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Hoja de referencia de Outlook para Microsoft 365

Aprenda a utilizar las mejores funciones nuevas de Outlook para Microsoft 365 / Office 365 en Windows.


Hay innumerables formas de comunicarse electrónicamente, incluidos mensajes de texto, redes sociales, aplicaciones de colaboración como Teams y Slack, y software de video como Zoom y Skype.

Dadas las innumerables formas en que puede ponerse en contacto con otras personas, es posible que piense que el correo electrónico está muerto.

Piensa otra vez.

El correo electrónico, el pilar de las comunicaciones en el lugar de trabajo, es más fuerte que nunca. Se estima que se enviaron 306,4 mil millones de correos electrónicos todos los días en 2020 , según Statista, una cifra que la firma de investigación de mercado espera que crezca a 376,4 mil millones de correos electrónicos diarios para 2025.

Si está utilizando un cliente de correo electrónico en lugar de un servicio de correo electrónico basado en la nube, es muy probable que esté utilizando Microsoft Outlook, el software de correo electrónico basado en Windows más popular . Aunque es posible que haya estado utilizando Outlook durante algún tiempo, es posible que se esté perdiendo algunas de sus funciones valiosas.

Cuando compra una versión perpetua de la suite, por ejemplo, Office 2016 u Office 2019 , sus aplicaciones nunca obtendrán nuevas funciones, mientras que las aplicaciones de Office 365 se actualizan continuamente con nuevas funciones. (Para obtener más detalles, consulte " Microsoft Office 2019 frente a Office 365: cómo elegir el mejor para usted ") La confusión es aún más importante, Microsoft ha cambiado recientemente el nombre de algunas de sus suscripciones de Office 365, pero no todas, a "Microsoft 365 ”, Que generalmente significa que el plan incluye todo, desde los antiguos planes de Office 365, además de algunas características y aplicaciones adicionales.

Esta hoja de trucos lo pone al día sobre las características que se han introducido en el cliente de escritorio de Windows para Outlook en Office 365 y Microsoft 365 desde 2015. Actualizaremos esta historia periódicamente a medida que se implementen nuevas características. (Si usa Outlook 2016 o 2019 con licencia perpetua, consulte nuestra hoja de referencia de Outlook para 2016 y 2019 por separado ).

Comparta esta historia: Gente de TI, esperamos que les pase esta guía a sus usuarios para ayudarlos a aprender a aprovechar al máximo Outlook para Microsoft 365 / Office 365 en Windows.

Utilice la cinta clásica o simplificada

La interfaz Ribbon que llegó a conocer y amar (o tal vez odiar) en versiones anteriores de Outlook ha recibido un buen ajuste para aquellos que prefieren la simplicidad a una apariencia de todo menos el fregadero de la cocina. Ahora puede utilizar una cinta de opciones simplificada que muestra solo las funciones que se utilizan con más frecuencia, en lugar de la panoplia completa de lo que está disponible en Outlook. Puede alternar entre la nueva cinta simplificada y la clásica con un solo clic.

(Debido a que la cinta se ha incluido en las aplicaciones de Office desde Office 2007, asumimos que está familiarizado con su funcionamiento en general. Si necesita un repaso, consulte nuestra hoja de trucos de Outlook 2010 ).

pestaña de inicio de cinta de Outlook microsoft365 01
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Para aquellos a quienes les gusta el aspecto de “todo menos el fregadero de la cocina”, el clásico Ribbon todavía está disponible en Outlook. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

Para cambiar de la cinta clásica a la simplificada, haga clic en la pequeña flecha hacia abajo (también llamada símbolo de intercalación) en la esquina inferior derecha de la cinta. La cinta de opciones se reduce considerablemente y muestra solo las tareas más comunes que debe realizar, lo que le brinda más espacio en la pantalla para realizar su trabajo real. Para recuperar la cinta clásica, vuelva a hacer clic en el símbolo de intercalación (ahora está hacia arriba).

