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Hoja de referencia de Word para Office 365

 


Word siempre ha sido la aplicación de caballo de batalla de la suite de Microsoft Office. Casi todos los que usan Office terminan usando Word en algún momento, ya sea para escribir notas, escribir agendas, crear informes, elaborar correspondencia comercial o cualquiera de los miles de otros usos.

Microsoft vende Office bajo dos modelos: las personas y las empresas pueden pagar por la licencia de software por adelantado y poseerla para siempre (lo que la empresa llama la versión "perpetua" de la suite), o pueden comprar una suscripción a Office 365, lo que significa que tienen acceso al software solo mientras sigan pagando la tarifa de suscripción.

Cuando compra una versión perpetua de la suite, por ejemplo, Office 2016 u Office 2019 , sus aplicaciones nunca obtendrán nuevas funciones, mientras que las aplicaciones de Office 365 se actualizan continuamente con nuevas funciones. Para obtener más detalles, consulte “ ¿Cuáles son las diferencias entre Microsoft Office 2019 y Office 365? "

Esta hoja de trucos lo pone al día sobre las características que se han introducido en el cliente de escritorio Word para Windows de Office 365 desde 2015. Actualizaremos esta historia periódicamente a medida que se implementen nuevas características. (Si está utilizando la licencia perpetua Word 2016 o 2019, consulte nuestra hoja de referencia separada de Word 2016 y 2019 ).

Comparta esta historia: profesionales de TI, esperamos que transmitan esta guía a sus usuarios para ayudarlos a aprender a aprovechar al máximo Word para Office 365.

La interfaz Ribbon está viva y en buen estado en la versión actual de Word. Dado que se ha incluido en las aplicaciones de Office desde Office 2007, probablemente esté familiarizado con su funcionamiento, pero si necesita un repaso, consulte nuestra hoja de trucos de Word 2010 .

En septiembre de 2018, Microsoft revisó el aspecto de Ribbon. Ahora tiene un aspecto más plano, más limpio y menos desordenado, y tiene colores de alto contraste, lo que hace que los iconos y el texto de la cinta sean más fáciles de ver. La barra azul en la parte superior también se ha reducido, y los nombres de las pestañas ahora aparecen sobre un fondo gris. Pero todavía funciona de la misma manera y encontrará la mayoría de los comandos en las mismas ubicaciones que en versiones anteriores.


La cinta de Word ahora tiene un aspecto más plano, con más contraste que en el pasado, pero sigue funcionando de la misma manera. (Haga clic en la imagen para ampliarla).
Un pequeño cambio en el diseño de la cinta es que ahora hay una pestaña de Ayuda a la derecha de la pestaña Ver. Y hay ligeras variaciones en la apariencia de la cinta de opciones entre las ediciones de Word en Office 365. Por ejemplo, el cuadro de búsqueda se encuentra a la derecha de las pestañas de la cinta de opciones en las ediciones para consumidores, pero encima de las pestañas de la cinta en las ediciones empresariales.

Para saber qué comandos se encuentran en qué pestañas de la cinta de opciones, descargue nuestra referencia rápida de la cinta de opciones de Word para Office 365 . También tenga en cuenta que puede usar el cuadro de búsqueda en o encima de la cinta de opciones para buscar comandos.

Al igual que en versiones anteriores de Word, para que desaparezcan los comandos debajo de las pestañas de la cinta, presione Ctrl-F1. (Tenga en cuenta que las pestañas de la cinta de opciones - Archivo, Inicio, Insertar, etc. - permanecen visibles). Para que los comandos vuelvan a aparecer, presione Ctrl-F1.

