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Más de 6 consejos para mejores reuniones virtuales

Si está trabajando de forma remota en una Mac, iPad, iPhone u otra plataforma, puede hacer que esas interminables videoconferencias sean más efectivas. Así es cómo.


Si está trabajando de forma remota en una Mac de escritorio, su iPad, un iPhone o incluso en otra plataforma, es posible que ahora esté atrapado en un ciclo aparentemente inquebrantable de reuniones virtuales. Entonces, ¿Cómo puede hacer que estas reuniones sean más efectivas y evitar perder tiempo?

1. Escribe y usa una agenda
Asistí a una reunión sin un propósito fijo. Por lo general, esto significa que cuando surgen problemas, los participantes están mal preparados, lo que significa que pueden ponerse a la defensiva o dar respuestas incompletas. También significa que otros miembros del grupo no pueden preparar sus propias preguntas. Las agendas de las reuniones pueden ayudar a resolver esto.

Las agendas deben ser:

  • Preparado de antemano.
  • Compartido entre los participantes de la reunión.
  • Revisado por los participantes con anticipación para que puedan agregar elementos para la discusión.
  • Administrado por la persona que llama a la reunión y puede filtrar las contribuciones.
  • Todo esto debería tener lugar antes de la reunión.

Hacerlo significa que todas las partes tienen la oportunidad de prepararse completamente y contribuir a la reunión. No es ciencia espacial, pero incluso esta pequeña estructura puede hacer que las reuniones sean más productivas, virtuales o de otro tipo.

También debe designar un presidente, alguien que puede que no tenga mucho que ofrecer en esta reunión en particular, pero cuyo trabajo será señalar comportamientos inapropiados o irrespetuosos, como interrupciones constantes.

También es importante tomar nota de las zonas horarias en las que se encuentran los participantes, utilizando algo como la aplicación Reloj en el iPhone o el Planificador de reuniones del reloj mundial .



2. Evite la repetición mediante la automatización
Las fallas de seguridad con Zoom están bien documentadas , a pesar de lo cual se puede decir que se ha convertido en la solución de videoconferencia más utilizada. FaceTime, Skype y Microsoft Teams también se están utilizando mucho.

El problema con las videoconferencias es que, a menos que se haya designado a alguien para que tome las minutas durante la llamada, es muy fácil que los participantes de la reunión olviden o simplemente malinterpreten las decisiones que se tomaron durante la llamada.

Ahí es donde el software de grabación de llamadas entra en juego, y también es donde los sistemas de transcripción automatizados pueden salvar el día. Se me ocurren dos soluciones:

Otter.ai ahora puede transcribir automáticamente las reuniones celebradas con Teams o Zoom Pro . Esto proporciona a los participantes de la reunión un documento de confianza mutuamente compartido que se puede revisar para sacar a la luz compromisos, objetivos o aclarar cualquier malentendido.
Si usa Skype, le recomiendo la grabadora de llamadas de Ecamm Software para Skype . Esto le permite grabar llamadas directamente a su Mac, que luego puede exportar a Otter.ai en línea para su transcripción. 
Dependiendo de las herramientas de colaboración de video alrededor de las cuales su empresa se ha estandarizado, otras soluciones pueden estar disponibles.

Estas transcripciones también se pueden utilizar como base para las actas de las reuniones.

3. La documentación es de oro
Piense en esos momentos en los que puede haber ayudado a un colega con un problema mientras construyen su configuración de trabajo remoto y colaboración. Es posible que ya haya manejado conversaciones similares con varios colegas. ¿Escribiste el consejo?

Si es así, piense en convertir este consejo en un documento compartido entre sus equipos.

Este enfoque funciona para todos los elementos de la correspondencia de rutina: casi todo se puede convertir en una guía de preguntas frecuentes con capacidad de búsqueda, que luego se puede guardar en una carpeta compartida en algún lugar de su sistema empresarial.

Luego, usted y sus empleados deben buscar en el documento para encontrar respuestas a consultas de rutina, reduciendo la necesidad de hacer preguntas en las reuniones o exigir la ayuda de colegas que probablemente también estén agotados durante el bloqueo.

4. Protocolo de reuniones
Trabaja en casa y es probable que algunos de sus colegas también estén haciendo malabarismos con el trabajo y las responsabilidades del cuidado de los niños. Esto hace que sea inevitable que las personas sean interrumpidas durante la reunión. El mejor enfoque es evitar juzgar esto o el diseño de interiores de las personas.

También es importante considerar cómo la falta de señales no verbales del lenguaje corporal puede influir en la comprensión de una persona de lo que se está discutiendo.

La mejor manera de expresar esto es que si no entiende algo de lo que se dice, debe pedir más explicaciones; si no lo entiende, es posible que otros no lo comprendan.

Los organizadores de la reunión deben presentar a todos y permitirles saludar, y también establecer un sistema acordado mediante el cual las personas puedan contribuir a la conversación, en lugar de interrumpirse entre sí.

5.Hazlo familiar
Una forma de alentar a los participantes de la reunión a estar más concentrados y relajados podría ser alentarlos a que dediquen tiempo a charlar con la misma tecnología fuera de las reuniones. Esto no solo fomenta las relaciones dentro de los equipos, sino que también ayuda a todos a familiarizarse más con los sistemas que utiliza.

Si está facilitando una reunión, intente alentar a las personas más introvertidas a hablar y esté atento a los momentos en que alguien está tratando de hablar pero los participantes más ruidosos lo ahogan. Deles a todos tiempo para hablar.

6. Establece algunas reglas básicas
Es posible que deba establecer algunas reglas básicas, como desactivar las notificaciones en los dispositivos de las personas e instar a los participantes a no trabajar en otros proyectos durante la llamada.

Dado que la oficina en casa de todos no es necesariamente tan ordenada y ordenada como la de todos los demás, ¿por qué no alentar a las personas a utilizar el fondo de colaboración virtual estándar durante estas sesiones?

Antes de la reunión
Todos los participantes de la reunión deben tener la oportunidad de probar la tecnología (y su conexión de banda ancha) y se les debe recomendar que creen una buena iluminación (un par de lámparas de escritorio LED ajustables pueden ayudar, o incluso un par de bombillas Phillips Hue controladas por HomeKit).

La cámara web debe estar al nivel de los ojos. Recuerde a todos que deben mirar a la cámara, no a la pantalla de la reunión, si quieren que parezca que están prestando atención.

(Algunas personas minimizan la ventana de la reunión y la colocan justo debajo de su cámara FaceTime para ayudar a lograr esto).

Después de la reunión
Distribuya los puntos de acción, las transcripciones y la documentación relevante. Los puntos de acción deben incluir:

  • Qué hay que hacer.
  • Quién es responsable y de qué es responsable.
  • Cuándo será la próxima reunión o fecha de entrada.
  • También debe solicitar comentarios a los participantes.

A menudo tenemos ideas o hacemos observaciones después de que finalizan las reuniones (los franceses llaman a esto ' l'esprit de l'escalier ' , pero generalmente lo llamamos "en el último momento"), y asegurar estas ideas podría formar parte de la retroalimentación que recibe, particularmente de aquellos que sentiste que estaban un poco retraídos durante la reunión en sí.

También puede aprender nuevas formas de ayudar a que las reuniones futuras sean más exitosas.

Recursos adicionales
Si su forma de trabajar ha cambiado recientemente, es posible que algunos de los siguientes informes le resulten útiles. 


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