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4 formas de compartir archivos y carpetas desde OneDrive

 OneDrive es el servicio en la nube de Microsoft para almacenar y compartir archivos. Puede almacenar documentos comerciales, presentaciones, imágenes, videos, sus carpetas personales y muchos otros tipos de elementos. Puede compartir cualquier cosa desde OneDrive usando la aplicación OneDrive para Windows, iOS, Android, etc. Sin embargo, también puede compartir cosas desde el sitio web de OneDrive, en cualquier navegador web que desee usar. Si desea saber cómo compartir algo en OneDrive , así es como se hace:

1. Cómo compartir archivos y carpetas desde OneDrive, desde una PC con Windows 10

El uso compartido de OneDrive en Windows 10 funciona de la misma manera, independientemente de si desea compartir archivos o carpetas. En primer lugar, use el Explorador de archivos para abrir su carpeta OneDrive . Navegue hasta los archivos o carpetas que desea compartir y selecciónelos.

Seleccionar archivos y carpetas en la carpeta OneDrive
Seleccionar archivos y carpetas en la carpeta OneDrive

Haga clic con el botón derecho o mantenga presionado los elementos seleccionados. En el menú contextual, haga clic o toque Compartir .

La opción Compartir en el menú contextual
La opción Compartir en el menú contextual

Después de presionar Compartir , aparece una ventana con varias opciones para compartir, como la que se ilustra a continuación.

La ventana Compartir elementos
La ventana Compartir elementos

Lo primero que puede configurar es si las personas con las que los comparte pueden editar los archivos y carpetas seleccionados. De forma predeterminada, "Cualquiera con el enlace puede editar" , lo que significa que, si continúa con el uso compartido, los elementos pueden ser editados por las personas con las que está compartiendo.

Cualquiera con el enlace puede editar
Cualquiera con el enlace puede editar

Si no desea que las personas puedan editar los archivos y carpetas que está compartiendo, haga clic o toque "Cualquiera con el enlace puede editar" . Luego, OneDrive le brinda acceso a algunas opciones para compartir, incluida una llamada "Permitir edición" . Desmarque "Permitir edición" y aquellos que accedan a sus elementos solo podrán verlos en lugar de editarlos.

Permitir editar
Permitir editar

Las otras dos opciones útiles que están presentes aquí le permiten establecer una fecha de vencimiento y una contraseña para los elementos que está compartiendo. Sin embargo, sepa que estas dos opciones están disponibles solo para los suscriptores de los planes pagos de OneDrive o Microsoft 365. No están disponibles para usuarios del plan básico gratuito de OneDrive.

Para establecer una fecha de vencimiento, haga clic o toque en "Establecer fecha de vencimiento" y luego seleccione la fecha hasta que desee que la acción sea válida. Para obtener más detalles sobre cómo funciona esto, lea Cómo compartir desde OneDrive usando enlaces temporales, en Windows, Android o un navegador web .

Fecha de caducidad
Fecha de caducidad

Para establecer una contraseña para los elementos compartidos, haga clic o toque en "Establecer contraseña" y escriba la contraseña que desea utilizar. Recuerde decirles la contraseña a las personas con las que comparte los archivos y carpetas.

Contraseña para los elementos compartidos
Contraseña para los elementos compartidos

Una vez que haya configurado todo como deseaba, presione Aplicar .

Aplicar la configuración para compartir
Aplicar la configuración para compartir

El siguiente paso es elegir cómo desea compartir los elementos seleccionados. Hay varias maneras de hacer eso. La primera forma es especificar las personas con las que compartir los elementos directamente. En el campo "Ingrese un nombre o correo electrónico" , comience a escribir el nombre o la dirección de correo electrónico de alguien a quien desea que le dé acceso a sus archivos.

Ingrese un nombre o dirección de correo electrónico
Ingrese un nombre o dirección de correo electrónico

Si se encuentra en sus contactos, haga clic o toque su dirección de correo electrónico. De lo contrario, escriba la dirección de correo electrónico completa y presione Entrar en su teclado. Tenga en cuenta que puede repetir este proceso hasta que haya agregado todos los destinatarios de los elementos compartidos.

Agregar personas a la lista para compartir
Agregar personas a la lista para compartir

Si lo desea, también puede "Agregar un mensaje" para los destinatarios de sus archivos y carpetas, pero eso es opcional.

Nota rápida enviada a las personas que reciben acceso para compartir
Nota rápida enviada a las personas que reciben acceso para compartir

Luego, haga clic o toque Enviar y OneDrive transmite inmediatamente los mensajes de correo electrónico con el enlace a los elementos compartidos a todas las personas que ha especificado anteriormente.

