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Cómo hacer que el lugar de trabajo híbrido sea un éxito

¿Cómo pueden los líderes de TI implementar políticas híbridas y remotas que beneficien tanto a los empleados como a los empleadores a largo plazo? Aquí encontrará consejos de expertos para ayudar a las organizaciones a hacerlo bien desde el primer día.


A medida que COVID-19 continúa su propagación errática en todo el mundo, con las vacunas que ayudan a disminuir los casos en algunas áreas, mientras que las variantes generan aumentos repentinos en otras partes, muchas organizaciones están ocupadas haciendo planes para que sus empleados regresen a la oficina. Sin embargo, lo que era normal para la oficina hace 18 meses, es poco probable que sea la realidad a la que volverán la mayoría de los trabajadores.

Los trabajadores de oficina han probado los beneficios del trabajo remoto y muchos no están dispuestos a volver a sus desplazamientos diarios, aunque a la mayoría le gustaría pasar parte de su semana laboral en la oficina . Al mismo tiempo, las empresas han notado que los empleados son más productivos trabajando desde casa y se han dado cuenta de que se pueden obtener importantes ahorros de costos al reducir el espacio de oficinas en ciudades grandes y caras.

Algunas organizaciones ya han dado el paso drástico de cerrar todas sus oficinas y hacer que sus empleados sean trabajadores a domicilio permanentes. Muchos más están planeando adoptar un modelo de lugar de trabajo híbrido, donde algunos empleados pueden estar completamente remotos, algunos pueden trabajar en la oficina a tiempo completo y la mayoría dividirá su tiempo de trabajo entre la oficina y el hogar (u otra ubicación remota) de alguna manera. que se adapte tanto a ellos como a su empleador.

Es probable que muchas empresas nunca hayan tenido una política oficial de trabajo desde casa no inducida por una pandemia, y mucho menos un marco de trabajo híbrido establecido. Pero implementar una política de trabajo remoto no tiene por qué dar miedo, dice Darren Murph, jefe de control remoto de GitLab. De hecho, señala, muchas grandes empresas ya estaban a mitad de camino incluso antes de la pandemia.

“Si miras una empresa con 5,000 personas en un edificio, las personas en el piso tres ya están alejadas de las personas en el piso ocho”, dice. “Casi nunca se ven; también pueden estar en un continente diferente. Pero muchas empresas no han dado voz a eso ni lo han reconocido ".

Es hora de dejar de improvisar
Lo que los trabajadores de cuello blanco han experimentado durante el último año no equivale a trabajo remoto intencional, dice Murph, quien trabajó en organizaciones que respaldan el trabajo híbrido durante 14 años antes de unirse a GitLab, una empresa totalmente remota, en 2019.

“El trabajo desde casa inducido por la cuarentena definitivamente no es lo mismo que el trabajo remoto diseñado intencionalmente, pero muchas empresas los combinan exactamente como lo mismo”, dice. "Cuando lo hace intencionalmente, la colaboración es más fácil, la formación de equipos es más fácil, la construcción de cultura es más fácil".


Angela Ashenden, analista principal, transformación del lugar de trabajo en CCS Insight, subraya ese punto. Ella dice que gran parte del cambio en la forma en que las personas trabajan durante el último año ha sido táctico y localizado, con organizaciones que lo solucionan todo ad hoc y que los equipos individuales a menudo encuentran su propio camino. "Pero ahora es importante tratar de construir algo de estructura, consistencia y previsibilidad, para garantizar que todo el negocio funcione al ritmo a través de un liderazgo fuerte y progresivo".

Ashenden dice que los líderes de la empresa deben darse cuenta de que el trabajo híbrido no se trata solo de que algunas personas trabajen en la oficina y otras que trabajen desde casa. “Tiene enormes consecuencias para la forma en que las personas trabajarán de forma independiente, cómo trabajan en colaboración, cómo se desarrollará la cultura de la empresa, cómo piensas sobre la tecnología en el lugar de trabajo y la experiencia de los empleados, y para las políticas que necesitas para garantizar un ambiente justo e inclusivo. y un ambiente de trabajo saludable ”, dice.

