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Cómo crear un entorno de colaboración para una fuerza laboral cambiante

Para 2025, la mayoría de los trabajadores serán millennials. Estos 'nativos digitales' tendrán un gran impacto en cómo se lleva a cabo la colaboración, y no implicará caminar al lado de una oficina para colaborar.


La mayoría de las empresas de hoy no son el entorno unificado de "todos los trabajadores en el mismo espacio" que eran hace unos años, cuando prácticamente todos estaban en una ubicación corporativa y podían caminar literalmente a la siguiente oficina para comunicarse y / o colaborar con sus compañeros de trabajo. o utilice el correo electrónico o herramientas de mensajería interna simples.

Las comunicaciones de los empleados, vitales para el funcionamiento eficiente de cualquier organización, son mucho más complejas en la actualidad. De hecho, estimamos que una entidad corporativa típica tiene entre el 20 y el 35 por ciento de su fuerza laboral como mano de obra contingente, que trabaja de forma independiente y, por lo general, desde ubicaciones remotas. Mantener a estos contratistas independientes, consultores, socios externos e incluso a los clientes conectados es de vital importancia para la productividad y el éxito general de la organización.

Una complicación de la colaboración surge cuando miramos la composición futura de la fuerza laboral y sus estilos de trabajo. Para 2025, estimamos que entre el 60 y el 80 por ciento de los trabajadores de una organización típica serán millennials. Estos "nativos digitales" tienen un gran impacto en cómo se lleva a cabo la colaboración de los trabajadores. Por lo general, no están interesados ​​en caminar al lado de una oficina para comunicarse / colaborar.

Por el contrario, es mucho más probable que tomen un dispositivo y envíen mensajes de texto, chats de video y / o se conecten a través de una plétora de medios electrónicos que en persona. Además, tienen estilos de trabajo muy variados que no siempre equivalen a trabajar un día tradicional de 9 a 5. Tienen preferencias predispuestas por las herramientas que deben cumplirse. 

Es obligatorio cumplir con sus experiencias esperadas de manera segura. Hemos visto casos en los que las empresas que intentan reclutar empleados entre los millennials han descubierto que rechazaron trabajos o renunciaron después de un corto período cuando estas herramientas no estaban fácilmente disponibles (o aceptables) para ellos. La noción de un estilo de trabajo único dictada por la organización es un pensamiento anticuado. Este cambio está ocurriendo ahora, pero la mayoría de las empresas no están preparadas.

Qué necesitamos para garantizar una colaboración eficaz
Permitir que los trabajadores utilicen herramientas de colaboración de nivel de consumidor (por ejemplo, mensajes de texto, Facebook, Instagram, WhatsApp, etc.) no suele ser una solución adecuada para el uso empresarial. Dicho uso podría exponer fácilmente información confidencial corporativa a piratas informáticos y "malos actores" y / o permitir a los usuarios compartir datos con destinatarios no deseados, exponiendo a la empresa a la pérdida de datos, responsabilidades regulatorias o algo peor.

Deben estar disponibles herramientas equivalentes y funcionales de clase empresarial para el uso de los empleados actuales y futuros, tanto para que la organización sea lo más eficiente posible como para asegurar las comunicaciones corporativas sensibles entre los trabajadores. Afortunadamente, los principales proveedores se están moviendo para establecer herramientas seguras de clase empresarial para hacer que la colaboración sea segura (por ejemplo, Microsoft Teams, Cisco Webex, Slack, por nombrar algunos).

