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La mejor manera de organizar sus correos electrónicos: simplemente archívelos

 

Bandeja de entrada de correo electrónico en una computadora portátil

Recomendamos usar OHIO (Solo manejarlo una vez) para clasificar sus correos electrónicosUna parte esencial de OHIO es archivar los correos electrónicos que necesita conservar, ¡sáquelos de su bandeja de entrada! He aquí por qué el archivo es fundamental y por qué no debería preocuparse por las carpetas.

Por qué necesita archivar sus correos electrónicos

Un resumen rápido de nuestro artículo de OHIO: su bandeja de entrada no es un archivo, una papelera, un archivador o un vertedero. ¡Es una bandeja de entrada!

Cuando tienes cientos o miles de correos electrónicos en tu bandeja de entrada, se entierran rápidamente. Fuera de la vista está fuera de la mente. Es mucho más difícil encontrar correos electrónicos específicos, hace que su cliente de correo funcione más lentamente (incluso si accede a su correo electrónico a través de un navegador como Gmail) y puede agotar su almacenamiento si usa Outlook o Apple Mail en su teléfono.

La conclusión: no tiene sentido mantener todos sus correos electrónicos en su bandeja de entrada y hay muchas buenas razones para no hacerlo.

Con eso en mente, debe manejar un correo electrónico (responderlo / reenviarlo, convertirlo en una tarea, programar una reunión) y luego eliminar el correo electrónico o archivarlo. Así es como debes hacerlo.

Dónde debe archivar sus correos electrónicos

Sus correos electrónicos deben ir a una carpeta de archivo. No deberían entrar en uno de los cientos de carpetas cuidadosamente organizadas; deben ir a una carpeta de archivo.

Una sola carpeta de archivo

Esa es una declaración bastante audaz, por lo que se necesita un poco de justificación.

En primer lugar, la creación y el mantenimiento de una jerarquía de carpetas requiere tiempo, tiempo que sería mejor emplear en el manejo de sus correos electrónicos. En segundo lugar, puede tomar un poco de esfuerzo decidir dónde debe ir un correo electrónico: ¿un correo electrónico de su colega sobre el motivo por el que podría no cumplir con la fecha límite del proyecto va a la carpeta de ese proyecto? ¿La carpeta de esa persona? ¿Una carpeta de lecciones aprendidas? Y la toma de decisiones requiere mucho tiempo y es agotadoraPor último, puede ser tremendamente difícil encontrar correos electrónicos en una fecha posterior cuando podrían estar en cualquiera de varias carpetas, y cada carpeta tiene cientos de correos electrónicos.

Un solo archivo facilita la transferencia de sus correos electrónicos desde su bandeja de entrada porque no tiene que emplear ningún recurso de pensamiento o toma de decisiones. Simplemente maneja el correo y lo mueve a su archivo. No podría ser más simple, y cuando intenta mantenerse al tanto de un flujo interminable de correos electrónicos, desea que su proceso sea lo más simple y fácil posible. Cada dificultad o irritación se magnifica a escala, por lo que algo que sea una molestia menor o una pérdida de tiempo para un correo electrónico será una gran molestia y una pérdida de tiempo para cientos de correos electrónicos.

Para algunas personas, esto será un alivio bienvenido a la tortura de una estructura de carpetas, pero otras personas necesitarán respirar en una bolsa de papel ante la sola idea de perder su estructura de carpetas hermosa , lógica, intrincada y cuidadosamente diseñada Si ese es usted, entonces, desafortunadamente, esto será difícil de tragar. Reconocemos su dolor, incluso cuando estamos seguros de que los beneficios a largo plazo de un solo archivo compensarán con creces el dolor a corto plazo de cambiar su sistema.

Cómo archivar sus correos electrónicos a granel

Probablemente parezca evidente que para archivar sus correos electrónicos solo necesita moverlos a su carpeta Archivo, y tiene razón en eso. Pero si tiene cientos o miles de correos electrónicos en su bandeja de entrada, moverlos individualmente le parecerá bastante abrumador. Idealmente, necesita encontrar una manera de moverlos a granel.

