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Cómo aprovechar Slack al máximo

Desde su llegada hace seis años, Slack ha evolucionado hasta convertirse en una aplicación líder de colaboración en el lugar de trabajo basada en la nube. Esto es lo que hace, cómo usarlo y por qué podría reemplazar el correo electrónico en el futuro.

Incluso antes de la pandemia de COVID-19, la comunicación en el lugar de trabajo podía ser lenta, con conversaciones a menudo empantanadas en largas cadenas de correo electrónico que permanecían invisibles para el resto de una organización. La misión de Slack durante seis años ha sido clara: brindar mayor transparencia a las discusiones en el lugar de trabajo, creando un espacio donde los compañeros de trabajo pueden compartir información rápidamente y colaborar estrechamente en proyectos.

Desde su lanzamiento en 2014, la adopción se ha disparado: más de 12 millones de personas ahora usan Slack todos los días, y el año pasado la empresa se convirtió en una empresa que cotiza en bolsa tras su cotización directa . A medida que el trabajo remoto se volvió más una necesidad debido a la pandemia, los equipos se han encontrado recurriendo a la aplicación de chat del lugar de trabajo para seguir siendo productivos durante la interrupción.

"La principal fortaleza de Slack es su apasionada base de usuarios", dijo Larry Cannell, director de investigación de Gartner. "El éxito genera éxito. Slack satisfizo la necesidad de proporcionar mensajes sólidos y encontró una audiencia donde ha prosperado ".

La competencia de Microsoft es, por supuesto, indicativa de la seriedad con la que ve a Slack como un rival. Y por una buena razón: Slack ha sido muy popular entre los usuarios finales, beneficiándose de la adopción viral que lleva a la adopción en toda la empresa en muchos casos.

"Slack se dio cuenta de que su fortaleza estaba en reemplazar el correo electrónico como plataforma de comunicaciones principal", dijo Wayne Kurtzman, director de investigación de IDC. "La herramienta de departamento de una sola vez desarrolló características de seguridad y cumplimiento significativas y facilitó que las empresas adoptaran Slack".   

¿Qué es Slack? Los básicos

Slack es una aplicación de chat basada en la nube que permite a los trabajadores colaborar en proyectos en tiempo real. Está disponible como una aplicación independiente para computadoras de escritorio o dispositivos móviles ( Android ,  iOS  e incluso  Windows Phone ), así como a  través de un navegador web.

Cada entorno de Slack está organizado en un espacio de trabajo general. Si bien es posible que las pequeñas empresas solo necesiten uno, las empresas más grandes pueden tener varios grupos de espacios de trabajo separados para atender a las unidades comerciales individuales: los clientes más grandes de Slack tienen más de 100,000 usuarios en múltiples espacios de trabajo. En IBM, el cliente más grande de Slack, hay más de 10,000 espacios de trabajo.

    Interfaz de usuario de Slack 2020
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    Slack recientemente renovó su aplicación de escritorio, haciéndola más intuitiva para los nuevos usuarios.

    Dentro de un espacio de trabajo, los usuarios pueden ver y acceder a toda su información. En la parte superior de la aplicación hay una barra de búsqueda que permite a los usuarios encontrar rápidamente menciones de un tema en los canales de mensajes, localizar archivos o encontrar un colega. El panel de la izquierda proporciona una descripción general de todas las notificaciones de mensajes no leídos, así como los archivos compartidos, las aplicaciones disponibles e instaladas, el directorio del personal y el acceso a canales individuales y mensajes directos.

    Los mensajes se pueden enviar directamente a compañeros de equipo individuales, o como parte de un chat grupal en un "canal" de comunicación; más sobre eso, más adelante en la siguiente sección. Los mensajes directos permiten conversaciones privadas uno a uno con un colega. Para conversaciones privadas más grandes, se pueden configurar grupos ad-hoc de hasta ocho miembros, con colegas agregados desde el Directorio de equipo.

    Como parte de un rediseño reciente destinado a hacer que la aplicación sea más accesible  para una amplia gama de usuarios, Slack agregó un botón de redacción de correo electrónico para crear un mensaje antes de qué compañero de equipo o canal enviarlo. Los borradores de mensajes también se pueden volver a consultar más adelante.