Outlook microsoft365 02a cinta simplificada
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Aquí está la cinta simplificada y simplificada, que muestra solo los comandos más utilizados. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

Sin embargo, no necesariamente tiene que volver a la cinta clásica completa si está buscando una tarea específica. Si un botón de la cinta simplificada tiene un signo de intercalación, puede hacer clic en él para ver un menú desplegable con tareas relacionadas. También hay un icono de tres puntos en el extremo derecho de la cinta; haga clic en él y aparecerá un menú desplegable con varias tareas que podría querer hacer relacionadas con la pestaña Cinta en la que se encuentra actualmente, por ejemplo, administrar el correo no deseado si está en la pestaña Inicio. Seleccione la tarea que desea hacer y listo.

También puede agregar cualquier tarea del menú desplegable a la cinta simplificada. Haga clic con el botón derecho en cualquiera de ellos y seleccione Anclar a la cinta para hacerlo.

Para saber qué comandos se encuentran en qué pestañas de la cinta, descargue nuestra referencia rápida de Outlook para Microsoft 365 Ribbon . También tenga en cuenta que puede usar la barra de búsqueda encima de la cinta de opciones para encontrar comandos, como explicaré en la siguiente sección de esta historia.

Como en versiones anteriores de Outlook, si desea que los comandos de la cinta de opciones desaparezcan por completo, presione Ctrl-F1 . (Las pestañas sobre la cinta de opciones permanecen visibles). Para que vuelvan a aparecer, presione Ctrl-F1 nuevamente. Eso funciona tanto para la cinta simplificada como para la clásica.

También tiene otras opciones para mostrar la cinta, y estas opciones también funcionan con las cintas simplificadas y clásicas. Para acceder a ellos, haga clic en el icono Opciones de visualización de la cinta en la parte superior derecha de la pantalla, justo a la izquierda de los iconos para minimizar, maximizar y cerrar Outlook. En el menú desplegable, puede elegir Ocultar automáticamente la cinta (ocultar toda la cinta, tanto las pestañas como los comandos debajo de ellas), Mostrar pestañas (mostrar las pestañas pero ocultar los comandos debajo de ellas, como cuando presiona Ctrl-F1) , o Mostrar pestañas y comandos (mostrar toda la cinta).

Y si por alguna razón el color azul en la barra de título de Outlook es demasiado para usted, puede convertirlo en blanco, gris o negro. Para hacerlo, seleccione Archivo> Opciones> General . En la sección "Personalizar su copia de Microsoft Office", haga clic en la flecha hacia abajo junto a Tema de Office y seleccione Gris oscuro, Negro o Blanco en el menú desplegable. Para que la barra de título vuelva a ser azul, elija la opción Colorido de la lista desplegable. También puede elegir que el tema coincida con la configuración general del sistema seleccionando Usar configuración del sistema .

 Justo encima del menú Tema de Office hay un menú desplegable Fondo de Office: aquí puede elegir mostrar un patrón como una placa de circuito o círculos y rayas en la barra de título.

Outlook microsoft365 03 opciones
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Puede cambiar la barra de título azul de Outlook a gris, negro o blanco: en la sección "Personalizar su copia de Microsoft Office", haga clic en la flecha hacia abajo junto al tema de Office y elija un color. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

Use la barra de búsqueda para más que buscar correos electrónicos

La barra de búsqueda en la parte superior de Oulook es engañosamente simple. Es probable que asuma que puede usarlo para buscar en sus correos electrónicos y eso es todo.

Pero la barra de búsqueda tiene una doble función: puede, por supuesto, usarla para buscar, y también puede ayudarlo a encontrar cualquier función de Outlook, sin importar cuán oculta esté, incluso si nunca la ha usado. (Esta capacidad de ayuda práctica reemplaza la función Tell Me que se encuentra en Outlook 2016 y 2019).

Para usarlo, haga clic en el cuadro de búsqueda y luego escriba qué tarea le gustaría hacer. (Aquellos que prefieren los atajos de teclado pueden presionar Alt-Q para acceder al cuadro de búsqueda).

