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Preguntas y respuestas: CBT Architects CIO considera que un plan de trabajo remoto 'híbrido' es más difícil que WFH

Si bien la prisa por trabajar desde casa (FMH) trastornó muchos planes corporativos a medida que empeoraba la pandemia de COVID-19, regresar al trabajo podría ser aún más difícil, según Nirva Fereshetian. "No hay vuelta atrás a donde estábamos", dice.



Nota del editor: esta entrevista ha sido ligeramente editada por su extensión y claridad.

Adoptar el trabajo remoto en toda la empresa fue una tarea difícil durante los primeros días de la pandemia de COVID-19, dice Nirva Fereshetian, CIO de la firma de arquitectura y diseño de interiores CBT Architects, con sede en Boston. Pero el apoyo a una fuerza laboral “híbrida” será un desafío aún mayor a medida que el personal espera regresar a la oficina.

Como la mayoría de los CIO, Fereshetian tuvo que asegurarse de que los empleados permanecieran conectados, ya que trabajar desde casa se convirtió en una necesidad a principios de este año a medida que empeoraba la pandemia. Eso significó que el acceso a las aplicaciones en la nube, incluidos Zoom y Microsoft Teams, que anteriormente se usaban ad-hoc en las operaciones internacionales y de EE. UU. De la empresa, se volvió crucial para la productividad. El uso de aplicaciones de colaboración también se disparó, lo que demuestra su importancia para la comunicación y la productividad del equipo.

Mientras CBT Architects se prepara para el eventual regreso del personal a sus oficinas, el desafío será apoyar a los trabajadores, ya sea que estén en su escritorio, en casa o en cualquier otro lugar. Significa repensar el diseño de las salas de reuniones físicas, adaptar los procesos del lugar de trabajo e invertir en herramientas digitales para cerrar la brecha con el personal remoto. Un enfoque estará en la creación de espacios de colaboración, con salas de reuniones equipadas con tecnología de “oficina inteligente” que elimina la necesidad de tocar los dispositivos.


¿Cuáles eran sus prioridades para la colaboración en el lugar de trabajo y la productividad digital antes de la pandemia? ¿Cuáles son algunas de las herramientas que ha utilizado para conectar a los empleados? "En los últimos dos años, la atención se centró en la digitalización, la transformación en colaboración de contenido digital, [y] el traslado a la nube, para un mejor acceso y una mejor colaboración. Pusimos esto en acción en los últimos tres meses más de lo que alguna vez he hecho.

"Por ejemplo, hemos tenido Skype y Teams y todas esas tecnologías colaborativas por un tiempo, pero [no] se estaban utilizando de manera efectiva. Tuvimos muchas reuniones de oficina, muchas salas de conferencias ... en nuestras oficinas y en nuestro oficinas de los clientes. Pero el proceso se ha transformado por completo ahora.


"Trabajamos en una industria altamente colaborativa; construimos edificios con múltiples socios, múltiples diseñadores, múltiples consultores, a veces múltiples clientes. Necesita todas estas herramientas y metodologías digitales. Las estábamos usando, pero no en esta medida extrema: ahora todos los proyectos y cada reunión es realmente en el contexto digital.

"Como ha dicho mucha gente, creo que dos años [de transformación digital] se aceleraron en dos meses".

¿Hasta qué punto se apoyaba antes el trabajo remoto? " Tenemos una oficina, una pequeña oficina, en Abu Dhabi con la que trabajamos en colaboración. También usamos nuestros sistemas para colaborar con muchos otros consultores, clientes y diferentes socios de todo el mundo. Muchos de nuestros proyectos tienen algunas asociaciones internacionales en La mayoría de nuestros empleados estaban en nuestra sede de Boston. El diez por ciento eran personas remotas, en su mayoría personas que tenían horarios de medio tiempo o tenían motivos para trabajar desde casa. Usamos [herramientas de colaboración] para esas situaciones, no realmente como un personal.

"En gran medida, nos habremos transformado de una oficina en Boston y una pequeña en Abu Dhabi para tener tantas oficinas como empleados ahora. Este es un panorama completamente diferente al que teníamos antes. Muchas cosas por las que pagamos para optimizar nuestra oficina, ahora nos estamos transformando para pagar para optimizar el ancho de banda [de Internet] de nuestros empleados y otras cosas que están llegando. Es porque todas esas ubicaciones ahora son oficinas para nosotros ".

¿Qué medidas se tomaron cuando el personal se vio obligado a trabajar de forma remota? Ya tenía algunas aplicaciones de colaboración implementadas en la nube. ¿Necesitaba tomar otros pasos para brindar soporte al personal? " Mucho de esto ya estaba en su lugar; tuvimos que invertir en curvas de aprendizaje [de los empleados]. Muchas personas no usaron algunas de estas tecnologías porque no las necesitaban. Realmente invertimos tiempo y esfuerzo en impulsar y Acelerando el aprendizaje de estas tecnologías. Las reuniones de Skype o Teams o Zoom fueron configuradas por otros [anteriormente]. Ahora cada persona necesita usarlas y saber cómo hacer que funcione en su dispositivo móvil o su teléfono celular.