Envío del enlace para compartir
Envío del enlace para compartir

También puede compartir usando un enlace que puede copiar y pegar en cualquier lugar que desee: correo electrónico, un mensaje en Facebook, Skype, etc. Para hacerlo, haga clic o toque "Copiar enlace" .

Copiar enlace para los elementos compartidos
Copiar enlace para los elementos compartidos

OneDrive genera un enlace que conduce a los archivos y carpetas compartidos. Presione el botón Copiar y el enlace se copiará en el portapapeles . Luego puede pegar (Ctrl + V) ese enlace en cualquier lugar que desee.

The Copy button
El botón Copiar

También hay una tercera forma de compartir elementos desde su OneDrive . En lugar de usar direcciones de correo electrónico o copiar el enlace generado por OneDrive , en la ventana Compartir elementos , puede hacer clic o tocar en Más aplicaciones .

The More Apps button
El botón Más aplicaciones

Esto es útil si desea compartir los elementos seleccionados a través de otros medios disponibles en Windows 10, como usar Bluetooth, Wi-Fi o aplicaciones disponibles en su PC. Para saber cómo funciona esta función, lea esta guía: 7 formas de compartir archivos y carpetas desde el Explorador de archivos .

Sharing OneDrive items using other means available in File Explorer
Compartir elementos de OneDrive utilizando otros medios disponibles en el Explorador de archivos

Eso es. Independientemente de cómo elija compartir archivos o carpetas desde su OneDrive , las personas que recibieron el enlace a ellos ahora pueden acceder a ellos.

2. Cómo compartir archivos y carpetas desde OneDrive usando un teléfono inteligente o tableta Android

OneDrive ofrece una excelente aplicación para Android, que puede usar no solo para cargar y acceder a sus archivos y carpetas en la nube, sino también para compartirlos con otros. Si desea compartir elementos de su OneDrive , abra la aplicación en su teléfono inteligente o tableta, navegue hasta esos archivos y / o carpetas y selecciónelos. Para hacer eso, tóquelos y manténgalos presionados.

Seleccionar archivos y carpetas en OneDrive para Android
Seleccionar archivos y carpetas en OneDrive para Android

Una vez que haya seleccionado los elementos, toque el botón Compartir en la parte superior de la pantalla.

El botón Compartir
El botón Compartir

Aparecerá un cuadro de diálogo llamado Compartir como el siguiente.

Las opciones para compartir
Las opciones para compartir

En primer lugar, elija si las personas con las que comparte los elementos “Pueden editarlos” o “Pueden verlos  . Si elige este último, los archivos y carpetas que comparte no pueden ser modificados por nadie más que usted mismo.

Elegir otorgar acceso de edición o de solo lectura
Elegir otorgar acceso de edición o de solo lectura

Si está suscrito a Microsoft 365, también puede establecer el tiempo durante el que se comparten los elementos. Para hacer eso, toque "Establecer vencimiento" . Para obtener más detalles sobre esta función, lea esta guía: Cómo compartir desde OneDrive mediante enlaces temporales, en Windows, Android o un navegador web .

Establecer vencimiento para la acción
Establecer vencimiento para la acción

Una vez que haya ajustado la configuración anterior a su gusto, es hora de compartir los archivos y carpetas seleccionados. La primera forma en que puede hacerlo es tocando el botón "Copiar enlace" . Esto crea un enlace a los elementos, que luego puede pegar en cualquier correo electrónico, mensaje de texto SMS, sala de chat de WhatsApp, etc.

El botón Copiar enlace
El botón Copiar enlace

Otra forma de compartir archivos y carpetas usando OneDrive en Android es invitando a las personas a acceder a ellos. Para hacerlo, toque el botón "Invitar personas" .

El botón Invitar personas
El botón Invitar personas

Luego, puede escribir las direcciones de correo electrónico de las personas con las que desea compartir los elementos. Para hacerlo más fácil, puede permitir que OneDrive "muestre sugerencias de los contactos de este dispositivo" . Si lo permite, puede acceder a los contactos de su teléfono y buscar personas mientras escribe sus nombres en el campo "Agregar correo electrónico para compartir" .

Mostrar sugerencias de contactos en este dispositivo
Mostrar sugerencias de contactos en este dispositivo

Si elige habilitar la búsqueda de contactos en su teléfono, Android le pedirá que "Permita que OneDrive acceda a sus contactos" . Toque Permitir si desea que esta función funcione.

Permitir que OneDrive acceda a los contactos del teléfono
Permitir que OneDrive acceda a los contactos del teléfono

Una vez que haya agregado a todas las personas con las que compartir sus elementos, tendrá acceso a algunas otras configuraciones. Puede elegir nuevamente si desea "Permitir la edición" de los archivos y carpetas que comparte, "Requerir inicio de sesión para acceder" (las personas con las que está compartiendo elementos deben iniciar sesión en sus cuentas de Microsoft para acceder a ellos), y “Agregar una nota rápida” (un mensaje corto que puede enviar a las personas a las que invita a acceder a sus archivos y / o carpetas). Cuando haya terminado, toque el botón Enviar en la esquina superior derecha de la pantalla.