Por ejemplo, si desea filtrar su correo para ver solo los mensajes con archivos adjuntos, escriba filtro de correo electrónico . En este caso, el resultado superior es una lista de correo electrónico de filtro con una flecha a la derecha, lo que indica que tiene muchas opciones. Pase el mouse sobre él y verá varias opciones para filtrar su correo, incluidos No leído, Tiene archivos adjuntos, Esta semana y otros. Elija la opción que desee y la tarea se realizará al instante.

Outlook microsoft365 04 acciones de búsqueda
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Puede usar la barra de búsqueda de Outlook para realizar casi cualquier tarea. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

Para las tareas básicas más comunes, no necesitará esta capacidad. Pero para los más complejos, vale la pena usarlos, porque es mucho más eficiente que buscar en la cinta de opciones para encontrar un comando. También recuerda las funciones en las que ha hecho clic anteriormente en los resultados de la búsqueda, por lo que cuando hace clic en el cuadro, primero ve una lista de las tareas anteriores que ha buscado. Eso asegura que las tareas que realiza con frecuencia estén siempre al alcance de la mano, mientras que al mismo tiempo hace que las tareas que rara vez realiza sean fácilmente accesibles.

Realice búsquedas en línea directamente desde Outlook

A veces, los correos electrónicos son solo notas rápidas que no requieren mucha investigación, y puede deshacerse de ellas con poco o ningún pensamiento. Otras veces, sin embargo, querrá incluir información relevante antes de enviarlos. Esos son los momentos en los que apreciará poder realizar búsquedas en línea directamente desde Outlook. Puede hacer esto mientras escribe un correo electrónico, por lo que no tendrá que iniciar su navegador, buscar en la web y luego copiar la información o las imágenes en su mensaje.

Para hacerlo, resalte una palabra o un grupo de palabras en un correo electrónico (puede ser un nuevo borrador, un mensaje que recibió o uno que ya envió) y seleccione Buscar en el menú que aparece. Outlook luego usa Bing para hacer una búsqueda web en la palabra o palabras, mostrando definiciones, entradas relacionadas de Wikipedia, imágenes y otros resultados de la web en el panel de búsqueda que aparece a la derecha.

Outlook microsoft365 05 búsqueda inteligente
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Puede realizar una búsqueda web directamente desde Outlook. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

Para utilizar la búsqueda en línea en Outlook o en cualquier otra aplicación de Office, es posible que primero deba habilitar la función de servicios inteligentes de Microsoft, que recopila los términos de búsqueda y parte del contenido de sus documentos y otros archivos. (Si está preocupado por la privacidad, deberá decidir si el impacto de la privacidad merece la conveniencia de realizar una investigación directamente desde la aplicación). Si no lo ha habilitado, verá una pantalla cuando haga clic en Buscar pidiéndole que lo encienda. Una vez que lo haga, se activará en todas sus aplicaciones de Office.

Obtenga una bandeja de entrada más enfocada

Si eres como el resto del mundo, sufres de sobrecarga de correo electrónico. Sus mensajes más importantes se mezclan con la escoria de la vida cotidiana del correo electrónico: ofertas de venta minorista, grupos que piden donaciones, boletines informativos inútiles y más.

La bandeja de entrada enfocada ayuda a resolver el problema. Usando inteligencia artificial, determina qué mensajes son más importantes para usted y los coloca en una pestaña Centrados, mientras que coloca todo lo demás en una pestaña Otros. De esa manera, puede pasar la mayor parte de su tiempo manejando mensajes importantes en la pestaña Enfocados, y solo ocasionalmente revisando la pestaña Otros.  

Para activar la Bandeja de entrada enfocada, seleccione la pestaña Ver de la cinta de opciones, luego haga clic en el icono Mostrar bandeja de entrada enfocada . A partir de ahora, tendrá dos pestañas en su Bandeja de entrada, Enfocado y Otro. La pestaña Centrados debería tener los mensajes más importantes y la pestaña Otros debería tener los mensajes menos importantes. Si ese no es el caso, puede mover manualmente los mensajes de una carpeta a otra y decirle a Focused Inbox que los filtre automáticamente de esa manera en el futuro.