    ¿Cómo se configuran los canales y espacios de trabajo de Slack?

    Los canales son una parte fundamental del atractivo de Slack, y la empresa cree que, con el tiempo, reemplazarán al correo electrónico como medio principal de comunicaciones comerciales.

    Los canales son esencialmente salas de chat para discusiones que se centran en un proyecto, equipo específico (como ventas o marketing) o un tema de interés compartido (video, por ejemplo).

    Existen cuatro tipos de canales dentro de cada lugar de trabajo para los miembros del equipo: canales públicos, privados,  compartidos y canales de múltiples espacios de trabajo.

    Los canales públicos son quizás los más utilizados, y dos, #general y #random, están disponibles inmediatamente para nuevos espacios de trabajo de forma predeterminada. Estos permiten que cualquier persona dentro de un espacio de trabajo vea discusiones actuales y pasadas.

    Se pueden configurar canales privados para limitar el acceso cuando sea necesario, lo que es particularmente útil para discusiones confidenciales en equipos legales o financieros.

    Los canales compartidos esencialmente sirven como un puente entre Slack y la organización externa, lo que permite a los equipos de dos empresas enviar mensajes en un canal dedicado. Recientemente, Slack amplió el alcance de los canales compartidos para permitir que hasta 20 organizaciones accedan al mismo canal, una medida que podría reducir aún más la dependencia del correo electrónico de sus clientes.

    Los canales de múltiples espacios de trabajo están disponibles solo para grandes clientes en el nivel Enterprise Grid de Slack. Permiten discusiones entre colegas dentro de la misma organización pero en espacios de trabajo separados.

    Canales compartidos de Slack
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    Canales compartidos de Slack.

    Para configurar un nuevo canal, haga clic en el icono "+" junto al encabezado "canales" en la barra lateral izquierda. Desde allí puede seleccionar si el canal será público o privado, darle un nombre, antes de agregar cualquier otra información relevante (como el tema de discusión) e invitar a colegas. A continuación, seleccione miembros para invitar haciendo clic en el cuadro de invitación (para examinar una lista de colegas) o escriba un nombre en la barra de búsqueda. El proceso de creación de canales también es prácticamente el mismo en los dispositivos móviles. 

    Todos los miembros, además de los invitados, pueden crear un nuevo canal, aunque los administradores del espacio de trabajo pueden limitar la creación de canales públicos o privados. (Solo los administradores pueden crear canales compartidos con grupos externos).

    ¿Quiere crear un espacio de trabajo completamente nuevo? Primero diríjase a la página de creación del espacio de trabajo,  slack.com/create . Desde aquí, proporcionará una dirección de correo electrónico y recibirá un código para ingresar para confirmación, antes de agregar el nombre para mostrar, la contraseña y el nombre del espacio de trabajo. El siguiente paso es revisar la configuración y los permisos del espacio de trabajo antes de comenzar a invitar personas al nuevo espacio de trabajo.

    ¿Cómo funcionan las integraciones y automatizaciones de Slack?

    Con una amplia gama de integraciones de bots y aplicaciones de terceros, Slack funciona como un centro de productividad central para los usuarios, lo que les permite concentrarse en realizar el trabajo sin cambiar de pantalla.

    “Una de sus mayores fortalezas es cómo Slack integra aplicaciones externas en un flujo de chat”, dijo Cannell. "Este tipo de integración enriquece la conversación y le da a la transmisión del chat un propósito y una razón para que un usuario permanezca dentro del chat".

    En la actualidad, hay más de 2000 integraciones en el directorio de aplicaciones de Slack, que cubren una amplia gama de herramientas para mantener la productividad, ya sea que se trate de comunicaciones, correo electrónico o aplicaciones de gestión de proyectos.

    Listas seleccionadas de Slack 2020
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    Slack ofrece listas seleccionadas de integraciones en su directorio de aplicaciones para ayudar.

    Slack ha introducido colecciones de aplicaciones en su directorio de aplicaciones a medida que continúa mejorando el acceso a algunas de las aplicaciones de trabajo digitales más populares, incluidas las integraciones para Microsoft Office, G Suite de Google y las herramientas de Atlassian. Se han hecho esfuerzos para cerrar la brecha con comunicaciones por correo electrónico, con la capacidad de compartir correos electrónicos desde Outlook y Gmail en Slack, y enviar respuestas a colegas que prefieren permanecer en el correo electrónico.