Para TI, eso significa brindar soporte a los usuarios de innumerables formas , incluido el aprovisionamiento de equipos que permitan a los trabajadores, dondequiera que estén, hacer su trabajo de manera cómoda y exitosa, proporcionando la tecnología de colaboración adecuada, digitalizando y automatizando los procesos de trabajo y protegiendo los dispositivos y los datos . Más fundamentalmente, significa coordinarse con otros líderes de la empresa para cambiar la cultura corporativa y las políticas de creación para garantizar un lugar de trabajo híbrido exitoso.

Entonces, ¿Cómo pueden los líderes de TI implementar políticas híbridas y remotas que beneficien tanto a los empleados como a los empleadores a largo plazo? Aquí encontrará consejos de expertos sobre cómo las organizaciones pueden hacerlo bien desde el principio.

Piense en 'remoto primero'
“Necesita un campo de juego nivelado”, dice Penny Pullan, experta en liderazgo de trabajo virtual e híbrido y autora de libros que incluyen Liderazgo virtual: Estrategias prácticas para obtener lo mejor del trabajo virtual y los equipos virtuales . “Cuando tienes algunos [empleados] en la oficina y algunos remotos, las desigualdades pueden comenzar a aparecer. Durante muchos años, he escuchado a la gente decir, '“ Si yo soy remoto, y todos los demás están en el oficina, es casi como si yo no existiera '”.

Murph se hace eco de ese pensamiento. "Cuando miras a quienes elogian y ascienden en una organización híbrida, es más probable que aquellos que permanecen alejados por defecto tengan menos oportunidades de avanzar en su carrera debido a ese tipo de mentalidad 'fuera de la vista, fuera de la mente'". él dice.

El enfoque totalmente virtual que la mayoría de las empresas han adoptado durante la pandemia ha nivelado temporalmente el campo de juego, pero eso cambiará cuando algunos trabajadores regresen a la oficina, señala Pullan, quien tiene un doctorado en nanotecnología de la Universidad de Cambridge.

La mejor manera de promover la igualdad entre los equipos híbridos, dice, es pensar en "remoto primero" cuando se establecen las normas comerciales y las interacciones entre los empleados. “Para tratar de minimizar el potencial de sesgo inconsciente, siempre deténgase y diga: '¿Qué estamos haciendo para el control remoto?' Si elegimos una nueva forma de trabajar, siempre tengamos esta mentalidad de lo remoto primero ".

Murph aconseja a las empresas que piensen en principios remotos primero, no en términos de dónde trabajan las personas, sino cómo trabajan. Si vas a la oficina y celebras una reunión, plantea, "¿fundamentalmente haces esa reunión de manera diferente en la oficina, en comparación con cómo lo habrías hecho si estuvieras en casa?" Las organizaciones deben auditar sus procesos y asegurarse de que trabajan en los días en que toda la fuerza laboral no está en la oficina; de esa manera ellos también funcionan cuando cualquier número de empleados están en la oficina, dice.

Las interacciones con los gerentes y entre los compañeros de trabajo también son importantes. “Probablemente necesitará más controles con personas remotas porque no se encontrará con ellos de la misma manera que lo haría si estuviera en la oficina”, dice Pullan. “Algo que es bastante útil es tener franjas horarias en las que todo el mundo estará disponible y accesible. Es posible que su empleado no esté en la oficina, pero usted sabe que entre esta hora y esta hora el martes, o tal vez un par de veces a la semana, todo el mundo está dispuesto a charlar ".

Las empresas también deben pensar en cómo acomodarán de manera justa las solicitudes de programación de los empleados para los días en la oficina y en el hogar, así como también cómo medir el desempeño de los empleados, dice Pullan. “Ha habido algunas historias horrendas de empresas que utilizan aplicaciones que monitorean las computadoras de sus empleados o tienen cámaras web que les toman fotografías para ver si están allí. Todo eso simplemente destruirá la confianza y la motivación. Necesita medir las cosas importantes, que es que el trabajo se hace ".

