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6 soluciones rápidas para problemas comunes de Google Docs


Érase una vez, un procesador de texto era poco más que un lienzo en blanco para sus reflexiones transmitidas por los dedos: abría el programa, escribía lo que quisiera y, bueno, eso era más o menos.

En estos días, tratar con documentos se ha convertido prácticamente en un arte. Y aunque Google Docs se encuentra entre las opciones más accesibles que existen (paginación de Microsoft Office Ribbon ...), el servicio ha crecido sorprendentemente en varias capas últimamente.

En su mayor parte, eso es algo bueno. En general, Docs sigue siendo bastante fácil de usar y tiene un impacto más que suficiente para la mayoría de los propósitos comunes de procesamiento de texto. Pero a veces, las capas de complejidad pueden provocar dolores de cabeza del tamaño de una nube que son cualquier cosa menos ligeros y esponjosos.

(Tenga en cuenta que la mayoría de los problemas descritos aquí son específicos de la interfaz web de Docs para navegadores de escritorio, que es mucho más completa y compleja que las aplicaciones móviles equivalentes del servicio).

Problema n. ° 1 de Google Docs: editar arrepentimiento

Los documentos a menudo representan horas y horas de trabajo precioso y, una vez que se han ido, las ideas no siempre son fáciles de recuperar. Entonces, ¿qué sucede si un miembro de su equipo (que puede o no ser, eh, usted) hace un cambio en un documento de Google Docs que luego se da cuenta de que fue un error?

Claro, existe el comando Deshacer universal: Ctrl-Z (o ⌘-Z, en una Mac), que también se puede encontrar en el menú Editar de Docs, pero eso solo funciona si usted es quien hizo la edición en cuestión y si lo hicieras . Si alguien más tiene la culpa, si se ha alejado del documento desde que se realizó el cambio, o si ha realizado un montón de otros cambios desde entonces que desea conservar, Deshacer no le hará ningún daño. lamida de bien.

    Así que aquí está la solución: recuerde confiar en el sólido sistema de historial de versiones de Docs. Puede encontrarlo en el menú Archivo o usando el método abreviado de teclado Ctrl-Alt-Shift-H (o ⌘-Alt-Shift-H).

    Allí, encontrará versiones de su documento que se guardaron automáticamente en diferentes puntos y que se pueden recuperar directamente como reemplazos completos para la versión actual de su documento.

    El problema que complica, sin embargo, es que esas versiones se guardan solo esporádicamente, lo que significa que puede o no encontrar una desde el punto preciso que le gustaría restaurar. La mejor manera de evitarlo es forzar manualmente a Docs a guardar una versión cada vez que alcance un hito o si espera que se realicen cambios importantes. De esa manera, siempre sabrá que tiene una manera rápida y fácil de volver a la forma en que estaban las cosas antes, o al menos de ver su versión previa a la reorganización como un punto de referencia.

    Para forzar manualmente a Docs a guardar una versión de su documento, abra el menú Archivo, haga clic en "Historial de versiones" y luego seleccione "Nombre de la versión actual". Dale a la versión el nombre que quieras (yo mismo soy partidario de Clancy, pero puedes usar algo más descriptivo) y ese estado exacto de tu documento siempre estará disponible y será fácilmente identificable en el menú principal del Historial de versiones.

    01 google docs corrige el historial de versiones
    JR Raphael / IDG

    Confiar en la función Historial de versiones de Google Docs puede ser un verdadero salvavidas, especialmente si recuerda guardar y nombrar manualmente las versiones antes de realizar ediciones importantes. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

    Problema n. ° 2 de Google Docs: locura de casos

    ¿Alguna vez ha pegado texto de un correo electrónico, una página web o alguna otra fuente y luego se dio cuenta de que algunas partes estaban en un formato loco TODAS LAS MAYÚSCULAS? O tal vez esté trabajando en la edición de un documento y necesite que todos los encabezados existan en mayúsculas y minúsculas para que parezcan correctos. Cualquiera que sea la, ejem, el caso puede ser, ahorrarse la molestia de transformar de forma manual todo lo que texto y deje Docs hacen el trabajo pesado.