Si está utilizando un cliente como Microsoft Outlook o Apple Mail, es fácil seleccionar correo de forma masiva. Haga clic en un correo electrónico en su bandeja de entrada, desplácese hacia abajo, presione la tecla MAYÚS en su teclado y seleccione otro correo electrónico. Se seleccionarán todos los correos electrónicos entre el primero y el segundo. Puede arrastrarlos y soltarlos en su carpeta de archivo o usar el botón Archivar. Al igual que el ícono de disquete que se usa para representar Guardar, hay un ícono de Archivo estándar que se parece a una caja de archivo de cartón tradicional. Esto se encuentra tanto en Outlook como en Apple Mail (tanto las aplicaciones cliente como las aplicaciones móviles) para el botón Archivar.

El botón Archivar en la cinta de Outlook El botón Archivar en Apple Mail

Si está utilizando el cliente de Outlook, también puede crear una acción de Paso rápido que marque todos los correos electrónicos seleccionados como leídos y los mueva a la carpeta Archivo con un clic de botón (o atajo de teclado).

Si ha decidido comenzar de nuevo, siempre puede seleccionar todos los correos electrónicos en su bandeja de entrada usando el atajo de teclado Ctrl + A (Comando + A en una Mac) y archivándolos. No podemos decirle si eso es lo correcto, pero ciertamente obtendrá una bandeja de entrada vacía muy rápidamente.

En una interfaz web como Gmail, puede seleccionar una página a la vez haciendo clic en la casilla de verificación en la parte superior de la página.

La casilla de verificación de selección de Gmail

Una vez que haya seleccionado los correos electrónicos, haga clic en Archivar para moverlos.

El botón Archivo de Gmail

No hay un atajo de teclado para seleccionar todos los correos electrónicos en su bandeja de entrada de Gmail (aunque * + a seleccionará todos los correos electrónicos en la página) pero cuando haya seleccionado todos los correos electrónicos en la página, aparecerá una barra de mensajes encima de los correos electrónicos. dándole la opción de seleccionar todos los correos electrónicos en su bandeja de entrada.

El enlace para seleccionar todos los correos electrónicos en su bandeja de entrada de Gmail

Haga clic en este enlace para seleccionar todos los correos electrónicos en su bandeja de entrada. La barra de mensajes cambiará para permitirle cancelar la selección.

El enlace para borrar la selección de todos los correos electrónicos en su bandeja de entrada de Gmail

¿Cuántos correos electrónicos debe archivar?

La cantidad de correos electrónicos que desea archivar a la vez realmente depende de usted. Como dijimos antes, tener una bandeja de entrada vacía es, en el mejor de los casos, temporal y, en el peor, casi imposible. No tienes el control de lo que llega a tu bandeja de entrada, porque cualquier persona con tu dirección puede enviarte algo. Entonces, incluso si logra vaciar su bandeja de entrada, no permanecerá vacía. Dicho esto, no es un mal objetivo al que apuntar porque tener una bandeja de entrada vacía, incluso por poco tiempo, definitivamente quita un poco de presión sobre sus hombros. Pero no quedará vacío , por lo que administrar su correo electrónico es un proceso, no un objetivo. Y, por supuesto, no tiene que archivar un correo electrónico si no necesita conservarlo, puede eliminarlo; es una excelente opción para ahorrar espacio.

Por lo tanto, en lugar de centrar todos sus esfuerzos en archivar (o eliminar) todos los correos electrónicos de su bandeja de entrada, concéntrese en objetivos alcanzables que reducirán el estrés de su correo electrónico. Solo usted sabe qué reducirá el estrés de su correo electrónico, pero los objetivos de ejemplo son:

  • No queda correo de alta prioridad al final del día
  • No hay correo con más de dos días hábiles en su bandeja de entrada
  • No hay correo de su personal / gerente / clientes (elimínelos según corresponda) al final de la semana

Averigüe qué correo electrónico le causa más estrés. Maneje y archive (o elimine) esos correos electrónicos como una prioridad.

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