Una de las mejores formas para que los trabajadores remotos se sientan involucrados es que se les pregunte qué opinan sobre cómo hacer que el lugar de trabajo híbrido funcione. “Obtenga información de sus empleados cuando establezca estas pautas y políticas”, dice Pullan. “Obviamente, habrá algunas políticas para toda la empresa que deberá tener en cuenta, pero para su equipo, obtenga la opinión de la gente. Descubra cuáles son sus preferencias y parta de ahí ".


La dirección debe dar ejemplo
Asegurar una mentalidad de primero remoto comienza en la parte superior, dice Murph. Los ejecutivos deben trabajar desde casa al menos una parte del tiempo para establecer y reforzar una cultura empresarial que abarque el trabajo remoto tanto como estar en la oficina.

Murph recuerda en un empleador anterior: “Nunca supe cuándo iba a estar el equipo ejecutivo en la oficina, y eso fue intencional ... Eso significaba que todos nuestros flujos de trabajo tenían que funcionar en días en los que ellos no estaban allí también . "

Cuando los ejecutivos trabajan fuera de la oficina con frecuencia, “envía la señal de que no es necesario que venga a la oficina para progresar en su carrera y que existe una verdadera inclusión y flexibilidad”, dice Murph. Eso es un gran alivio para los cuidadores mayores, los padres que trabajan, los cónyuges de militares y otras personas que pueden sentirse presionadas a priorizar el tiempo presencial en la oficina sobre la familia. “Si los ejecutivos están [trabajando de forma remota], usted también puede hacerlo. Es una gran señal y no creo que muchos ejecutivos lo aprecien ”.

Tanto Murph como Pullan creen que la oficina ya no debería ser el epicentro del poder. “Si todas las personas mayores tienen reuniones cara a cara o trabajan en persona en un edificio, entonces esa oficina se considera el centro para la toma de decisiones y la gente querrá estar cerca de ella, mientras que si las personas mayores están en realidad, trabajar de forma remota, es otra forma de superar este sesgo, porque la gente simplemente se olvida de tratar de ser vista por los altos directivos ”, dice Pullan.

La tecnología es clave
Empresas de todo el mundo descubrieron al comienzo de la pandemia que varias tecnologías de colaboración eran esenciales para la capacidad de sus equipos de comunicarse y trabajar juntos de manera productiva. Si bien el software de videoconferencia experimentó el mayor auge y atrajo la mayor atención, las herramientas de colaboración de todo tipo resultaron importantes.

Como era de esperar, Ashenden dice que la tecnología de colaboración seguirá siendo crucial porque cree que los trabajadores híbridos se convertirán en la opción predeterminada en la mayoría de las organizaciones. Como resultado, el entorno de colaboración digital se convertirá inevitablemente en la única constante que garantiza que todos estén conectados y actualizados con el progreso, ya sea que estén en la oficina, en casa, en el campo o viajando.

“Los procesos que se han automatizado y digitalizado no volverán a ser manuales de nuevo, y la nueva ola de procesos que surgen a medida que las personas aprenden las cosas en un entorno de trabajo híbrido será digitalmente nativa”, dice. "Esto en sí mismo es un gran cambio y ayudará a impulsar más ideas transformadoras e innovación".

Ashenden también señala que, si bien puede ser tentador para los ejecutivos concentrarse en el ahorro de costos al no tener un escritorio permanente para todos, no deben ignorar las inversiones en áreas como tecnología y capacitación para garantizar que se satisfagan las necesidades de los empleados y que la empresa siga siendo un lugar agradable y productivo para trabajar.