    Simplemente resalte el texto en cuestión, haga clic en el menú Formato en la parte superior de la pantalla, luego haga clic en "Texto" seguido de "Mayúsculas". Allí, en lo profundo de la estructura del menú de Documentos, encontrará una herramienta de un solo clic para cambiar el texto que seleccionó a minúsculas, mayúsculas o mayúsculas, sin perder tiempo y con un esfuerzo mínimo.

    Problema n. ° 3 de Google Docs: frustración con el formato automático

    De forma predeterminada, Google Docs realiza una magia de formato que está destinada a ser útil, pero que a menudo puede resultar molesta. Por ejemplo, el servicio escribirá automáticamente en mayúscula la primera palabra de cada oración que escriba, cambiará todas las comillas que ingrese del estilo estándar de comillas rectas al controvertido estilo de comillas rizadas, y agregará un hipervínculo a cualquier dirección web que ingrese en un documento.

    Docs también cambia elipses estándar de tres caracteres (...) en elipses de un solo carácter (...), utilizando un símbolo Unicode para esa parte de puntuación. También ajusta las fracciones numéricas normales (como 1/2) en símbolos de un solo carácter (como ½), y cambia ciertas abreviaturas (como c / o) en sus equivalentes de símbolo Unicode de un solo carácter (como ℅).

    Para ciertos propósitos, esos cambios pueden ser agradables, pero con la misma frecuencia, son desagradables. Sin embargo, no temas, ya que puedes desactivar cada uno de esos comportamientos y decirle a Docs que deje tu texto original en paz.

    El secreto reside en un menú de preferencias de dos partes que se pasa por alto fácilmente. Para llegar allí, haga clic en el menú Herramientas en la parte superior de la interfaz de escritorio de Docs, luego seleccione "Preferencias" de la lista de opciones que aparece. Allí, verá una lista de opciones para algunos de los hábitos de sustitución de texto más básicos de Docs.

    03a google docs corrige la sustitución de texto
    JR Raphael / IDG

    Puede desactivar los patrones básicos de sustitución de texto en el menú "Preferencias" de Documentos. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

    Esa área le permite desactivar las mayúsculas automáticas, la transformación de cotizaciones supuestamente "inteligente" y el formato de enlace automático, entre otras cosas. En cuanto a las fracciones y otras formas más avanzadas de sustituciones de texto, deberá hacer clic en el encabezado "Sustituciones" en la parte superior de la misma ventana para encontrarlas, y luego desmarcar la casilla junto a las sustituciones que desee explotar fuera.

    03b google docs corrige la sustitución de texto
    JR Raphael / IDG

    La sección "Sustituciones" de ese menú le permite tomar el control total sobre cómo Docs interfiere con su texto. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

    Ahh ... el vaso de repente se ve medio lleno en lugar de medio vacío, ¿no es así?

    Problema n. ° 4 de Google Docs: extralimitación de la policía gramatical

    A Docs le encanta decirte cuando tienes algo mal con tu gramática, lo que sin duda puede ser útil en ocasiones. Pero también puede ser increíblemente irritante si, por ejemplo, dobla deliberadamente las reglas por ciertas razones o confía en enfoques muy estilizados y se distrae con todos los subrayados rojos ondulados que señalan cosas que en realidad no son problemas. (He estado allí, he hecho eso).

    Si esa frustración le suena familiar, dese un respiro desactivando las sugerencias gramaticales de Docs, ya sea de forma permanente o por un tiempo, según sea necesario. Puede encontrar el comando para hacerlo en el menú Herramientas, en "Ortografía y gramática"; simplemente haga clic en la línea etiquetada "Mostrar sugerencias gramaticales" para desmarcarla y desactivarla.

    También puede desactivar las sugerencias ortográficas automáticas en ese mismo lugar, si tiene una marca que usa una ortografía poco común y se corrige constantemente. Alternativamente, puede usar la opción "Diccionario personal" dentro de ese mismo menú para agregar términos específicos al vocabulario de Docs y evitar que piense que son errores.