También tiene otras opciones para mostrar la cinta. Para acceder a ellos, haga clic en el icono "Opciones de visualización de la cinta" en la parte superior derecha de la pantalla, justo a la izquierda de los iconos para minimizar y maximizar Word. Aparece un menú desplegable con estas tres opciones:

  • Ocultar automáticamente la cinta: oculta toda la cinta, tanto las pestañas como los comandos que se encuentran debajo. Para volver a mostrar la cinta, haga clic en en la parte superior de Word.
  • Mostrar pestañas: muestra las pestañas pero oculta los comandos debajo de ellas. Es lo mismo que presionar Ctrl-F1. Para mostrar los comandos debajo de las pestañas cuando están ocultas, presione Ctrl-F1, haga clic en una pestaña o haga clic en el icono de visualización de la cinta y seleccione "Mostrar pestañas y comandos".
  • Mostrar pestañas y comandos: al seleccionar esta opción, se muestran tanto las pestañas como los comandos.
Y si por alguna razón ese azul en la barra de título es demasiado color para usted, puede convertirlo en blanco, gris oscuro o negro. Para hacerlo, seleccione Archivo> Opciones> General . En la sección "Personalizar su copia de Microsoft Office", haga clic en la flecha hacia abajo junto a Tema de Office y seleccione Gris oscuro, Negro o Blanco en el menú desplegable. Para que la barra de título vuelva a ser azul, elija la opción Colorido de la lista desplegable. Justo encima del menú Tema de Office hay un menú desplegable Fondo de Office: aquí puede elegir mostrar un patrón como una placa de circuito o círculos y rayas en la barra de título.

Hay una característica útil en lo que Microsoft llama el área entre bastidores que aparece cuando hace clic en Archivo en la cinta: si hace clic en Abrir, Guardar una copia o Guardar como en el menú de la izquierda, puede ver los servicios basados ​​en la nube que ' Me he conectado a su cuenta de Office, como SharePoint y OneDrive. Cada ubicación ahora muestra su dirección de correo electrónico asociada debajo. Esto es muy útil si usa un servicio en la nube con más de una cuenta, como si tiene una cuenta de OneDrive para uso personal y otra para negocios. Podrás ver de un vistazo cuál es cuál.


Seleccione "Agregar un lugar" a la izquierda para agregar un nuevo servicio de almacenamiento en la nube para Word. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

En proceso: una cinta simplificada
Microsoft también está trabajando en una versión simplificada de Ribbon para todas las aplicaciones de Office. Al igual que la cinta de opciones existente, tendrá pestañas en la parte superior y cada pestaña tendrá comandos. Pero es más optimizado y utiliza menos espacio que la cinta de opciones existente.

Por ahora, solo Outlook para Windows usa la cinta simplificada en Office 365. Sin embargo, algunos usuarios pueden obtener una vista previa de cómo se verá en Word yendo a la versión en línea de Word. Utilice el control deslizante junto a Cinta simplificada en la parte superior derecha de la pantalla para activar y desactivar la cinta simplificada. Si no ve el control deslizante en la parte superior de la pantalla, vaya a la pestaña Vista de la cinta y marque la casilla junto a Cinta simplificada. Para volver a la cinta normal, desmarque la casilla.

Una cinta de opciones más limpia y simple estará disponible en Word en algún momento, pero si desea probarla ahora, diríjase a la versión en línea de Word, que se muestra aquí. (Haga clic en la imagen para ampliarla).
En la cinta simplificada, todos los comandos siguen estando allí para cada pestaña, pero solo están visibles los más utilizados. Haga clic en el icono de tres puntos en el extremo derecho de la cinta para mostrar el resto de los comandos en un menú desplegable.

En el cliente de escritorio de Outlook, puede alternar entre la cinta simplificada y tradicional haciendo clic en un pequeño icono de intercalación en el borde derecho de la cinta. Suponemos que esto funcionará de la misma manera en Word, pero en este punto no tenemos detalles. Actualizaremos esta sección cuando la cinta simplificada se implemente en Word para Windows.

Colabora en tiempo real
La característica más importante que se ha introducido en Word para los suscriptores de Office 365 desde 2015 es la colaboración en tiempo real. Permite a las personas trabajar juntas en documentos desde cualquier parte del mundo con una conexión a Internet, una función que Google Docs ha tenido durante mucho tiempo. Microsoft llama a esto "coautoría".

Solo hay tres requisitos para la colaboración en Word para Office 365: Debe iniciar sesión en su cuenta de Microsoft u Office 365; el documento debe almacenarse en OneDrive, OneDrive para la empresa o SharePoint Online; y AutoSave debe estar activado.