Pullan insta a los líderes de la empresa a considerar el uso de herramientas y plataformas de colaboración que ayuden a las personas a trabajar juntas de forma asincrónica. “Si bien todos pueden hacer las cosas al mismo tiempo, por ejemplo, reunirse en una videollamada programada, dejar que las personas trabajen en el momento que sea mejor para ellos es realmente importante. Ser capaz de trabajar en un documento de forma colaborativa, o tal vez poner ideas en una pizarra virtual, algo en lo que la gente puede hacerlo en su propio tiempo, a menudo puede ser mucho más productivo ”, dice ella.

Ayude a los empleados remotos a experimentar un poco la vida de la oficina
Incluir empleados remotos en celebraciones y otras ocasiones sociales no siempre es fácil, pero contribuye en gran medida a que se sientan parte del equipo. "Si va a tener un equipo social, por el amor de Dios, ¡no se limite a hacer una reunión estándar de Zoom!" dice Pullan. “Algo que la gente ha estado haciendo y que ha funcionado bastante bien es enviar pequeñas cajas curadas de golosinas” a trabajadores remotos en tales ocasiones, dice.

Los trabajadores remotos también aprecian que se les otorguen las ventajas de la oficina, dice Pullan. Si bien los trabajadores no pueden aprovechar un gimnasio en el lugar o una cafetería subsidiada, pueden disfrutar de una membresía en un gimnasio local patrocinado por la empresa o la entrega ocasional del almuerzo.

Mejor aún, lleve trabajadores remotos a la oficina (cuando sea seguro hacerlo). En un empleador anterior, Murph recuerda: “Cuando teníamos grandes celebraciones, digamos que alcanzamos este hito importante o tuvimos una fiesta de fin de año, por ejemplo, el equipo presupuestaría para llevar a todas las personas remotas a la oficina. Esto significaba que las personas remotas siempre se sentían apoyadas, como si se hubiera dado la intención o el presupuesto para aprovechar los viajes como un punto de construcción de cultura.

“Eso fue tan importante. Todos apreciaron mucho la oficina, porque no era el lugar donde te quedabas hasta tarde trabajando en un proyecto; era el lugar donde podías ver a la gente y preguntar sobre sus familias y sus vidas ”.

Cuando los trabajadores remotos entren a la oficina, hágalo especial, aconseja Pullan. “Quizás digas, en lugar de sentarnos en una habitación oscura mirando PowerPoint, que es lo que han sido demasiadas reuniones de equipo en el pasado, vamos a pasar el tiempo limitado que tenemos juntos y crear esos vínculos saliendo y tener un almuerzo largo en su lugar ".

Cambia tu forma de pensar o quédate atrás
En el lugar de trabajo posterior a una pandemia, las empresas de todo el mundo tendrán que descubrir cómo evolucionar y ser más inclusivas en el lugar de trabajo de las personas, dice Murph.

“Lo que verá salir de esto son empresas que permiten el trabajo remoto y aquellas que admiten el trabajo remoto”, dice. El primer grupo no hará ningún esfuerzo para que el trabajo remoto sea efectivo o eficiente, mientras que el segundo grupo se asegurará de que las personas tengan excelentes experiencias laborales dondequiera que estén. Invertirán en equipos, herramientas de software, capacitación y programas de desarrollo para asegurarse de que sus empleados tengan excelentes experiencias laborales y resultados exitosos dondequiera que se encuentren.

“Los mejores talentos elegirán las empresas que apoyen [el trabajo híbrido]”, dice Murph. “Predigo un cambio de talento bastante significativo que saldrá de esto, porque no se puede volver a meter al genio en la botella. Los empleados ahora saben lo que pueden esperar y lo que pueden exigir ".

Para asegurarse de que sus organizaciones no se queden atrás, los líderes de TI no pueden postergar más la implementación de políticas permanentes bien pensadas para el trabajo remoto e híbrido.

“Aprenda lecciones de toda la empresa, comparta las mejores prácticas, celebre los éxitos y encuentre a sus campeones”, dice Ashendon. "Hemos estado hablando de lo que viene a continuación durante más de un año, pero esperamos que pronto lleguemos al punto en el que podamos salir de esta crisis con más fuerza".


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