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11 mejores prácticas para las videoconferencias de Microsoft Teams

Esto es lo que debe hacer antes, durante y después de realizar una videollamada en Microsoft Teams para garantizar una experiencia beneficiosa para todos.


Puede pasar la mayor parte de su tiempo en Microsoft Teams colaborando con sus compañeros de trabajo a través de chats de texto, pero con los trabajadores de oficina de todo el mundo que ahora trabajan desde casa, la realización de videoconferencias en Teams ha adquirido una importancia cada vez mayor. Si bien Skype for Business todavía existe como un producto separado para los clientes heredados, Microsoft ha incorporado su funcionalidad a Teams, que se incluye con las suscripciones empresariales y empresariales de Microsoft 365 / Office 365.

Es fácil iniciar una reunión de video en Teams, pero hay formas de mejorar la experiencia para usted y los demás participantes, ya sea un chat de video informal con compañeros de trabajo o una presentación de cliente. A continuación, le mostramos cómo puede aprovechar al máximo Teams para las videoconferencias: prácticas recomendadas para antes, durante y después de la reunión.

Antes de la reunión

Para configurar una reunión de video en Teams, haga clic en el icono Calendario en la barra de herramientas de la izquierda. Esto abre un calendario en la ventana principal de su espacio de trabajo de Teams.

En la esquina superior derecha, haz clic en el botón Nueva reunión . La pantalla "Nueva reunión" se abrirá sobre la ventana principal. Escriba un título para la reunión y luego agregue las direcciones de correo electrónico de los asistentes o, si su libreta de direcciones corporativa está integrada con Teams, puede comenzar a escribir sus nombres y seleccionar de la lista que aparece. Si desea invitar a personas sin requerir que asistan, haga clic en el enlace Opcional en el extremo derecho del campo de asistentes y agréguelas en el campo "Opcional" que aparece.

video reuniones de microsoft teams 01 programar reunión
IDG

Programar una reunión en Teams es sencillo y se integra con los contactos y el calendario de Office 365. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

En la siguiente línea, elija una fecha, una hora de inicio y una hora de finalización. Eso es todo lo que realmente se requiere para programar una reunión, aunque hay formas de mejorar su invitación, que cubriremos a continuación. Cuando haya terminado de configurar la reunión, haga clic en el botón Guardar en la parte superior derecha y se enviará la invitación.

1. Ajuste la hora de su reunión

Una forma de averiguar si la hora que ha elegido para una reunión funciona para todos los asistentes es programarla y ver si alguien se opone. Existe una forma mejor: en la parte superior de la página "Nueva reunión", haga clic en la pestaña Asistente de programación . En el lado izquierdo de la página que aparece, verá una lista de todos los asistentes obligatorios y opcionales que ha invitado, con un estado debajo del nombre de cada persona: Disponible, No disponible o Desconocido. Esta información se basa en eventos que los invitados ya han programado en su calendario de Outlook. A la derecha hay una vista de programación que muestra las reuniones ya programadas de cada persona sombreadas en violeta.

    asistente de programación de videoconferencias de microsoft teams 02
    IDG

    Utilice el Asistente de programación para asegurarse de que todas las personas a las que ha invitado estén disponibles para asistir a su reunión. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

    Si al menos uno de sus invitados no está disponible en un día de reunión que ha seleccionado, Teams determinará automáticamente horarios alternativos, si hay alguno disponible. Busque las horas de inicio y finalización que estableció para su reunión en la parte superior de la pantalla; justo debajo verá los horarios sugeridos para la reunión. Haga clic en una de estas horas sugeridas, que reemplazará las horas de inicio y finalización que ingresó originalmente.

    Alternativamente, puede desplazarse por los días en la vista de programación para ver si otro día tiene menos conflictos que el que eligió inicialmente. Si encuentra un día y una hora que funcionen para todos, haga clic en la fecha y las horas de inicio / finalización cerca de la parte superior de la pantalla para cambiarlas.

    2. Comparta la agenda de su reunión

    Mientras programa la reunión, es útil agregar la agenda de la reunión para que todos sepan lo que se discutirá en la reunión y puedan prepararse adecuadamente.

    En la parte inferior de la pantalla "Nueva reunión" hay un cuadro de composición donde puede agregar un mensaje para incluirlo en la invitación a la reunión. Este es un buen lugar para poner una breve agenda de la reunión (especialmente en un formato fácil de leer como una tabla o una lista con viñetas), pero le sugerimos que no lo haga demasiado largo, ya que puede abrumar los detalles de la reunión. en el correo electrónico de invitación.

    video reuniones de microsoft teams 03 descripción agenda
    IDG

    Proporcionar una breve agenda de la reunión ayuda a los invitados a prepararse para la reunión. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

    Si necesita proporcionar una agenda más detallada, es mejor enviar un correo electrónico por separado con un archivo .doc o PDF adjunto o, si está organizando la reunión en un canal, puede publicar una respuesta al mensaje de anuncio de la reunión con el orden del día adjunto, como se describe a continuación.