    A medida que corteja a los usuarios empresariales, Slack también ha agregado integraciones con varias aplicaciones comerciales. Ha actualizado su aplicación Salesforce varias veces para proporcionar acceso rápido a notificaciones y datos de ventas, y hay integraciones para ServiceNow, Workday, Oracle  y otros. 

    No se trata solo de aplicaciones estándar: muchas empresas crean las suyas propias. Hay más de 550.000 aplicaciones personalizadas en uso cada semana, según Slack, y 750.000 desarrolladores registrados activos diariamente.

    Slack también quiere que sea más fácil para cualquier persona usar aplicaciones en su trabajo diario. Al hacer clic en el ícono del rayo en el redactor de mensajes, aparece una lista de opciones para interactuar con aplicaciones, como compartir GIF o crear encuestas. Aquellos que prefieren los comandos de barra inclinada aún pueden presionar "/" para invocar e interactuar con las aplicaciones. Mientras tanto, la función Acciones lanzada en 2018 permite interacciones más ricas con aplicaciones, lo que hace que la experiencia sea más intuitiva.

    Una interesante adición reciente al repertorio de Slack es Workflow Builder; una herramienta de automatización permite a los usuarios configurar flujos de trabajo simples . Compuesto por un activador y un conjunto de pasos para completar una determinada tarea, es posible automatizar procesos de rutina como compartir información introductoria al incorporar a un nuevo empleado o ingresar y compartir solicitudes de la mesa de ayuda desde dentro de Slack.

    ¿Slack ofrece llamadas de voz y video?

    Slack ha tenido durante mucho tiempo sus propias herramientas de voz y video nativas, así como capacidades para compartir pantalla, gracias a la adquisición de Screen Hero en 2015. Sin embargo, también tiene integraciones con una variedad de proveedores de comunicaciones unificadas, incluidos BlueJeans de Verizon, Cisco Webex , Google Meet y Microsoft Teams. También se ha asociado estrechamente con Zoom , que vende soluciones puntuales para videoconferencias y llamadas, con una serie de mejoras en la integración.

    El comando de barra diagonal "/ zoom" permite a los usuarios iniciar una llamada, y los administradores pueden incluso cambiar la configuración del icono del teléfono para usar Zoom, que se ha vuelto tremendamente popular durante la pandemia , de forma predeterminada.

    Vídeo de Slack 2020
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    Slack ofrece sus propias llamadas de voz y video nativas además de integraciones con los principales productos de comunicaciones unificadas.

    Slack se movió recientemente para desarrollar sus propias capacidades de reunión, estableciendo una asociación con Amazon Web Services para ejecutar video, voz y uso compartido de pantalla en su plataforma Amazon Chime.

    "A corto plazo, no habrá ningún cambio visual en la experiencia del usuario final", dijo Slack en una  publicación de blog que anunciaba el acuerdo . "A largo plazo, la medida nos permitirá agregar nuevas funciones, como video móvil, para que los usuarios puedan seguir confiando en Slack para una comunicación empresarial segura".

    ¿Cuál es el precio de Slack?

    El modelo de negocio freemium de Slack ha permitido que el software prolifere a través de organizaciones desde cero. En muchos casos, los usuarios se registran en Slack de forma gratuita; a partir de ahí, la herramienta puede obtener una adopción viral en toda la organización, lo que luego empuja a TI a implementarla de manera más formal.

    El servicio gratuito está limitado a 10 integraciones de aplicaciones, con un límite de búsqueda de 10,000 mensajes y un almacenamiento de 5 GB.

    El plan Estándar, que comienza en $ 6.67 por usuario activo, por mes, ofrece una variedad de funciones adicionales, que incluyen videollamadas grupales para hasta 15 usuarios con pantalla compartida, cuentas de invitado y canales compartidos. También elimina los límites de búsqueda, duplica la cantidad de almacenamiento y agrega soporte prioritario y características de seguridad mejoradas como la autenticación de dos factores. 

    El nivel Plus comienza en $ 12.50 por usuario activo, por mes, y agrega otras características diseñadas para atraer a grandes empresas y gerentes de TI. Estos incluyen aprovisionamiento y desaprovisionamiento de usuarios, inicio de sesión único basado en SAML y herramientas de cumplimiento. También hay soporte 24/7 y un SLA de tiempo de actividad garantizado.