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Al activar la Bandeja de entrada prioritaria, los correos electrónicos menos importantes se apartan de su camino en la pestaña Otros. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

Para mover un mensaje de una pestaña a otra, haga clic con el botón derecho en el mensaje que desea mover, luego seleccione Mover a Otro o Mover a Prioritarios , dependiendo de dónde desee mover el mensaje. Eso moverá el mensaje solo por esta vez. Si desea enrutar permanentemente todos los mensajes de ese remitente a la otra pestaña, elija Mover siempre a otro o Mover siempre a prioritarios .

La Bandeja de entrada enfocada no es para todos. Si encuentra que la Bandeja de entrada enfocada obstaculiza más de lo que ayuda, puede desactivarla seleccionando Ver> Mostrar bandeja de entrada enfocada .

Mantenga los mensajes de correo electrónico fuera del camino pero a la mano con la carpeta Archivo

Outlook ha ofrecido durante mucho tiempo el archivado de mensajes de correo electrónico, es decir, la opción de mover mensajes fuera de su buzón de correo de Outlook a un archivo PST separado como medida para ahorrar espacio. Las versiones corporativas de Office, como Office 365 para empresas, ofrecen sus propias funciones de archivo que archivan automáticamente los mensajes más antiguos de los usuarios, nuevamente para ahorrar espacio. Estos métodos eliminan los mensajes del buzón de correo de Outlook del usuario. Aún puede recuperarlos, pero se necesita algo de trabajo.

Hay otra opción en Outlook para Microsoft 365: puede mover partes específicas de correo fuera de su bandeja de entrada u otras carpetas a la carpeta Archivo. De esa manera, al buscar un mensaje, puede navegar o buscar en la carpeta Archivo y encontrar el mensaje más rápidamente.

El uso de la carpeta Archivo no reduce el tamaño de su buzón; simplemente ayuda a ordenar su bandeja de entrada mientras mantiene los mensajes más antiguos accesibles al instante. Microsoft recomienda que utilice la carpeta Archivo para almacenar mensajes a los que ya ha respondido o sobre los que ha actuado.

Si ya tiene un sistema de carpetas y subcarpetas en Outlook, es posible que no necesite la carpeta Archivo, pero puede ser una bendición para aquellos de nosotros que tendemos a dejar todo en la bandeja de entrada. E incluso si tiene un sistema de carpetas, es posible que descubra que no todo su correo electrónico encaja perfectamente en sus carpetas y subcarpetas; puede mover estos mensajes a la carpeta Archivo para mantener limpia su bandeja de entrada.

Para mover mensajes a la carpeta Archivo, primero seleccione uno o más que desee archivar. (Seleccione varios mensajes manteniendo presionada la tecla Ctrl y haciendo clic en cada uno que desee seleccionar). Con el mensaje o los mensajes seleccionados, vaya a la pestaña Inicio de la cinta y haga clic en Archivar en el grupo Eliminar, haga clic con el botón derecho en el mensaje o grupo de mensajes y seleccione Archivar , o simplemente arrastre los mensajes seleccionados a la carpeta Archivar. También puede mover un correo electrónico individual a la carpeta Archivo presionando la tecla Retroceso cuando el mensaje está resaltado o cuando lo está leyendo.

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Elija el último elemento del menú emergente para mover los mensajes seleccionados a la carpeta Archivo. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

Ahora, cuando necesite encontrar un mensaje, puede buscar en la carpeta Archivo o ir a la carpeta Archivo e iniciar una búsqueda.

Para mover un mensaje de la carpeta Archivo a una carpeta diferente, simplemente arrástrelo a su destino.

Encuentre archivos adjuntos más fácilmente y comparta 'archivos adjuntos en la nube'

Todos hemos estado allí: queremos adjuntar un archivo en el que estuvimos trabajando recientemente, pero no recordamos su ubicación precisa, o incluso su nombre, y pasamos demasiado tiempo navegando y buscándolo.