¿Qué debe buscar en un servicio de colaboración?
Las organizaciones deben evaluar qué tipos de trabajadores, comunicaciones y otras formas de colaboración se llevarán a cabo a medida que el mundo avanza hacia un enfoque de transformación digital en el lugar de trabajo. Elegir la herramienta adecuada significa buscar capacidades que respalden y mejoren la colaboración en una fuerza laboral cambiante. Estas capacidades incluyen lo siguiente:

  • Flexibilidad del flujo de trabajo : la capacidad de personalizar una solución basada en roles y responsabilidades típicos en una amplia gama de usuarios, dispositivos y aplicaciones.
  • Personalización del espacio de trabajo : la capacidad de crear “salas” de colaboración personalizadas y servicios mejorados necesarios, como programación, seguimiento de reuniones, toma de notas, conexiones a servicios periféricos, selección de proveedores en la nube, etc.
  • Seguridad de usuarios, aplicaciones y datos : la capacidad de utilizar componentes avanzados de seguridad y privacidad para garantizar que ningún usuario o datos corporativos se trasladen más allá de las "islas" especificadas para garantizar el aislamiento y la protección, y que se dispone de autenticación y cifrado avanzados.
  • Soporte cognitivo para la extracción de datos : la capacidad de capturar y catalogar todos los datos relevantes que tienen lugar durante una reunión o colaboración informal, y ponerlos a disposición como fuente de conocimiento para la base de usuarios apropiada y / o organizaciones enteras. Capacidades avanzadas de inteligencia artificial para hacer esto y un proceso automatizado en lugar de manual.
Análisis para proporcionar comprensión del uso : analizar lo que funciona y lo que no funciona en la organización y modificar y mejorar las herramientas de colaboración disponibles según se justifique. Esto es clave para crear una estrategia de colaboración flexible.
Como ejemplo de una solución de colaboración mejorada, Cisco lanzó recientemente una versión actualizada de su producto WebEx y agregó una capacidad de asistente basada en inteligencia artificial, incluidos los productos de su reciente adquisición Voicea. Agregar su producto de reconocimiento de voz Voicea a sus capacidades de reunión le permite transcribir toda la reunión en minutos sin que una secretaria de grabación manual intente mantenerse al día con la conversación.

También proporciona una versión de la reunión que luego se puede buscar por palabras clave, lo que permite un mejor descubrimiento de los contenidos de la reunión corporativa. Y los usuarios pueden realizar consultas de Voicea para extraer información de la reunión incluso si no están presentes. Cisco afirma un aumento del 30 por ciento en la productividad de las reuniones y seis horas de ahorro de mano de obra como resultado.

Mantenerse seguro y privado
Otras mejoras de colaboración modernas que agregó Cisco incluyen mantener las claves de autenticación y cifrado locales en varios sitios para que las organizaciones internacionales no tengan que preocuparse por una infracción localizada que exponga las credenciales en toda la organización, y también cumplir mejor con las leyes de privacidad locales. Esto se puede ampliar para implementar repositorios de datos regionales aislados, así como para proteger mejor los datos corporativos.

Las herramientas de colaboración modernas no solo son necesarias para mejorar la experiencia del usuario interno, sino también un componente clave de las comunicaciones externas con los clientes. Ser capaz de aprovechar las herramientas de colaboración enfocadas internamente para extenderse a las interacciones con los clientes debería ser un criterio importante en la evaluación de qué proveedores satisfacen mejor las necesidades de la organización antes de la selección final de una solución. Por ejemplo, Cisco también ha concentrado algunos de sus esfuerzos con WebEx para convertirlo en una herramienta mejorada de interacción / gestión del cliente (su adquisición de CloudCherry) que se puede utilizar para aumentar los puntajes de calificación de los clientes de la organización.

El resultado final de la colaboración
Las empresas deben ser proactivas a la hora de agregar herramientas de colaboración para las nuevas necesidades de la fuerza laboral a medida que los millennials y los trabajadores suplementarios aumentan y se convierten en una parte más grande e importante del negocio. Las organizaciones que no brindan tales capacidades enfrentan una cantidad cada vez mayor de frustración de los empleados y una menor productividad de los usuarios, lo que resulta en una menor eficiencia de toda la empresa. En última instancia, ir más allá del simple correo electrónico y la mensajería interna a una estrategia de colaboración moderna será la diferencia para operar con éxito cualquier organización grande o pequeña.


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