    3. Organice su reunión en un canal

    En la mayoría de los casos, probablemente desee invitar a personas específicas a sus reuniones, pero también puede configurar una reunión "abierta" que se hospede en un canal particular en Teams. Cuando lo haga, cualquier miembro de ese canal podrá asistir a la reunión. Esto puede ser útil si, por ejemplo, ha creado un canal para un proyecto específico y desea que cualquier persona que trabaje en el proyecto pueda asistir a la reunión.

    Cuando esté configurando su reunión, haga clic en el cuadro Agregar canal en el medio de la pantalla "Nueva reunión" y, en el menú desplegable que aparece, seleccione un equipo y un canal.

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    IDG

    Organizar una reunión en un canal permite que cualquier miembro del canal se una a la reunión. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

    Una vez que termine de programar su reunión y haga clic en el botón Enviar , se anuncia como un mensaje en la pestaña Publicaciones del canal y cada miembro del canal recibe una invitación por correo electrónico. Cualquier miembro del canal puede publicar una respuesta al anuncio, agregando archivos u otra información relevante en su respuesta.

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    IDG

    La información de la reunión aparece en la pestaña Publicaciones del canal. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

    Al publicar una respuesta a su propio anuncio de reunión, puede adjuntar una agenda de reunión como un documento (como un archivo .doc o PDF). Esta es una buena manera de brindarles a sus invitados y miembros del canal un desglose de lo que se discutirá en su reunión.

    4. Pruebe su hardware

    Antes de dirigir su primera videoconferencia de Teams, cree una llamada de prueba en la que pueda configurar su dispositivo para trabajar con Teams. Es posible que deba otorgar permiso a Teams para acceder al micrófono, los altavoces y la cámara de su computadora, a veces en más de un lugar; las versiones recientes de macOS, por ejemplo, requieren que des el paso adicional de otorgar permisos en las Preferencias del Sistema.

    ¿Planea compartir su pantalla en la reunión? Eso también puede requerir un permiso por separado. Pruébelo y hágalo todo ahora.

    Del mismo modo, si alguno de sus invitados es nuevo en las videollamadas con Teams, solicite que llegue 10 minutos antes. Puede comenzar la reunión temprano y darles la oportunidad de que su hardware funcione correctamente antes de que la reunión esté programada para comenzar.

    Durante la reunión

    5. Usa un desenfoque de fondo o una imagen de fondo

    En una videoconferencia, una apariencia profesional es importante, y eso incluye lo que aparece detrás de usted en la cámara. La función de desenfoque de fondo de Microsoft hace exactamente lo que dice: desenfoca el fondo detrás de usted. Alternativamente, Microsoft proporciona un conjunto de imágenes de fondo entre las que puede elegir para que aparezcan detrás de usted. El uso de desenfoque de fondo o una imagen de fondo ayuda a que su imagen se destaque, y otros asistentes no se distraerán con lo que esté detrás de usted en la sala.

    Para activar el desenfoque de fondo o una imagen de fondo antes de unirse a una reunión programada: En la parte inferior de la vista previa del video que lo muestra en la cámara, haga clic en el segundo interruptor (el ícono de disparo a la cabeza). Aparece un panel de "Configuración de fondo" a la derecha. Elija la imagen borrosa en la parte superior derecha para activar el desenfoque de fondo, o elija una de las otras imágenes de fondo para que aparezca delante de esa imagen. (Microsoft dice que en algún momento le permitirá cargar su propia imagen de fondo personalizada, pero esa función aún no está disponible).

    video reuniones de microsoft teams 06 efectos de fondo
    Microsoft

    Puede seleccionar un efecto de fondo, ya sea un fondo borroso o una imagen de fondo, antes de ingresar a la reunión (que se muestra aquí) o mientras está en la reunión. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

    Para activar un efecto de fondo cuando ya está en una reunión: Mueva el cursor para invocar la barra de herramientas de controles de la reunión sobre su transmisión de video. Haga clic en el ícono de tres puntos para abrir el menú "Más acciones", luego seleccione Mostrar efectos de fondo . Verá el panel "Configuración de fondo" como se describe anteriormente. Cuando realiza una selección en el panel, puede hacer clic en Vista previa primero para ver cómo se verá (esto apaga su video en la reunión), luego haga clic en Aplicar y encienda el video para que se muestre a los demás.