Outlook resuelve el problema perfectamente. Cuando hace clic en el icono Adjuntar archivo , aparece una lista de los 12 archivos más recientes que ha estado usando. La lista incluye todos los archivos que ha estado usando en cualquier dispositivo, siempre que haya iniciado sesión en su cuenta de Office 365 o Microsoft. Entonces, si estuviera trabajando en un archivo en su escritorio, más tarde en el día llevó su computadora portátil a trabajar fuera de su oficina, Outlook le mostraría los archivos que había abierto en ambos dispositivos. Si un archivo está almacenado en OneDrive, OneDrive para la Empresa o SharePoint, verá una nube en su icono.

Si el archivo que desea no está en la lista, haga clic en Explorar esta PC para explorar su disco duro local o Explorar ubicaciones web para explorar OneDrive, OneDrive para la Empresa o SharePoint.

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Outlook le muestra una lista de los archivos de Office que ha utilizado recientemente, lo que facilita su búsqueda y adjunta a un correo electrónico saliente (haga clic en la imagen para ampliarla).

Haga clic en el archivo que desea adjuntar. Lo que sucede a continuación depende de dónde esté almacenado el archivo. Si elige un archivo que está almacenado en su disco duro local, se adjuntará una copia al correo electrónico de la forma habitual.

Si hace clic en un archivo que está almacenado en OneDrive, OneDrive for Business o SharePoint, se le dará una opción: puede elegir Adjuntar como copia para enviar el archivo como un archivo adjunto normal o Compartir enlace para enviar un enlace al archivo. en su ubicación en la nube, algo que Microsoft llama informalmente un "archivo adjunto en la nube".

La última opción asegura que las personas vean la versión más reciente del archivo y les permite colaborar en él. Por ejemplo, si envía un enlace a un archivo de Word a varias personas, cuando hagan clic en el enlace, abrirán el archivo y podrán colaborar en él en vivo utilizando las funciones de colaboración de Word.

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Compartir un vínculo a un archivo almacenado en OneDrive, OneDrive for Business o SharePoint le permite colaborar en el archivo con otras personas. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

Si se encuentra en un entorno empresarial, de forma predeterminada, cualquier persona de su organización puede editar el archivo y, para las personas, la configuración predeterminada es que cualquiera puede editar el archivo. Pero puede cambiar los permisos de colaboración. Una vez que haya adjuntado el enlace al mensaje de correo electrónico, haga clic en la flecha hacia abajo junto al icono del archivo adjunto y seleccione Cambiar permisos en el menú desplegable. Los usuarios individuales podrán elegir entre Cualquiera puede editar o Cualquiera puede ver . Los usuarios comerciales tienen algunas opciones más: cualquiera puede editar , cualquiera puede ver , la organización puede editar , la organización puede ver , los destinatarios pueden editar y los destinatarios pueden verHaga su selección y luego envíe el archivo en su camino.

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Elección de permisos de colaboración para un enlace de archivo compartido. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

Trabajar en grupos de Microsoft 365

Si trabaja en una oficina que usa Grupos de Microsoft 365, ahora puede unirse a grupos, crear nuevos grupos, programar reuniones en un calendario de grupo y más, todo desde Outlook.

Los grupos de Microsoft 365, disponibles para la mayoría de los planes empresariales y empresariales de Microsoft 365 y Office 365, facilitan la colaboración con otros al designar un conjunto de personas con las que compartir recursos, como una biblioteca de documentos, un calendario compartido o un correo electrónico compartido. cuenta. Los grupos pueden ser para departamentos, equipos de proyectos, etc., y cuando se crea un grupo, se otorgan automáticamente todos los permisos adecuados para todos los miembros del grupo.

Crear un nuevo grupo desde dentro de Outlook es simple. Seleccione la pestaña Inicio en la cinta de opciones y, a la derecha en la sección Grupos, seleccione Nuevo grupo . Luego, complete la información del grupo, incluido su nombre, descripción, si es público o privado dentro de su organización, etc.

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Creando un grupo de Microsoft 365 desde dentro de Outlook. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

Tenga en cuenta que su departamento de TI debe configurar el aprovisionamiento para los grupos de Microsoft 365, así que consulte con el departamento de TI para obtener más detalles sobre la creación y el uso de grupos. Además, para usar Microsoft 365 Groups en Outlook, debe usar Outlook en el modo de intercambio en caché. Consulte esta página de soporte de Microsoft para obtener más detalles.