Para colaborar en un documento, primero ábralo y luego haga clic en el icono Compartir en la parte superior derecha de la pantalla. Si aún no ha guardado su archivo en OneDrive, OneDrive para la Empresa o SharePoint Online, se le pedirá que lo haga. Lo que suceda a continuación depende de si su documento está almacenado en su propio OneDrive o con OneDrive para la empresa o SharePoint Online.

Si sus archivos están almacenados en su OneDrive personal, compartirá documentos a través del panel Compartir. Pero si sus archivos están almacenados en OneDrive for Business o SharePoint Online, usará una interfaz más nueva que Microsoft implementó para los usuarios empresariales de Office 365 en mayo de 2017. Un representante de Microsoft nos dijo que la compañía tiene la intención de implementar la interfaz más nueva para consumidores con una suscripción a Office 365 en algún momento, pero aún no ha anunciado el momento. Por lo tanto, daremos instrucciones para ambas interfaces a continuación.

Si su documento está almacenado en su OneDrive personal : una vez que haya guardado el documento en OneDrive y haya hecho clic en el botón Compartir, el panel Compartir se abrirá en el lado derecho de la pantalla; este es el comando central para la colaboración. En la parte superior del panel, escriba las direcciones de correo electrónico de las personas con las que desea colaborar en el documento, separadas por comas. A medida que escribe, Word busca en su libreta de direcciones y muestra las coincidencias que encuentra; haga clic en la persona a la que desea invitar. Si está en una red corporativa, puede hacer clic en la libreta de direcciones a la derecha para buscar en su libreta de direcciones de correo electrónico corporativo. Si una persona no está en su libreta de direcciones, simplemente escriba su dirección de correo electrónico completa.


Invitar a personas a colaborar en un documento a través del panel Compartir. (Haga clic en la imagen para ampliarla).
Después de ingresar las direcciones, seleccione "Puede editar" o "Puede ver" en el menú desplegable para permitir que los colaboradores tengan privilegios de solo lectura o edición completa. (Si desea asignar diferentes derechos a diferentes usuarios, puede enviar dos correos electrónicos separados o puede cambiar los permisos de cualquier colaborador más adelante haciendo clic con el botón derecho en su nombre en el panel Compartir). Escriba un mensaje en el cuadro de texto si lo desea. Cuando haya terminado, haga clic en Compartir. Se envía un correo electrónico a todas las personas con las que ha compartido el archivo, mostrando un botón "Abrir" en el que pueden hacer clic para abrir el documento.

Hay otra forma de compartir un archivo almacenado en un OneDrive personal para la colaboración: en la parte inferior del panel Compartir, haga clic en "Obtener un vínculo para compartir" y, en la pantalla que aparece, elija "Crear un vínculo de edición" si desea crear un enlace al archivo que permitirá a las personas editar el archivo, o "Crear un enlace de solo lectura" si desea crear un enlace que les permita ver solo el archivo. Luego copie el enlace, escriba un correo electrónico usando cualquier programa de correo electrónico, péguelo y envíe el correo electrónico.

Si, en cambio, desea enviar el archivo, pero no desea que las personas colaboren en él, en la parte inferior del panel Compartir, haga clic en "Enviar como archivo adjunto". A continuación, puede enviar el archivo en formato Word o en formato PDF. Cuando haga esto, no reflejará ningún cambio que realice después de enviar el archivo.

Si su documento está almacenado en SharePoint Online o OneDrive for Business : al hacer clic en el botón Compartir, aparece una ventana Enviar vínculo. Aquí puede enviar un correo electrónico con un enlace donde otras personas pueden acceder al documento. 


Compartir una hoja de cálculo a través del panel Enviar enlace.
De forma predeterminada, solo las personas cuyas direcciones de correo electrónico ingrese podrán editar el documento. Si lo desea, puede hacer clic en "Las personas que especifique pueden editar" para abrir una pantalla de "Configuración del enlace", donde puede ampliar el acceso a cualquier persona con el enlace, a las personas de su organización con el enlace o a cualquier persona que ya tenga acceso a el archivo.

