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Cómo Google Tables puede aumentar su productividad

Si no se ha tomado el tiempo de explorar la herramienta Tablas de Google para equipos, realmente se lo está perdiendo.


Tratar con datos no es lo que solía ser.

Fue una época, en la era prehistórica de la informática moderna, así que, ya sabes, más o menos en 2012, cuando organizar tu negocio significaba administrar una hoja de cálculo desordenada y todo tipo de fórmulas complicadas. ¡Demonios, prácticamente tenías que ser el tipo de persona que usaría una palabra como "fórmulas" para manejarlo!

En estos días, tenemos más herramientas de malabarismo de información sin código que cualquier alma en su sano juicio podría procesar. Desde Airtable hasta Microsoft Lists y todas las demás aplicaciones avanzadas de administración de datos , no faltan programas que harán el trabajo pesado por usted y lo ayudarán a mantenerse organizado con el mínimo esfuerzo.

La versión final de Tables no estará disponible por un tiempo, pero mientras tanto, puede probar lo que está cocinando Google consultando la versión beta completamente gratuita del servicio. Hay muchas cosas que me gustan de él, y si decide seguir con él, podrá pasar directamente de él a la versión oficial de Tables cada vez que se lance. (Google dice que espera que eso suceda en algún momento "durante el próximo año").

El mayor beneficio de Tables en comparación con sus competidores es la simplicidad y la perfecta integración del ecosistema de Google que ofrece. A continuación, presentamos un recorrido por las tablas de qué se trata y cómo podría impulsar la eficiencia de su empresa.

Google Tables 101: conceptos básicos

La forma más fácil de comenzar con Google Tables es abrir el sitio web y hacer clic en la pestaña Plantillas dentro del menú de la barra lateral izquierda del sitio. Eso le mostrará una lista de tablas listas para usar que puede usar como puntos de partida y luego modificar para satisfacer sus necesidades.

    Las plantillas están desglosadas por categoría, con opciones que incluyen "Administración y TI", "Servicio al cliente", "Gestión de proyectos" y "Gestión de equipos". Encontrará de todo, desde posibilidades de propósito amplio (un rastreador de proyectos, un directorio de equipo y un sistema de gestión de disponibilidad de reuniones) hasta cosas más específicas, como un rastreador de candidatos para la contratación, un centro de organización de incorporación de nuevos empleados, una hoja de ruta de productos, un usuario base de datos de investigación e incluso una configuración básica de gestión de relaciones con el cliente (CRM) para cualquier operación orientada a las ventas.

    01 plantillas de tablas de google
    JR Raphael / IDG

    Google Tables tiene una selección decente de plantillas para todo tipo de propósitos diferentes. (Haga clic en cualquier imagen de esta historia para ampliarla).

    Usaremos el rastreador de proyectos como ejemplo, ya que es relativamente simple y ampliamente identificable. Cuando hace clic por primera vez en el botón para tomar la plantilla y llevarla a su espacio de trabajo, esto es lo que ve:

    02 rastreador de proyectos de tablas de google
    JR Raphael / IDG

    La plantilla de Project Tracker en Google Tables, como se ve en la importación inicial.

    Hay mucho que digerir allí, ¿verdad? Pero esto es lo que debe recordar: al igual que con Airtable y la mayoría de las otras herramientas en este sentido, lo que realmente está viendo es, en última instancia, solo una hoja de cálculo. Es una hoja de cálculo más moderna , con formato adicional y elementos avanzados agregados a la mezcla, pero debajo de todas esas capas elegantes, sigue siendo solo una hoja de cálculo, compuesta principalmente de columnas, filas y celdas.

    Si hace clic en el botón Columnas en la parte superior derecha de la pantalla Tablas, verá exactamente cómo funciona. Allí, puede editar o eliminar cualquiera de las columnas existentes o agregar nuevas. Y para cada columna de su tabla, puede elegir entre una variedad de formas diferentes de formatear la información.

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    JR Raphael / IDG

    Las opciones relacionadas con las columnas de Google Tables le permiten tomar el control total sobre cómo se presentan sus datos.

    Esa opción de "Persona" es importante. Eso es lo que le permite asignar la fila asociada a un colega específico del dominio de su empresa, si está usando una cuenta de Google Workspace basada en equipo, o una persona de sus contactos, si está usando una cuenta individual de Google. De cualquier manera, se conectará automáticamente a su configuración existente, y mostrará instantáneamente nombres completos e incluso imágenes de perfil dentro de su mesa cuando seleccione a alguien y lo incorpore a la mezcla (lo que hace que reciba una notificación por correo electrónico sobre la asignación).