Otras características nuevas para revisar

Outlook para Microsoft 365 / Office 365 tiene varias funciones más útiles. Aunque no son tan importantes como las otras características que hemos cubierto aquí, vale la pena conocerlas.

Cifrado de mensajes: en versiones anteriores de Outlook, hay un botón Permisos que le permite establecer niveles de permisos para un correo electrónico, por ejemplo, "Confidencial", "Interno" y "No reenviar". En Outlook para Microsoft 365 / Office 365, ese botón ha sido reemplazado por un botón Cifrar que le permite cifrar el mensaje con S / MIME o Cifrado de mensajes de Microsoft 365.

Para obtener más detalles, consulte la página de ayuda "Cifrar mensajes de correo electrónico" de Microsoft .

Acciones rápidas: si coloca el cursor sobre cualquier correo electrónico en su lista de mensajes, aparecerán pequeños iconos de Acción rápida. Estos le permiten realizar tareas como eliminar o archivar el mensaje con un solo clic. De forma predeterminada, los dos iconos que aparecen son Seguimiento y Eliminar, pero puede personalizarlos haciendo clic con el botón derecho en cualquier mensaje de la lista y seleccionando Establecer acciones rápidas en el menú emergente. Puede designar solo dos íconos de Acción rápida: sus opciones son Archivar, Eliminar, Mover, Marcar / Borrar indicador y Marcar como leído / No leído, pero Eliminar aparece incluso si no lo selecciona.

Tenga en cuenta que Acciones rápidas no reemplaza la función de Pasos rápidos más compleja de Outlook , que le permite aplicar varias acciones a un mensaje al mismo tiempo. Acciones rápidas simplemente proporciona una forma rápida de realizar algunas acciones que se realizan con frecuencia.

Traducción incorporada: ya no tiene que usar un complemento de traducción para otros idiomas; ahora está integrado directamente en Outlook para Microsoft 365 / Office 365. Haga clic con el botón derecho en palabras, frases o en todo el mensaje y seleccione Traducir en el menú que aparece.

Activa y desactiva las sugerencias gramaticales : Outlook ofrece sugerencias gramaticales; sabrás que están ahí cuando veas texto subrayado, lo que indica que el texto tiene un error. Si prefiere no verlos, puede desactivarlos. Para hacerlo, cree un nuevo correo electrónico y, con él abierto, vaya a Archivo> Opciones> Correo y, en la sección "Redactar mensajes", haga clic en Opciones del editor . En la pantalla que aparece, seleccione para pruebas , y en “Al corregir la ortografía en Outlook,” desactive los errores gramaticales Marcar a medida que escribe caja. Aún puede verificar la gramática en cualquier momento presionando F7.

Dictar mensajes: ¡Mira, ma, sin manos! Con Microsoft 365 / Office 365, puede dictar mensajes. Una vez que haya creado un correo electrónico, seleccione Mensaje> Dictar desde la cinta y comience a hablar.

Use la misma configuración de Outlook en todos sus dispositivos: si usa Outlook en más de una máquina, puede almacenar su configuración para funciones como Respuestas automáticas, Bandeja de entrada enfocada y Privacidad en la nube, y se aplicarán automáticamente a todos sus PC con Windows. Para activarlo, vaya a Archivo> Opciones> General . En "Opciones de almacenamiento en la nube", marque la casilla junto a Almacenar mi configuración de Outlook en la nube .

Independientemente de si lo hace, las firmas que cree en Outlook se almacenarán automáticamente en la nube para que estén disponibles en todos sus dispositivos.

Prácticos atajos de teclado

Si eres fanático de los atajos de teclado, te complacerá saber que Outlook para Microsoft 365 los tiene. La siguiente tabla destaca los más útiles, y se enumeran más en el sitio de Office de Microsoft .

Y si realmente quieres ponerte manos a la obra con los atajos de teclado, descarga nuestra guía de referencia rápida de Outlook para Microsoft 365 Ribbon , que explora los comandos más útiles en cada pestaña de Ribbon y proporciona atajos de teclado para cada uno.

Fuente: Microsoft.


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