En esta pantalla también puede desmarcar la casilla "Permitir edición" para configurar cualquiera de esos permisos como de solo lectura. Si lo hace, opcionalmente puede bloquear a las personas para que no descarguen el archivo activando el control deslizante "Bloquear descarga". Finalmente, si elige la opción "Cualquiera con el enlace", puede establecer una fecha de vencimiento después de la cual no podrán acceder al archivo. Cuando haya realizado sus selecciones, haga clic en Aplicar.


Los usuarios empresariales pueden ajustar los permisos de acceso y edición para su hoja de cálculo compartida aquí.
De vuelta en la ventana principal Enviar enlace, ingrese las direcciones de correo electrónico de los destinatarios (mientras escribe, Word sugerirá personas de su libreta de direcciones que puede seleccionar), opcionalmente escriba un mensaje y haga clic en Enviar. Se envía un correo electrónico a todos los destinatarios con un enlace en el que pueden hacer clic para abrir el documento. Tenga en cuenta que, según cómo su departamento de TI haya configurado los permisos para los usuarios, es posible que no pueda enviar la invitación a personas ajenas a su organización.

(Si prefiere enviar a los destinatarios una copia del libro de trabajo como un archivo de Excel o PDF y, por lo tanto, no permite la colaboración en tiempo real, haga clic en Enviar una copia en la parte inferior de la pantalla Enviar vínculo).

Para comenzar a colaborar: cuando los destinatarios reciben su correo electrónico, hacen clic en un botón o vínculo para abrir el documento, que se abre en Word Online en un navegador web en lugar de en el cliente de escritorio de Word. Dependiendo de una variedad de factores, incluido si los destinatarios han iniciado sesión en una cuenta de Office 365, si el archivo que se comparte está almacenado en un OneDrive personal o en OneDrive para la empresa / SharePoint, y si el remitente y el destinatario son de la misma organización, destinatarios puede o no puede comenzar a editar el documento en su navegador de inmediato. Algunos usuarios tendrán que hacer clic en un botón Editar en el navegador primero, y algunos podrán elegir entre editar el documento en el navegador o editarlo en su aplicación de Word de escritorio.

La versión web no tiene tantas funciones como la versión del cliente; por ejemplo, no hay tantas opciones de formato y no puede insertar formas, tomar capturas de pantalla, usar la combinación de correspondencia o usar varias otras funciones. Pero para la edición básica, funciona bien.

Cuando algún colaborador abra el documento, verá una barra de cursor de color para cada persona que indica su presencia en el documento. Cada persona tiene su propio color único. Pase el cursor sobre la barra de cursor de cualquier otra persona para ver su nombre. Una vez que comienzan a editar, puede ver lo que hace cada colaborador a medida que lo hace, incluido eliminar, editar y agregar texto. Ellos también ven lo que haces.


En Word para Office 365, puede ver las ediciones de otros colaboradores en tiempo real, con un cursor de color diferente para cada colaborador. (Haga clic en la imagen para ampliarla).
La colaboración incluye la capacidad de hacer comentarios en lugares específicos de un documento sin cambiar realmente el contenido del documento. Para hacerlo, coloque el cursor en el documento donde desea que aparezca el comentario (o seleccione una palabra o frase), haga clic en el botón Comentarios en la parte superior derecha de la pantalla y seleccione Nuevo comentario. Aparece un nuevo cuadro de comentarios en el margen derecho; escriba su comentario allí. Si desea llamar la atención de un colega sobre un comentario, @ menciónelo en el comentario, recibirá una notificación por correo electrónico con un enlace al documento.

Todos los que colaboran pueden ver todos los comentarios en el margen derecho. Para responder a un comentario, coloque el cursor sobre él, haga clic en el botón Responder y escriba su respuesta. También hay un botón Resolver que atenúa el comentario.


Para responder a un comentario, coloque el cursor sobre él, haga clic en el botón Responder y escriba su respuesta. (Haga clic en la imagen para ampliarla).
Tenga en cuenta que la eficacia de la colaboración en tiempo real depende de la solidez de su conexión a Internet. En conexiones lentas o inestables, no verá de inmediato las ediciones que hagan otras personas y no verán las suyas de inmediato; habrá un retraso. Por lo tanto, siempre es mejor, cuando sea posible, tener la conexión más sólida posible al colaborar.

