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¿Qué es Trello? Una guía de la herramienta de colaboración y gestión del trabajo de Atlassian

La aplicación de gestión del trabajo 'altamente visual' tiene más de 50 millones de usuarios, se renovó a principios de 2021 y se considera un éxito empresarial viral. Esto es lo que hace y cuánto cuesta.


Trello es una aplicación de gestión del trabajo colaborativo diseñada para realizar un seguimiento de los proyectos del equipo, resaltar las tareas en curso, identificar a quién están asignadas y detallar el progreso hacia la finalización.

En esencia, Trello se basa en los principios de los tableros de proyectos Kanban para visualizar los flujos de trabajo, proporcionando a los gerentes y miembros del equipo una descripción general simple de un proyecto de principio a fin.

Los componentes clave de Trello son tableros, listas y tarjetas.

Los tableros son el punto de partida y, por lo general, se centran en un proyecto general, como el lanzamiento de un nuevo sitio web, o tareas basadas en procesos, como la incorporación de un empleado. Dentro de cada tablero, se pueden crear varias listas para indicar el progreso de un proyecto; Las listas de "pendientes", "en curso" y "finalizadas" son ejemplos comunes. Las tarjetas individuales dentro de las listas contienen información sobre una tarea específica y se pueden mover de una lista a otra según sea necesario (como cuando se completa una tarea).

línea de tiempo de trello
Trello

Vista de la línea de tiempo de Trello.

Cada tarjeta puede contener una amplia gama de información de tareas, incluida una descripción de texto, archivos adjuntos, automatizaciones, comentarios y más.

Los usuarios navegan por Trello desde una "vista de inicio" que actúa como un centro y una fuente de noticias central. Esto les permite saltar fácilmente a los tableros o mostrar todas las tarjetas que un usuario podría haber pasado por alto desde la última vez que inició sesión.

Trello, que fue adquirido por el proveedor de software Atlassian en 2017 , también se integra bien con otras aplicaciones, utilizando lo que la compañía llama "power-ups". Estas integraciones de API permiten a los usuarios acceder a funciones en Slack, Salesforce, Gmail u otras aplicaciones (así como con los propios productos de Atlassian) directamente desde Trello.

Una gran parte del atractivo de Trello es su facilidad de uso y versatilidad: la aplicación a menudo también se usa para itinerarios personales, que incluyen desde la planificación de vacaciones hasta bodas. En ese sentido, se diferencia del software de gestión de proyectos con todas las funciones, priorizando la funcionalidad ligera y la accesibilidad sobre un amplio conjunto de funciones.

“A diferencia de las aplicaciones de administración de proyectos como Microsoft Project que se dirigen a los gerentes de proyectos tradicionales, Trello puede ser utilizado en toda la organización por cualquier persona que necesite administrar proyectos pero que no necesite o quiera una herramienta de administración de proyectos especializada y compleja”, dijo Raúl Castañón, senior analista de 451 Research, una división de S&P Global Market Intelligence.

Atlassian buscó hacer que Trello fuera aún más poderoso con la introducción de automatizaciones de flujo de trabajo después de que adquirió Butler e integró sus funciones en la aplicación. Esto permite a los usuarios configurar reglas simples para automatizar tareas repetitivas, como mover una tarjeta a la lista de "hechos" cuando una lista de verificación está completa, por ejemplo.

tipos de tarjetas trello
Trello

Las tarjetas de Trello brindan información del proyecto en formas fáciles de digerir para simplificar la administración de tareas.

Precios de Trello

Trello, que renovó su estructura de precios el 24 de agosto , ahora ofrece cuatro niveles: Gratis, Estándar, Premium y Enterprise.

El nivel gratuito requiere que los usuarios se registren y brinda acceso a integraciones de encendido ilimitadas, almacenamiento ilimitado (hasta 10 MB por archivo), 250 automatizaciones Butler y otras funciones. Pero la cantidad de tableros accesibles se limita a 10.

El nivel Estándar introducido recientemente agrega listas de verificación avanzadas y campos personalizados, automatizaciones Butler adicionales y almacenamiento de archivos de mayor tamaño (hasta 250 MB por archivo. Cuesta $ 5 por usuario cada mes, cuando se paga anualmente.

La opción Premium, $ 10 por mes, tiene automatizaciones ilimitadas de Butler, panel adicional, vista de línea de tiempo y calendario, y herramientas de administración y seguridad.  

El plan Enterprise de primer nivel incluye más medidas de seguridad diseñadas para implementaciones en grandes empresas. Estas medidas incluyen permisos para toda la organización, integración de la administración de dispositivos móviles y otras capacidades centradas en el administrador. La versión Enterprise ofrece una variedad de planes de precios, según el número de usuarios. Comienza en $ 17.50 por usuario al mes.

