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Cómo las empresas pueden ahorrar dinero cuando todo el mundo necesita Office para trabajar desde casa

Cuando las empresas dispersan su fuerza laboral, pueden ahorrar dinero proporcionando a los nuevos empleados remotos el tipo de oficina adecuado. Aquí hay varias ideas.


Las empresas se han dispersado con el viento, ejércitos de trabajadores que alguna vez fueron formidables encerrados en edificios de vidrio ahora divididos, cada empleado en su propio puesto de avanzada, ya sea en la mesa de la cocina, el escritorio de la oficina en casa o el regazo en un rincón casi silencioso.


Sacar a los empleados del carrusel del lugar de trabajo puede haber sido tan simple como una sola orden de "Vete a casa", pero asegurarse de que esos trabajadores puedan hacer su trabajo desde casa y ser productivos (o incluso parcialmente productivos) requiere trabajo, mucho trabajo. .

La brusquedad del éxodo de la oficina también puede haber dejado a la gerencia, al departamento de TI e incluso a los empleados, sin estar preparados para el turno. Es posible que falten herramientas fundamentales y fundamentales para el trabajo, entre ellas Microsoft Office. Pero el dinero no crece en los árboles, no en tiempos de cólera o coronavirus.


Llevar Office a los empleados enviados a casa no será sencillo. Si la empresa se ha quedado con soluciones locales con licencia perpetua, comenzar a hibridar la infraestructura moviendo parte de ella a la nube será difícil. Y si TI no ha tenido mucha experiencia en el trato con trabajadores remotos, hay una curva de aprendizaje empinada por delante.

Pero no son maneras de reducir costos y ahorrar dinero cuando la primera orden del día es conseguir que todos los que trabajan en la empresa. Computerworld ha recopilado varias de las mejores opciones, algunas para tiendas que dependen de Office 2010, 2013, 2016 o 2019, otras para empresas que utilizan Office 365 de forma parcial o total.


Si su empresa confía en Office (perpetua)
La versión perpetua de Office es la que una empresa compra una vez con un pago por adelantado, generalmente como parte de un acuerdo de licencia por volumen. Ese pago proporciona los derechos para ejecutar la suite todo el tiempo que uno desee, mucho después de que Microsoft deje de ofrecer actualizaciones de seguridad si está dispuesto a correr riesgos. Se puede instalar en una sola PC o Mac, por lo que está vinculado a ese dispositivo, no a su usuario actual.

Eso significa que si estos dispositivos permanecieron en el lugar de trabajo cuando los empleados fueron enviados a casa para trabajar, no hay licencias de Office disponibles para que el trabajador las instale en su computadora portátil personal.

Suscríbase a Office 365 E1 u Office 365 Business Essentials

Estos dos planes, el primero para empresas de todos los tamaños, el segundo solo para empresas que compran 300 puestos o menos, se encuentran entre las suscripciones de Office 365 menos costosas. Office 365 E1 cuesta $ 8 por mes por usuario (cuando se paga en una sola suma global durante todo un año; más sobre eso más adelante). Office 365 Business Essentials cuesta $ 5 por usuario por mes (nuevamente, cuando se compra en una suma global anual).

Ninguno de los planes proporciona las aplicaciones de escritorio de Office que se encuentran en Office perpetua, sino que ofrece las versiones web de Word, Excel, PowerPoint y Outlook. Ambos también proporcionan Teams, el software de colaboración / videoconferencia de Microsoft, que muchas empresas han comenzado a usar, o están usando con mucha más frecuencia ahora, para comunicarse y reunirse con empleados que ahora están en casa.

(Nota: consulte "Más equipos gratis" a continuación para obtener una oferta aún mejor en Office 365 E1).

La idea aquí es que estas licencias de Office 365 son considerablemente menos costosas que comprar, digamos, una segunda licencia de Office 2019 para que un empleado la use durante la crisis. Y aunque las aplicaciones web no son iguales a las aplicaciones de escritorio, deberían servir para el tiempo desconocido, pero no infinito, que los trabajadores trabajarán desde casa.

Paga mes a mes

Nadie sabe exactamente cuándo será prudente volver a trabajar en grupos grandes. Incluso los expertos desconfían de adivinar.

Con eso en mente, parece inteligente pagar los planes "puente" de Office 365, como Enterprise E1 o Business Essentials, mes a mes, no en una suma global por un año completo.

Office 365 Business Essentials, por ejemplo, cuesta $ 6 por usuario al mes cuando se paga mes a mes (y, por lo tanto, solo con un compromiso mensual). Si el período de trabajo desde casa para los empleados que necesitan el plan dura nueve meses o menos, los pagos mes a mes ahorrarán dinero sobre la tasa y el compromiso anuales.

Participa de las ofertas de prueba gratuita

Las pequeñas empresas que estaban considerando mudarse a Office 365 y su modelo siempre actualizado / alquilar-no-comprar antes de que la pandemia COVID-19 cambiara todo, y aún están considerando el cambio, deberían aprovechar las pruebas gratuitas de un mes de Microsoft.