    Tenga en cuenta que algunos modelos de cámaras frontales en computadoras portátiles u otros dispositivos, o ciertos modelos de cámara web, pueden no ser compatibles con Teams para efectos de fondo. También tenga en cuenta que los efectos de fondo solo están disponibles para reuniones programadas, no sobre la marcha.

    6. Comparta la pantalla, no comparta demasiado

    Si necesita compartir información que se muestra en una aplicación que se ejecuta en su PC (por ejemplo, una hoja de cálculo abierta en Excel), puede compartir solo esa aplicación y no el resto de su escritorio. Esto enfoca la atención de los asistentes solo en lo que desea mostrarles en la aplicación. Y protege su privacidad, ya que no verán otra información que pueda estar en su escritorio, como un calendario abierto o una aplicación de correo electrónico.

    Para compartir una ventana de la aplicación que se está ejecutando en su PC, mueva el cursor para invocar la barra de herramientas de controles de la reunión y haga clic en el icono Compartir (la flecha sobre un rectángulo). Aparecerá un panel en la parte inferior. Las miniaturas de las aplicaciones que se ejecutan en su PC se encuentran en la categoría "Ventana". Haga clic en la ventana de la aplicación que desea compartir con otras personas en su reunión.

    videoconferencia equipos de microsoft compartir pantalla
    Microsoft

    Proteja su privacidad compartiendo una sola ventana de la aplicación, en lugar de todo su escritorio, con los participantes de la reunión. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

    También tenga en cuenta las otras opciones disponibles en este panel Compartir. Además de compartir una ventana de aplicación específica, puede compartir una presentación de PowerPoint; explore Teams, OneDrive o su computadora para compartir un archivo; o abra una pizarra interactiva que usted y los demás participantes de la reunión puedan marcar.

    7. Aprovecha los subtítulos en vivo

    Si alguien en su reunión tiene problemas de audición, no es un hablante nativo de inglés o tiene problemas para escuchar el audio por otro motivo, la función de subtítulos ocultos incorporada de Teams puede ayudarlos a seguir mejor la conversación. Convierte automáticamente la voz en subtítulos que aparecen debajo de la transmisión de video en tiempo real.

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    Microsoft

    Los participantes de la reunión pueden activar los subtítulos en vivo, que aparecen en la parte inferior izquierda, para seguir mejor la conversación. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

    Cada participante que use una aplicación móvil o de escritorio de Teams puede activar los subtítulos en vivo por sí mismos, pero no está disponible en la interfaz web. Para activar los subtítulos en vivo, mueva el cursor para invocar la barra de herramientas de controles de la reunión, haga clic en el icono de tres puntos para abrir el menú "Más acciones" y seleccione Activar subtítulos en vivo .

    Tenga en cuenta que la función de subtítulos en vivo se está probando actualmente como una vista previa y funciona solo si habla inglés. Dicho esto, un grupo de editores de Computerworld probó la función recientemente y quedó muy impresionado por su precisión.

    8. Grabe su reunión

    Es fácil pasar por alto puntos importantes durante una reunión, pero puede grabarla fácilmente. El archivo de video se guardará en el servicio Stream de Microsoft en la nube, y usted y otros miembros del equipo podrán verlo. Esto es útil para aquellos que no asistieron a su reunión o para cualquier persona que necesite repasar lo que se discutió en la reunión.

    Para grabar su reunión, mueva el cursor para invocar la barra de herramientas de controles de la reunión, haga clic en el icono de tres puntos para abrir el menú "Más acciones" y seleccione Iniciar grabación desde allí. Los demás participantes de la reunión verán un cartel que les notificará que se están grabando.

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    Microsoft

    Grabar el audio y el video para sus reuniones puede ayudarlo a revisar lo que se cubrió y brindarle a otras personas que no pudieron asistir la oportunidad de ponerse al día. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

    Puede detener la grabación en cualquier momento haciendo clic en el icono de tres puntos y seleccionando Detener grabación . La grabación se procesará y guardará en Stream (lo que puede llevar algún tiempo), y luego usted y otras personas que fueron invitadas a la reunión podrán ver el video. (Cubriremos eso a continuación).

    9. Tome notas de la reunión

    No es raro en las reuniones que se planteen puntos importantes o que se decidan elementos de acción, y luego se olviden rápidamente una vez que finalice la reunión. Para ayudar a realizar un seguimiento de estos elementos, usted u otro asistente pueden tomar notas que se guardarán como parte de la reunión en Teams. Debido a que se guardan junto con la reunión en sí, se puede acceder a ellos fácilmente para revisarlos más tarde.

