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Smartsheet: una herramienta basada en hojas de cálculo para una gestión de proyectos sencilla

Compitiendo con herramientas de administración de tareas ampliamente utilizadas como Asana y Trello, Smartsheet ha ganado terreno en una amplia gama de empresas. Así es como funciona la aplicación basada en la nube y por qué es popular.


Smartsheet es una herramienta flexible de gestión del trabajo centrada en una hoja de cálculo diseñada para realizar un seguimiento de los proyectos en equipo. Lanzado en 2006, tiene 8 millones de usuarios (casi 1 millón de ellos de pago) y lo implementan casi 100.000 empresas, desde Google y Netflix hasta la Administración de Servicios Generales de EE. UU.

Su éxito se debe a su capacidad para atraer a una amplia gama de usuarios comerciales, específicamente gerentes de proyectos, según Chris Marsh, director de investigación de 451 Research, parte de S&P Global Market Intelligence. Para  Smartsheet de Bellevue, Washington , esto significa combinar un formato de hoja de cálculo familiar con capacidades de colaboración y administración del trabajo más completas.

¿Cómo funciona Smartsheet?

El trabajo en Smartsheet se centra en “hojas” que contienen información relacionada con un proyecto o proyectos en particular.  

Dentro de cada hoja, los usuarios pueden incluir una variedad de detalles relacionados con un proyecto, como una descripción, estado, fechas de vencimiento y qué trabajadores se han asignado para completar una tarea. Los usuarios también pueden adjuntar archivos, agregar comentarios, solicitar actualizaciones, entre otras opciones.

Hay varias formas de ver hojas, desde una vista de cuadrícula similar a una hoja de cálculo que ha sido durante mucho tiempo el enfoque del producto de Smartsheet hasta tarjetas estilo Kanban, diagramas de Gantt y vista de calendario.

Panel de Smartsheet
Hoja inteligente

Vista del panel de Smartsheet.

Los usuarios pueden generar informes personalizados que recopilan datos de fuentes dentro de varias hojas, lo que permite una descripción general de la actividad de ventas en un equipo, por ejemplo. Y se pueden crear paneles para proporcionar una descripción general de alto nivel de los datos dentro de las hojas, combinando widgets como gráficos, métricas e informes.

    Smartsheet ofrece una variedad de integraciones con otras aplicaciones de colaboración, productividad y negocios, incluidos  Microsoft Teams , Google Workspace , Atlassian Jira , ServiceNow y Salesforce .

    Las automatizaciones del flujo de trabajo se pueden configurar con una variedad de desencadenantes y acciones, como procesos de aprobación de varios pasos o notificaciones a colegas a través de Slack de una fecha límite inminente.

    Smartsheet también ofrece una plataforma sin código, WorkApps . Introducido en 2020, WorkApps permite a los usuarios crear aplicaciones simples al empaquetar información de hojas, formularios y paneles en una interfaz simple.

    Precios de Smartsheet

    Aunque Smartsheet ofrece una prueba gratuita de 30 días, no existe la opción freemium; todos sus niveles tienen un costo de suscripción mensual o anual. Los suscriptores individuales pagan $ 14 al mes (cuando se factura anualmente), ofreciendo acceso a todas las "vistas" de hojas, flujos de trabajo automatizados, WorkApps (solo acceso) y otras funciones, aunque hay un límite en la cantidad de hojas, informes y paneles.

    El nivel empresarial, a $ 25 por usuario por mes, aumenta la cantidad de hojas accesibles a 100 por usuario, elimina el límite en tableros e informes y ofrece características adicionales como la marca personalizada. 

    Los usuarios empresariales, que pueden negociar un plan de precios personalizado según la cantidad de usuarios y las necesidades específicas, obtienen acceso a la gama completa de controles de administración, como el inicio de sesión único y el control de acceso empresarial, y pueden crear aplicaciones de trabajo personalizadas.

    Aplicaciones de trabajo de Smartsheet
    Hoja inteligente

    La plataforma sin código de Smartsheet, WorkApps, permite a los usuarios crear sus propias aplicaciones simples.

    Un nuevo plan de precios premium, Smartsheet Advance , se presentó en el evento Engage de la compañía este verano. Disponible para clientes empresariales, Advance incluye tres niveles: Silver, Gold y Platinum, que brindan acceso a una variedad de funciones adicionales. Esto incluye la gestión granular sobre el intercambio de información; y la capacidad de cargar datos, sincronizar y compartir datos de Smartsheet con aplicaciones comerciales como Salesforce y Microsoft Dynamics 365.  

    ¿Qué sigue para Smartsheet?

    Aunque tiene similitudes con las aplicaciones de gestión de proyectos más tradicionales, Smartsheet es parte de una nueva generación de herramientas de gestión del trabajo que incluye Airtable, Asana, Monday.com, Workfront y Wrike. También se enfrenta a la competencia de los grandes actores tecnológicos, a saber, Microsoft y Google, que tienen productos similares.

    Smartsheet ocupó un lugar destacado en el informe reciente de la firma de analistas Forrester sobre herramientas de colaboración, " Forrester Wave: Herramientas de gestión del trabajo colaborativo, cuarto trimestre de 2020 ", con calificaciones sólidas para las capacidades de automatización. La visión del producto y la hoja de ruta de la empresa también se consideraron puntos fuertes.

    Smartsheet, que solicitó una oferta pública inicial en 2018, recaudando $ 150 millones, ha experimentado un fuerte crecimiento en los últimos años, ganando terreno con una variedad de organizaciones más pequeñas y de tamaño empresarial. Los ingresos alcanzaron los 385,5 millones de dólares en el año fiscal 2021, un aumento del 42% interanual, con las mayores ofertas de clientes individuales por valor de más de 3 millones de dólares. Los resultados financieros trimestrales más recientes de la compañía mostraron un aumento del 68% entre los clientes que gastan $ 100,000 al año, una indicación del amplio uso dentro de las organizaciones.

    La compañía ha estado expandiendo su fuerza laboral rápidamente; ahora cuenta con más de 2100 empleados, frente a los 460 a principios de 2017.

    Y en otra señal de madurez, Smartsheet se ha vuelto cada vez más adquisitivo, comprando cuatro empresas desde su OPI, incluida Brandfolder, un proveedor de software de gestión de activos digitales, por 155 millones de dólares el año pasado.



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