Office 365 Business Premium, un plan de suscripción que incluye las aplicaciones de escritorio de Office: Word, Excel, PowerPoint y Outlook para Windows y macOS; Publisher and Access solo para Windows: cuesta $ 12.50 por usuario por mes (cuando se paga en una suma global anual) o $ 15 por usuario por mes (cuando se paga mes a mes). Microsoft ofrece una prueba gratuita de 30 días del plan para hasta 25 usuarios.

El administrador designado puede iniciar la prueba aquí .

Si su empresa confía en Office 365
Las organizaciones que ya cuentan con Office 365, el servicio por suscripción mediante el cual los clientes pagan a Microsoft una tarifa continua anual o mensual por el derecho a ejecutar la suite y numerosos servicios, tienen una ventaja cuando sus trabajadores se trasladan de aquí a Tombuctú. Esto se debe a que la suscripción tiene licencia por usuario, no por dispositivo, lo que permite a cada empleado instalar las aplicaciones en varios dispositivos, incluido el hardware personal que tiene en casa. (Hay muchas más razones para darle a Office 365 la ventaja aquí, pero eso es suficiente por ahora).

Obtenga la oficina que cada trabajador puede usar

No todas las personas a las que de repente se les ha dicho que trabajen de forma remota tendrán una PC o Mac en casa. Pero prácticamente todo el mundo tiene un teléfono inteligente.

"El primer desafío de cambiar a trabajar de forma remota, especialmente con poca antelación, es desconectarse", escribió Yana Terukhova, quien dirige la estrategia de marketing de productos para Excel, en una publicación del 19 de marzo en un blog de la empresa.

Luego marcó las aplicaciones móviles con licencia para la mayoría de los usuarios de Office 365, incluida la aplicación de correo electrónico Outlook para iOS o Android , y la nueva aplicación combinada Word-Excel-PowerPoint para los dos sistemas operativos.

Incluso los planes básicos de Office 365, como Office 365 Business Essentials, que cuesta $ 6 por usuario al mes cuando se paga mes a mes, incluyen derechos sobre las aplicaciones de Office para iOS y Android.

Dependiendo del rol del empleado en la organización, un teléfono inteligente personal puede ser todo lo que alguien necesita para hacer el trabajo, o una gran parte del mismo.

Obtenga Teams gratis para empleados sin él

Aunque Teams se incluye con la mayoría de los planes de Office 365 Business y Office 365 Enterprise, existen excepciones, como Office 365 Business y Office 365 ProPlus. Y luego están los empleados a los que no se les asigna una licencia de Office 365 debido a sus roles laborales.

La empresa necesita una forma de comunicarse con todos los miembros de la nómina.

Microsoft tiene un programa llamado "Microsoft Teams Exploratory" que permite a los empleados con una dirección de correo electrónico administrada por Azure Active Directory solicitar una licencia de Teams. (La solicitud debe ser iniciada por el usuario; un administrador no puede reclamarla para un usuario). La licencia sin cargo será válida hasta el próximo aniversario del acuerdo empresarial de la empresa o la renovación de la suscripción, durante o después de enero de 2021.

Puede encontrar más información, incluido cómo los administradores pueden administrar la licencia de Teams, en este documento de soporte .

Más equipos gratis

Otra forma de equipar a los empleados con Teams, y otros bits de Office, incluidos los derechos comerciales de la web y las aplicaciones móviles, es con una oferta gratuita de Microsoft de Office 365 E1. El acuerdo, que Microsoft mencionó por primera vez a principios de este mes, otorga E1 por un período de seis meses.

El plan Enterprise de menor precio ($ 8 por usuario por mes cuando se paga en una suma anual) incluye Teams, así como almacenamiento en línea (OneDrive), correo electrónico (Exchange) y las versiones web de Word, Excel, PowerPoint y Outlook. También forman parte del plan: aplicaciones de Office móvil para iOS y Android.

Esta oferta está dirigida a empresas u otras organizaciones con relaciones existentes con ventas de Microsoft o un socio revendedor. "Comuníquese con su socio o representante de ventas de Microsoft", dijo Jared Spataro, un ejecutivo de Microsoft, en una publicación del 5 de marzo en un blog de la compañía .

Microsoft también ha renunciado a los requisitos habituales para su soporte FastTrack para la prueba gratuita de Office 365 E1. FastTrack ayudará a los clientes a conseguir trabajadores a bordo del E1 desde marzo hasta agosto de este año, dijo la compañía .

Dígale a los trabajadores que se autoinstalen Office en su PC o Mac

Cuando los empleados repentinamente en casa se asustan porque no pueden trabajar sin Office y luego se ponen a la bocina con la mesa de ayuda que también trabaja desde casa y les pregunta qué hacer, es posible que la respuesta no le cueste ni un centavo a la empresa. Esto se debe a que un empleado que ya está cubierto por un plan de Office 365 puede autoinstalar Office en su propia computadora con Windows o Mac.


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