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5 consejos para llevar a cabo una reunión virtual exitosa

Organizar una reunión en línea puede ser tan fácil como organizar una reunión en persona si sigue unos sencillos pasos. Aquí hay cinco consejos para llevar sus reuniones en línea sin perder el ritmo.



La ejecución de una reunión virtual requiere un enfoque diferente al de las reuniones en persona. Debe averiguar cómo moderar la discusión, asegurarse de que todos tengan voz y se sientan escuchados y asegurarse de que todos sus empleados estén debidamente equipados para participar. Pero las reuniones virtuales no tienen por qué ser estresantes; de hecho, llevar sus reuniones de manera virtual puede incluso ayudarlo a quitarse el trabajo de encima si aprovecha las herramientas de manera eficaz.

Aquí hay cinco consejos sobre cómo llevar a cabo una reunión virtual exitosa, ya sea en el ayuntamiento de su empresa o en una hora feliz virtual después del trabajo.

Dirígete a las reuniones con un plan
Las reuniones virtuales pueden salirse rápidamente de los rieles si no se organizan con anticipación, así que trate de enviar una agenda y regístrese cinco minutos antes para asegurarse de que todo funcione sin problemas, dice Tim Ihlefeld, CEO de la plataforma de entrevistas remotas Harqen. Incluso si tiene a todos configurados en la misma plataforma, pueden surgir fallas técnicas, ya que no puede controlar la conectividad Wi-Fi de los miembros individuales de la reunión y los errores de software o fallas de hardware en sus dispositivos. Tener un plan y establecer las mejores prácticas con anticipación puede evitarle un dolor de cabeza de TI durante la reunión.  

Establezca quién será responsable de responder preguntas, solucionar problemas de conectividad y tomar o distribuir notas de reuniones. También debe decidir si necesitará silenciar a los participantes, quién moderará la reunión, qué participantes necesitarán compartir la pantalla y cómo los oyentes pueden hacer preguntas. Para reuniones más pequeñas, estos problemas pueden ser menos urgentes y estresantes, pero para reuniones más grandes es una buena idea establecer pautas para que todos conozcan su función y lo que se espera de ellos.


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