"Algunas de las cosas más simples de cómo compartir su contenido y cómo participar en esas cosas no resultaron fáciles para ciertos grupos de personal que estaban acostumbrados a reunirse físicamente en oficinas oa otras personas que realizaban la configuración".

Adoptar nuevas formas de trabajar es un desafío en el mejor de los casos, pero había que hacerlo rápidamente. ¿Cuál fue su estrategia para afrontar este cambio? " Esta fue una oportunidad para la adopción, y la gestión del cambio es realmente el componente clave de la tecnología, no necesariamente si ponemos Zoom o Teams o Skype o cualquier otra tecnología en su lugar. El mayor desafío es la adopción y asegurarse de que el cambio sea oportuno .

"Tendríamos discusiones sobre cómo funcionaría el trabajo remoto para nosotros. [La industria de la arquitectura] es una industria colaborativa muy práctica. No se trata tanto de vendedores o desarrolladores de software, sino de diseñadores y colaboradores que trabajan muy de cerca en un proyecto. ¿Y cómo funcionaría eso cuando la gente estuviera a distancia? Esas discusiones ocurrieron a diario en nuestras oficinas.

"Esta oportunidad, donde hubo un cambio terrible y forzado debido a un evento significativo, fue la fuerza impulsora para impulsar realmente la adopción. Era una necesidad desesperada que acelerara el uso, porque cambiar cualquier oficina es un desafío. Por lo general, ocurre un cambio importante cuando te enfrentas a una condición realmente estresante o un evento importante. Nunca hubiéramos podido decir: 'Oye, para experimentar esto, vayamos todos a casa, nadie venga a la oficina'. Fue una experiencia reveladora para tomar impulso y [mostrar] las razones de por qué estas cosas estaban en su lugar en primer lugar.

"No hay vuelta atrás a donde estábamos. Donde sea que vayamos a continuación, parece [como] un lugar muy diferente, tanto física como digitalmente. Estamos pensando más allá de estos meses clave, pensando en el panorama general de cómo se ve y se siente eso cuando comenzamos una situación [de fuerza laboral] híbrida y, en última instancia, probablemente permanecemos así para el futuro ".

¿Cuáles fueron los éxitos de la estrategia en torno al aumento del trabajo remoto? ¿Y hay algo que hubieras hecho de manera diferente o experiencias de las que hayas aprendido? " En algunos casos, hay ganancias de productividad porque estamos reduciendo el tiempo de desplazamiento, estamos aumentando el tiempo de la familia, todo eso. Pero por otro lado, también hubo pérdidas de productividad debido a las otras circunstancias en las que todos estamos. El desafío era seguir trabajando de forma remota, no en condiciones normales, sino trabajando de forma remota en condiciones de pandemia donde todas las familias están pasando apuros.

"El mayor éxito es el aumento de las comunicaciones que se han producido desde que cerramos la oficina. Hemos tenido tantas reuniones en toda la oficina, tantas reuniones de grupo y tantos eventos en línea a los que la gente ha asistido debido al hecho que hay menos actividad en nuestra vida fuera del trabajo y que salir de casa es limitado.

"Ciertamente, los mensajes de la administración han sido excelentes: creo que la administración ha estado en contacto con todos.

"Somos una empresa que tuvo tantos eventos físicos en nuestras oficinas y tantas oportunidades para que la gente se conozca y se entere de lo que sucede en la oficina. Pero no tuvimos niveles de asistencia tan elevados como ahora, ya que puede ser en otras reuniones y así sucesivamente Muchos empleados tienen una mejor interacción con nuestra gerencia, se sienten más cercanos, sienten que hay una mejor transparencia.

“El fracaso ..., sean cuales sean los aspectos digitales que hemos tratado de imitar, no hay sustituto para la experiencia humana. Hay luchas en cuanto a saber cómo incorporar a las personas en esta circunstancia.  

"También mentores, especialmente para el personal subalterno. Mucho de eso sucedería, de forma accidental o como tenemos pisos de oficinas abiertos, planos de piso, tenemos equipos de proyecto sentados juntos, para que la gente escuche la conversación, esté consciente y sea parte de eso. Eso falta ahora. A menos que sea una reunión a la que estás invitado, no tienes una [vista] de todo lo que estaba sucediendo.

"Esas son cosas en las que realmente debemos pensar a medida que retrocedemos, o específicamente en el retroceso híbrido".

A medida que pasa del trabajo remoto, ¿cuáles son los desafíos relacionados con la gestión de una fuerza laboral híbrida? " Por muchos desafíos que hayamos superado en la actual situación [completamente remota], la parte más desafiante es la situación híbrida que estamos abordando y tratando de implementar.