    Para comenzar, mueva el cursor para invocar la barra de herramientas de controles de la reunión, haga clic en el ícono de tres puntos para abrir el menú "Más acciones" y seleccione Mostrar notas de la reunión . El panel "Notas de la reunión" aparece en el lado derecho de la ventana de Teams. Haga clic en el botón Tomar notas y comience a escribir notas.

    Una vez que lo hace, aparece una barra de herramientas de formato que le permite aplicar negrita, cursiva, resaltado, listas numeradas y con viñetas, y otros formatos a su texto. Haga clic en el icono + para agregar un título de sección. Puede crear tantas secciones como necesite para mantener organizadas las notas. Si desea reorganizar las secciones, haga clic en el icono de tres puntos a la derecha de cualquier sección y seleccione Subir o Bajar .

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    IDG

    El panel "Notas de la reunión" adjunta automáticamente sus notas a la reunión en Teams, lo que facilita su búsqueda más adelante. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

    Después de la reunión

    10. Comparte la grabación

    Si ha grabado la reunión, la grabación (una vez que haya tenido la oportunidad de procesarse y guardarse) será accesible para usted y los otros invitados a la reunión a través de la página de chat de la reunión en Teams. No está de más recordarles a los miembros de su equipo que la grabación está ahí y lista para ser vista en cualquier momento.

    Usted o cualquiera de los otros asistentes pueden acceder haciendo clic en el ícono de Chat en la barra de herramientas de la izquierda. En el panel Chat que se encuentra a la derecha de la barra de herramientas, seleccione la reunión durante la cual grabó el video. Habrá una miniatura de la grabación publicada en la pestaña Chat de la reunión. Haga clic en la miniatura para reproducir el video.

    video reuniones de microsoft teams 10 reproducir grabación
    IDG

    Una vez que se ha procesado y guardado, la grabación de la reunión aparece directamente en la pestaña Chat de la reunión. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

    Alternativamente, puede hacer clic en Calendario en la barra de herramientas de la izquierda, buscar su reunión, hacer clic en ella para abrirla y hacer clic en la pestaña Chat en la parte superior de la ventana. Se abre la pestaña de chat y verá la miniatura de la grabación en la página. El video también es accesible para todos los participantes a través de Microsoft Stream , y si organizó la reunión en un canal, encontrará el video publicado como respuesta al anuncio de su reunión en la pestaña Publicaciones.

    Solo la persona que grabó la reunión puede compartirla con personas que no fueron invitadas a la reunión. Hay algunas formas diferentes de hacerlo: si desea compartir el video con toda su organización, haga clic en el ícono de tres puntos junto a la miniatura del video en la página de la pestaña Chat, y en el menú que aparece, seleccione Compartir , luego haga clic en el botón Compartir .

    Si desea compartirlo con personas seleccionadas, haga clic en el ícono de tres puntos junto a la miniatura del video y seleccione Obtener enlace , luego haga clic en el botón Copiar . Puede pegar el enlace en un correo electrónico y enviarlo a destinatarios específicos. O puede hacer clic en el icono de tres puntos junto a la miniatura del video y seleccionar Abrir en Microsoft Stream . La grabación de la reunión se abrirá en Stream y puede hacer clic en el botón Compartir para obtener un enlace para compartir, enviarlo por correo electrónico a personas específicas u obtener un código para incrustar el video en una página web.

    11. Revise y comparta las notas de la reunión.

    Si ha tomado notas de la reunión, también se adjuntan a la reunión en Teams. Usted o los demás asistentes pueden acceder a ellos haciendo clic en Chat en la barra de herramientas de la izquierda, seleccionando su reunión y haciendo clic en la pestaña Notas de la reunión . Alternativamente, puede hacer clic en Calendario en la barra de herramientas de la izquierda, seleccionar su reunión, hacer clic en la pestaña Chat , buscar el anuncio de notas de la reunión y hacer clic en Mostrar notas en pantalla completa . Y, lo adivinó, si organizó la reunión en un canal, las notas de la reunión aparecerán en la pestaña Publicaciones como respuesta a la publicación original sobre la reunión.

    Si usted u otro asistente tomó notas con una herramienta diferente, como Microsoft Word, puede agregarlas en un mensaje de seguimiento a la reunión en sí o a la publicación sobre ella en el canal.

    Asegurarse de que su equipo pueda revisar tanto la grabación de la reunión como las notas de la reunión ayudará a aclarar lo que se discutió y garantizará que los elementos de acción no se olviden.



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