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Apple realmente quiere que etiquetes tus archivos

La próxima adición de soporte para etiquetas en Notas y Recordatorios en iPhone, iPad y Mac sugiere que Apple realmente quiere que lo etiquetes hoy.


Si bien Apple no lo ha dicho abiertamente, el etiquetado parece ser cada vez más importante en sus plataformas y probablemente lo ayudará a hacer las cosas.

Apple amplía la compatibilidad con etiquetas
Apple ampliará pronto el soporte para etiquetas  a Notes y Reminders en iPhones , Mac y iPads . Estos funcionan de la misma manera que las etiquetas al etiquetar documentos, imágenes y otros activos en su Mac, lo que facilita mucho la búsqueda de colecciones relevantes de dicho contenido y permite poderosas búsquedas inteligentes de carpetas en el camino.

Si se acostumbra a usarlos, las etiquetas proporcionan:

  • Una forma estructurada de compartir contenido en diferentes carpetas;
  • La capacidad de crear carpetas inteligentes para contenido etiquetado, lo que facilita el seguimiento incluso de proyectos complejos, aunque solo en una Mac.
  • Sincronización a  través de iCloud Drive , que extiende el etiquetado a todos sus dispositivos conectados con el mismo ID de Apple.
  • Sin embargo, existen algunas limitaciones, como no poder crear una carpeta inteligente en iOS.

Cómo funcionan las etiquetas
Las etiquetas están codificadas por colores y se pueden nombrar para ayudarlo a rastrear un proyecto. Si sincroniza elementos con su ID de Apple e iCloud, encontrará que las mismas etiquetas proliferan en todas sus plataformas, lo que facilita la vigilancia de los proyectos en curso.

Encontrará una lista de todas sus etiquetas actuales disponibles en la aplicación Archivos en todos sus dispositivos Apple y en el Finder en su Mac. Toque cualquiera de estos para encontrar todos los elementos que llevan esa etiqueta.

Lo que hace que las etiquetas sean más útiles es que puede asignar varias etiquetas a un elemento. Esta es una ventaja frente a las estructuras de archivos jerárquicas convencionales, ya que puede tener un archivo compartido en varios proyectos: un plan arquitectónico se puede hacer visible utilizando etiquetas de cliente, contratista y de facturación, por ejemplo.


Asignar etiquetas
La asignación de etiquetas no es tan unificada entre todas las plataformas de Apple como me gustaría:

  • En una Mac , puede asignar una etiqueta a medida que guarda un elemento usando la barra situada justo debajo del campo Guardar como.
  • En una Mac, puede asignar una etiqueta seleccionando un elemento en el Finder y presionando Control y haciendo clic en una etiqueta en el menú contextual.
  • En iPad y iPhone, debe abrir la aplicación Archivos, ubicar un elemento que ya ha guardado, presionar y mantener presionado ese elemento hasta que aparezca un menú y luego asignar etiquetas usando el elemento Etiquetas en ese menú.
  • En iPad y iPhone , también puede asignar etiquetas a un documento cuando está abierto; simplemente toque el icono Compartir y desplácese hacia abajo para buscar Agregar etiquetas.
Aunque existen formas adicionales de establecer etiquetas, estos son los enfoques más sencillos.

Si bien puede crear carpetas inteligentes que busquen etiquetas específicas o conjuntos de etiquetas en su Mac, no puede hacerlo en dispositivos iOS. Por supuesto, puede encontrar elementos etiquetados utilizando la nube de etiquetas en Finder o iCloud Drive.

Aquí hay más información  sobre cómo configurar y usar etiquetas.

Próximamente en notas y recordatorios
Las novedades de Notes and Reminders de este otoño serán la introducción de compatibilidad con etiquetas en esas aplicaciones. Apple ha facilitado la asignación de una etiqueta a estos, simplemente escriba #NameOfTag y aparecerán.

La limitación es que estas etiquetas solo aparecen en esas aplicaciones, por lo que una nota no será detectable en una carpeta inteligente en su Mac, por ejemplo. De todos modos, creo que las notas etiquetadas se volverán particularmente populares.

Disciplina de etiqueta
El problema con las etiquetas es la disciplina.

Cuando tiene prisa, siempre es tentador omitir la asignación de una etiqueta a un documento o algún otro elemento que esté guardando y, sin embargo, los beneficios de hacerlo pueden ser inmensos. Encontrará archivos más rápido, reducirá la cantidad de elementos duplicados con los que termina en su (s) sistema (s) y rastreará más fácilmente su trabajo en sus dispositivos.

Por supuesto, para obtener estos beneficios, debe mantener la disciplina de las etiquetas:

  • Haga que los nombres de las etiquetas sean cortos.
  • Úselos de manera consistente.
  • Utilice colores de etiqueta: rojo para archivos de proyecto y verde para personal, por ejemplo.
  • Dedique un poco de tiempo a considerar cómo crear un sistema de etiquetado: es posible que tenga etiquetas para diferentes proyectos, junto con etiquetas para diferentes usos, como "Facturación", "Para revisar" o un número de cliente o trabajo.
  • Asigne varias etiquetas para obtener mejores resultados.
  • Revise periódicamente las etiquetas que usa y elimine o combine las que ya no usa.
  • Lo más importante: nunca  olvides etiquetar un artículo.
La introducción de etiquetas por parte de Apple en Recordatorios y Notas parece simbólica de un mayor compromiso con el etiquetado, lo que me hace imaginar que el uso eficiente de etiquetas se volverá más importante a medida que itera sus plataformas existentes.


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