Cómo se compara Trello con las alternativas

La demanda de herramientas de gestión del trabajo estaba aumentando incluso antes de la pandemia de Covid-19. La creciente popularidad del trabajo remoto y los lugares de trabajo híbridos solo ha aumentado la necesidad de herramientas para coordinar tareas entre equipos dispares.

De hecho, Gartner espera que el gasto en plataformas sociales y de colaboración aumente un 17% este año a $ 4.5 mil millones, siendo el gasto en plataformas de gestión del trabajo el principal impulsor.

Es un campo competitivo. Junto a Trello, ha surgido una variedad de proveedores de software de gestión del trabajo para capitalizar la demanda empresarial. Entre estos se encuentran Asana y Monday, que completaron OPI en los últimos 12 meses, con valoraciones de $ 4 mil millones y $ 7,5 mil millones, respectivamente. En los últimos meses, se han adquirido otros competidores en el espacio, incluidos Workfront (comprado por Adobe por $ 1,5 mil millones) y Wrike (comprado por Citrix por $ 2,25 mil millones).

Microsoft también tiene una herramienta de gestión de tareas, Planner , que forma parte de su suite Microsoft 365.

Muchas de estas herramientas se basan en el mismo enfoque de lista de tareas al estilo Kanban popularizado por Trello; ofrecen tableros, listas y diseños de tarjetas similares, así como otras "vistas". La mayoría también incluyen automatizaciones y funciones colaborativas.

Otros rivales adoptan una visión de la gestión de proyectos más centrada en las hojas de cálculo; Estos incluyen aplicaciones independientes bien financiadas como Smartsheet y Airtable , así como productos como Microsoft Lists y Google Tables .

Trello ha mantenido durante mucho tiempo una cuota de mercado significativa, principalmente gracias a su facilidad de uso. Hubo al menos 50 millones de usuarios registrados en 2018, según las estadísticas más recientes disponibles públicamente, aunque Atlassian dijo que la cifra ahora es significativamente mayor. También se ha beneficiado de la integración en la cartera de aplicaciones de Atlassian, como Jira.

“Combina facilidad de uso y flexibilidad con potentes capacidades, lo que la convierte en una herramienta eficaz en una amplia gama de casos de uso”, dijo Castañón.

Además, el impulso ganado durante el bloqueo de COVID-19 muestra que Trello es un "ajuste natural" para apoyar la colaboración en equipo en una fuerza de trabajo distribuida, dijo.

“Con todo, Trello se destaca frente a otras herramientas similares; sin embargo, se enfrenta a una competencia cada vez mayor de categorías adyacentes. Este será quizás su principal desafío en el futuro ”, dijo.

Cómo planea evolucionar Trello

Trello a principios de este año anunció una revisión de su aplicación , para coincidir con el décimo aniversario de su lanzamiento.

Entre otros cambios, Trello ha obtenido varias vistas de tablero nuevas: tabla, línea de tiempo, tablero y calendario. Estos brindan diferentes perspectivas que permiten a los usuarios ver e interactuar con la información contenida en los tableros. 

vista del tablero de trello
Trello

La vista Tablero de Trello visualiza métricas clave como fechas de vencimiento, tarjetas asignadas y tarjetas por lista.

En el futuro, Trello dijo que los usuarios podrán mover tarjetas a través de diferentes tableros en cada una de las diferentes vistas, tal como es posible con la vista de tabla actualmente. Los desarrolladores externos también podrán crear sus propias aplicaciones y servicios para conectarse con las distintas vistas de la placa en el futuro.

Trello ahora ofrece tres nuevos tipos de tarjetas: tarjetas de enlace, tarjetas de tablero y tarjetas espejo. Las tarjetas de enlace, por ejemplo, pueden conectarse con aplicaciones como Dropbox o Google Drive al pegar una URL en el título de la tarjeta y pueden mostrar una vista previa del contenido.

“Trello ha estado por delante de la curva de varias maneras”, dijo Castañón.

Dicho esto, la aplicación ahora enfrenta una competencia más fuerte de la que se veía en el pasado, particularmente porque algunos elementos de las aplicaciones de administración del trabajo se integran en las herramientas de productividad existentes. Por ejemplo, Fluid Components es parte de Microsoft 365 y Smart Canvas está incorporado en Google Workspace. Esas integraciones hacen que las funciones de administración de tareas ligeras estén disponibles en una variedad de tipos de documentos.

“Las actualizaciones de Microsoft y Google también reflejan que Trello enfrenta un espacio intensamente competitivo, con la hoja de ruta para las herramientas de productividad incorporando cada vez más capacidades de gestión del trabajo”, dijo Castañón.



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