Si su documento está almacenado en su OneDrive personal, el panel Compartir muestra una lista de todas las personas que colaboran actualmente en el libro de trabajo o que tienen acceso a él. Si no ve el panel Compartir, haga clic en el botón Compartir en la parte superior de la pantalla para abrirlo.

Haga doble clic en cualquier nombre del panel y aparecerá una pantalla que le permitirá comunicarse con ellos mientras trabaja. El correo electrónico siempre está disponible, aunque eso no es particularmente útil para la colaboración simultánea, ya que el intercambio puede llevar un tiempo. La mensajería instantánea y la realización de llamadas de voz mediante VoIP están disponibles, pero solo a través de Skype y solo si ambos han iniciado sesión en Skype mientras trabajan en el documento. Haga clic en el ícono de tres puntos a la derecha de su dirección de correo electrónico y podrá agregar a la persona a su libreta de direcciones, programar una reunión con ellos y agregarlos a sus favoritos.


Haga clic en el ícono de alguien que trabaja con usted en un documento para ver otras formas en que puede comunicarse con ellos. (Haga clic en la imagen para ampliarla).
Si el panel Compartir lo distrae, haga clic en la X en la parte superior derecha y desaparecerá. Para que vuelva a aparecer, haga clic en el botón Compartir en la parte superior de la pantalla.

Como se señaló anteriormente, si su libro de trabajo está almacenado en SharePoint o OneDrive para la Empresa, no tendrá un panel Compartir. Pero aún puede ver quién tiene acceso al archivo haciendo clic en el botón Compartir. En la pantalla Enviar vínculo que se abre, haga clic en el icono de tres puntos en la esquina superior derecha y seleccione Administrar acceso para ver una lista de personas que pueden acceder al archivo. Aquí puede cambiar los permisos de edición / visualización, revocar el acceso de alguien o eliminar el enlace para compartir por completo.

Realice búsquedas para realizar las tareas rápidamente
Una adición muy útil a Word 2016 se llamó Tell Me, básicamente, una función de búsqueda mejorada para encontrar comandos en Word. Ahora renombrado simplemente Buscar, es extremadamente útil cuando desea realizar una tarea que no ha hecho antes o que ha olvidado cómo hacerlo.

Para usarlo, haga clic en el cuadro de búsqueda; para algunos suscriptores de Office 365, se encuentra en la cinta de opciones a la derecha de todos los encabezados de las pestañas; para otros, está encima de la cinta en el área de título azul. (Los fanáticos del teclado pueden presionar Alt-Q para ir al cuadro de búsqueda). Escriba una tarea y obtendrá una lista de posibles coincidencias. Haga clic en la tarea que desea para obtener instrucciones sobre cómo realizarla.

Por ejemplo, escribí “enviar direcciones a un sobre” y elegí el resultado “Sobre”, y apareció la pantalla que usa para asignar direcciones a los sobres. Cuando escribí la consulta más general "escribir un ensayo", apareció un enlace a la función Investigador de Word que le permite investigar directamente desde Word, agregar fuentes de la investigación que encuentre y luego citar las fuentes en el documento correctamente. . Si escribe una consulta y coloca el mouse sobre un resultado en lugar de hacer clic en él, verá una pantalla que describe lo que puede hacer si hace clic en los resultados.


El cuadro de búsqueda ofrece consejos sobre cómo enviar direcciones a un sobre (o cualquier otra tarea). (Haga clic en la imagen para ampliarla).
Es un gran ahorro de tiempo, porque no tiene que buscar en la cinta de opciones para encontrar el comando que desea. Y recuerda las funciones que seleccionó anteriormente en el cuadro, por lo que cuando hace clic en él, primero ve una lista de las tareas anteriores que ha buscado. De esa manera, las tareas que realiza con frecuencia siempre estarán al alcance de la mano.

La búsqueda también está ganando más capacidades . Algunos usuarios de las ediciones empresarial y educativa de Office 365 ahora pueden usar el cuadro de búsqueda para encontrar personas en su organización, recursos de SharePoint y otros resultados personalizados desde Word. (Estas funciones se están implementando en etapas, por lo que es posible que aún no las tenga).

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