    ¿Qué es Slack Enterprise Grid?

    Slack lanzó un nivel de producto hace tres años que está dirigido directamente a implementaciones más grandes:  Slack Enterprise Grid .

    Enterprise Grid permite a los grandes clientes crear una única implementación de Slack para toda su organización vinculando múltiples espacios de trabajo. Los usuarios en espacios de trabajo separados aún pueden DM entre sí, y se pueden crear canales de múltiples espacios de trabajo para discusiones grupales.

    Hay más de 150 grandes organizaciones que utilizan Enterprise Grid, que ahora incluyen a Capital One, Target y 21st Century Fox. Su mayor despliegue, que involucra a más de 165.000 usuarios, es con IBM. 

    Enterprise Grid incluye controles de seguridad avanzados y funciones administrativas y de usuario para un número ilimitado de espacios de trabajo. Los clientes también obtienen acceso a los equipos de capacitación profesional y de éxito del cliente de Slack, así como a un tiempo de respuesta garantizado de cuatro horas para el soporte. Los precios de Enterprise Grid varían y están disponibles a pedido.

    "Con Enterprise Grid, nos damos cuenta de que un CIO no puede presionar un botón e instalar Slack en toda la organización", dijo Ilan Frank, vicepresidente de productos empresariales de Slack.

    ¿Quiénes son los competidores de Slack?

    A Slack a menudo se le atribuye el inicio de la demanda de herramientas de colaboración en el flujo de trabajo, y su éxito atrajo a un competidor clave: Microsoft. 

    En los tres años desde que Microsoft presentó Teams, ha superado a Slack en términos de adopción, con 71 millones de usuarios activos diarios. Sin embargo, las comparaciones directas pueden ser un poco engañosas. Aunque ciertamente hay muchas similitudes entre las dos aplicaciones, hay mucho que las separa.

    Teams sirve como un portal para el propio conjunto de aplicaciones de Office 365 de Microsoft, y sirve como un centro para la creación de contenido gracias a la estrecha integración con herramientas como Word y Excel y esencialmente reemplazando a Skype for Business como su plataforma de videoconferencia.

    Una variedad de rivales de chat en equipo han proliferado en los últimos años, incluidos Hangouts Chat de Google, Cisco Webex Teams y Zoho Cliq, y empresas emergentes bien financiadas, como Mattermost y Symphony.

    También hay varias aplicaciones con un enfoque ligeramente diferente que compiten con Slack hasta cierto punto. El lugar de trabajo de Facebook, por ejemplo, es una red social empresarial que tiene funciones superpuestas con Slack.

    De hecho, los elementos colaborativos se están incorporando en muchas aplicaciones empresariales SaaS, desde la gestión de proyectos hasta las herramientas de productividad, mientras que las capacidades de mensajes en equipo incluso se están construyendo alrededor del correo electrónico, como es el caso de empresas emergentes como Front.

    “Si bien Microsoft Teams y Salesforce pueden parecer la competencia obvia, muchos proveedores están tratando de agregar una capa de colaboración que también aproveche las ventajas estratégicas de Slack”, dijo Kurtzman.

    “Las empresas deben centrarse en las muchas formas y dispositivos que la gente usa ahora para trabajar y en cómo las integraciones, cuando se integran bien, proporcionan superpoderes a la productividad”, dijo. “Slack planea (y necesita) continuar evolucionando. Los administradores de TI deben comprender que todo el chat y la mensajería no son iguales ".  

    Si bien parece obvio que la principal competencia de Slack son los equipos, "eso perdería el panorama general", dijo Cannell.

    “Algunas personas simplemente no asimilan los mensajes grupales”, dijo. “Los archivos adjuntos de correo electrónico y archivos son tan omnipresentes que nuestros colegas no pueden ver cuán ineficientes son. Eso es un problema porque Slack y Teams requieren la participación del grupo. No se trata solo de que yo adopte Slack, sino que de alguna manera debo convencerte de que también lo adoptes.

    "En otras palabras, la principal competencia de Slack no son los equipos, es la indiferencia y la resistencia al cambio".



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