    Problema n. ° 5 de Google Docs: blues de viñetas

    ¿A quién no le gustan las listas? Docs facilita la adición de listas con viñetas en sus documentos, e incluso tiene un puñado de opciones de formato dentro de su menú Formato, en "Viñetas y numeración", en caso de que el punto negro básico no funcione para lo que necesita.

    Sin embargo, esas opciones predeterminadas son bastante limitadas y, si tiene algo específico en mente, probablemente no incluirán el símbolo que desea.

    ¡Pero espera! Docs también le permite insertar casi cualquier símbolo imaginable como indicador de lista de viñetas. Nunca te darías cuenta, ya que la opción para hacerlo solo aparece después de haber creado una lista. (Imagínate.)

    Así que intente esto: cree una lista con viñetas dentro de un documento, ya sea mirando en el menú que acabamos de mencionar o usando el atajo Ctrl-Shift-8 (o ⌘-Shift-8). Luego, con el cursor en esa lista, abra el menú Formato y busque en "Viñetas y numeración" nuevamente. Esta vez, debería poder seleccionar el elemento "Opciones de lista" y, una vez que lo haga, puede seleccionar "Más viñetas" para seleccionar entre una amplia gama de estilos de símbolo de viñeta.

    05 google docs corrige los estilos de viñetas
    JR Raphael / IDG

    Tiene todo tipo de opciones de viñetas dentro de Docs, si sabe cómo encontrarlas y activarlas. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

    Ese mismo menú también le permitirá ajustar la numeración en una lista numerada, en caso de que alguna vez necesite que una lista gire en torno a algo que no sean solo números (como "Elemento n. ° 1", por ejemplo) o si necesita comenzar una lista. en un número que no sea 1.

    Problema n. ° 6 de Google Docs: el enigma del sobre

    Por más capaz que Docs se haya vuelto a lo largo de los años, una característica que curiosamente todavía le falta es la capacidad de formatear una página como un sobre o como una hoja de etiquetas para una impresión adecuada. Si necesita alguna de las funciones para su trabajo, deberá recurrir a un complemento de Google Docs de terceros para obtenerla.

    En el frente del sobre, un complemento simple llamado Page Sizer es la opción más fácil disponible. Agréguelo a su cuenta (o pídale a su administrador que lo haga por usted, si tiene una cuenta de empresa sin acceso directo a complementos) y luego busque en el menú Complementos en la parte superior de cualquier documento para buscar y activar eso.

    Una vez que lo haga, puede ingresar las dimensiones exactas de su sobre y, ta-da:

    06 google docs corrige el formato de los sobres
    JR Raphael / IDG

    El formateo de sobres en Google Docs no tiene por qué ser complicado. Solo tiene que tener el complemento adecuado en su lugar. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

    Con las etiquetas, el complemento Crear e imprimir etiquetas de Google Docs hará todo lo que necesita. Aparecerá en el mismo menú de complementos, una vez instalado, y le dará acceso con un clic al formato de página instantáneo para una variedad de tamaños de etiquetas comunes (de Avery y otros proveedores de etiquetas).

    Page Sizer es gratuito, mientras que Crear e imprimir etiquetas es gratuito para su uso con una gama limitada de formatos de etiquetas estándar (que probablemente serán suficientes para la mayoría de los propósitos casuales). Para acceder a todos los formatos y funciones disponibles, el complemento cuesta 30 dólares al año o $ 80 por una licencia de por vida.

    Problema adicional de Google Docs: rareza de palabras

    Solo hay una solución más relacionada con Docs que abordar, y está relacionada con la forma en que el servicio interactúa con los archivos de Microsoft Word. Para explorar ese problema y obtener otras sugerencias relevantes para mejorar la experiencia, diríjase al capítulo anterior de mi serie de "soluciones rápidas": " 6 soluciones rápidas para problemas comunes de Google Drive ".

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