Configurar el recurso compartido en OneDrive
Configurar el recurso compartido en OneDrive

Un tercer método para compartir elementos desde su OneDrive es a través de Outlook . Si toca este botón, OneDrive abre la aplicación Outlook en su dispositivo Android y crea automáticamente un mensaje que contiene el enlace a los archivos y carpetas compartidos. Luego, puede enviarlo a cualquier persona a quien desee para que le dé acceso a los archivos y carpetas que ha seleccionado de su OneDrive . Tenga en cuenta que, si no tiene la aplicación Outlook en su dispositivo, al tocar este botón lo lleva a Play Store para instalarlo.

Enviar el enlace para compartir con Outlook
Enviar el enlace para compartir con Outlook

Finalmente, el último método para compartir los archivos y carpetas de su OneDrive es usando algunas de las aplicaciones y funciones disponibles en su dispositivo Android. Deslízate desde la parte inferior de la pantalla para verlos todos.

Las opciones que obtiene aquí dependen de las aplicaciones que haya instalado y de las funciones que tenga su dispositivo Android. Sin embargo, independientemente de cuál elija usar, todos funcionan al crear automáticamente un enlace para compartir que se envía a otras personas que usan la aplicación o función que ha tocado.

Otras opciones para compartir archivos y carpetas de OneDrive en Android
Otras opciones para compartir archivos y carpetas de OneDrive en Android

3. Cómo compartir archivos y carpetas desde OneDrive usando un iPhone o iPad

Abra la aplicación OneDrive en su iPhone o iPad. Navegue hasta los elementos que desea compartir y selecciónelos. Puede hacerlo tocando y manteniendo presionados los archivos y / o carpetas que desea compartir. Luego, toque el botón Compartir en la esquina superior derecha de la pantalla.

El botón Compartir de OneDrive para iOS
El botón Compartir de OneDrive para iOS

Esto abre una ventana emergente con acciones que puede realizar, como en la captura de pantalla a continuación.

Acciones disponibles en OneDrive para iOS
Acciones disponibles en OneDrive para iOS

Obtiene una serie de opciones para compartir los archivos y carpetas usando funciones o aplicaciones como AirDrop, Mensajes o Correo . Si no desea ajustar ninguna configuración sobre cómo se comparten los elementos, toque la aplicación o función que desea usar. Eso crea instantáneamente un enlace a sus artículos, que puede enviar usando la aplicación o función que ha seleccionado. Sin embargo, tenga en cuenta que, de forma predeterminada, los elementos compartidos pueden ser editados por las personas que tienen acceso a ellos, lo que es posible que no desee.

Compartir opciones en OneDrive para iOS
Compartir opciones en OneDrive para iOS

Si desea compartir los archivos y carpetas seleccionados para que las personas que tienen acceso a ellos solo puedan verlos, arrastre el panel de actividades hacia arriba y toque "Solo ver" .

Choosing to give View Only access to the shared items
Elegir otorgar acceso de solo lectura a los elementos compartidos

Si está suscrito a Microsoft 365 , también puede establecer una fecha de vencimiento para los elementos compartidos. Para eso, toque Configuración de enlace y elija durante cuánto tiempo se comparten los elementos.

Link Settings for the shared items
Configuración de enlaces para los elementos compartidos

Si no desea compartir los archivos y carpetas seleccionados con cualquiera de las aplicaciones o funciones que se muestran al comienzo del panel de actividades, puede usar la opción "Copiar enlace" . Esto crea automáticamente un enlace a los elementos seleccionados de su OneDrive , que luego puede pegar en cualquier lugar que desee: en un mensaje de texto, un correo electrónico, incluso en un sitio web.

Copy Link
Copiar link

Otra opción para compartir archivos y / o carpetas desde su OneDrive fácilmente es "Correo electrónico en Outlook" . Al tocar esta opción, se abre automáticamente la aplicación Outlook en su iPhone o iPad y se crea un mensaje de correo electrónico con el enlace a los elementos de OneDrive seleccionados Sin embargo, si no usa Outlook o no tiene la aplicación instalada, elegir esta opción hace que OneDrive abra la App Store para que instale Outlook en su iPhone o iPad.

Email in Outlook
Correo electrónico en Outlook

Otra forma de compartir archivos o carpetas desde su OneDrive es "Invitar personas" .

Invitar a la gente
Invitar a la gente

Esto abre un nuevo panel desde el que puede escribir direcciones de correo electrónico o seleccionar los contactos con los que desea compartir los archivos y / o carpetas.

