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Mensajería de video asíncrona: otra ruta hacia el trabajo remoto productivo

La mensajería de video aporta un nuevo giro a las comunicaciones asincrónicas y podría ayudar a las empresas a conectar al personal de manera más eficaz a medida que continúan las estrategias híbridas de trabajo remoto después de la pandemia.


Las videoconferencias resultaron cruciales para conectar a los trabajadores remotos durante la pandemia de Covid-19, replicando las conversaciones cara a cara incluso cuando las oficinas estaban cerradas. Pero estas comunicaciones en tiempo real también tienen inconvenientes, ya que los trabajadores remotos enfrentan horarios llenos de videoconferencias consecutivas y tratan de atrapar a colegas que pueden estar a varias zonas horarias de distancia.

Como resultado, un número creciente de proveedores de software de colaboración ahora está promocionando la mensajería de video “asincrónica” (o asincrónica) como una opción para ayudar a que la comunicación en el lugar de trabajo sea menos exigente. La idea es que, en lugar de programar una videollamada, los colegas pueden pregrabar un mensaje corto de video (o audio) para enviar a sus colegas que pueden ver el clip cuando sea conveniente. Esto es particularmente útil para equipos distribuidos en diferentes zonas horarias, evitando la necesidad de organizar reuniones en momentos incómodos y para el personal con horarios flexibles.

“Lo que estamos viendo son más micro oportunidades para que los grupos mantengan el conocimiento de la situación del grupo”, dijo Mike Gotta, vicepresidente de investigación de Gartner. "La mensajería asincrónica nos da otra opción ... En lugar de que mi equipo esté en línea para tener una reunión y un descanso de cinco minutos, puedo publicar un mensaje que diga: 'Este es nuestro estado' y luego comenzar".

Ya en uso por los consumidores, las funciones de video asíncrono para el lugar de trabajo llegan aparentemente todas las semanas. Slack comenzó a implementar su función Clips el mes pasado ; permite a los usuarios enviar grabaciones breves de video, audio y pantalla compartida a sus colegas. Y Cisco presentó recientemente VidCast , que proporciona una funcionalidad similar.

Cisco VidCast
Cisco

VidCast de Cisco presentó recientemente.

La lista está creciendo: Zoom, GoToMeeting y Dropbox anunciaron funciones de mensajería de video en las últimas semanas, y las aplicaciones de administración del trabajo Asana y Trello agregaron funcionalidades similares a sus plataformas a través de aplicaciones de terceros a principios de este año. Numerosas empresas emergentes también están abordando el video asíncrono. Incluyen Loom, una startup de mensajería de video que ha recibido más de $ 200 millones en fondos desde su lanzamiento en 2016, con 12 millones de usuarios; Claap; easyUp; Superior a lo normal; y Weet, por nombrar solo algunos.

El reciente interés en el video asíncrono en el lugar de trabajo puede verse, en parte, como una reacción al auge del video durante la pandemia. Muchas organizaciones “dieron un giro enorme” hacia la colaboración en tiempo real con videoconferencias y conferencias, lo que tuvo efectos adversos en muchos trabajadores, dijo Angela Ashenden, analista principal de CCS Insight. “El crecimiento de lo asincrónico es una comprensión de que necesitamos administrar mejor nuestras cargas de trabajo”, dijo.

    Telar asincrónico
    Telar

    Loom, una startup de mensajería de video, tiene unos 12 millones de usuarios.

    ¿Qué son las comunicaciones asincrónicas?

    La comunicación asincrónica no es nueva; el término simplemente describe las comunicaciones entre dos o más personas que no requieren una respuesta inmediata del destinatario.

    “El mercado de la colaboración fluye y refluye en términos de cambio de colaboración en equipo a social y en persona, en tiempo real a tiempo no real; eso ha sucedido mucho a lo largo de los años ”, dijo Ashenden.

    El correo electrónico es un ejemplo común obvio, mientras que las aplicaciones de gestión del trabajo, las pizarras digitales, los wikis y las redes sociales empresariales admiten el mismo enfoque. Los mensajes de video se han convertido en el enfoque más reciente, agregando la expresividad de la comunicación verbal en persona de la que carece el correo electrónico, por ejemplo.

    Las comunicaciones asincrónicas son el contrapunto de las comunicaciones "síncronas" en tiempo real, como una llamada telefónica o de video, o incluso una conversación rápida por mensaje instantáneo. Hay ventajas y desventajas en cada enfoque, aunque algunas empresas se han convertido en defensores de las comunicaciones asincrónicas para los trabajadores del conocimiento remoto.