    04 personas de tablas de google
    JR Raphael / IDG

    Tablas facilita la interacción con las personas de sus contactos u organización (incluso si la mayoría de ellos se llaman, por alguna razón, Val Potter).

    La colaboración dentro de Tablas también funciona igual que en otras herramientas de productividad de Google. Puede invitar a cualquier otra persona con una cuenta de Google a una mesa (haciendo clic en el botón Compartir en la parte superior derecha de la pantalla), y luego puede decidir si solo podrán ver la tabla o si podrán comentar sobre ella. , agréguelo o incluso edítelo por completo. Cuando está trabajando en una mesa al mismo tiempo que otra persona, ambos verán el progreso del otro aparecer en tiempo real, de la misma manera que lo haría con Documentos, Hojas de cálculo y otros servicios de Workspace.

    Hablando de la integración del ecosistema de Google, también puede agregar un tipo de columna que le permita vincular a archivos de su almacenamiento de Google Drive, incluidos documentos de Docs, hojas de cálculo de Sheets, etc., con un par de clics rápidos y sin carga real. Cualquier otra persona que vea la tabla puede abrir esos archivos en ese mismo momento, sin tener que salir del navegador.

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    JR Raphael / IDG

    ¿Ves esos iconos circulares en la columna de la extrema derecha? Aquellos indican una hoja de cálculo, un PDF y un archivo de imagen vinculados, todos extraídos de Google Drive sin ningún esfuerzo adicional.

    Y si alguna vez desea que su tabla funcione como una hoja de cálculo más tradicional, todo lo que tiene que hacer es hacer clic en el menú de tres puntos en la parte superior izquierda de la pantalla, junto al título de la tabla, para encontrar una opción para exportar todo cosa directamente en Hojas de cálculo de Google.

    06 hoja de cálculo de tablas de google
    JR Raphael / IDG

    Esa misma base de datos de Google Tables, como se ve en su forma de hoja de cálculo sin procesar.

    No es tan impresionante en ese entorno, ¿verdad? Pero no se preocupe, ya que Tables tiene algunas opciones de visualización bastante útiles que casi con certeza manejarán todo lo que necesita.

    Las opciones de visualización de Google Tables

    En la parte superior de cada tabla, erm, hay un botón que muestra el tipo de vista actual. En nuestro ejemplo de seguimiento de tareas de hace un segundo, el botón decía "Cuadrícula", ya que esa era la vista que estábamos usando.

    Pero no tiene que ceñirse a la vista que Tables le ofrece de forma predeterminada. No importa lo que diga ese botón en un momento dado, siempre puede hacer clic en él para ver y seleccionar entre todas las opciones de diseño de Tablas disponibles:

    • El diseño de cuadrícula es el tipo de vista estándar de hoja de cálculo más que hemos estado observando hasta ahora a lo largo de esta exploración. Es la vista de Tablas más básica de todas y probablemente se apoyará a menudo.
    • Mientras tanto, el diseño Kanban mueve sus datos a una serie de tarjetas y tableros similares a Trello. Es una forma súper efectiva de visualizar elementos en una variedad de categorías. Puede arrastrar y soltar cosas de una columna a la siguiente y realizar fácilmente un seguimiento de lo que pertenece a dónde, ya sea que esté usando las columnas como indicadores de estado, recordatorios de tiempo o incluso diferentes tipos de clasificaciones para sus diversas tareas y proyectos.
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    JR Raphael / IDG

    La vista Kanban de Tablas trae una muestra de Trello a su suite de productividad de Google.

    • El diseño del calendario muestra de manera útil cualquier dato asociado a la fecha dentro de un calendario de un mes para que pueda ver exactamente lo que está por venir y cuándo.
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    JR Raphael / IDG

    Con un par de clics rápidos, el diseño del calendario de Google Tables mostrará toda la información asociada a la fecha en una cuadrícula de calendario familiar.

    • El diseño de la cola mueve todas sus filas en una lista condensada para que pueda ver una descripción general más amplia y hacer clic en cualquier elemento individual para obtener información más específica.
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    JR Raphael / IDG

    En la vista de cola de tablas, puede ver sus datos en una lista simple y luego profundizar en cualquier fila individual para obtener un resumen similar a un formulario de su contenido.

    • Y el diseño del mapa le permite ver cualquier elemento que incluya un campo especial de "Ubicación" dentro de un mapa de Google real, incrustado dentro del sitio web de Tables.

    Esas opciones agregan una gran versatilidad a la forma en que puede organizar y manipular cualquier tipo de información que esté administrando. Y ni siquiera hemos entrado en uno de los ahorradores de tiempo más impresionantes de Tablas, uno que funciona sin importar qué tipo de datos o vista de tabla esté usando.