Escribir las direcciones de correo electrónico donde enviar el enlace para compartir
Escribir las direcciones de correo electrónico donde enviar el enlace para compartir

Para seleccionar personas de sus contactos, toque + más .

Agregar personas de tus contactos
Agregar personas de tus contactos

Luego, comience a escribir el nombre de la persona y, cuando la encuentre, toque su nombre.

Agregar personas a la lista de invitaciones para compartir
Agregar personas a la lista de invitaciones para compartir

Si desea agregar más personas, repita el proceso. Luego, seleccione las Opciones que prefiera: "Permitir la edición" (las personas pueden cambiar sus archivos y carpetas) , "Requerir inicio de sesión para acceder" (las personas deben iniciar sesión con sus cuentas de Microsoft antes de acceder a sus elementos) y " Agregar vencimiento ” (establece el tiempo durante el cual se comparten los elementos; esta opción está disponible solo si está suscrito a Microsoft 365 ).

Opciones para la acción
Opciones para la acción

Cuando haya terminado, toque el botón Agregar en la esquina superior derecha de la pantalla y sus elementos se compartirán con las personas que especificó.

Compartir los elementos de OneDrive con las personas seleccionadas
Compartir los elementos de OneDrive con las personas seleccionadas

Eso es todo: estas eran las formas en las que puede compartir archivos y / o carpetas usando la aplicación OneDrive para iOS.

4. Cómo compartir archivos y carpetas desde OneDrive usando un navegador web

También puede compartir archivos y carpetas desde su OneDrive utilizando el sitio web de OneDrive . Inicie sesión, navegue hasta los archivos y / o carpetas que desea compartir y selecciónelos. Puede hacerlo moviendo el cursor del mouse sobre sus nombres y marcando las casillas que se muestran en sus esquinas superiores derecha (en la vista de mosaico) o la izquierda de su nombre (en la vista de lista). Luego, haga clic o toque Compartir en la barra de herramientas en la parte superior de la página.

El botón Compartir
El botón Compartir

Después de presionar Compartir , se muestra una nueva ventana con varias opciones para compartir. De forma predeterminada, "Cualquiera con el enlace puede editar" los archivos y / o carpetas compartidos. Esto significa que, si continúa compartiendo, las personas con las que está compartiendo los elementos pueden editarlos.

Si está de acuerdo con esto, puede ingresar los nombres o las direcciones de correo electrónico de las personas a las que desea dar acceso a sus elementos, y también puede "Agregar un mensaje", pero eso es opcional. Luego, presione el botón Enviar y las personas que haya elegido recibirán un mensaje de correo electrónico con el enlace a sus elementos de OneDrive .

Enviar el enlace para compartir a las personas
Enviar el enlace para compartir a las personas

Alternativamente, puede hacer clic / tocar en "Copiar enlace" en la parte inferior del cuadro de diálogo. Eso coloca un enlace a los archivos y / o carpetas seleccionados en su portapapeles, que luego puede pegar en cualquier lugar que desee: en un mensaje de correo electrónico, en un mensaje de texto, en un sitio web, etc.

Copiar link
Copiar link

Si no desea que todos los que tengan el enlace puedan editar sus archivos y / o carpetas compartidos, haga clic o toque en "Cualquiera con el enlace puede editar" .

Cualquiera con el enlace puede editar
Cualquiera con el enlace puede editar

Luego, puede desmarcar la casilla "Permitir edición" para que el enlace generado por OneDrive no otorgue acceso de edición a sus archivos y / o carpetas compartidos. De esta manera, solo pueden ver sus elementos, pero no pueden cambiarlos.

Deshabilitar la opción Permitir edición
Deshabilitar la opción Permitir edición

Además, si es un suscriptor de Microsoft 365 , también puede "Establecer [una] fecha de vencimiento" y "Establecer [una] contraseña" para los elementos compartidos.

Establecer fecha de vencimiento y Establecer contraseña
Establecer fecha de vencimiento y Establecer contraseña

Una vez que haya cambiado esta configuración como lo deseaba, presione el botón Aplicar .

Aplicar la configuración para compartir
Aplicar la configuración para compartir

Esto lo lleva de regreso a la ventana emergente para compartir que le mostramos al comienzo de esta sección.

¿Cuál es su método para compartir OneDrive favorito?

Nosotros, en Digital Citizen, usamos OneDrive a diario y también compartimos documentos, imágenes, carpetas y todo tipo de archivos. Lo hacemos tanto por trabajo como por diversión, según el contexto. Antes de cerrar este tutorial, tenemos curiosidad por saber qué comparte en OneDrive con otros: ¿Son documentos de trabajo? ¿Son fotografías de tus amigos y familiares?

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