"Todo el mundo en línea fue algo fácil. Sabíamos que todo el mundo estaba cerca, sabíamos que todo el mundo estaba disponible y sabíamos que todo el mundo estaba totalmente conectado".

"El siguiente paso de cómo debemos administrar la [fuerza laboral] híbrida, donde algunos de nosotros estaremos en la oficina y otros estarán remotos, es una forma de pensar completamente nueva y requiere una nueva forma de implementar procesos digitales para tratar de responder La idea de ir a la oficina por el espacio de su escritorio está siendo eliminada, por ejemplo.

"Buscamos con mucha atención: por qué vamos a la oficina, no solo para nosotros, sino también para ayudar a nuestros clientes ... a averiguar cuál es la necesidad del espacio físico y por qué vamos a la oficina. ? La mayoría ya no es solo para el espacio de escritorio, sino también para espacios de colaboración, salas de conferencias.

"Estamos tratando de impulsarlos y rediseñarlos, no solo con tecnología sin contacto para responder a la [situación] actual, sino después de COVID para tener salas que estén completamente equipadas para emular las reuniones híbridas digitales y físicas a las que vamos tener en el futuro.

"Lo primero que estamos tratando de hacer es principalmente intentar configurar tecnologías sin contacto en las que la sala se active cuando alguien entra con su dispositivo, en términos de luces y proyección de pantalla y control de los muchos aspectos de la sala para iniciar la reunión. . Más allá de eso, muchas de las herramientas como Teams, y algo llamado Teams Together, responden a algunas de nuestras necesidades actuales. Estamos incorporando cámaras y proyecciones adicionales para asegurarnos de que las personas que están conectadas de forma remota se sientan físicamente conectadas en el habitación también.

"Tenemos que averiguar cómo incorporar a las personas que no están físicamente en la sala sin problemas, si hay alguna conversación en la barra lateral. Debes tener mucho cuidado cuando estás en un modo de reunión mixta para que todo lo que esté sucediendo en la sala se transmita a las personas que están vinculadas digitalmente. No tenemos esa necesidad en este momento porque todo el mundo es virtual. Pero cuando pasamos a la situación híbrida, estamos preparando algunas de nuestras salas para que sean efectivamente espacios colaborativos con asistentes físicos y virtuales ”.

A medida que el personal regresa a la oficina, ¿cómo se asegura de que las conversaciones también se realicen de forma digital? ¿Requerirá esto un cambio en los procesos del lugar de trabajo para cerrar la brecha entre los entornos digitales y físicos? " Buscamos activamente y usamos herramientas de colaboración adicionales. Hemos comenzado a usar varios productos. Uno es Miro, el otro es Mural. Esas son herramientas de colaboración en línea donde tienes un lienzo grande y grandes espacios donde se coloca contenido para sesiones de lluvia de ideas, votar, tener una idea real de la opinión de todos.

"Por ejemplo, generalmente en una reunión, ya sea Teams o Zoom o lo que sea, el escritorio de una persona se comparte y hay que alternar para mostrar diferentes cosas en los escritorios de diferentes personas. Con estas soluciones colaborativas ... Realmente es necesario compartir la pantalla de cada persona; simplemente pueden poner contenido allí sin cambiar de un lado a otro en su dispositivo.

"Estamos tratando de descubrir cuáles son las mejores formas de aprovechar las configuraciones de comunicación digital actuales que ya tenemos y mejorarlas.

"Las marcas, por ejemplo, son un aspecto muy importante de nuestro proceso. Por lo general, alguien imprimió [un borrador de diseño] y un par de personas de alto nivel lo marcarán para hacer cambios. Ahora, solo estamos en un entorno virtual y Uno de los desafíos que hemos intentado resolver es cómo hacer que ese proceso esté completamente digitalizado. Los pizarrones en blanco y el lienzo están ahí, para que las personas que están revisando puedan marcar.

"Es algo que tratamos de mejorar constantemente, porque sucedían muchas cosas cuando la gente se sentaba junto a tu escritorio y te mostraban en la pantalla y comentaban y revisaban. Traducir eso a un proceso completamente digital es uno de los ejemplos de cómo el proceso debe cambiar ".

¿Tendrá el cambio a una fuerza de trabajo remota híbrida algún otro impacto? " Creo que hay un cambio de paradigma completo en quiénes éramos y quiénes seremos. Lo importante no es solo cómo sobrevivir estos pocos meses, sino también cuál es el resultado comercial en el otro extremo, cuando COVID-19 es ya no es un problema. Creo que el modelo de negocios será muy diferente, ya que todos hemos tenido una transformación completa en términos de capacidades digitales. La perspectiva sobre lo que la transformación digital estaba brindando en los últimos años ha cambiado por completo ".

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