clic en el texto "Detalles de la reunión" en la esquina inferior izquierda de la pantalla de la videoconferencia. Eso le mostrará el enlace de la reunión y el número de teléfono de acceso telefónico, en caso de que necesite pasárselo a alguien más a mitad de camino.

    ¡Uf! Todo eso, y gracias a la belleza de la colaboración remota, nadie sabrá nunca que en realidad estás usando pantalones cortos de gimnasia de color rojo brillante debajo de tu mitad superior profesional.


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