    La ecuación de automatización de tablas

    Al comienzo de esta exploración, dije que donde Tables realmente sobresalió (!) Fue con la integración del ecosistema de Google y su simplicidad. Y aquí es donde entra en juego la segunda parte de esa ventaja.

    Además de brindarle un marco impresionante para administrar prácticamente cualquier tipo de datos imaginables, Tables incluye un sistema de automatización que realmente puede llevar su organización de información al siguiente nivel. Y, a diferencia de muchos de estos sistemas, es impresionantemente fácil de usar y prácticamente no requiere tiempo para aprender.

    Para comenzar, simplemente haga clic en el botón Bots en la parte superior derecha de cualquier tabla que haya creado, luego haga clic en el botón New Bot dentro del panel que aparece. A partir de ahí, puede darle un nombre a su bot (sugeriría Sr. Gizmo, pero es posible que desee algo un poco menos formal) y luego haga clic en el botón Seleccionar activador para averiguar cuándo desea que se ejecute la automatización.

    A partir de ahora, puede elegir entre cinco opciones posibles:

    1. Cambios en el valor de la columna: este hará que su automatización se ejecute cada vez que los datos se actualicen dentro de una columna específica que seleccione.
    2. Basado en tiempo: esta es la opción para elegir si desea que su automatización se ejecute en un horario recurrente estándar, como todos los lunes por la mañana a las 9:00, para algún tipo de procesamiento continuo.
    3. Fila añadida: Esta siguiente disparo es igual que la primera, sólo que en lugar de correr cuando una parte específica de los datos se cambia, se ejecuta cada vez que una nueva fila se agrega a la tabla.
    4. Fila eliminada: Bastante autoexplicativo, ¿no crees?
    5. Comentario agregado: cada vez que alguien deje un comentario en la fila que seleccione, esto hará que ocurra la acción elegida.

    Una vez que haya elegido su activador, verá un botón Agregar filtro que le permitirá limitar la automatización a una fila específica dentro de su tabla. Si no hace clic en eso y selecciona una fila, la automatización se aplicará a cualquier fila de la tabla de forma predeterminada.

    También puede ir un paso más allá y activar una automatización solo si los datos dentro de una fila en particular se cambian de alguna manera específica , por ejemplo, si la casilla de verificación en su fila "Listo" está marcada, o si los datos en una determinada celda se ajusta de manera que coincida con otra celda dentro de su tabla.

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    JR Raphael / IDG

    El sistema Tables 'Bots lo guía a través del proceso de creación de automatización y hace que sea más fácil agregar todo tipo de inteligencia avanzada a su espacio de trabajo.

    Todo lo que queda es seleccionar qué acción desea que suceda siempre que se cumpla su condición de activación. Puede hacer que Tables envíe un correo electrónico personalizado a una dirección predefinida o una dirección desde algún lugar de su tabla, actualice una fila de alguna manera específica, agregue o elimine una fila, o incluso envíe los datos a alguna aplicación externa, si realmente lo desea ser ambicioso.

    11 correo electrónico de automatización de tablas de google
    JR Raphael / IDG

    Con aproximadamente 20 segundos de configuración, puede decirle a Tables que envíe un correo electrónico a todos los miembros de su equipo con una actualización cada vez que finalice una tarea.

    No hay nada más fácil que eso.

    Conclusiones de las tablas finales

    Por el momento, Google Tables es completamente gratuito. Que no tienen tanto un nivel de alta calidad de servicio, con diferentes límites para la cantidad de actividad que se permitió libre y, actualmente, sino que puede usted mismo actualizar a un nivel superior sin ningún gasto, simplemente haciendo clic en un botón en la página web. Al principio del experimento de Tablas, esa opción de nivel superior costaba $ 10 al mes, lo que podría darnos una indicación de hacia dónde se dirigirá el servicio una vez que salga de su forma beta.

    Ciertamente, uno podría cuestionarse, por supuesto, si Google seguirá comprometido con Tables a largo plazo. Dado el historial de la empresa de pivotar y renunciar a servicios no críticos, especialmente aquellos que se superponen de alguna manera con un servicio existente, sin importar cuán útil y progresista pueda ser la versión más nueva, es una preocupación perfectamente válida y una que es imposible. cepillar completamente.

    Sin embargo, a partir de ahora, Tables ciertamente parece un servicio prometedor con toneladas de potencial para aumentar la productividad. Si ya ha invertido en el ecosistema de Google y está buscando una forma simple pero efectiva de rastrear y automatizar el trabajo dentro de esos espacios virtuales, tal vez valga la pena acercar una silla a Tables para comprobarlo.



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