    Mensajería de video de Asana
    Asana

    Asana Video Messaging proporciona comunicaciones de video asíncronas.

    "La comunicación asincrónica es un diferenciador significativo en un mundo donde las empresas son cada vez más remotas", dice la empresa de software Gitlab en un manual que describe su iniciativa "Async 3.0".

    Para GitLab, que favorece la comunicación asíncrona siempre que sea posible para su fuerza de trabajo totalmente remota de 1.300 empleados, existen numerosos beneficios. Incluyen comunicaciones más reflexivas y bien documentadas, así como una reducción del estrés y una mayor autonomía para los trabajadores.

    "En una empresa asincrónica, los miembros del equipo reciben la agencia para hacer avanzar los proyectos en un cronograma que les convenga", afirma el manual de GitLab. “En GitLab medimos resultados, no horas. Esto significa que las personas son libres de lograr resultados cuando mejor les convenga ".

    Las comunicaciones asincrónicas también se adaptan a los diferentes estilos de comunicación de las personas dentro de un equipo, dijo Ashenden. “Algunas personas están más preparadas para hablar en entornos grupales y otras no”, dijo. “Si tienes personas introvertidas que no necesariamente hablan, una herramienta asincrónica les da el espacio para ofrecer su opinión sin tener que hacerlo públicamente; simplemente créelo y compártalo con el grupo ".

    Eso no quiere decir que la comunicación asíncrona sea siempre un mejor enfoque para los equipos remotos.

    Video de Microsoft Teams
    Microsoft

    Las comunicaciones en tiempo real, como las que se ofrecen a través de Microsoft Teams, son mejores para obtener respuestas rápidas.

    Las comunicaciones en tiempo real pueden adaptarse mejor a las conversaciones de ritmo rápido, como la respuesta a incidentes donde se necesita una respuesta urgente. También es más fácil establecer una buena relación entre colegas cuando se comunica en tiempo real. Los problemas generalmente se resuelven más rápido, sin sobrecargar a los usuarios con correos electrónicos o mensajes de video para ver y potencialmente responder. Y para los roles de cara al cliente en los que se espera una respuesta inmediata, la comunicación sincrónica es prácticamente una necesidad.

    La desventaja de async

    Los mensajes de video asincrónicos, específicamente, tienen inconvenientes, particularmente si las empresas van a adoptar las funciones de manera generalizada en sus negocios. “Obtener docenas de videoclips en mi bandeja de entrada para leerlos es potencialmente tan sobrecargada de información como muchos mensajes de texto”, dijo Ashenden.

    Para los equipos de TI, otro modo de interacción crea más complejidad en las comunicaciones de los empleados y el intercambio de datos. “La pregunta es, si soy una organización de TI o incluso un empresario, ¿estoy aumentando mi área de superficie de riesgo para el cumplimiento del descubrimiento porque esta fragmentación continúa proliferando”, dijo Gotta, refiriéndose a la posible introducción de aplicaciones de mensajería de video.

    Al mismo tiempo, la línea entre las comunicaciones sincronizadas y asincrónicas se ha difuminado significativamente.

    Esto es cierto para las aplicaciones de chat en equipo como Slack y Teams, que se pueden usar de diferentes maneras, pero también con las herramientas tradicionales de comunicación por video que han evolucionado para funcionar de forma asincrónica hasta cierto punto.

    Por ejemplo, las transcripciones automáticas de videollamadas permiten a los colegas ausentes ponerse al día con las conversaciones en tiempo real que se perdieron. “Algunas de las soluciones de reuniones para videoconferencias ya no las tratan como una simple reunión”, dijo Christopher Trueman, analista principal de Gartner. “También se crean muchas garantías en torno a esa reunión, y muchas de ellas se entregan de forma asincrónica después de la reunión en sí”. 

    En última instancia, lo que es importante para la mayoría de las organizaciones es permitir que los equipos y las personas se comuniquen en su estilo preferido, cualquiera que sea ese enfoque o combinación de enfoques. Aunque tiene límites, la mensajería de video asíncrona simplemente ofrece otra ruta para lograrlo.

    “Ya sea sincrónico o asincrónico, ya sea en persona o no, basado en video o texto, necesitamos incorporar esos [modos de comunicación] en la imagen”, dijo Ashenden. “Algunas personas se inclinarán más hacia uno de los diversos extremos que hacia otro. Pero... tenemos que aceptarlo todo, porque esa es la forma en que nos comunicamos como humanos: tienes que aceptar esa variación ".



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